Datev-Export
Einen Zeitraum aus dem Journal als Datev-Buchungsstapel mit Belegen, Journal und Prüfsummen an die Steuerberatung übergeben.
Unter Buchhaltung → Datev & Abschluss erzeugst du ein Paket für deine Steuerberatung. Es enthält den Buchungsstapel im Datev-Format (EXTF), das Journal als CSV, die Belegdateien, die Liste der Konten und Steuerschlüssel und eine Prüfsummen-Datei. Alles stammt aus dem unveränderlichen Journal; Leadmode erfindet nichts dazu.
Du brauchst das Recht „Abschluss und Export“. Berater- und Mandantennummer trägst du unter Einstellungen → Buchhaltung → Übergabe an den Steuerberater ein. Ohne sie bleibt der Knopf gesperrt.
Für Vollständigkeit, Aufbewahrung und Richtigkeit deiner Buchführung ist deine Organisation verantwortlich. Leadmode stellt die Technik bereit und ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Buchführungsberatung. Kontenzuordnung und Steuerschlüssel sind ein Vorschlag, den deine Steuerberatung bestätigt.
So gehst du vor
- Zeitraum wählen. Ganze Monate, höchstens ein Wirtschaftsjahr. Datev liest vom Belegdatum nur Tag und Monat, deshalb gehört ein Stapel in ein Wirtschaftsjahr. Nach dem Buchungsbeginn und nicht in der Zukunft.
- Stand der Monate ansehen. Offene Monate zeigt die Seite mit dem Knopf Festschreiben. Er nutzt dieselbe Funktion wie Perioden und Abschluss: lückenlos, erst nach Monatsende.
- Prüfung lesen. Die Seite meldet, was fehlt (zum Beispiel ein Datev-Schlüssel an einem Steuerschlüssel).
- Paket herunterladen.
Festgeschrieben oder vorläufig
- Sind alle Monate des Zeitraums festgeschrieben, ist das Paket festgeschrieben.
- Aus offenen Monaten kannst du trotzdem exportieren, wenn du es ausdrücklich bestätigst. Das Paket heißt dann vorläufig (Dateiname, LIESMICH, Protokoll). In offenen Monaten können sich Buchungen noch ändern.
Im Buchungsstapel selbst steht immer „keine Festschreibung“. Festgeschrieben wird in Datev von deiner Steuerberatung.
Inhalt des Pakets
| Datei | Inhalt |
|---|---|
EXTF_Buchungsstapel.csv | Buchungsstapel (Datev-Format EXTF, Kategorie 21, Version 700), Windows-1252, Semikolon, Zeilenende CRLF. Über 99.000 Zeilen teilt Leadmode auf mehrere Dateien. |
journal.csv | Alle Journalzeilen des Zeitraums (UTF-8) mit Konten, Steuer, Projekt, Herkunft, Beleg-ID |
belege/ausgang, belege/eingang | Originale: Rechnungen als PDF, XRechnung-XML, ZUGFeRD; Eingangsbelege wie hochgeladen |
belege-verzeichnis.csv | Belegfeld 1, Belegnummer, Art (Ausgang/Eingang), Datei, SHA-256, Größe in Bytes |
konten.csv, steuerschluessel.csv, kostenstellen.csv | Konten, Steuerschlüssel mit Datev-Schlüssel, als Kostenstelle ausgegebene Projekte |
pruefsummen.sha256 | SHA-256 aller Dateien (sha256sum -c pruefsummen.sha256) |
LIESMICH.txt | Zeitraum, Stand (festgeschrieben/vorläufig), Hinweise, Prüfliste |
Die Belegdateien kannst du abwählen. Das Paket ist begrenzt (100.000 Journalzeilen, 3.000 Dateien, 150 MB); bei Überschreitung bittet Leadmode um einen kürzeren Zeitraum.
Wie die Zeilen aufgebaut sind
- Eine Journalzeile ist eine Stapelzeile. Konto ist das Sollkonto, Gegenkonto das Habenkonto, das Kennzeichen ist immer „S“, der Umsatz ist der Bruttobetrag.
- Gegenbuchungen stehen als eigene Zeilen mit getauschten Konten, so wie das Journal sie hält. Es gibt kein Storno-Kennzeichen und keine Generalumkehr in Datev: Das Journal ist unveränderlich, und eine Gegenbuchung bezieht sich auf Leadmode-Zeilen, die Datev nicht kennt. Die Summen bleiben richtig.
