Rechnungen
Rechnungen erstellen, ausstellen, als PDF oder E-Rechnung versenden, Zahlungen erfassen und korrigieren.
Rechnungen legst du unter Finanzen → Belege mit Neuer Beleg → Rechnung an, oder aus einem ausgestellten Auftrag mit Rechnung erstellen.
Ansehen: Recht „Finanzen“. Ausstellen und Korrigieren: „Belege ausstellen“. Zahlungen buchen: „Zahlungen buchen“. Aufbewahrungssperren ändern nur Organisationsadmins. Voraussetzung sind vollständige Abrechnungsdaten.
Leadmode beschreibt, was das System tut. Prüfe Steuerfall, Pflichtangaben und Fristen selbst oder mit deiner Steuerberatung.
Entwurf
Der Editor entspricht dem der Angebote. Zusätzlich:
- Rechnungsart: Rechnung, Anzahlungsrechnung, Abschlagsrechnung oder Schlussrechnung.
- Leistungsdatum / Beginn (Pflicht, außer bei Anzahlungsrechnungen) und optional ein Leistungszeitraum.
- Zahlbar bis: wird aus dem Zahlungsziel berechnet.
- Bei E-Rechnungen zusätzlich Käuferreferenz / Leitweg-ID und elektronische Adresse des Empfängers.
Was fehlt, steht rechts in der Liste „Noch offen“.
Anzahlung und Schlussrechnung
Eine Anzahlungsrechnung lässt sich einmal verrechnen, und erst nachdem du sie als bezahlt erfasst hast. Wähle in der Schlussrechnung unter „Anzahlungen verrechnen“ die bezahlten Anzahlungen. Die Schlussrechnung weist den vollen Betrag aus und zieht die Anzahlungen ab.
Ausstellen
- Klicke im Entwurf auf Ausstellen … (nach Freigeben, falls die Freigabe verlangt wird).
- Wähle die Formate. PDF/A entsteht immer. Dazu kannst du ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML, vorausgewählt) und XRechnung (reines XML) wählen.
- Klicke auf Verbindlich ausstellen.
Das System vergibt die fortlaufende Nummer, speichert den Beleg unveränderlich und prüft jedes Format mit Prüfwerkzeugen. Schlägt eine Prüfung fehl, wird nicht ausgestellt und es wird keine Nummer vergeben. Danach ist der Beleg nicht mehr änderbar. Fehler korrigierst du mit einer Korrektur (siehe unten).
Unter Originale und Archiv lädst du PDF, ZUGFeRD, XRechnung und den Prüfbericht herunter.
Versand
Klicke auf Per E-Mail senden … oder auf der Karte „Versand“ auf E-Mail senden.
- Prüfe Empfänger, Betreff und Text.
- Wähle die Anhänge (PDF, ZUGFeRD, XRechnung).
- Trage optional einen Zahlungslink ein (muss mit https:// beginnen). Er erscheint nur im Mailtext, nicht im PDF.
- Klicke auf Jetzt senden.
Belege gehen nur über dein eigenes Postfach raus. Voraussetzung sind ein verbundenes Postfach, die E-Mail-Fußzeile der Organisation und dein Name im Profil. Der Versand wird zuerst festgehalten und dann ausgeführt. Wiederholtes Klicken sendet keine zweite E-Mail.
Das Ergebnis steht auf der Karte „Versand“: Versendet, Fehlgeschlagen, Ungeklärt oder Wird gesendet.
Ungeklärter Versand
Bekommt das System keine eindeutige Antwort vom Mailserver, steht der Versand auf „Ungeklärt“ und blockiert weitere Sendungen. Prüfe im Ordner „Gesendet“ deines Postfachs, ob die Mail rausging. Klicke dann im Hinweis auf Klären, beschreibe kurz, was du festgestellt hast (Pflicht), und wähle „E-Mail ist angekommen / gesendet“ oder „Nicht gesendet, erneut möglich“.
