Eingangsbelege und Lieferanten

Unter Buchhaltung → Eingang sammelst du die Rechnungen, die du bekommst. Unter Buchhaltung → Lieferanten pflegst du deine Lieferanten.

AblaufLink zur Überschrift kopieren

1. Hochladen. Lade eine PDF, ein Foto (JPEG oder PNG) oder eine E-Rechnung (XML) hoch. Der Beleg bekommt eine fortlaufende Nummer (ER-Jahr-Nummer) und steht auf „Eingereicht“. Eine Auslage, die du privat bezahlt hast, markierst du als Auslage.
2. Erfassen. Wähle den Lieferanten und trage Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit und Bruttobetrag ein. Die Kontierung legt fest, auf welches Aufwandskonto und mit welchem Vorsteuerschlüssel gebucht wird. Hat der Lieferant ein Standardkonto, entsteht die Zeile von selbst, Netto und Vorsteuer rechnet Leadmode aus dem Brutto. Mehrere Steuersätze brauchen mehrere Zeilen.
3. Prüfen und freigeben. Wer freigibt, nimmt den Beleg zur Prüfung, gibt ihn frei oder lehnt ihn mit Begründung ab. Abgelehnte Belege korrigierst du und reichst sie erneut ein. Was bei einem Beleg noch fehlt, steht im Kasten „Noch offen für die Freigabe“.
4. Gebucht wird erst mit der Freigabe, nie früher und nie ohne einen Menschen. Beim Freigeben nennst du das Buchungsdatum, vorgeschlagen ist das Rechnungsdatum. Liegt der Monat schon festgeschrieben, wählst du ein späteres Datum.

Einen Beleg, den du selbst eingereicht hast, gibt eine andere Person frei. Nur wenn du der einzige Admin der Organisation bist, darfst du dich selbst freigeben.

Bei Beträgen bis 250 € brutto (Kleinbetragsrechnung) ist die Rechnungsnummer entbehrlich.

Mit KI lesenLink zur Überschrift kopieren

Der Knopf Mit KI lesen liest die Datei und schlägt Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Beträge je Steuersatz und ein passendes Aufwandskonto vor. Das kostet Credits; bei knappem Guthaben fragt Leadmode vorher nach. Die Vorschläge landen im Formular und sind nichts weiter als Vorschläge: Du prüfst sie und speicherst selbst. Die KI speichert nichts am Beleg, gibt nichts frei und bucht nie, auch nicht bei einem sicheren Treffer.

E-RechnungenLink zur Überschrift kopieren

Seit 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Lade eine XRechnung (XML) oder ein ZUGFeRD-/Factur-X-PDF hoch (auch UBL-XML ist möglich). Leadmode liest die Angaben aus dem XML, ordnet den Lieferanten über USt-IdNr. oder IBAN zu, belegt Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit, Beträge und, wenn der Lieferant ein Standardkonto hat, auch die Kontierung vor und prüft die Rechnung formal gegen den Standard (XRechnung, EN 16931). Ein Beleg, der die Prüfung nicht besteht, wird trotzdem angenommen; ein Hinweis nennt die verletzten Regeln, damit du beim Lieferanten eine korrigierte Rechnung anfordern kannst. Bei einem ZUGFeRD-PDF werden das PDF und das eingebettete XML aufbewahrt, bei einer reinen XML-Datei das XML. Vorbelegt heißt nie gebucht: Freigeben musst du selbst.

Doppelte BelegeLink zur Überschrift kopieren

Leadmode warnt, wenn dieselbe Datei schon vorhanden ist, wenn Lieferant und Rechnungsnummer übereinstimmen (Leer- und Sonderzeichen spielen keine Rolle) oder wenn Lieferant, Bruttobetrag und Datum gleich sind. Du entscheidest, ob es wirklich ein zweiter Beleg ist.

Buchung und ZahlungLink zur Überschrift kopieren

Die Freigabe bucht im Journal: Aufwand (mit Vorsteuer) an Verbindlichkeit, je Kontierungszeile eine Zeile, mit dem Projekt als Kostenstelle. Eine Gutschrift des Lieferanten läuft gespiegelt. Dafür braucht die Zuordnung (Einstellungen › Konten und Zuordnung) das Verbindlichkeitskonto; fehlt es oder ist ein Konto gesperrt, scheitert die Freigabe mit der Begründung und der Beleg bleibt unfreigegeben.

Auf freigegebene Belege erfasst, wer „Buchen“ darf, Zahlungen: Verbindlichkeit an Bank, Kasse oder sonstiges Zahlungskonto. Zahlung und Erstattung lassen sich mit einer Gegenbuchung aufheben. Der Beleg zeigt, ob er offen, teilweise oder ganz bezahlt ist. Belege, die vor dem Buchungsbeginn freigegeben wurden, holt die Nachbuchung im Journal nach.

AufbewahrungLink zur Überschrift kopieren

Eingangsbelege sind Buchungsbelege und müssen acht Jahre aufbewahrt werden, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres der Rechnung (§ 147 AO, § 257 HGB). Die Frist stellst du unter Einstellungen › Buchhaltung ein, sie liegt nie unter dem gesetzlichen Minimum.

• Ein Beleg und seine Dateien lassen sich bis zum Ende der Frist weder löschen noch ändern. Ein freigegebener Beleg bleibt unverändert; eine Korrektur ist ein neuer Beleg („Gutschrift des Lieferanten“).
• Ein verworfener Beleg wird nicht gebucht, bleibt aber mit seiner Datei erhalten.
• Bei einer E-Rechnung ist das XML das Original und wird aufbewahrt, nicht nur die Bildansicht.
• Die Datei wird beim Abruf gegen ihre Prüfsumme geprüft.
• Die Organisation ist für Vollständigkeit, Aufbewahrung und Richtigkeit ihrer Buchführung selbst verantwortlich. Leadmode stellt die Technik bereit (Unveränderlichkeit, Sicherung, Auffindbarkeit). Das ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.

LieferantenLink zur Überschrift kopieren

Name, Anschrift, USt-IdNr., IBAN und weitere Angaben liegen verschlüsselt. Leadmode prüft beim Anlegen auf Dubletten (gleiche USt-IdNr., gleiche IBAN, ähnlicher Name). Wer nur Belege einreicht, sieht keine Bankverbindungen und ändert keine bestehenden Lieferanten; eine geänderte IBAN steht im Verlauf (Schutz vor untergeschobenen Kontoverbindungen). Lieferanten werden nicht gelöscht, nur gesperrt.