Dateien und Ablage
Dateien am Kontakt und im Projekt hochladen, in Ordnern ordnen, ansehen und verschieben; Standardordner und Vorlagen.
Leadmode hat zwei Ablagen für Dateien: eine am Kontakt und eine am Projekt. Beide funktionieren gleich. Die Projektablage hat zusätzlich Unterordner.
- Kontakt: Kontaktkarte → Reiter Dateien.
- Projekt: Projektseite → Reiter Dateien, siehe Projekte.
Lesen (öffnen, herunterladen) darfst du mit der Stufe „Ansehen“ im Bereich „Dateien“ (Projektablage) beziehungsweise „Kontakte und Arbeitsliste“ (Kontaktablage). Hochladen, verschieben, löschen und Ordner verwalten brauchen „Bearbeiten“. Mehr unter Team und Kontingent.
Eine Datei hochladen
Öffne den Reiter Dateien am Kontakt oder Projekt.
Klicke auf Datei hochladen und wähle die Datei. Alternativ ziehst du Dateien vom Rechner in den Bereich. Zieh sie auf einen Ordner, landen sie dort.
Um direkt in einen Ordner hochzuladen, klicke am Ordner auf das Plus Datei in „Ordnername“ hochladen.
Eine Datei darf höchstens 10 MB groß sein. Erlaubt sind PDF, Textformate (TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML), Bilder (PNG, JPG, WebP) und Büroformate (DOCX, XLSX, PPTX, ODT, ODS, ODP).
Am Kontakt kannst du über Zuordnung eine Datei einem bestimmten Ansprechpartner zuordnen und danach filtern. „Firma / alle Ansprechpartner“ zeigt alles.
Mit Dateien arbeiten
Jede Datei zeigt ihre Größe und vier Knöpfe:
| Knopf | Wirkung |
|---|---|
| Öffnen (Auge) | Zeigt das Dokument in einer Vorschau an. |
| Herunterladen | Lädt die Datei auf deinen Rechner. |
| Verschieben | Öffnet „Datei verschieben“. Wähle den Zielordner („Ohne Ordner“ oder einen Ordner) und klicke auf Verschieben. Du kannst die Datei auch per Maus auf einen Ordner ziehen. |
| Löschen | Löscht die Datei nach einer Rückfrage. |
Ordner verwalten
Klicke auf Ordner für diesen Kontakt verwalten (am Kontakt) oder Ordner verwalten (am Projekt).
Gib einen Ordnernamen ein (bis 120 Zeichen).
Am Projekt wählst du bei Übergeordneter Ordner die Ebene: „Oberste Ebene“ oder einen bestehenden Ordner. Es gibt bis zu vier Ebenen. Am Kontakt sind die Ordner flach.
Klicke auf Erstellen.
Mit dem Stift benennst du einen Ordner um, mit dem Papierkorb löschst du ihn. Beim Löschen verschwinden auch seine Unterordner, die Dateien bleiben erhalten und liegen danach ohne Ordner. Neben jedem Ordner steht die Zahl seiner Dateien.
Standardordner
Damit nicht jedes Projekt und jeder Kontakt von vorn beginnt, legt deine Organisation Standardordner fest unter Einstellungen → Vertrieb → Standards, siehe Standards:
- Standardordner für Kontakte: gelten für alle Kontakte.
- Standardordner für Projekte: jedes Projekt erhält sie beim ersten Öffnen der Dateien. Hat ein Projekt noch keine Ordner, kannst du sie mit Standards laden holen.
- Standardordner für Mitarbeiter: für Personalunterlagen. Siehe Mitarbeiter.
Wer Standards später entfernt, löscht damit keine vorhandenen Ordner und Dateien.
Vorlagen
Im Reiter Vorlagen der Projektseite pflegst du die E-Mail-Vorlagen dieses Projekts. Wie sie aufgebaut sind, steht unter E-Mail-Vorlagen. Der Reiter Lernlog sammelt, was das Team über das Projekt gelernt hat. Schreibe dort nur Projektwissen, keine Angaben zu einzelnen Personen.