Zahlungserinnerungen
Überfällige Rechnungen im Blick behalten, Erinnerungen und Mahnstufen vorbereiten, senden, pausieren oder überspringen.
Ist eine Rechnung über das Zahlungsziel hinaus offen, bereitet Leadmode die passende Stufe vor: Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung und so weiter. Du prüfst den Text und sendest ihn über dein Postfach. Auf Wunsch geht eine Stufe automatisch raus.
Zahlungserinnerungen sehen alle, die die Rechnung sehen. Pausieren und Überspringen verlangt das Recht „Zahlungen buchen“. Leadmode setzt keine Fristen mit Rechtsfolgen. Verzugszinsen und Mahngebühren sind aus und entstehen nie von selbst; wie du sie einschaltest und festhältst, steht unter Verzugszinsen und Mahngebühren. Ob und wann ein Verzug vorliegt, klärst du mit deiner Rechtsberatung.
Fristen und Texte einstellen
Unter Einstellungen → Organisation → Abrechnungsdaten → Zahlungserinnerungen legst du bis zu fünf Stufen an. Je Stufe:
- Tage nach Fälligkeit: ab dann ist die Stufe fällig. Die Fristen müssen aufsteigend sein.
- Automatisch senden: die Erinnerung geht ohne Rückfrage raus (siehe unten). Standard ist aus.
- Betreff und Text: leer lassen, dann gilt der Standardtext. Platzhalter:
{{nummer}},{{betrag}}(offen),{{rechnungsbetrag}},{{faellig}},{{rechnungsdatum}},{{tage}},{{stufe}}sowie{{zinsen}},{{gebuehr}}und{{gesamtforderung}}(nur bereits festgehaltene Beträge, sonst 0,00 €). Andere Platzhalter lehnt die Seite beim Speichern ab.
Standard sind drei Stufen nach 7, 14 und 30 Tagen.
Ablauf
- Wird eine Stufe fällig, bekommt die Person, die die Rechnung angelegt hat, eine Aufgabe. In der Rechnung steht der Hinweis „Zahlungserinnerung fällig“, in der Belegliste die Marke „Erinnerung fällig“.
- Klicke auf Erinnerung senden …. Betreff und Text stehen bereit, die Rechnung liegt als Anhang bei. Du kannst alles ändern und einen Zahlungslink ergänzen.
- Nach Jetzt senden ist die Stufe erledigt, und die Aufgabe schließt sich. Bei einem ungeklärten Versand verfährst du wie bei jedem Beleg.
Die Stufen folgen aufeinander. Die nächste wird erst fällig, wenn die vorige gesendet oder übersprungen ist, und nach dem Versand liegt mindestens der Abstand der beiden Fristen dazwischen. Auch eine sehr alte Rechnung beginnt bei Stufe 1. Bezahlte, stornierte und vollständig gutgeschriebene Rechnungen bekommen keine Erinnerung.
Pausieren und Überspringen
In der Rechnung unter Zahlungserinnerungen:
- Pausieren: für Rechnungen, die geklärt oder in Raten vereinbart sind. Optional bis zu einem Datum, der Grund ist Pflicht. Fortsetzen hebt die Pause auf.
- Überspringen: die nächste Stufe entfällt, ohne dass etwas gesendet wird. Der Grund ist Pflicht und steht im Verlauf.
Automatisch senden
Ist eine Stufe auf „Automatisch senden“ gestellt, sendet Leadmode sie über das Postfach der Person, die die Rechnung angelegt hat, und zwar genau einmal. Voraussetzung sind ein verbundenes Postfach, die E-Mail-Fußzeile, der Name im Profil und eine E-Mail-Adresse beim Empfänger. Misslingt der Versand, bleibt die Stufe offen, die Aufgabe bleibt bestehen, und der Verlauf nennt den Grund.
Eine Stufe, die erst lange nach ihrer Frist entdeckt wird (mehr als 14 Tage), sendet nie automatisch. Das schützt vor einer Welle alter Erinnerungen, etwa nach einem Import oder nach dem Einschalten der Automatik. Du bekommst dann Aufgabe und Hinweis und entscheidest selbst.
Mahnwesen im Überblick
Buchhaltung → Mahnwesen listet alle überfälligen Rechnungen: Fällig seit, offener Betrag, zuletzt gesendete Stufe und nächster Schritt. Filter: Alle überfälligen, Erinnerung fällig, Pausiert. Der Reiter zeigt die Zahl der Erinnerungen, die auf dich warten. Ein Klick öffnet die Rechnung.