Bank

Unter Buchhaltung → Bank liest du Kontoauszüge ein und ordnest jeden Umsatz einer Rechnung oder einem Eingangsbeleg zu. Dabei entsteht die Zahlung auf dem Beleg und damit die Buchung im Journal, ohne dass du die Zahlung ein zweites Mal von Hand erfassen musst.

Das Wichtigste vorwegLink zur Überschrift kopieren

• Ein eingelesener Umsatz bucht nichts. Er wartet nur in der Liste „Zu bearbeiten“.
• Der Abgleich schlägt nur vor. Es wird nie von selbst zugeordnet, auch nicht bei einem sicheren Treffer. Erst dein Klick auf „Zuordnen und Zahlung buchen“ erzeugt die Zahlung.
• Eine Zuordnung lässt sich nicht löschen, nur aufheben. Das ist eine Gegenbuchung der Zahlung mit dem heutigen Datum; die Zuordnung bleibt im Verlauf des Umsatzes stehen.

EinrichtenLink zur Überschrift kopieren

1. Lege unter Bankkonten dein Geschäftskonto an (Bezeichnung, IBAN, BIC ist freiwillig). Name und IBAN liegen verschlüsselt in der Datenbank.
2. Wähle das Sachkonto des Bankkontos (ein Konto vom Typ „Bank“, zum Beispiel 1200 oder 1210). Auf dieses Konto werden alle Zahlungen und Buchungen dieses Bankkontos gebucht. Ohne Angabe gilt das Zahlungskonto „Banküberweisung“ aus Einstellungen → Organisation → Konten und Zuordnung. Hast du mehrere Bankkonten, gib jedem sein eigenes Sachkonto, dann stimmt jedes Konto im Journal mit seinem Kontoauszug überein. Eine Zahlung merkt sich ihr Konto; eine spätere Änderung am Bankkonto verschiebt alte Zahlungen, ihre Gegenbuchung und die Nachbuchung nicht. Das Datum der Zahlung ist das Buchungsdatum des Umsatzes.

Kontoauszug einlesenLink zur Überschrift kopieren

Lade im Onlinebanking einen Auszug herunter und wähle Kontoauszug hochladen. Leadmode erkennt das Format selbst:

PDF-Kontoauszüge lassen sich nicht einlesen. Vorgemerkte Umsätze werden übersprungen und kommen mit dem nächsten Auszug, sobald sie gebucht sind.

Leadmode prüft dabei:

• Passt die Datei zum Konto? Nennt sie eine andere IBAN oder eine andere Währung, wird nichts eingelesen.
• Dieselbe Datei nicht zweimal. Das Original bleibt verschlüsselt erhalten.
• Überlappende Auszüge sind kein Problem. Ein Umsatz, den Leadmode schon kennt (Datum, Betrag, Gegenseite, Referenz und Zweck), wird nicht noch einmal angelegt. Zwei gleiche Überweisungen am selben Tag bleiben zwei Umsätze.
• Ähnliche Umsätze (gleiches Datum und gleicher Betrag, aber anders geschrieben, etwa aus einem anderen Dateiformat) meldet Leadmode, damit du sie vor dem Zuordnen prüfst. Bleib pro Konto am besten bei einem Dateiformat.
• Nicht lesbare Zeilen werden mit Zeilennummer genannt, nichts wird erfunden.

Umsätze zuordnenLink zur Überschrift kopieren

Die Liste zeigt standardmäßig, was noch zu tun ist. Ein Klick auf einen Umsatz öffnet ihn.

Vorschläge. Leadmode vergleicht den Verwendungszweck mit Rechnungs- und Belegnummern (bei Lieferanten auch mit deren Rechnungsnummer), den Betrag mit dem offenen Betrag, den Namen der Gegenseite und bei Lieferanten die IBAN. Daraus entsteht ein Hinweis auf die Sicherheit: Sehr wahrscheinlich, Wahrscheinlich oder Möglich. Der Betrag allein reicht nie für einen Vorschlag. Nennt der Zweck mehrere Belege, deren offene Beträge zusammen genau den Umsatz ergeben, gibt es einen gemeinsamen Vorschlag.

Von Hand. Suche Rechnung oder Beleg über die Suche und hake sie an. Die Beträge kannst du ändern:

• Teilzahlung: Ordne weniger zu, als der Beleg offen hat; der Rest bleibt offen.
• Sammelzahlung: Verteile einen Umsatz auf mehrere Belege. Die Summe darf den Umsatz nicht übersteigen; was übrig bleibt, bleibt am Umsatz offen („Teilweise zugeordnet“).
• Gegenrichtung: Kommt Geld herein, obwohl du einen Lieferanten bezahlt hast, ist das eine Erstattung, und umgekehrt. Sie ist nur im Rahmen der erfassten Zahlungen möglich.

Die Währung des Umsatzes muss zum Beleg passen.

