Verfahrensdokumentation
Eine Vorlage, die beschreibt, wie Leadmode Belege, Journal, Perioden und Aufbewahrung handhabt, mit Platzhaltern für die Angaben deiner Organisation.
Unter Buchhaltung → Datev & Abschluss lädst du die Vorlage der Verfahrensdokumentation als Markdown-Datei herunter. Sie beschreibt, wie Leadmode die Buchführung technisch unterstützt, und trägt die Angaben aus deinen Buchhaltungs-Einstellungen schon ein (Kontenrahmen, Wirtschaftsjahr, Buchungsbeginn, Gewinnermittlung, Umsatzsteuer, Berater- und Mandantennummer, Aufbewahrungsfristen).
Die Vorlage ist weder Rechtstext noch Steuerberatung. Ob und wie weit deine Organisation eine Verfahrensdokumentation braucht und was darin stehen muss, klärt deine Steuerberatung. Ergänze die Vorlage und lass sie durchsehen.
Was drinsteht
Die Vorlage hat sechzehn Abschnitte:
- Verantwortung
- Beschreibung der Organisation
- Eingesetzte Software
- Belegfluss Ausgang
- Belegfluss Eingang
- Freigabe nach dem Vier-Augen-Prinzip
- Rolle der KI (sie schlägt nur vor, bucht nie)
- Journal und Unveränderlichkeit
- Perioden und Festschreibung
- Export und Übergabe an die Steuerberatung
- Aufbewahrung und Löschsperre (mit den Fristen aus deinen Einstellungen)
- Archivprüfung
- Datensicherung (nur ein Verweis auf den Betreiber)
- Rollen und Rechte
- Offene Pflichten der Organisation
- Änderungsverlauf
Platzhalter
Alles, was nur deine Organisation weiß, steht als [[ANGABE: …]] da, zum Beispiel Rechtsform, Zuständige, Übergabeweg, Umgang mit Papierbelegen. Suche nach [[ANGABE und fülle jede Stelle aus. Bleibt eine Stelle offen, ist die Dokumentation nicht fertig.
Verantwortung
Für Vollständigkeit, Aufbewahrung und Richtigkeit der Buchführung ist deine Organisation verantwortlich. Der Betreiber von Leadmode bleibt für die technische Bereitstellung zuständig: Unveränderlichkeit der Ablage im Rahmen der Software, Sicherung und Auffindbarkeit. Der Hinweis erscheint im Export-Bereich und in den Buchhaltungs-Einstellungen. Die endgültige Formulierung wird noch rechtlich geprüft.
Fristen
Die Fristen in der Vorlage kommen aus deinen Einstellungen (Voreinstellung: Buchungsbelege 8 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre, Fristbeginn zum Ende des Kalenderjahres). Das sind Voreinstellungen und keine Rechtsberatung. Bücher und Jahresabschlüsse führt Leadmode nicht; die Frist dafür trägst du selbst ein.