Angebote
Angebote erstellen, ausstellen, per E-Mail versenden und die Antwort des Kunden erfassen.
Angebote, Aufträge und Rechnungen findest du unter Finanzen → Belege. Dort legst du mit Neuer Beleg → Angebot ein Angebot an. Aus dem Kontakt heraus startest du es im Bereich Angebote & Rechnungen mit dem Knopf Angebot. Empfänger, Projekt, Kontakt und Chance sind dann schon eingetragen.
Du brauchst das Recht „Finanzen“ (Ansehen) und Zugriff auf das Projekt. Ausstellen und Versenden braucht zusätzlich „Belege ausstellen“. Die Abrechnungsdaten der Organisation müssen vollständig sein, sonst kannst du nur Entwürfe speichern.
Ablauf
Entwurf, optional Freigabe, Ausstellen, Versenden, Antwort erfassen. Aus einer Annahme entsteht ein Auftragsentwurf (siehe Aufträge).
Entwurf anlegen
Wähle Neuer Beleg → Angebot. Wenn aktive Vorlagen vorhanden sind, kannst du oben eine Vorlage wählen. Sie übernimmt Positionen, Konditionen und Texte, nicht den Empfänger.
Wähle unter „Empfänger“ den Rechnungskunden oder trage die Empfängerdaten selbst ein. Wähle das Projekt. Wer nicht alle Belege sehen darf, muss ein Projekt wählen. Eine abweichende Lieferanschrift kannst du ausklappen.
Fülle die „Eckdaten“ aus: Titel / Betreff (Pflicht), Ihre Referenz, Belegdatum und Angebot gültig bis. Das Gültigkeitsdatum wird aus der Vorgabe in den Abrechnungsdaten berechnet.
Füge unter „Positionen“ Zeilen hinzu: Aus Katalog oder Freie Position. Je Position gibst du Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis (netto), Rabatt und Steuerfall an. Optional kannst du einen Abschnitt benennen.
Prüfe „Zahlung und Konditionen“ und die „Texte“ (Einleitung, Hinweis zum Beleg, Abschlusstext).
Klicke auf Vorschau für ein PDF ohne Belegnummer und auf Entwurf speichern.
Rechts zeigt das System die Summen live und eine Liste „Noch offen“ mit allem, was vor der Freigabe fehlt. Fehlerhafte Felder werden beim Speichern rot markiert.
Besondere Positionen im Angebot
- Optional (Kunde wählt): Die Position ist ein Vorschlag. Mit „Eingerechnet“ legst du fest, ob sie in der Summe steht.
- Fremdwährung: Bei einer anderen Währung als EUR und steuerpflichtigen Positionen fragt das System einen Umrechnungskurs und ein Kursdatum für die Umsatzsteuer ab.
- Vertragslaufzeit und Abrechnungsintervall: Beginn, Ende, Abrechnung und Kündigungsfrist werden nur auf dem Beleg vermerkt. Das System erzeugt daraus keine Rechnungen.
Als Vorlage speichern
Mit Als Vorlage speichern im Editor sicherst du Positionen, Konditionen und Texte. Empfänger, Datum, Referenz und Projektbezug werden nicht gespeichert. Verwaltet werden Vorlagen unter Finanzen → Belege → Vorlagen: Dort kannst du sie mit „Verwenden“ starten und mit „Deaktivieren“ oder „Aktivieren“ ein- und ausblenden. Vorlagen speichern setzt vollständige Abrechnungsdaten voraus.
Freigeben und ausstellen
- Ist in den Abrechnungsdaten „Freigabe vor Ausstellung erforderlich“ eingeschaltet, klicke im Beleg auf Freigeben. Mit Freigabe zurückziehen kannst du den Beleg wieder bearbeiten.
- Klicke auf Ausstellen … und im Dialog auf Verbindlich ausstellen.
Beim Ausstellen vergibt das System die fortlaufende Belegnummer, speichert den Beleg unveränderlich und erzeugt ein PDF/A. Danach kannst du den Beleg nicht mehr ändern. Willst du etwas ändern, erstellst du eine neue Fassung. Fehlen Pflichtangaben, listet der Dialog sie auf und der Knopf bleibt gesperrt.
Versenden
- Öffne das ausgestellte Angebot und klicke auf Per E-Mail senden ….
- Prüfe Empfänger, Betreff und Text. Das PDF hängt als Anhang an.
- Lass „Link zur Online-Annahme einfügen“ eingeschaltet, wenn der Kunde online antworten soll.
- Klicke auf Jetzt senden.
Der Versand läuft immer über dein eigenes Postfach. Du brauchst ein verbundenes Postfach, die E-Mail-Fußzeile der Organisation und deinen Namen im Profil. Fehlt etwas, zeigt der Dialog einen Hinweis mit Link in die Einstellungen. Mehr dazu unter Rechnungen.
Mit dem Versand legt das System eine Nachfass-Aufgabe in 3 Tagen am Kontakt an.
Antwort erfassen
Intern: Klicke im Beleg auf Annahme / Ablehnung erfassen. Wähle das Ergebnis, den Weg (E-Mail, Telefon, Brief, Gespräch / Termin, Portal, Sonstiges), das Datum und den Namen der entscheidenden Person. Das gilt als Nachweis für genau diese Fassung. Nach Ablauf der Gültigkeit lässt sich eine Annahme nicht mehr erfassen. Erstelle dann eine neue Fassung.
Online: Im Beleg gibt es die Karte Online-Annahme. Mit „Link erstellen“ erzeugst du einen geheimen Link. Er wird nur einmal angezeigt, mit „Kopieren“ übernimmst du ihn. Ein neuer Link macht den alten ungültig, „Widerrufen“ beendet ihn. Der Kunde sieht auf der Seite Positionen, Summen, Bedingungen und das PDF und bestätigt mit seinem Namen. Die Antwort wird als Nachweis mit Weg „Portal“ gespeichert. Eine zweite Antwort ändert nichts.
Bei einer Annahme passiert Folgendes:
- Das Angebot wird „Angenommen“.
- Es entsteht ein Auftragsentwurf.
- Die Nachfass-Aufgabe endet, und es entsteht die Aufgabe „Auftrag prüfen und Onboarding starten“.
Das Ergebnis „Gewonnen“ am Kontakt setzt du selbst, damit Auswertungen stimmen. Das Angebot weist mit dem Knopf „Kontakt öffnen“ darauf hin.
Neue Fassung
Mit Neue Fassung erstellen (bei ausgestellten, offenen Angeboten) legst du einen Entwurf auf Basis des Angebots an. Die vorige Fassung gilt dann als ersetzt.
Entwurf verwerfen
Entwürfe und freigegebene Belege ohne Nummer lassen sich mit Entwurf verwerfen beenden. Sie bleiben unter dem Stand „Verworfen“ als Nachweis sichtbar.