Dashboard
Kennzahlen deines Vertriebs lesen, Zeitraum und Filter setzen und nachvollziehen, was jede Karte zählt.
Das Dashboard zeigt dir, was im gewählten Zeitraum passiert ist: Anwahlen, Gespräche, Termine, Abschlüsse und was als Nächstes ansteht. Du findest es im Menü unter Übersicht → Dashboard.
Das Dashboard braucht die Module CRM und Reporting. Kalenderkennzahlen brauchen zusätzlich das Kalendermodul, überfällige Wiedervorlagen das Aufgabenmodul. Ohne ein Modul fehlen nur die betroffenen Zahlen, an ihrer Stelle steht „unbekannt“ mit Grund. Das Dashboard zeigt nur, was du auch sonst sehen darfst: Projekte, in denen du nicht arbeitest, zählen für dich nicht.
Aufbau der Seite
Oben steht eine Begrüßung mit Zeitraum, gewählter Ansicht und der Uhrzeit des letzten Datenstands. Darunter wählst du den Bereich, den Zeitraum und die Filter. Danach folgen die Karten. Unter „Auf einen Blick“ stehen die wenigen wichtigsten Zahlen des Bereichs, darunter die Karten in nummerierten Gruppen. Manche Gruppen sind immer offen (zum Beispiel „Hauptübersicht“), „Handlungsbedarf“ startet offen, alle anderen starten zugeklappt. Mit „Karten anzeigen“ und „Karten einklappen“ klappst du sie auf und zu.
Bereiche
| Bereich | Was er zeigt |
|---|---|
| Vertrieb | Anwahlen, Erreichbarkeit, Gatekeeper und Entscheider, Termine, Setting, Closing 1 und 2, Kunden und Upsell, bei Eigenem Vertrieb auch kaufmännische Werte |
| Marketing | Neue Anfragen, Leads nach Herkunft, Qualifizierungsquote, Kampagnen-E-Mails, Antworten und Registrierungen |
| Recruiting | Neue Bewerbungen, Bestand je Phase, Absagen, Mehrfachbewerbungen, angenommene Personalfragebögen, Beschäftigungsbeginn |
| Fulfillment | Aktive und pausierte Projekte, Kontingent im laufenden Monat, anrechenbare Arbeitszeit, Blöcke, Berichte, Aufgaben, Onboarding und Kunden |
| Finanzen | Auftrags- und Angebotsbelege, Fakturiert, Bezahlt, Offen, Überfällig, Pipelinewert, abgerechnete Projektvergütung |
Fehlt einer Karte die Datengrundlage, sagt sie, was fehlt. Dort steht nie eine erfundene Null.
Zwei Bereiche haben eigene Sichtbarkeitsregeln:
- Recruiting zeigt nur Organisationsadmins und Personen mit dem Recht „Recruiting“ Zahlen. Wer das nicht hat, sieht den Hinweis, dass dafür das Recht fehlt. Der Bereich gilt immer für die ganze Organisation, Projekt- und Mitarbeiterfilter greifen dort nicht. „Fragebogen angenommen“ und „Beschäftigungsbeginn“ sehen nur Organisationsadmins.
- Finanzen zeigt Beträge nur, wenn das Finanzmodul freigeschaltet ist. „Endgültig abgerechnet“ (Projektvergütung) sehen nur Projektleitung und Personen mit Finanzrecht.
Ansicht der Vertriebskarten
Im Bereich Vertrieb hängt die Kartenfolge von der Ansicht ab. Ohne eigene Wahl richtet sie sich nach dem Projekt: Ein Projekt vom Typ „Eigener Vertrieb“ zeigt die Ansicht Eigener Vertrieb, alle anderen Telefonie für Auftraggeber. Die dritte Ansicht heißt Kampagnen-Leads (E-Mail, Anruf, Registrierung) und gruppiert die Karten nach Versand, Antworten, Telefonie und Registrierung. Die Wahl triffst du unter Erweitert → Kartenfolge („Automatisch“ ist die Voreinstellung).
