Termine buchen und Buchungslinks
Freie Zeiten vorschlagen, Termine verbindlich buchen, Buchungslinks für Kunden erzeugen und Terminarten und Buchungszeiten einstellen.
Slots vorschlagen und buchen
Du findest die Funktion an zwei Stellen: im Kalender über Slots vorschlagen (oder Taste B) und an der Kontaktkarte über Termin buchen (dann sind Kontakt und Projekt schon gesetzt). Du brauchst das Projektrecht Kalender mit Bearbeiten.
Leadmode schlägt Zeiten ab morgen vor (einstellbar), auf der halben und vollen Stunde, ohne Wochenende und Pause, höchstens 28 Tage voraus. Belegt sind eigene Termine samt Puffer der Terminart und die Termine verbundener Kalender mit eingeschaltetem Zeiten blockieren. Urlaub, freie Tage und die eigene Arbeitszeit der Person zählen mit.
Hat der Dialog Kontakt und Terminart, zeigt er vorab, ob und wann Bestätigung und Erinnerungen an den Kontakt gehen oder warum nicht. Siehe Terminmails.
Buchungslink für Kunden
Im selben Dialog erzeugt Link erstellen unter „Buchungslink für Kunden“ einen Link. Kunden wählen darüber selbst eine Zeit, ohne Anmeldung.
- Gültig sieben Tage, einmal nutzbar. Der Link wird in die Zwischenablage kopiert; Neuen Link erstellen macht einen neuen.
- Die Buchungsseite zeigt die Terminart und die Dauer. Gebucht wird für dich, für eine gewählte Person oder für das Team, je nach Auswahl bei Für.
- Die Buchungsseite zeigt freie Zeiten (Früher, Später). Der Kunde gibt Name, E-Mail-Adresse oder Telefon und optional eine Nachricht an und klickt auf Termin buchen. Er sieht danach „Termin gebucht“.
- Ungültige, abgelaufene oder bereits benutzte Links zeigen „Dieser Link ist nicht mehr gültig.“
- Die Seite hat Schutz gegen Missbrauch (Begrenzung der Versuche, verstecktes Feld), aber kein CAPTCHA.
Terminarten und Buchungszeiten einstellen
Einstellungen → Vertrieb → Standards, Abschnitt Termine. Unter Geltungsbereich wählst du Organisationsstandard oder ein Projekt. Admins ändern den Organisationsstandard, im Projekt Admins und Projektleitungen.
Terminarten: Mit Terminart hinzufügen oder Bearbeiten setzt du Name, Art, Zuständigkeit (Host, Setter, Closer, Betreuer, Owner), das Ergebnis Bei Buchung, Dauer (5 bis 480 Minuten), Puffer (0 bis 120 Minuten) sowie die Schalter Buchbar und Sichtbar. Die mitgelieferten Arten lassen sich ausblenden, nicht löschen. Im Projekt überschreibst du eine Art (Angepasst), Auf Standard zurücksetzen nimmt die Anpassung zurück.
Buchungszeiten: Arbeitstage, Beginn, Ende, Mittagspause, Früheste Buchung, Mindestvorlauf am selben Tag und Zeitzone. Im Projekt gilt der Organisationsstandard, bis du Eigene Zeiten festlegen wählst; Auf Organisationsstandard zurücksetzen hebt das auf. Unten stehen die Einstellungen für die Terminmails.
Die eigene Arbeitszeit einer Person (siehe Einsatzplanung) ersetzt für sie Arbeitstage, Zeiten und Pause.
Kalender des Kunden (Projekt)
Bucht ein Kunde in einem eigenen Buchungskalender (zum Beispiel Calendly), stellst du das im Projekt ein, im Schritt „Buchst du in einem externen Kalender?“: Ja, im Kalender des Kunden. Dann trägst du Anbieter und Link zum Buchungskalender (https://…) ein. Termin buchen am Kontakt öffnet dann diesen Link in einem neuen Tab, Name und E-Mail sind vorausgefüllt (bei Anderer Anbieter wird der Link unverändert geöffnet).
Zusätzlich gibt es Link je Mitarbeiter (optional): Wer einen eigenen Link hat, bucht darüber, alle anderen über den Link des Projekts. Zwei Schalter steuern, ob Leadmode trotzdem Terminbestätigung und Erinnerungen an den Kontakt sendet; beide sind zunächst aus. Leadmode liest den Kalender des Kunden nicht, der gebuchte Termin wird nicht übernommen.
Grenzen
- Einladungen an Teilnehmer und SMS-Versand gibt es nicht.
- In den nativen Apps ist die Buchung eingeschränkt (Android: Buchungsdialog ohne Kontaktbezug, keine Agenda).
- Der Schutz gegen doppelte Buchung gilt für Buchungen über Leadmode, nicht für Einträge, die von außen direkt im externen Kalender entstehen.