Serienrechnungen
Aus den Monatspreisen eines Vertrags automatisch Rechnungsentwürfe anlegen lassen, prüfen und ausstellen.
Ein Abrechnungsplan legt für einen Vertrag in festen Abständen einen Rechnungsentwurf an. Er stellt nie selbst aus und versendet nie etwas: Du prüfst jeden Entwurf, gibst ihn frei, stellst ihn aus und sendest ihn wie jede andere Rechnung.
Einen Plan legst du mit dem Recht „Belege ausstellen“ und Schreibrecht am Projekt an. Ansehen dürfen ihn alle, die die Belege des Projekts sehen. Voraussetzung sind vollständige Abrechnungsdaten und ein aktiver oder geplanter Vertrag am Kunden.
Plan anlegen
- Öffne den Kunden und die Karte Verträge. Bei einem Vertrag mit Monatspreis oder Pauschale erscheint der Knopf Abrechnungsplan.
- Wähle den Rechnungskunden. Fehlt er, legst du ihn gleich im Dialog an.
- Stelle ein:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Takt | monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich |
| Rechnung | im Voraus (am Anfang des Zeitraums) oder im Nachhinein (am Tag nach dem Ende) |
| Beginn der Abrechnung | Standard ist der Vertragsbeginn |
| Entwurf vorher (Tage) | so viele Tage vor dem Rechnungsdatum entsteht der Entwurf, Standard 5 |
| Steuerfall | Standard 19 %, bei Kleinunternehmern ohne Umsatzsteuer |
| Einmalige Pauschalen | werden mit der ersten Rechnung berechnet |
| Verstrichene Zeiträume nachträglich abrechnen | sonst beginnt der Plan mit dem ersten Zeitraum, dessen Rechnungsdatum nicht in der Vergangenheit liegt |
Eine Vorschau zeigt vor dem Speichern den ersten Zeitraum, das Rechnungsdatum und die Positionen.
Was abgerechnet wird
- Positionen pro Monat mit der Zahl der Monate des Zeitraums. Ist im Vertrag eine Menge vereinbart, wird sie nie überschritten, auch nicht im letzten Quartal.
- Pauschalen einmal mit der ersten Rechnung.
- Positionen je Termin hängen von gezählten Leistungen ab und gehören in die Leistungsabrechnung (Finanzen › Leistungsabrechnung). Die Karte nennt sie als „Nicht im Plan“.
Preise und Positionen liest der Plan bei jedem Entwurf aus dem Vertrag. Änderst du einen Preis, gilt er ab dem nächsten Entwurf. Jeder Zeitraum entsteht höchstens einmal.
Was passiert dann
Etwa 15 Minuten, nachdem das Datum „Rechnungsdatum minus Vorlauf“ erreicht ist, entsteht der Entwurf. Du bekommst die Aufgabe Serienrechnung prüfen, und der Entwurf steht unter Finanzen › Belege. Der Verlauf nennt den Plan als Quelle. Das Rechnungsdatum ist das vorgesehene Datum, die Fälligkeit folgt aus dem Zahlungsziel des Rechnungskunden.
Am Ende des Vertrags wird ein angebrochener Zeitraum voll berechnet. Der Entwurf trägt dann einen Hinweis, damit du die Menge prüfst.
Verwalten
Unter Buchhaltung → Serienrechnungen siehst du alle Pläne mit nächstem Zeitraum, letztem Lauf und Fehlern. An der Karte des Plans, im Vertrag und in dieser Liste gibt es:
- Bearbeiten: Rechnungskunde, Vorlauf, Steuerfall und Pauschalen lassen sich immer ändern. Takt und Beginn nur, solange noch kein Zeitraum abgerechnet oder übersprungen wurde.
- Pausieren und Fortsetzen: Zeiträume, die in der Pause fällig werden, holst du beim Fortsetzen nach oder überspringst sie. Übersprungene stehen im Verlauf.
- Entwurf jetzt anlegen: erzeugt den nächsten Zeitraum sofort.
- Zeitraum überspringen: mit Grund, der im Verlauf steht.
- Plan beenden: endgültig. Schon angelegte Entwürfe bleiben.
- Verlauf: jeder Zeitraum mit Entwurf oder Überspringen.
Beendest oder stornierst du den Vertrag, endet sein Plan sofort. Sind alle vereinbarten Leistungen abgerechnet, endet er von selbst.
Wenn ein Plan nicht weiterkommt
Ein roter Hinweis an der Karte nennt den Grund, zum Beispiel unvollständige Abrechnungsdaten oder ein Rechnungskunde, der nicht mehr verfügbar ist. Behebe die Ursache; der Plan versucht es beim nächsten Durchgang erneut, die übrigen Pläne laufen weiter. Verwirfst du einen Entwurf, legt der Plan ihn nicht noch einmal an. Erstelle die Rechnung dann von Hand.