Kontakt bearbeiten
Die Kontaktkarte, Stammdaten, Ansprechpartner, Kanäle, eigene Felder und Einstellungen eines Kontakts pflegen.
Ein Klick auf einen Kontakt in der Liste öffnet die Kontaktkarte. Links stehen Name, Website, Telefon, E-Mail, Phase und Status, die offenen Aufgaben und alle Ansprechpartner. Rechts liegen die Aktionen und sieben Reiter. Wie du Anrufe, Notizen und Phasenwechsel festhältst, steht unter Kontakt dokumentieren.
Bearbeiten darfst du mit der Stufe „Bearbeiten“ im Projektbereich „Kontakte und Arbeitsliste“. Ohne sie bleiben die Knöpfe ausgegraut und zeigen, was fehlt. Siehe Team und Kontingent.
Die Reiter der Kontaktkarte
| Reiter | Inhalt |
|---|---|
| Verlauf | Alle Anrufe, Ergebnisse, Termine, Notizen, Aufgaben und Änderungen in zeitlicher Folge. |
| Stammdaten | Alle ausgefüllten Angaben und die Ansprechpartner mit ihren Kanälen. Unter „Technisch“ stehen Kartei-ID und Kontakt-ID. |
| Bearbeitung | Zuständigkeit, Phase, Unterphase, Werte, Abschlussgrund und die Aufgaben. Nur in der Arbeitsansicht eines Projekts. |
| Felder | Die eigenen Felder mit ihren Werten. |
| E-Mails | Der E-Mail-Verkehr mit dem Kontakt, siehe Postfach. |
| Dateien | Dateien des Kontakts, siehe Dateien und Ablage. |
| Einstellungen | Herkunft und Anrufaufnahme. |
Mit den Pfeilen Vorheriger Kontakt und Nächster Kontakt wechselst du in der Reihenfolge der Liste. Das Tastatursymbol öffnet die Tastenkürzel, siehe Tastenkürzel.
Oben in der Aktionsleiste stehen E-Mail, Termin und die Telefonknöpfe, in der Arbeitsansicht außerdem Dokumentieren und Notiz. Telefonieren beschreibt Anrufen, E-Mails schreiben das Postfach. Einen Termin buchst du im Kalender des Projekts. Hat das Projekt einen externen Kalender, öffnet sich dessen Buchungslink mit den Kontaktdaten. Gibt es zusätzlich persönliche Links, wählst du zwischen Projektkalender und dem Link einer Person. Mehr dazu unter Termine buchen.
Stammdaten ändern
Öffne den Kontakt und klicke oben links auf der Karte auf Bearbeiten.
Ändere die Felder (Tabelle unten).
Klicke auf Speichern. Mit Abbrechen verwirfst du die Änderungen.
| Feld | Hinweis |
|---|---|
| Art | Unternehmen oder Person. Ein Wechsel entfernt die Ansprechpartner samt ihren Kanälen und leert die Werte der eigenen Felder. |
| Firma | Bei einem Unternehmen der Name und Pflicht. Bei einer Person die zugehörige Firma. |
| Vorname, Nachname, Position | Nur bei Personen. Bei älteren Kontakten ohne getrennte Namen steht zusätzlich „Bisheriger Name“. |
| Website, Straße, Postleitzahl, Ort, Land | Adressdaten. Die Website ergänzt Leadmode zu einer vollständigen Adresse. |
| Branche, Bundesland / Kanton / Region | Freie Angaben. |
| Beziehungstyp | Keine Angabe, Interessent, Direktkunde, Partner, Sonstige. |
| Leadquelle | Zum Beispiel Manuell, Website, Meta Ads, Google Ads, Empfehlung, Import. |
| Herkunftsdetails, Kampagne | Freie Angaben zur Herkunft. |
| Anrede, Rolle / Zuständigkeit, Sprache, Erreichbarkeitsfenster | Nur bei Personen. |
| Persönlichkeitstyp (DISC), Persönlichkeitsnotiz | Nur bei Personen. Manuelle Angaben, keine automatische Bewertung. |
| Eigene Felder | Felder, die deine Organisation oder das Projekt angelegt hat. Siehe unten. |
| Kontaktsperre | Schalter für den ganzen Kontakt. Mit Sperre wird der Kontakt weder angerufen noch angeschrieben. |
Kanäle und Ansprechpartner
Unter Kontaktdaten (bei Unternehmen Kontaktdaten der Firma) pflegst du die Kanäle der Firma:
- Mit Festnetz, Mobil oder E-Mail (jeweils mit Plus) fügst du einen Kanal hinzu. Beim Verlassen des Feldes bringt Leadmode Nummern und Adressen in eine einheitliche Schreibweise. Rot markierte Kanäle musst du vor dem Speichern korrigieren.
