Abrechnungsdaten
Absenderdaten, Zahlungsbedingungen und Nummernkreise der Organisation hinterlegen, damit du Belege ausstellen kannst.
Die Abrechnungsdaten sind der Absender auf allen Angeboten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen. Du findest sie unter Einstellungen → Organisation → Abrechnungsdaten.
Die Seite sehen und ändern Personen mit dem Recht „Katalog und Abrechnungsdaten“ (Organisationsadmins haben es immer). Mehr dazu unter Rollen und Rechte.
Leadmode beschreibt hier nur, was das System abfragt. Es ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Welche Angaben für deine Rechtsform und Steuersituation richtig sind, klärst du mit deiner Steuerberatung.
Einrichtung offen
Solange Pflichtangaben fehlen, zeigt die Seite den Hinweis „Einrichtung offen“ mit den fehlenden Punkten. Du kannst unvollständige Daten speichern. Bis alles ausgefüllt ist, gilt aber:
- Belege lassen sich als Entwurf speichern, aber nicht ausstellen.
- Belegvorlagen lassen sich nicht speichern.
- Auf der Seite Finanzen → Belege erscheint ein Hinweis mit dem Knopf „Abrechnungsdaten ergänzen“.
Aussteller
Oben stehen Name, Anschrift, E-Mail, Telefon, USt-ID und Steuernummer deiner Organisation. Das System verlangt:
- eine deutsche Anschrift (Land „DE“),
- Steuernummer oder USt-ID,
- eine E-Mail-Adresse.
Darunter wählst du die Rechtsform (zum Beispiel Einzelunternehmen, GbR, GmbH, UG, AG, OHG, KG, GmbH & Co. KG). Je nach Rechtsform erscheinen weitere Felder, die als Pflicht abgefragt werden:
| Feld | Wann es erscheint |
|---|---|
| Sitz, Registergericht, Registernummer | bei eingetragenen Rechtsformen (zum Beispiel e.K., GmbH, UG, AG, OHG, KG) |
| Sämtliche Vertretungsberechtigten | bei GmbH, UG, AG, GmbH & Co. KG sowie bei „In Liquidation“ (dann „Sämtliche Liquidatoren“) |
| Aufsichtsratsvorsitz | bei AG und wenn „Aufsichtsrat vorhanden“ eingeschaltet ist |
| Vorstandsvorsitz (oder kein Vorsitz) | bei AG |
| Angaben aller persönlich haftenden Gesellschafter | bei GmbH & Co. KG und wenn „Keine natürliche Person als Vollhafter“ eingeschaltet ist |
| Rechtsformspezifische Pflichtangaben | bei „Andere Rechtsform“ |
Der Schalter Kleinunternehmer (§ 19 UStG) legt fest, dass neue Artikel standardmäßig ohne Umsatzsteuer angelegt werden. Unter „Freiwillige Kapitalangaben“ trägst du Kapital und eingezahltes Kapital ein. Wenn du ein Kapital angibst, musst du auch den eingezahlten Betrag angeben.
Zahlungsdaten und Konditionen
Diese Werte sind die Vorgaben für jeden neuen Beleg. Du kannst sie im Beleg oder am Rechnungskunden überschreiben.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Währung | Standardwährung (EUR, USD, GBP, CHF) |
| Zahlungsziel (Tage) | daraus berechnet das System das Fälligkeitsdatum von Rechnungen |
| Gesamtrabatt (%) | Rabatt auf den ganzen Beleg |
| Skonto (%) und Skontofrist (Tage) | Skonto-Angabe auf dem Beleg |
| Kontoinhaber, Bank, IBAN, BIC | Bankverbindung auf dem Beleg |
| Zahlungshinweis | Freitext zur Zahlung |
| Konditionen / Vertragsbedingungen | Freitext, erscheint auf dem Beleg |
Nummern und Abläufe
- Nummernpräfix je Belegart (Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung, Rechnungskorrektur): erlaubt sind Buchstaben, Ziffern, Unterstrich und Bindestrich, höchstens 20 Zeichen. Die fortlaufende Nummer vergibt das System erst beim Ausstellen.
- Angebotsgültigkeit (Tage): Vorgabe von 1 bis 365 Tagen für das Feld „Angebot gültig bis“.
- Freigabe vor Ausstellung erforderlich: Wenn eingeschaltet, muss ein Beleg erst freigegeben werden, bevor er ausgestellt werden kann.
- Erinnerungsfristen nach Fälligkeit: Tage nach Fälligkeit, durch Komma getrennt, höchstens fünf. Das System versendet damit aktuell keine Erinnerungen oder Mahnungen.
Speichern und Vorschau
- Fülle die Felder aus.
- Klicke auf PDF-Vorschau, um eine Beispielrechnung mit deinen Daten zu sehen. Sie lässt sich mit „Herunterladen“ speichern.
- Klicke auf Speichern. „Verwerfen“ setzt ungespeicherte Änderungen zurück.
Ändert jemand anderes die Daten, während du bearbeitest, erscheint ein Hinweis. Deine Eingaben bleiben erhalten, bis du „Aktuellen Stand laden“ wählst.
Jede gespeicherte Fassung der Abrechnungsdaten bleibt erhalten. Ein bereits ausgestellter Beleg ändert sich durch spätere Änderungen nicht.