Abos
Wiederkehrende Ausgaben wie Hosting, Software oder Miete einmal anlegen. Zu jedem Termin entsteht ein Beleg zur Prüfung, gebucht wird erst nach deiner Freigabe.
Unter Buchhaltung → Abos legst du regelmäßige Ausgaben einmal an. Zu jedem Termin legt Leadmode einen Eingangsbeleg an und reiht ihn bei den Belegen zur Prüfung ein. Du musst die Rechnung nicht jeden Monat neu erfassen.
Ansehen darf die Seite, wer „Buchhaltung: Ansehen“ oder „Belege freigeben“ hat. Abos anlegen, ändern, pausieren und beenden darf, wer „Buchhaltung: Buchen“ hat. Organisationsadmins dürfen alles.
Das Wichtigste vorweg
- Der Hintergrundläufer legt nur einen Beleg im Zustand „eingereicht“ an. Er gibt nie frei und bucht nie. Freigabe und Buchung laufen wie bei jedem Beleg im Eingang, mit der Vier-Augen-Regel.
- Zu jedem Termin entsteht höchstens ein Beleg, auch wenn der Läufer mehrfach läuft, neu startet oder zwischendurch ausfällt.
- Die KI ist an Abos nicht beteiligt.
Ein Abo anlegen
Wähle Abo anlegen und gib an:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Name, Lieferant | Der Lieferant muss aktiv sein. Name und Notiz liegen verschlüsselt. |
| Takt | Monatlich, vierteljährlich oder jährlich. |
| Start | Erster Termin. Dieser Tag bleibt Bezugstag: Beim 31. Januar fällt der nächste Termin auf den 28. (im Schaltjahr 29.) Februar, danach wieder auf den 31. März. |
| Ende | Freiwillig. Nach dem letzten Termin bis zum Ende beendet sich das Abo selbst. |
| Projekt | Kostenstelle der Buchung. |
| Betrag und Kontierung | Brutto, Konto und Vorsteuerschlüssel je Zeile. Netto und Steuer errechnet Leadmode; es können mehrere Zeilen sein. |
| Zahlung | Überweisung, Lastschrift, Kartenzahlung oder sonstige. Das ist nur ein Hinweis am Beleg. Eine Zahlung entsteht dadurch nie von selbst; erfasse sie oder ordne sie im Bankabgleich zu. |
| Zahlungsziel | Tage nach dem Termin, bis zum Fälligkeitsdatum des Belegs. |
Liegt der Start in der Vergangenheit, kannst du Zurückliegende Termine nachholen wählen (höchstens zwölf). Ohne diese Wahl beginnt das Abo mit dem nächsten Termin.
Alle Termine zählen als Kalendertage in der Zeitzone Berlin. Der Läufer prüft in Abständen und holt verpasste Termine bei einem Ausfall nach, je Lauf höchstens zwölf.
Was zu einem Termin entsteht
Ein Eingangsbeleg mit der Kennzeichnung Aus Abo:
- Lieferant, Kontierung, Projekt, Betrag und Fälligkeit aus der Vorlage; das Rechnungsdatum ist der Termin.
- Als Rechnungsnummer steht eine interne Referenz (zum Beispiel
AB-000007/2026-10), weil die echte Nummer des Lieferanten noch nicht vorliegt. Trage sie ein, sobald du die Rechnung hast. - Eingereicht ist der Beleg beim automatischen Lauf von der Person, die das Abo angelegt hat, bei Beleg jetzt erzeugen von der Person, die klickt. Er erscheint wie jeder eingereichte Beleg im Zähler „wartet auf Prüfung“ bei den Prüfern.
- Ist beim Termin etwas nicht mehr in Ordnung (Lieferant oder Konto gesperrt), entsteht der Beleg trotzdem, aber als „Angaben fehlen“. So fällt es der Prüfung auf. Die Abo-Liste zeigt den Grund.
Original: nachreichen oder bestätigen
Ein Abo-Beleg entsteht ohne Originaldatei, denn die Rechnung des Lieferanten liegt zum Termin meist noch nicht vor. Das ist erlaubt; die Freigabe prüft es bewusst:
- Am Beleg steht der Hinweis Aus Abo … ein Original liegt nicht vor. Mit Original nachreichen lädst du PDF, Bild oder XML nach. Das geht auch noch nach der Freigabe.
- Gibst du einen Beleg ohne Original frei, verlangt Leadmode die ausdrückliche Bestätigung „Es liegt kein Original vor“. Sie steht im Verlauf des Belegs. Ohne sie ist die Freigabe nicht möglich.
Leadmode sorgt nur dafür, dass das nicht unbemerkt passiert.
Weicht der Betrag ab?
Weicht der Betrag des Belegs vom Abo ab (etwa nach einer Preiserhöhung), zeigt der Beleg einen Hinweis mit der Differenz, und die Abo-Liste markiert „weicht ab“. Gebucht wird, was am Beleg steht. Willst du, dass künftige Belege den neuen Betrag tragen, ändere das Abo.
Verwalten
Ein Klick auf ein Abo öffnet die Details mit den nächsten Terminen und den zuletzt erzeugten Belegen.
- Bearbeiten: Name, Lieferant, Betrag, Kontierung, Ende und Zahlung. Änderungen gelten für künftige Belege; bestehende Belege bleiben. Takt und Start sind nach dem ersten erzeugten oder übersprungenen Termin fest. Beende das Abo und lege ein neues an.
- Pausieren und Fortsetzen: Beim Fortsetzen wählst du, ob verpasste Termine nachgeholt werden. Sonst werden sie als übersprungen vermerkt, ohne Beleg.
- Beleg jetzt erzeugen: legt den nächsten Termin sofort an, ohne auf den Läufer zu warten.
- Termin überspringen: mit Grund, ohne Beleg.
- Beenden: Danach entsteht nichts mehr. Abos werden nie gelöscht; Belege und Verlauf bleiben als Nachweis.
Die Seite aktualisiert sich über Ereignisse von selbst, wenn ein Abo oder einer seiner Belege sich ändert. Ein Neuladen ist nicht nötig.
Webhooks
Im Katalog der ausgehenden Webhooks gibt es „Abo (wiederkehrende Ausgabe)“ mit den Auslösern „Abo angelegt“ und „Abo pausiert, fortgesetzt oder beendet“. Die erzeugten Belege melden sich als „Eingangsbeleg“.