Rollen und Rechte
Berechtigungsprofile anlegen und anpassen und Personen im Projekt einschränken.
Einstellungen → Organisation → Rollen und Rechte. Nur Admins öffnen die Seite und vergeben Profile.
So wirken Rechte zusammen
Drei Dinge bestimmen, was jemand darf:
- Das Berechtigungsprofil der Person: welche Bereiche sie nutzt und wie weit ihre Rechte in Projekten höchstens reichen.
- Die Funktion im Projekt (Projektleitung, Vertrieb, Reserve, Lesen), die du im Projekt festlegst.
- Eine optionale Einschränkung der Person in einem Projekt.
Es gilt immer das Niedrigste. Admins haben immer vollen Zugriff und sind nie eingeschränkt. Mitarbeiter ohne eigenes Profil haben „Vertriebsmitarbeiter“. Gesperrte Bereiche bleiben für die Person sichtbar, grau und mit Erklärung, welches Recht fehlt.
Die Seite
Links stehen die Profile, rechts das gewählte:
- Admin ist fest. Die Karte zeigt, wer Admin ist. Sie lässt sich nicht ändern.
- Vertriebsmitarbeiter, Teamleitung und Betrachter liefert Leadmode mit (in der Liste als „Vorgabe“). Du kannst sie ändern und mit Zurücksetzen wieder auf die Vorgaben stellen. Löschen geht nicht.
- Eigene Profile legst du mit Neues Profil an (höchstens 30). Im Dialog gibst du den Namen ein und wählst unter „Start mit den Rechten von“ ein bestehendes Profil als Grundlage. Danach stellst du jeden Bereich einzeln ein.
Jedes Profil trägt eine Beschreibung und die Liste „Personen mit diesem Profil“. Wem du es zuweist, entscheidest du beim Einladen oder in der Mitarbeiterliste.
Profil bearbeiten
| Feld | Wirkung |
|---|---|
| Name | Mindestens zwei Zeichen |
| Beschreibung | Wofür das Profil gedacht ist |
| Funktion bei neuen Projektzuordnungen | Wird vorgeschlagen, wenn jemand mit diesem Profil einem Projekt zugeordnet wird |
| Bereiche | Schalter oder Auswahl je Bereich, siehe unten |
Die Knöpfe oben rechts: Duplizieren, bei mitgelieferten Profilen Zurücksetzen, bei eigenen Löschen. Haben noch Personen das Profil, wählst du beim Löschen ein anderes Profil, zu dem sie wechseln („Löschen und zuweisen“).
Änderungen gelten erst nach Speichern in der Leiste „Ungespeicherte Änderungen“. Verwerfen nimmt sie zurück. Unter „Das darf dieses Profil“ siehst du eine Zusammenfassung.
Manche Rechte setzen andere voraus. Schaltest du zum Beispiel „Belege ausstellen“ ein, schaltet Leadmode „Finanzen“ mit dazu und sagt es dir in einem Hinweis. Abgeschaltet wird dabei nie etwas.
Bereiche und Stufen
Stufen: Kein Zugriff, Ansehen, Bearbeiten, Verwalten. Viele Bereiche kennen nur an oder aus.
Organisation
| Bereich | Umfang |
|---|---|
| Organisation und Standards | Gestaltung, Abläufe, Ergebnisse, Felder, Website und Landingpage-Standards ändern |
| Team | Mitarbeiter, Funktionen und Zuordnungen sehen |
| KI | Ansehen; Verwalten: Verbrauch einsehen, KI-Zugänge verwalten |
Vertrieb und Technik
| Bereich | Umfang |
|---|---|
| Projekte verwalten | Projekte anlegen, löschen und die Besetzung aller Projekte ändern |
| Lead-Quellen und Integrationen | Lead-Quellen, Instantly und weitere Anbindungen einrichten |
| Telefonie einrichten | Zugänge, Nummern, Konferenz, Gespräche des Teams begleiten |
| Gemeinsame Postfächer und Mail-Design | Organisationspostfächer, Fußzeile, Vorlagen |
| Auswertungen des Teams | Ansehen: Kennzahlen, Aufnahmen, Aufgaben; Ansehen und buchen: zusätzlich Termine für andere buchen |
Finanzen
| Bereich | Umfang |
|---|---|
| Finanzen | Belege der eigenen Projekte sehen |
| Belege ausstellen | Angebote, Aufträge, Rechnungen ausstellen und versenden |
| Zahlungen buchen | Zahlungseingänge zu Rechnungen buchen |
| Katalog und Abrechnungsdaten | Artikel, Vorlagen und Rechnungssteller pflegen |
| Belege aller Projekte | Auch Belege aus Projekten sehen, in denen man nicht mitarbeitet |
Personal und Vergütung
| Bereich | Umfang |
|---|---|
| Recruiting | Bewerbungen, Stellen, Karriereseite |
| Personalakten und Verträge | Akten, Verträge, Fragebögen, Mitarbeiterdateien |
| Vergütung | Vergütungsregeln und Abrechnung |
In Projekten höchstens erlaubt
Hier legt das Profil die Obergrenze fest. Was jemand tatsächlich darf, hängt zusätzlich von der Funktion im Projekt ab.
| Bereich | Stufen |
|---|---|
| Kontakte und Arbeitsliste | Ansehen, Bearbeiten, Leiten |
| Kalender | Ansehen, Bearbeiten, Leiten |
| Ablauf und Ergebnisse | Ansehen, Ändern |
| Berichte und Prüfung | Ansehen, Verwalten |
| Import und Export | Exportieren, Importieren |
| Dateien | Ansehen, Bearbeiten |
| Projekt bearbeiten | Erlaubt |
Mitgelieferte Profile
| Profil | Gedacht für |
|---|---|
| Vertriebsmitarbeiter | Arbeitet in den eigenen Projekten: Kontakte, Anrufe, Termine und eigene Belege |
| Teamleitung | Wie Vertriebsmitarbeiter, dazu Auswertungen des Teams, Termine für andere, Belege ausstellen und Zahlungen buchen |
| Betrachter | Sieht Projekte, Kontakte und Termine, ändert nichts |
Funktion im Projekt
Die Funktion legst du in der Projektbesetzung eines Projekts fest. Jede Funktion erlaubt höchstens:
| Funktion | Kontakte | Kalender | Ablauf | Berichte | Import/Export | Dateien | Projekt bearbeiten |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Projektleitung | Leiten | Leiten | Ändern | Verwalten | Importieren | Bearbeiten | Erlaubt |
| Vertrieb | Bearbeiten | Bearbeiten | Ansehen | Kein Zugriff | Importieren | Bearbeiten | Kein Zugriff |
| Reserve | Bearbeiten | Bearbeiten | Ansehen | Kein Zugriff | Importieren | Ansehen | Kein Zugriff |
| Lesen | Ansehen | Ansehen | Ansehen | Kein Zugriff | Exportieren | Ansehen | Kein Zugriff |
Einschränken in einem Projekt
In der Projektbesetzung gibt es je Person den Knopf Einschränken. Dort senkst du einzelne Projektbereiche unter die Rechte der Funktion, nur für dieses Projekt. Die Auswahl „Wie Funktion: …“ lässt den Bereich unverändert. Mehr Rechte gibt eine Einschränkung nie; dafür wählst du eine andere Funktion.