Journal

Unter Buchhaltung → Journal siehst du alle Buchungen, die aus deinen Rechnungen und Zahlungen entstehen. Jede Zeile hat ein Datum, ein Konto (Soll), ein Gegenkonto (Haben), den Bruttobetrag, die darin enthaltene Steuer und das Projekt als Kostenstelle. Das ist dieselbe Gliederung, die auch deine Steuerberatung im Buchungsstapel erwartet.

Wann gebucht wirdLink zur Überschrift kopieren

Du musst nichts buchen. Die Buchungen entstehen von selbst, sobald die Buchhaltung läuft, also ein Buchungsbeginn eingestellt ist:

• Rechnung ausstellen: Forderung an Erlös und Umsatzsteuer. Mischt eine Rechnung Steuersätze, entsteht je Steuersatz eine Zeile. Alle Steuerfälle sind abgedeckt: 19 %, 7 %, Kleinunternehmer, steuerfrei, Reverse Charge, innergemeinschaftlich, Ausfuhr und nicht im Inland steuerbar.
• Rechnungskorrektur ausstellen: dieselben Konten in Gegenrichtung.
• Schlussrechnung mit Anzahlung: Die Schlussrechnung bucht den vollen Betrag, eine zusätzliche Buchung nimmt den schon gebuchten, bezahlten Anteil der Anzahlung wieder heraus. So stimmt der Erlös mit dem Gesamtauftrag überein.
• Zahlung oder Erstattung erfassen: auf das Zahlungskonto der Zahlart (Bank, Kasse, Sonstige) und das Forderungskonto.
• Skonto und Ausbuchung: mindern Forderung, Erlös und Umsatzsteuer im Verhältnis der Steuersätze der Rechnung.
• Eingangsbeleg freigeben: Aufwand und Vorsteuer an Verbindlichkeit, mit dem Projekt als Kostenstelle. Zahlungen auf Belege laufen von der Verbindlichkeit an das Zahlungskonto (siehe Eingangsbelege).
• Bankumsatz ohne Beleg direkt buchen: Gegenkonto an Bank (Geldausgang) beziehungsweise Bank an Gegenkonto (Geldeingang), optional mit Steuer (siehe Bank). Im Buchungstext steht nur das Datum des Umsatzes.
• Gegenbuchung zu einer Zahlung: spiegelt die ursprüngliche Buchung am Datum der Gegenbuchung.

Gebucht wird in derselben Handlung wie das Ausstellen oder Erfassen. Gelingt die Buchung nicht, wird auch nichts ausgestellt oder erfasst, und du siehst den Grund: Ein Konto fehlt in der Zuordnung, ein Konto ist gesperrt oder der Monat ist festgeschrieben. Belege vor dem Buchungsbeginn bleiben außerhalb.

Rechnungen in Fremdwährung bucht Leadmode in ihrer Währung. Beträge verschiedener Währungen werden nie vermischt.

Gebuchtes bleibtLink zur Überschrift kopieren

Eine Buchung lässt sich weder ändern noch löschen, auch nicht von Organisationsadmins. Einen Fehler korrigierst du mit einer Gegenbuchung: Bei Zahlungen erfasst du dazu im Beleg die Gegenbuchung, bei Rechnungen stellst du eine Rechnungskorrektur aus. Die Gegenbuchung zeigt auf die Ursprungsbuchung; im Detail siehst du beide.

Ein Konto, auf das schon gebucht wurde, behält Nummer und Kontotyp. Kontenrahmen, Stellenzahl und Wirtschaftsjahr lassen sich nach der ersten Buchung nicht mehr ändern. Der Buchungsbeginn darf nicht nach die erste Buchung rücken.

Journal ansehenLink zur Überschrift kopieren

Filtere nach Zeitraum, Konto, Projekt und Herkunft oder suche im Buchungstext (zum Beispiel nach einer Belegnummer). Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Buchung mit allen Zeilen des Vorgangs, dem Steuerschlüssel, dem Projekt und den Gegenbuchungen. Von dort kommst du zum Beleg.

