Kontakt dokumentieren
Ergebnisse, Notizen, Phasen und Zuständigkeit festhalten und Termine, E-Mail und Telefon vom Kontakt aus nutzen.
Hier hältst du fest, was mit einem Kontakt passiert ist, und steuerst, wo er im Vertriebsablauf steht. Alle Knöpfe findest du auf der Kontaktkarte in der Arbeitsansicht eines Projekts. Wie du dorthin kommst, steht unter Kontakte.
Dokumentieren, Notizen und Phasenwechsel brauchen die Stufe „Bearbeiten“ im Projektbereich „Kontakte und Arbeitsliste“. Kontakte zuweisen dürfen nur Projektleitungen (Stufe „Leiten“) und Organisationsadmins. Ohne Recht sind die Knöpfe ausgegraut und nennen den Grund.
Ein Ergebnis dokumentieren
Nach einem Anruf, Termin oder einer Mail speicherst du ein Ergebnis. Es landet im Verlauf und kann die Phase, den Status und Folgeaufgaben verändern. Welches Ergebnis was auslöst, bestimmt der Vertriebsablauf, siehe Vertriebsablauf.
Klicke auf der Kontaktkarte auf Dokumentieren. Nach einem Anruf öffnet sich der Dialog mit dem beendeten Anruf vorbelegt.
Wähle oben die Dokumentationsart: Anrufergebnis, Chancenergebnis oder E-Mail-Ergebnis.
Wähle eine Ergebnisgruppe und darin das Ergebnis. Hat die Gruppe mehr als sechs Ergebnisse, blätterst du mit Weitere Ergebnisse.
Fülle die Felder, die das Ergebnis verlangt (Tabelle unten). Optional wählst du den Ansprechpartner und schreibst eine Gesprächsnotiz.
Klicke auf Speichern, oder auf Speichern und nächster Lead, um direkt den nächsten Kontakt der gewählten Arbeitsliste zu öffnen.
| Dokumentationsart | Ergebnisgruppen |
|---|---|
| Anrufergebnis | Nicht erreicht, Gatekeeper, Entscheider gesprochen, Sonstiges |
| Chancenergebnis | Closing und Angebot, Übergabe, Registrierung, Kunde |
| E-Mail-Ergebnis | Mail: Interesse, Mail: Rückfrage, Mail: Absage, Mail: Sonstiges |
Es erscheinen nur Gruppen und Ergebnisse, die der Ablauf des Projekts kennt. Welche Ergebnisse es gibt, legt deine Organisation fest.
Je nach Ergebnis fragt der Dialog zusätzlich:
| Feld | Wann |
|---|---|
| Untertyp (optional): Keine Angabe, Mailbox, Besetzt | bei „Nicht erreicht“ |
| Dokumentierte Rufnummer | bei einem Anrufergebnis, wenn der Kontakt Rufnummern hat |
| Bestätigte Buchung | wenn das Ergebnis einen gebuchten Termin zählt; Termine, die Leadmode automatisch erkannt hat, sind gekennzeichnet |
| Termin für | bei Rückruf oder Wiedervorlage; Datum und Uhrzeit |
| Sperrumfang: Dieser Kanal, Telefon, Alle Kanäle | bei Ergebnissen, die den Kontakt sperren |
| Angebotswert (€), Auftragswert (€) | bei Angebot und Auftrag |
| Grund, Nachweis | wenn das Ergebnis sie verlangt; bei Pflicht ohne Zusatz „(optional)“ |
Ist der ganze Kontakt gesperrt, kannst du kein neues Ergebnis dokumentieren.
Sofort-Ergebnisse
Rechts neben Dokumentieren steht die Gruppe Sofort speichern. Ihre Knöpfe, zum Beispiel „Nicht erreicht“, speichern das Ergebnis mit einem Klick, nehmen den beendeten Anruf mit und springen zum nächsten Lead der Arbeitsliste. Sie erscheinen für Ergebnisse ohne Pflichtangabe und ohne Folgetermin. Tastenkürzel für alle Aktionen findest du unter Tastenkürzel. Läuft der Power Dialer, wählt er den nächsten Lead selbst.