Zeitraum
Über der Kartenliste wählst du den Zeitraum:
- Heute (Voreinstellung)
- Diese Woche (ab Montag)
- Dieser Monat
- Gesamt
- Zeitraum wählen: Es erscheinen die Felder „Von“ und „Bis“.
Zeiträume sind halboffen: Der erste Tag zählt mit, das Ende gilt bis zum Ende des letzten gewählten Tages.
Messart
Unter Erweitert → Messart legst du fest, wie Zahlen dem Zeitraum zugeordnet werden:
| Messart | Bedeutung |
|---|---|
| Im Zeitraum | Anrufe und Buchungen nach ihrer Ereigniszeit; Termine nach dem Zeitpunkt ihres dokumentierten Ergebnisses, ungeklärte Termine nach ihrem geplanten Ende. |
| Kohorte | Ein Anruf gehört zum ersten dokumentierten Anwahlzeitpunkt des Kontakts, ein Terminversuch zu seiner Erstbuchung. Der weitere Fortschritt zählt bis zum Datenstand mit. So siehst du, was aus dem Einstieg im Zeitraum geworden ist. |
| Bis Stichtag | Kumulierte Zahlen bis zum Stichtag. Das Feld „Bis“ heißt dann „Stichtag“, ein Beginn entfällt. |
Zahlen, die nur den aktuellen Bestand kennen (zum Beispiel Handlungsbedarf, Leadbestand), sind bei einem früheren Stichtag „nicht berechenbar“, weil es dafür keine Verlaufshistorie gibt.
Filter
| Filter | Wirkung |
|---|---|
| Alle / Kundenprojekte / Eigener Vertrieb | Projekte nach ihrem Typ. Das Projekt wird zurückgesetzt, wenn du die Sicht wechselst. |
| Projekt | Ein Projekt oder „Alle Projekte“. „Weitere Projekte“ lädt die nächste Seite der Liste. |
| Herkunft | Kalt, Warm oder Website (siehe Lead-Quellen für die Zuordnung). |
| Aktion | Erscheint, sobald du ein Projekt gewählt hast und es Aktionen hat. Der Filter setzt „Von“ und „Bis“ auf die Laufzeit der Aktion, höchstens bis heute. |
| Mitarbeiter | „Alle Mitarbeiter“ oder eine Person. Nur mit dem Recht „Auswertungen des Teams“. Ohne dieses Recht siehst du ausschließlich „Eigene Daten“. |
| Endkundensicht | Schalter, nur in der Ansicht „Telefonie für Auftraggeber“ und nur mit dem Recht „Auswertungen des Teams“. Er blendet interne Karten aus, damit du den Bildschirm einem Auftraggeber zeigen kannst. |
| Pipelinephase (aktuell) | Unter „Erweitert“. Zählt nur Leads, die gerade in dieser Phase stehen. Es gibt keine rückwirkende Phasenzugehörigkeit. |
Zeitraum, Messart, Projekt, Mitarbeiter und Phase bleiben erhalten, wenn du aus einem Kontakt zum Dashboard zurückkehrst.
Karten lesen
Jede Zahl ist anklickbar. Ein Klick öffnet die zugrunde liegenden Vorgänge in einem Dialog (Kontaktname, Zeit, Zurechnung). „Weitere Vorgänge“ lädt die nächste Seite, ein Klick auf einen Eintrag öffnet den Kontakt.
Steht an einer Zahl „unbekannt“ oder „nicht berechenbar“, öffnet ein Klick eine Erklärung mit dem Grund, der Definition, der Quelle und dem Datenstand. Das passiert in diesen Fällen:
- Nenner null: Eine Quote ohne Grundgesamtheit zeigt keine Prozentzahl. „0 %“ steht nur, wenn die Null belegt ist.
- Fehlende Datengrundlage: Für die Zahl liegen keine Daten vor.
- Fehlendes Recht oder Modul: Der Grund nennt, was fehlt.
Bei Quoten stehen Zähler und Nenner dabei („3 von 10“). Hat der Ergebniskatalog des Projekts keine passende Ergebnisart, wird die Quote nicht berechnet, statt mit 0 zu rechnen.