Neue Buchungen erscheinen sofort, ohne dass du die Seite neu laden musst.

Mit Als CSV exportieren lädst du die gefilterte Liste als Tabelle (Semikolon, UTF-8, Beträge mit Komma), etwa für Rückfragen deiner Steuerberatung. Der Export gehört zum Recht „Abschluss und Export“. In jedem Beleg zeigt der Abschnitt Buchungen, was daraus im Journal entstanden ist.

NachbuchungLink zur Überschrift kopieren

Hast du Rechnungen oder Zahlungen, die vor der Einrichtung der Buchhaltung entstanden sind, erscheint oben ein Hinweis mit Nachbuchung prüfen. Er berücksichtigt alles ab dem Buchungsbeginn, das noch nicht im Journal steht.

1. Du siehst eine Vorschau jeder einzelnen Buchung.
2. Einträge, die sich nicht buchen lassen, sind markiert, mit Grund: etwa ein festgeschriebener Monat oder eine fehlende Kontenzuordnung. Behebe das und öffne die Vorschau erneut.
3. Buchungen ausführen bucht genau die Liste, die du gesehen hast. Hat sich in der Zwischenzeit etwas geändert, bittet Leadmode um eine neue Vorschau.

Die Nachbuchung ist wiederholbar. Was schon gebucht ist, wird nie doppelt gebucht. Nachgebuchte Zeilen sind im Journal als „Nachgebucht“ gekennzeichnet.

Altjournal übernehmenLink zur Überschrift kopieren

Wechselst du mitten im Jahr zu Leadmode, übernimmst du das Journal deines bisherigen Programms im Journal mit Altjournal übernehmen. Die Zeilen kommen unverändert mit ihrer Quell-ID ins Journal (Herkunft „Übernommen aus Altjournal“); nichts wird neu berechnet.

1. Stelle den Buchungsbeginn auf den Anfang des übernommenen Zeitraums, denn davor wird nichts gebucht. Festgeschriebene Monate nehmen nichts an.
2. Lade eine CSV mit den Spalten Quell-ID, Datum, Soll, Haben und Betrag; optional Buchungstext, Belegnummer, Art (Rechnung, Zahlung, Sonstige), Steuerschlüssel, Steuer, Steuerkonto, Steuerseite und „Storno von“. Trage, wenn du sie hast, Zeilenzahl und Summe der Beträge aus dem Quelljournal ein: Weichen sie ab, wird nichts übernommen.
3. Die Vorschau schreibt nichts. Sie zeigt je Zeile „Bereit“, „Schon übernommen“ oder „Zurückgestellt“ mit Grund: unbekanntes Konto, unbekannter Steuerschlüssel, Rechnung oder Zahlung gibt es in Leadmode nicht, Datum vor dem Buchungsbeginn, doppelte Quell-ID, Storno ohne Original.
4. Übernehmen schreibt genau die bereiten Zeilen. Zurückgestellte bleiben liegen; wiederholen legt nichts doppelt an.

Damit nichts doppelt gebucht wird: Eine Zeile der Art Rechnung oder Zahlung (mit Belegnummer) deckt den entsprechenden Vorgang in Leadmode ab. Die Nachbuchung und jede eigene Buchung überspringen ihn; umgekehrt wird ein Vorgang, den Leadmode schon selbst gebucht hat, nicht noch einmal übernommen. Eine Zahlungszeile braucht eine vorhandene Zahlung mit gleichem Datum und Betrag auf der Rechnung. Ein Storno (Gegenbuchung) bezieht sich auf die Quell-ID der Originalzeile und spiegelt sie genau.

Für Fragen zur Prüfung zeigt der Stand der Quelle (auch per KI: migration_journal_status) Zeilen, Summe, Zeitraum, Gegenbuchungen, Rechnungen, Zahlungen und abgedeckte Vorgänge. Das Journal bleibt unveränderlich; eine Korrektur ist eine Gegenbuchung.