Kontakte
Kontakte finden, filtern, anlegen und in ein anderes Projekt übertragen; Firma und Ansprechpartner verstehen.
Jeder Kontakt gehört genau einem Projekt. Du erreichst die Kontakte auf zwei Wegen:
- Unternehmen → Kontakte zeigt Kontakte aus allen Projekten, auf die du Zugriff hast.
- Die Arbeitsansicht eines Projekts zeigt nur dessen Kontakte, mit Arbeitslisten und weiteren Filtern. Du öffnest sie in der Seitenleiste unter CRM-Pipelines (Projekt anklappen und auswählen) oder auf der Projektseite mit Arbeitsliste beziehungsweise Kontakte bearbeiten. Details stehen unter Arbeitslisten.
Kontakte ansehen darfst du mit der Stufe „Ansehen“ im Projektbereich „Kontakte und Arbeitsliste“. Anlegen, bearbeiten, löschen und übertragen brauchen die Stufe „Bearbeiten“. Ohne sie sind die Knöpfe ausgegraut und nennen den Grund. Siehe Team und Kontingent.
Die Kontaktliste
Links steht die Liste, rechts die Kontaktkarte. Ein Klick auf einen Kontakt öffnet die Karte, Zur Liste bringt dich zurück. Jede Zeile zeigt Namen, Projekt und Firma. In der Arbeitsansicht kommen die aktuelle Phase als Chip und die nächste Fälligkeit dazu.
Suche
Das Feld Kontakte suchen sucht in Name, Firma, E-Mail, Telefonnummer sowie in allen Ansprechpartnern und Kanälen eines Kontakts. Dazu gilt:
- Gib ein bis fünf Wörter ein. Bei mehr Wörtern erscheint „Bitte ein bis fünf Suchwörter eingeben.“
- Es genügt der Wortanfang: „sim“ findet „Simon“.
- Mehrere Wörter müssen im selben Feld stehen, etwa im selben Namen oder in derselben E-Mail-Adresse.
- Telefonnummern findest du in jeder Schreibweise. „+49 170 1234567“, „0170 1234567“ und „1234567“ finden dieselbe Nummer. Ein Stück aus der Mitte einer Nummer findet sie nicht.
- Gibt es keine genauen Treffer, zeigt Leadmode ähnliche. Darüber steht „Ähnliche Treffer“.
Filter
| Filter | Wo | Werte |
|---|---|---|
| Projekt filtern | Kontaktliste unter Unternehmen | Alle Kontakte oder ein Projekt |
| Zuständigkeit filtern | Arbeitsansicht | Alle, Meine, Ohne Zuständigkeit |
| Herkunft filtern | Arbeitsansicht | Alle Herkünfte, Kalt, Warm, Website |
| Arbeitsliste | Arbeitsansicht | Fällige Leads, Phase oder Status, siehe Arbeitslisten |
Hinter den Werten der Zuständigkeit zeigt Leadmode, wie viele Kontakte passen. Die Herkunft (Kalt, Warm, Website) legst du je Kontakt fest, siehe Kontakt bearbeiten. Sie bestimmt, in welchem Block des Dashboards der Kontakt zählt.
Firma und Ansprechpartner
Ein Kontakt hat eine Art:
- Unternehmen hat einen Firmennamen und beliebig viele Ansprechpartner (bis zu 50).
- Person ist ein einzelner Mensch mit Vor- und Nachname, optional mit Firma und Position.
Telefonnummern und E-Mail-Adressen heißen Kanäle (Festnetz, Mobil, E-Mail, bis zu 100 je Kontakt). Zentrale Nummer und allgemeine E-Mail gehören zur Firma. Direktwahl, Mobilnummer und E-Mail gehören zum jeweiligen Ansprechpartner. Auf der Kontaktkarte links siehst du alle Ansprechpartner mit ihren Kanälen. Vom Kanal aus rufst du mit Anrufen an oder schreibst mit E-Mail.
Eine Kontaktsperre kannst du für den ganzen Kontakt, für einen Ansprechpartner oder für einen einzelnen Kanal setzen. Gesperrte Kanäle erscheinen durchgestrichen und werden nicht angerufen oder angeschrieben. Wie du die Struktur pflegst, steht unter Kontakt bearbeiten.
Ansprechpartner zählen nicht als eigene Kontakte. Phase, Zuständigkeit und Abschluss gehören immer zum ganzen Kontakt.
Einen Kontakt anlegen
Klicke auf Kontakt anlegen (oben rechts).
Wähle das Projekt. In der Arbeitsansicht ist das Projekt vorgegeben. Projekte, in denen du nichts bearbeiten darfst, sind nicht wählbar.
Wähle die Art (Unternehmen oder Person) und fülle die Stammdaten aus. Bei einem Unternehmen ist die Firma Pflicht.
Trage unter Kontaktdaten Kanäle und, bei Unternehmen, Ansprechpartner ein.
Klicke auf Speichern.
Viele Kontakte auf einmal bringst du per Import in ein Projekt, siehe Import und Export.
Einen Kontakt in ein anderes Projekt übertragen
Mit Kontakt übertragen erzeugst du im Zielprojekt eine eigenständige Kopie. Du findest den Eintrag im Menü Weitere Aktionen (drei Punkte) oben rechts auf der Kontaktkarte. Das Menü erscheint, wenn es mindestens ein anderes Projekt gibt, in dem du Kontakte bearbeiten darfst.
Wähle das Zielprojekt. Leadmode prüft dort auf Dubletten. Gibt es eine mögliche Dublette, steht ein Hinweis mit den Namen da und die Übertragung ist gesperrt. Prüfe den Kontakt dann zuerst im Zielprojekt.
Wähle unter Stammdaten, was mitkommt: Ansprechpartner, Kontaktkanäle und jedes ausgefüllte Stammdatenfeld einzeln. Der Name wird immer übernommen. Unter Eigene Felder wählst du die ausgefüllten eigenen Felder einzeln aus.
Klicke auf Kontakt übertragen.
Die Kopie hat eigene Kennungen. Nicht übernommen werden Projektstatus, Zuständigkeiten, Notizen und Aktivitäten. Eine Kontaktsperre bleibt erhalten. Das Original bleibt im alten Projekt. Beide Kontakte erscheinen oben auf der Karte als Projektbezüge: Ein Klick auf den Namen eines anderen Projekts wechselt zum zugehörigen Kontakt.
Einen Kontakt löschen
Öffne den Kontakt, klicke auf Bearbeiten und dann unten auf Löschen. Du bestätigst den Dialog „Kontakt löschen?“. Der Kontakt und seine manuellen Feldwerte werden dauerhaft gelöscht, Kopien in anderen Projekten bleiben erhalten. Dafür brauchst du die Stufe „Bearbeiten“ im Projekt.