Wichtige Zählregeln im Vertrieb
- Anwahlen (B) sind abgeschlossene, dokumentierte ausgehende Anrufe. Wählversuche ohne Dokumentation, technische Abbrüche und eingehende Anrufe zählen nicht in B.
- Erreicht (R) = G + D: Gatekeeper (G) plus direkt Entscheider (D). Entscheider (E) = D + F: F sind Entscheider, die du über einen Gatekeeper gesprochen hast.
- Erreichbarkeit und Entscheider von Erreichten (E/R) beziehungsweise Entscheider je Anwahl (E/B) sind eigene Quoten. Die Gatekeeper-Quote (G/B) und die bereinigte Durchstellquote (F geteilt durch G ohne „Entscheider abwesend“) stehen getrennt nebeneinander.
- Firmen zählen eine Kontaktkarte nur einmal, auch bei mehreren Anrufen oder Personen.
- Termine: Eine Erstbuchung ist der erste bestätigte Setting-Termin einer Chance. Verschiebungen und Nachfolgetermine nach einem No-Show sind keine neue Erstbuchung. Die Showrate ist gehaltene Termine geteilt durch gehaltene plus No-Shows. Offene fällige Termine senken die Abdeckung, nicht die Quote.
- Qualifiziert zählt eine Chance einmal. Closing 1 und 2 zählen gehaltene Gespräche in der Closing-Phase. „Gewonnen“ braucht einen belegten Abschluss, nie nur die aktuelle Phase eines Kontakts.
- Wer bekommt die Zahl? Die Showrate geht an die Person, die den Termin gelegt hat. Gesprächs- und Closing-Zahlen gehen an die durchführende Person. Absagen, Verschiebungen und offene Dokumentation bleiben beim Host des Termins.
- Gespeicherte Ergebnisse werden nie nachträglich neu bewertet. Ändert sich später der Ergebniskatalog, zählen alte Vorgänge unverändert.
- Anwahlen je Telefonstunde teilt B durch die anrechenbare Telefonzeit. Welche Zeit anrechenbar ist, bestimmt die Zeitregel des Projekts. Ohne Telefonzeit gibt es keine Quote.
Beträge
Beträge sind getrennte Größen und werden nie zu einem „Umsatz“ addiert: Offener Chancenwert (Prognose), Angebotswert, Auftragswert, Fakturiert, Bezahlt, Offen und Überfällig. Fehlt bei einer Chance der Wert, wird sie als „ohne Wert“ gezählt und nie als 0 summiert. „Periodischer Umsatz“ ist nicht berechenbar, weil Leadmode keine laufenden Verträge mit Laufzeit führt.
Pipeline, Diagramme, Herkunft
- Aktuelle Pipeline: Verteilung der Leads auf die Phasen. Ein Klick auf eine Phase setzt den Phasenfilter. Bei gewählter Herkunft zeigt die Karte den Hinweis, dass die Phasenzahlen für alle Herkünfte gelten.
- Herkunft und Kanalvergleich: Tabelle mit Eingekommen, Leads gesamt, Anwahlen, Erreichbarkeit, Terminquote und Bad Data je Herkunft.
- Ergebnis- und Einwanddetails: Mit „Diagramme anzeigen“ siehst du „Ergebnisse der Anwahlen“ (dokumentierte Anrufergebnisse) und „Einwände“. Die Einwände stammen aus der Gesprächsanalyse; abgelehnte Befunde zählen nicht.
- Aufschlüsselung: Bei vielen Karten erscheint ein Knopf „Nach Projekt“, „Nach Mitarbeiter“ oder „Nach Mitarbeiter und Projekt“. Er teilt dieselben Beobachtungen nach Gruppen auf. Ohne das Recht „Auswertungen des Teams“ gibt es nur „Nach Projekt“.
Aktualisierung
Das Dashboard aktualisiert sich bei neuen Ereignissen (zum Beispiel einem dokumentierten Anruf), höchstens alle paar Sekunden. Die Uhrzeit „Stand“ in der Kopfzeile zeigt den Datenstand. Gleiche Abfragen derselben Person werden kurz zusammengefasst.