Aufgaben
Aufgaben und Wiedervorlagen am Kontakt anlegen und in der Inbox als Liste oder Board verwalten.
Eine Aufgabe ist ein Vorhaben mit Frist, etwa ein Rückruf, eine Mail oder eine Datenprüfung. Sie gehört zu einem Projekt, oft zu einem Kontakt. Ergebnisse wie „Rückruf vereinbart“ legen Aufgaben von selbst an. Du kannst sie aber auch von Hand anlegen. Alle Aufgaben siehst du in der Seitenleiste unter Übersicht → Inbox.
Aufgaben am Kontakt anlegen brauchen die Stufe „Bearbeiten“ im Projektbereich „Kontakte und Arbeitsliste“. Eine Aufgabe einer anderen Person zuweisen oder ändern darf die Projektleitung (Stufe „Leiten“). Sonst bearbeitest und erledigst du nur deine eigenen. Aufgaben und Listen anderer Mitarbeitender siehst du mit dem Recht „Auswertungen des Teams“ (Ansehen).
Eine Aufgabe am Kontakt anlegen
Öffne den Kontakt in der Arbeitsansicht, Reiter Bearbeitung, Block Aufgaben und Wiedervorlagen.
Klicke auf Neue Aufgabe.
Fülle das Formular aus (Tabelle unten) und klicke auf Aufgabe anlegen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Ansprechpartner | „Firma / gesamter Kontakt“ oder eine bestimmte Person. |
| Aufgabe | Titel, Pflicht. |
| Beschreibung | Freitext, lässt sich auch einsprechen. |
| Fällig | Datum und Uhrzeit. Vorbelegt ist in einer Stunde. |
| Art | Aufgabe, Anruf, E-Mail, Termin, Wiedervorlage, Daten prüfen oder Sonstiges. |
| Priorität | Niedrig, Normal, Hoch oder Dringend. |
| Zuständig | Nur für die Projektleitung sichtbar. Sonst bist du selbst zuständig. |
Die nächste offene Aufgabe zeigt Leadmode oben auf der Karte als Fällig:. Dort änderst du auch direkt die Wiedervorlage. Links auf der Karte stehen die offenen Aufgaben mit einem Häkchen zum Erledigen. Überfällige sind rot markiert.
Aufgaben bearbeiten und abschließen
In der Aufgabenliste am Kontakt hat jede Aufgabe einen Kreis zum Erledigen. Ein erneuter Klick öffnet sie wieder. Weitere Knöpfe:
- Aufgabe bearbeiten (Stift) öffnet das Formular.
- Starten setzt die Aufgabe auf „In Arbeit“, Offen setzt sie zurück.
- Absagen sagt die Aufgabe nach einer Rückfrage ab. Sie bleibt im Verlauf des Kontakts. Mit dem Pfeil Aufgabe wieder öffnen holst du sie zurück.
Der Status einer Aufgabe ist Offen, In Arbeit, Erledigt oder Abgesagt. Aufgaben, die aus einem Kalendertermin entstanden sind, lassen sich nur dort ändern: Der Knopf Termin öffnen führt in den Kalender.
Die Inbox
Die Inbox hat zwei Ansichten, die du oben wählst: Fälligkeit und Listen.
Ansicht „Fälligkeit“
Die Ansicht „Meine Aufgaben“ zeigt deine Aufgaben nach Frist, mit einem Countdown. Darüber filterst du:
| Filter | Werte |
|---|---|
| Aufgabenfilter | Offene Aufgaben, Alle Aufgaben, Fällig, Geplant, Erledigt, Abgesagt |
| Aufgabenart filtern | Alle Arten oder eine der sieben Arten |
| Projektfilter | Alle Projekte oder ein Projekt |
| Mitarbeiter filtern | Meine Aufgaben oder eine andere Person (nur mit dem Recht „Auswertungen des Teams“) |
Ein Klick auf „Projekt · Kontakt“ unter einer Aufgabe öffnet den Kontakt. Weitere Aufgaben lädt mehr nach.
Ansicht „Listen“
Die Listenansicht ist ein Board wie bei Google Tasks. Jede Liste ist eine Spalte.
- Aufgabe hinzufügen legt in einer Liste schnell eine Aufgabe an: Titel eintippen, optional Heute, Morgen oder Datum und Uhrzeit wählen, Hinzufügen.
- Die Standardliste eines Projekts trägt den Untertitel „Aufgaben aus Anrufen und Terminen“. Sie sammelt, was bei Anrufen und Terminen entsteht. Außerdem gibt es persönliche Listen („Nur für mich“), Projektlisten und, mit dem Recht „Auswertungen des Teams“, Mitarbeiterspalten mit allen Aufgaben einer Person über alle Projekte.
- Neue Liste erstellen legt eine Liste an. Du wählst unter Gehört zu „Nur für mich (persönlich)“, ein Projekt oder „Mitarbeiter“.
- Ziehe Aufgaben mit der Maus in eine andere Liste oder an eine andere Stelle. Alternativ wählst du im Menü der Aufgabe In Liste verschieben.
- Der Stern Markiert hebt Aufgaben hervor. Links filterst du mit Markiert.
- In der linken Leiste wählst du Alle Aufgaben, Projekte, Persönlich oder Mitarbeiter und blendest unter Listen einzelne Spalten ein oder aus. Filter hinzufügen speichert einen eigenen Filter nach Projekt, Priorität, Frist oder markierten Aufgaben.
- Das Menü einer Liste bietet Sortieren nach (Meine Reihenfolge, Frist, Zuletzt markiert, Titel), Nach links verschieben, Nach rechts verschieben, Umbenennen, Alle erledigten Aufgaben löschen und Liste löschen. Erledigte Aufgaben klappst du unter Erledigt auf.
Aufgaben ohne Kontakt (aus dem Board) löschst du über das Menü mit Löschen. Aufgaben an einem Kontakt sagst du ab.