Kunden und Artikel
Rechnungskunden und Artikel mit Preisen, Steuerfall und Paketen anlegen und in Belegen verwenden.
Artikel und Rechnungskunden findest du unter Finanzen → Belege in den Bereichen Artikel und Rechnungskunden.
Du brauchst das Recht „Finanzen“ (Ansehen). Artikel anlegen und ändern darf, wer „Katalog und Abrechnungsdaten“ hat. Ohne dieses Recht siehst du Artikel nur. Organisationsweite Rechnungskunden legen nur Personen mit dem Recht „Belege aller Projekte“ an. Alle anderen ordnen den Kunden einem Projekt zu.
Rechnungskunden
Ein Rechnungskunde ist der Auftraggeber, der zahlt. Er ist getrennt von den Ansprechpartnern im CRM. Bei Agenturprojekten rechnest du den Auftraggeber ab, nicht die angerufenen Kontakte.
Neuen Rechnungskunden anlegen:
- Öffne Finanzen → Belege → Rechnungskunden.
- Klicke auf Neuer Rechnungskunde. Im Belegeditor gibt es dafür auch den Knopf „Neuer Kunde“.
- Fülle „Anschrift und Kontakt“ aus. Pflicht sind Name, Straße, Postleitzahl, Ort und Land.
- Prüfe die Kundennummer. Das System schlägt die nächste freie Nummer im Format K-0001 vor.
- Wähle das Projekt. „Organisationsweit“ siehst du nur mit dem Recht „Belege aller Projekte“. Alle anderen müssen ein Projekt wählen.
- Wähle das Bevorzugte Format (PDF, ZUGFeRD oder XRechnung) und bei Bedarf Zahlungsbedingungen nur für diesen Kunden.
- Klicke auf Speichern.
Für E-Rechnungen gibt es zusätzliche Felder: „Käuferreferenz / Leitweg-ID“, „Elektronische Adresse“ mit „Adressschema“ (E-Mail, GLN, Leitweg-ID, Norwegische Organisationsnummer) und den Schalter „Privatkunde“. Die „Interne Notiz“ erscheint nicht auf Belegen. Ein inaktiver Kunde wird in neuen Belegen nicht mehr angeboten.
Die Zahlungsbedingungen des Kunden überschreiben die Vorgaben aus den Abrechnungsdaten, sobald du den Kunden in einem Beleg wählst.
Artikel
Artikel sind Leistungen oder Produkte, die du in Belege übernimmst.
Neuen Artikel anlegen:
- Öffne Finanzen → Belege → Artikel und klicke auf Neuer Artikel.
- Vergib Artikelnummer und Bezeichnung (beides Pflicht).
- Wähle Einheit (zum Beispiel Stück, Stunde, Tag, Monat, Pauschale), Listenpreis (netto) und Währung.
- Wähle den Steuerfall.
- Wähle bei Abrechnung „Einmalig“ oder „Wiederkehrend“ (monatlich, vierteljährlich, jährlich). Das ist ein Vermerk. Das System erzeugt daraus keine Serienrechnungen.
- Klicke auf Speichern.
Die Beschreibung erscheint im Beleg als Positionstext. Mit dem Schalter „Artikel ist aktiv und auswählbar“ blendest du Artikel aus, ohne sie zu löschen. Die Liste lässt sich nach Aktiv, Inaktiv oder Alle filtern und durchsuchen.
Steuerfälle
| Auswahl | Hinweis |
|---|---|
| 19 % Umsatzsteuer, 7 % Umsatzsteuer | Regelfälle |
| Kleinunternehmer (§ 19 UStG) | keine Umsatzsteuer ausgewiesen |
| Steuerfrei (z. B. § 4 UStG) | Begründung anpassen |
| Reverse Charge (§ 13b UStG) | Steuerschuldner ist der Leistungsempfänger |
| Innergemeinschaftliche Lieferung | mit Begründungstext |
| Ausfuhrlieferung (Drittland) | mit Begründungstext |
| Nicht im Inland steuerbar | mit Begründungstext |
Bei allen Fällen außer 19 % und 7 % verlangt das System eine Begründung für den Steuerfall. Sie erscheint auf dem Beleg. Das System schlägt einen Text vor. Prüfe ihn und passe ihn an. Welcher Steuerfall zutrifft, entscheidest du, nicht Leadmode.
Pakete
Ein Paket bündelt mehrere Einzelartikel. Füge im Artikel unter „Paket“ mit Bestandteil je Einzelartikel eine Menge hinzu. Wenn du ein Paket in einen Beleg übernimmst, entstehen alle Bestandteile als einzelne Positionen in einem gemeinsamen Abschnitt. Der Listenpreis des Pakets selbst wird dabei nicht verwendet. Als Bestandteil kommen nur aktive Einzelartikel in Frage.
Preisstufen und Kundenpreise
Unter „Preisstufen und Kundenpreise“ legst du mit Preisstufe abweichende Preise an:
- Staffelpreis ab Menge,
- zeitlich begrenzt mit Gültig ab und Gültig bis,
- nur für einen bestimmten Rechnungskunden (Nur für Kunde).
Beim Einfügen in einen Beleg wählt das System den Preis so: Kundenpreis vor höchster passender Staffel vor Listenpreis. Im Artikelauswahl-Dialog steht unter dem Preis, welche Stufe gilt.
In Belegen verwenden
Im Belegeditor wählst du den Rechnungskunden, dann übernimmt das System Anschrift und Zahlungsbedingungen. Artikel fügst du mit Aus Katalog ein. Mehr dazu unter Angebote.