- Der Stern markiert den Kanal als Bevorzugt. Je Kanalart und Person gibt es einen bevorzugten Kanal.
- Der Pfeil nach unten öffnet Weitere Einstellungen: Bezeichnung (zum Beispiel „Zentrale“ oder „Direktwahl“), der Schalter Aktiv, Kontaktsperre und Pfeile, die den Kanal nach oben oder unten schieben.
- Der Papierkorb entfernt den Kanal.
Bei einem Unternehmen folgt der Block Ansprechpartner:
- Klicke auf Ansprechpartner hinzufügen und öffne die Zeile.
- Trage Vorname, Nachname und Position ein und füge Kanäle hinzu.
- Unter Weitere Angaben stehen die persönlichen Stammdaten und die eigenen Felder für Personen.
- Mit dem Schalter Hauptansprechpartner bestimmst du die Hauptperson. Sie trägt in der Liste das Kennzeichen „Haupt“.
- Kontaktsperre sperrt nur diese Person samt ihren Kanälen. Sie erscheint dann als „Gesperrt“.
Eine einmal gesetzte Sperre an Ansprechpartner oder Kanal lässt sich im Formular nicht wieder zurücknehmen, und gesperrte Einträge lassen sich dort nicht entfernen. Ein Ansprechpartner kann auch beim Dokumentieren, bei Notizen, Aufgaben und Dateien als Bezug gewählt werden.
Eigene Felder
Eigene Felder legen Admins und Projektleitungen unter Einstellungen → Vertrieb → Kontaktfelder an, siehe Kontaktfelder. Beim Import können sie ebenfalls entstehen, siehe Import und Export. Felder der Organisation gelten in allen Projekten, Projektfelder nur im jeweiligen Projekt und sind mit dem Kennzeichen „Projekt“ markiert.
- Ausfüllen kannst du sie im Formular unter Eigene Felder und für Ansprechpartner unter Weitere Angaben.
- Der Reiter Felder zeigt alle Werte passend zum Typ der Felder (Link, Ja/Nein, Zahl, Datum). Er nennt, wie viele Felder befüllt sind. Mit Leere Felder anzeigen blendest du auch unbefüllte Felder ein. Bei vielen Feldern hilft Feld suchen.
- Beim Übertragen in ein anderes Projekt wählst du die auszufüllenden Werte einzeln aus.
Einstellungen
Im Reiter Einstellungen stellst du zwei Dinge ein, sofern du den Kontakt bearbeiten darfst:
- Herkunft: Kalt (selbst recherchiert, gekauft oder importiert und aktiv angerufen), Warm (hat sich gemeldet oder ist bekannt, etwa Empfehlung, Bestand, Rückfrage) oder Website (kommt über Formular oder Anzeige herein). Die Herkunft bestimmt, in welchem Block des Dashboards der Kontakt zählt, siehe Dashboard.
- Anrufe aufnehmen: Schalter für alle neuen Anrufe bei diesem Kontakt. Mehr unter Aufzeichnungen.