Was dabei entsteht. Je Beleg eine Zahlung per Bank mit dem Buchungsdatum des Umsatzes, bei Rechnungen samt Mahnfolgen (eine bezahlte Rechnung bekommt keine Erinnerung mehr) und der Buchung im Journal. Scheitert etwas, zum Beispiel weil der Monat festgeschrieben ist oder ein Konto in der Zuordnung fehlt, wird nichts gebucht und du siehst den Grund.

Direkt buchen, ohne BelegLink zur Überschrift kopieren

Manche Umsätze gehören zu keiner Rechnung und keinem Beleg: Bankgebühren, Zinsen, Privatentnahmen und -einlagen, die Zahlung an das Finanzamt, Umbuchungen zwischen Konten. Wähle am Umsatz Direkt buchen, ohne Beleg, dann das Gegenkonto, bei Bedarf einen Steuerschlüssel (bei Geldausgang Vorsteuer, bei Geldeingang Umsatzsteuer; die Steuer wird aus dem Betrag herausgerechnet) und ein Projekt als Kostenstelle. Es entsteht ein Buchungssatz: bei Geldausgang Gegenkonto an Bank, bei Geldeingang Bank an Gegenkonto. Im Journal steht nur „Bankumsatz vom TT.MM.JJJJ“, nie ein Name oder Verwendungszweck; deine Notiz bleibt verschlüsselt am Umsatz.

• Forderungs- und Verbindlichkeitskonten stehen nicht zur Wahl, weil sie über Rechnungen und Belege bedient werden. Ordne solche Umsätze dort zu.
• Du kannst einen Umsatz aufteilen, zum Beispiel einen Teil direkt buchen und den Rest einem Beleg zuordnen.
• Die Buchhaltung muss laufen (Buchungsbeginn eingestellt), und der Monat darf nicht festgeschrieben sein.
• Aufheben geht wie bei jeder Zuordnung mit einer Gegenbuchung zum heutigen Datum.

Vorhandene Zahlung verknüpfen (übernommene, bezahlte Rechnungen)Link zur Überschrift kopieren

Bei übernommenen Altrechnungen gibt es die Zahlung schon; der Kontoauszug kommt erst später dazu. Dann würde „Zuordnen und Zahlung buchen“ ein zweites Mal zahlen. Leadmode lehnt das ab (eine bezahlte Rechnung nimmt keine weitere Zahlung an) und bietet stattdessen Verknüpfen, keine neue Zahlung an:

• Am Umsatz erscheint der Hinweis „Diese Zahlung gibt es schon“, wenn Betrag, Richtung und Währung zu einer vorhandenen Zahlung passen. Rechnungsnummer im Verwendungszweck, Datum und Name erhöhen die Sicherheit.
• Verknüpfen verbindet Umsatz und Zahlung. Es entsteht keine neue Zahlung und keine Buchung; Forderungsrest und Zahlungsbetrag bleiben unverändert.
• Vorhandene Zahlungen verknüpfen (oben im Bankbereich) verbindet viele Umsätze auf einmal. Die Vorschau zeigt nur eindeutige, sehr sichere Treffer (Betrag genau, Rechnungsnummer im Zweck, passendes Datum); mehrdeutige bleiben für die Einzelprüfung. Erst verknüpfen führt aus, Wiederholen legt nichts doppelt an.
• Aufheben löst nur die Verknüpfung. Die Zahlung bleibt, es gibt keine Gegenbuchung.
• Eine Zahlung hängt immer nur an einem Umsatz; Teilzahlungen und Erstattungen verknüpfst du einzeln.

Erledigt ohne ZuordnungLink zur Überschrift kopieren

Wenn ein Umsatz nirgends gebucht werden soll (zum Beispiel weil er vor dem Buchungsbeginn liegt oder deine Steuerberatung ihn anders erfasst), nimmst du ihn mit Ohne Zuordnung erledigen und einer Begründung (mindestens fünf Zeichen). Das bucht nichts. Über „Wieder öffnen“ holst du ihn zurück.

AufhebenLink zur Überschrift kopieren

Eine falsche Zuordnung hebst du am Umsatz mit Aufheben auf, mit Begründung. Die Zahlung bekommt eine Gegenbuchung zum heutigen Datum, der Umsatz ist wieder offen. Weil die Gegenbuchung das heutige Datum trägt, geht das auch, wenn der Monat der ursprünglichen Zahlung schon festgeschrieben ist. Wurde die Zahlung zwischenzeitlich schon im Beleg aufgehoben, schließt Leadmode nur die Zuordnung ab.

GrenzenLink zur Überschrift kopieren

• Die Anbindung an die Bank selbst (PSD2, automatischer Abruf) gibt es nicht. Du lädst Auszüge hoch.
• Die Spaltennamen der CSV-Dateien unterscheiden sich je Bank. Erkennt Leadmode eine Datei nicht, nennt die Meldung, was fehlt; ein MT940- oder CAMT.053-Export ist zuverlässiger.