Auslagen
Verauslagte Belege einer Person zu einer Sammelabrechnung bündeln, einreichen, freigeben und erstatten.
Hat jemand etwas für die Firma vorgestreckt, lädt die Person den Beleg im Eingang mit der Markierung Auslage hoch. Unter Buchhaltung → Auslagen werden die Auslagen zu einer Sammelabrechnung gebündelt. Sie wird geprüft, freigegeben und erstattet.
Eine Sammelabrechnung einreichen darf, wer „Belege einreichen“ hat. Freigeben und Ablehnen darf, wer „Belege freigeben“ hat. Die Erstattung erfassen darf, wer „Buchhaltung: Buchen“ hat. Jede Person sieht ihre eigenen Sammelabrechnungen; alle sieht, wer „Buchhaltung: Ansehen“ oder „Belege freigeben“ hat.
Ablauf
- Entwurf: Wähle die eigenen Auslagen, die du abrechnen willst. Aufgenommen werden nur Belege, die als Auslage gekennzeichnet, vollständig erfasst und Rechnungen sind (keine Gutschriften) und in keiner anderen gültigen Sammelabrechnung stecken. Gib an, an wen erstattet wird (Name, IBAN freiwillig), und auf Wunsch den Zeitraum. Alle Belege einer Sammelabrechnung haben dieselbe Währung.
- Eingereicht: Die Summe steht fest. Bis zur Entscheidung kannst du die Sammelabrechnung zurückziehen und ändern.
- Freigegeben oder abgelehnt: Die Freigabe gibt alle enthaltenen Belege frei und bucht sie (Aufwand und Vorsteuer an Verbindlichkeit), mit denselben Prüfungen wie bei einem einzelnen Beleg: vollständige Kontierung, offener Monat. Wer die Auslagen selbst eingereicht hat, gibt nicht frei; nur der einzige Admin der Organisation darf sich selbst freigeben. Scheitert ein Beleg, wird nichts freigegeben und du siehst, welcher Beleg es ist. Eine Ablehnung braucht einen Grund; die Belege bleiben unverändert und lassen sich neu zusammenstellen.
- Erstattet: Mit Erstattung erfassen hältst du fest, dass du erstattet hast (Datum, Zahlart, Verwendungszweck).
Erstattung
Leadmode überweist nichts. Die Erstattung erfasst nur, dass bezahlt wurde. Überweise im Onlinebanking an den genannten Empfänger.
- Je Beleg entsteht eine Zahlung über den noch offenen Betrag auf die Verbindlichkeit, mit allen Prüfungen der Zahlung auf Belege: Das Datum liegt nicht in der Zukunft, der Monat ist nicht festgeschrieben, das Konto der Zahlart ist gesetzt. Bei Fehlern wird nichts erfasst.
- Eine Sammelabrechnung wird genau einmal erstattet; zwei gleichzeitige Klicks führen nicht zu doppelten Zahlungen.
- Aufheben geht nur mit einer Gegenbuchung und mit Grund. Jede Zahlung wird mit dem heutigen Datum aufgehoben; die ursprünglichen Zahlungen bleiben sichtbar. Danach ist die Sammelabrechnung wieder freigegeben und kann erneut erstattet werden.
- Der Empfänger einer Erstattung ist die Person der Sammelabrechnung, nicht der Lieferant der Belege. Name und IBAN der Person stehen deshalb an der Sammelabrechnung (verschlüsselt). Im Bankabgleich lassen sich Sammelabrechnungen noch nicht zuordnen; erfasse die Erstattung hier.
Live-Aktualisierung
Die Liste und der Dialog laden sich über Ereignisse neu, wenn sich eine Sammelabrechnung oder einer ihrer Belege ändert. Es gibt keine Abfrage im Takt.
Webhooks
Im Katalog der ausgehenden Webhooks gibt es „Sammelabrechnung von Auslagen“ mit den Auslösern für Eingereicht, Freigegeben, Abgelehnt und Erstattet. Die Zahlungen der Erstattung melden sich als „Zahlung auf Eingangsbeleg“.