Zahlungen
Auf ausgestellten Rechnungen erfasst du Zahlungen von Hand. Klicke bei „Zahlungen“ auf Zahlung erfassen und wähle:
| Art der Buchung | Bedeutung |
|---|---|
| Zahlungseingang | Kunde hat bezahlt (auch teilweise) |
| Erstattung an den Kunden | Rückzahlung |
| Skonto | Abzug nach Skontovereinbarung, Begründung Pflicht |
| Ausgleich / Erlass (keine Zahlung) | Restbetrag ausbuchen, Begründung Pflicht |
Dazu kommen Betrag, Datum, Zahlungsweg (Überweisung, Bar, Sonstiges) und Referenz. Skonto mindert Entgelt und Umsatzsteuer. Die Steuerkorrektur gehört in deine Buchhaltung, nicht in den Beleg.
Buchungen werden nur ergänzt, nie überschrieben. Einen Fehler korrigierst du mit Stornieren an der Buchung: Das System erzeugt eine Gegenbuchung, wofür du eine Begründung angibst. Die Karte „Beträge“ zeigt Gezahlt, Skonto / Ausgleich, Gutschrift / Korrektur und den offenen Betrag. Ein Minus erscheint als „Guthaben des Kunden“. Eine Rückzahlung erfasst du dann als Erstattung.
Die Belegliste zeigt Marken wie „Bezahlt“, „Teilweise“ und „Überfällig“ (Fälligkeit überschritten bei offenem Betrag). Ob daraus rechtlich ein Verzug folgt, bewertet das System nicht.
Korrektur und Storno
- Öffne die ausgestellte Rechnung und klicke auf Korrektur / Storno erstellen.
- Bestätige mit Korrekturentwurf anlegen. Es entsteht ein Entwurf (Rechnungskorrektur) mit allen Positionen.
- Für ein vollständiges Storno lässt du alle Positionen stehen, für eine Teilkorrektur kürzt du sie. Die Begründung der Korrektur ist Pflicht.
- Stelle die Korrektur aus. Sie bezieht sich auf die Ursprungsrechnung.
Ist der gesamte Betrag gutgeschrieben, gilt die Rechnung als „Storniert“.
Aufbewahrung und Export
Auf der Karte „Originale und Archiv“ siehst du „Aufbewahrung bis“. Das System berechnet die Frist je Beleg (Rechnungen und Korrekturen 8 Jahre ab Ende des Ausstellungsjahres, andere Geschäftsbriefe 6 Jahre) und löscht nie automatisch. Ausgestellte Belege, Zahlungen und Ereignisse lassen sich nicht löschen. Kontakte und Projekte, an denen Belege hängen, lassen sich ebenfalls nicht löschen.
- Beleg-Archiv (ZIP): alle Dateien und Daten eines Belegs mit Prüfsummen.
- Aufbewahrung verlängern (nur Organisationsadmins): setzt eine Sperre mit Pflichtbegründung. Eine Frist lässt sich nie verkürzen.
- Finanzen → Belege → Export & Archiv: der „Gesamtexport (ZIP)“ aller Belege mit Originalen, Zahlungen, Verlauf, Artikeln, Kunden, Vorlagen und einem Belegjournal als CSV. Er steht Personen mit dem Recht „Belege aller Projekte“ zur Verfügung. Diese Übersicht ersetzt keine Rechtsberatung.
Belegliste und Kennzahlen
Oben auf Finanzen → Belege stehen Kacheln für Offene Angebote, Angenommen, Fakturiert, Bezahlt, Offen und Überfällig. Es sind verschiedene Größen. Belege in anderer Währung als EUR sind nicht enthalten. Die Liste hat eine Suche nach Nummer, Empfänger oder Titel sowie Filter nach Belegart und Stand (Handlungsbedarf, Überfällig, Abgeschlossen, Verworfen).
Im Kontakt zeigt der Bereich Angebote & Rechnungen die Belege des Kontakts und den offenen Betrag. Ein Klick öffnet den Beleg.
Vermerke
Die Felder „Erinnerungsfristen nach Fälligkeit“ und „Wiederkehrend“ sind reine Vermerke.