Verrechnung mit eigenen Organisationen
Kosten für eine andere Organisation auslegen, in der du auch Mitglied bist, den Beleg dorthin übergeben und die offenen Beträge beider Seiten abgleichen.
Bist du in mehreren Organisationen Mitglied, zum Beispiel als Inhaber eines Einzelunternehmens und Geschäftsführer einer GmbH, und zahlst Kosten der einen über die andere, hält Buchhaltung → Verrechnung beide Buchhaltungen sauber: Die auslegende Organisation bucht eine Forderung, die tragende bekommt den Beleg und bucht die Verbindlichkeit.
Leadmode ersetzt keine Steuerberatung. Die Rechnung sollte auf die Organisation lauten, die die Kosten trägt; sonst fehlt ihr der Vorsteuerabzug (§ 14 Abs. 4, § 15 Abs. 1 UStG). Abgebildet werden nur Auslagen ohne Aufschlag. Bleiben Forderungen lange offen, kläre mit deiner Steuerberatung, ob steuerlich eine Einlage oder Ausschüttung vorliegt.
Jede Organisation hat ihre eigene Buchhaltung. Leadmode überträgt nur, was du bewusst übergibst (Belegdatei, Nummer, Datum, Betrag), und nur, wenn du in beiden Organisationen Mitglied bist und dort die nötigen Rechte hast. Den Stand der anderen Seite siehst du nur, wenn du dort Buchungen sehen darfst.
Verbindung einrichten
- In einer der beiden Organisationen: Verrechnung → Verbindung einrichten. Wähle die andere Organisation, die Richtung (wer legt für wen aus) und das Konto dieser Seite. Dafür brauchst du das Recht „Buchhaltung einrichten“.
- In der anderen Organisation: Verrechnung → Bestätigen und das Konto dort wählen. Erst dann ist die Verbindung aktiv.
| Seite | Konto | SKR03 | SKR04 |
|---|---|---|---|
| legt aus | „Forderungen gegen verbundene Unternehmen“, Kontotyp „Sonstiges“ | 1594 | 1260 |
| trägt die Kosten | „Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen“, Kontotyp „Verbindlichkeit“ | 0700 | 3400 |
Die Konten kommen mit Konten und Zuordnung → Vorlage übernehmen. Du kannst je Partnerorganisation ein eigenes Konto anlegen und wählen.
Auslage erfassen und übergeben
- In der auslegenden Organisation erfasst du den Beleg als Eingangsbeleg und kontierst die Zeile auf das Verrechnungskonto, ohne Vorsteuer. Nach der Freigabe ordnest du die Zahlung wie gewohnt in der Bank zu.
- Unter Verrechnung → Ausgelegte Belege klickst du An … übergeben. In der anderen Organisation entsteht ein eingereichter Eingangsbeleg mit der Originaldatei, Nummer, Datum und Betrag.
- Dort wird der Beleg geprüft, kontiert (Aufwand und Vorsteuer) und freigegeben. Gebucht wird gegen das Verbindlichkeitskonto der Verbindung, nicht gegen das allgemeine.
Schlägt die Übergabe fehl, etwa weil der Beleg dort schon vorliegt oder ein Recht fehlt, steht der Grund am Beleg; du kannst sie wiederholen.
Erstattung und Abgleich
Überweist die tragende Organisation den Betrag, ordnest du den Umsatz auf beiden Seiten in der Bank zu: dort als Zahlung auf den übergebenen Beleg, hier als Bankbuchung auf das Verrechnungskonto. Die Karte jeder Verbindung zeigt den offenen Betrag hier, den offenen Betrag dort und die Abweichung. Eine Abweichung entsteht, solange ein Beleg dort noch nicht freigegeben oder eine Erstattung nur auf einer Seite zugeordnet ist. Korrigiert wird wie immer per Gegenbuchung oder neuem Beleg.
Privat bezahlte Auslagen reichst du weiter als Auslage in der Organisation ein, die sie trägt; dafür brauchst du keine Verbindung.
Beenden
Beenden löst die Verbindung. Buchungen und übergebene Belege bleiben in beiden Buchhaltungen.