- Steuer: Der Bruttobetrag steht in der Zeile, die Steuer steckt im BU-Schlüssel (der Datev-Schlüssel des Steuerschlüssels). Auf Automatikkonten (Erlöse und Wareneingang mit 7 % und 19 %, Skonti 19 %) bleibt der BU-Schlüssel leer; die Liste ist aus der Vorlage abgeleitet. Bei einem eigenen Kontenplan gilt kein Konto als Automatikkonto.
- Belegfeld 1 ist die Rechnungsnummer des Ausgangs beziehungsweise die interne Nummer des Eingangsbelegs (
ER-…). Die Datei dazu steht im Verzeichnis und als Beleginfo „Belegdatei“. Zeichen, die Datev dort nicht erlaubt, werden zu „-“. - Kostenstelle (KOST1) ist der Projektname.
- Belegdatum als TTMM.
Fremdwährung
Der Stapel kennt nur Euro. Für Beträge in Fremdwährung braucht Datev Kurs und Euro-Betrag; Leadmode führt beides nicht und rechnet nichts um. Deshalb lehnt der Export den Zeitraum ab, wenn Zeilen in Fremdwährung darin stehen. Du kannst ausdrücklich wählen, die Zeilen getrennt auszugeben: Sie fehlen dann im Stapel und stehen in fremdwaehrung-nicht-im-stapel.csv; LIESMICH und Protokoll sagen das. Der Stapel ist dann nicht vollständig.
Sammelkonten
Forderungen und Verbindlichkeiten laufen weiter auf Sammelkonten (zum Beispiel 1400 oder 1600), nicht auf Personenkonten je Kunde oder Lieferant. Debitoren-/Kreditorenstammdaten und offene Posten in Datev sind nicht Teil des Pakets. Das ist offen und bräuchte eine Entscheidung mit deiner Steuerberatung.
Protokoll
Jeder Export steht unveränderlich im Protokoll: Zeitraum, Zahl der Zeilen, Zahl der Belege, Prüfsumme des Stapels, Person, Zeitpunkt, Stand der Monate (festgeschrieben/offen) und die höchste Journalnummer. Die Prüfsumme erlaubt später den Nachweis, dass eine Datei unverändert ist. Die Datei selbst speichert Leadmode nicht.
Vor dem ersten Einsatz gegenlesen
Das Datev-Format ist eine fremde Schnittstelle, und Anforderungen unterscheiden sich je Kanzlei und Programmversion. Vergleiche die Datei deshalb vor dem ersten echten Einsatz mit einer Beispieldatei deiner Steuerberatung:
- Lass dir eine Beispieldatei geben (Buchungsstapel-Export oder eine Importdatei, die bei ihr funktioniert) und lege sie neben unsere Datei.
- Kopfzeile:
EXTF, 700, 21, Buchungsstapel, Formatversion (12 oder 13), Beraternummer, Mandantennummer, Beginn des Wirtschaftsjahres, Sachkontenlänge. - Herkunftskennzeichen („RE“), Feld „SKR“ (03/04) und „Festschreibung“ (0).
- Spaltenzeile: 125 Spalten in gleicher Reihenfolge.
- Zeichensatz Windows-1252, Zeilenende CRLF, Umlaute und Euro-Zeichen im Importprotokoll richtig.
- Beträge mit Komma, Kennzeichen „S“, Gegenbuchungen als eigene Zeilen.
- BU-Schlüssel: leer auf Automatikkonten, sonst der Schlüssel des Steuerschlüssels. Stimmt die Liste der Automatikkonten für euren Mandanten?
- Belegdatum TTMM, ein Wirtschaftsjahr je Stapel.
- Belegfeld 1 und die Beleginfo „Belegdatei“: nimmt Datev sie an?
- Kostenstellen: passt die Schreibweise zu den Kostenstellen im Mandanten?
- Sammelkonten: Ist das für eure offenen Posten so gewollt?
- Zuerst eine kleine Probe (ein Monat) importieren, Importprotokoll lesen, Soll und Haben vergleichen. Erst dann den ganzen Zeitraum.
Meldet deine Steuerberatung Abweichungen, wende dich an den Support.
Was der Export nicht tut
- Er übermittelt nichts an Datev oder das Finanzamt.
- Er ersetzt weder die Verfahrensdokumentation noch die Prüfung durch deine Steuerberatung.
- Er führt keine Debitoren-/Kreditorenstammdaten, keine Anlagen und keine Lohnbuchungen.