Registrierung
Hat das Projekt Ergebnisse der Gruppe „Registrierung“, erscheint zusätzlich Registrierung dokumentieren. Der Dialog bietet zwei Wege: „Ich habe ihn registriert“ und „Er hat sich selbst registriert“. Leadmode lässt je Firma nur eine Registrierung zu.
Ein Ergebnis korrigieren
Im Reiter Verlauf steht an Ergebnissen der Knopf Korrigieren. Er öffnet den Dialog „Ergebnis korrigieren“. Wähle das richtige Ergebnis und trage einen Korrekturgrund ein. Das alte Ergebnis bleibt sichtbar, durchgestrichen und mit dem Grund. Ein Termin lässt sich so nicht korrigieren.
Notizen
Klicke auf Notiz. Die Karte wechselt zum Verlauf und öffnet das Notizfeld. Wähle optional den Ansprechpartner (Standard: „Firma / gesamter Kontakt“), schreibe den Text und klicke auf Speichern. Schließen klappt das Feld zu, ein angefangener Text bleibt erhalten.
Der Verlauf
Der Reiter Verlauf zeigt jeden Eintrag mit Zeit, Person, Rolle, in der sie handelte, und Projekt. Du kannst nach Kategorien filtern: Anrufe, Notizen, Ergebnisse und Termine, Aufgaben und Änderungen. Bei gebuchten Terminen gibt es WhatsApp, um die Terminbestätigung als Nachricht zu teilen. Ältere Einträge lädst du nach.
Phase, Status und Zuständigkeit
Die Phase sagt, wo der Kontakt im Verkauf steht (zum Beispiel Neu, Kontaktierung, Erstgespräch, Gewonnen). Der Status ist die Unterphase, zum Beispiel „Rückruf vereinbart“. Beides siehst und änderst du oben links auf der Karte:
- Phase: und Status: sind Auswahlfelder. Eine Änderung speichert sofort. Bei „Gewonnen“ und „Verloren“ wechselt Leadmode zum Reiter Bearbeitung: Dort trägst du den Abschlussgrund ein und speicherst mit Stand speichern.
- Fällig: zeigt die nächste Wiedervorlage. Ein Klick öffnet Fällig am mit Speichern.
- Ein Knopf Von „A“ in die nächste Phase „B“ übertragen schiebt den Kontakt eine Phase weiter.
Der Reiter Bearbeitung zeigt dasselbe ausführlich:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Zuständig | Wer den Kontakt bearbeitet. „Nicht zugewiesen“ ist möglich. |
| Phase, Unterphase | Stand im Vertriebsablauf. |
| Erwartungswert (€) | Wert der Chance. Leer: der Standardwert des Projekts. |
| Auftragswert (€) | Nur in der Phase „Gewonnen“. |
| Abschlussgrund | Pflicht bei „Gewonnen“ und „Verloren“. |
Klicke auf Stand speichern. Solange Änderungen ungespeichert sind, sperrt Leadmode die Schnellauswahl oben. Phasen der Nachbearbeitung (nach dem Abschluss) sind erst wählbar, wenn der Kontakt „Gewonnen“ ist.
Kontakte zuweisen
Ein neuer Kontakt hat keine Zuständigkeit. Die Regeln:
- Projektleitung und Admins weisen jeden Kontakt jeder Person im Projekt zu und können die Zuweisung aufheben.
- Alle anderen übernehmen einen freien Kontakt für sich. Sie können ihn nur sich selbst zuweisen, die Zuweisung an eine andere Person nicht ändern und nicht aufheben. Eine andere Phase als „Neu“ setzen sie erst, nachdem sie den Kontakt selbst übernommen haben.
In die Arbeitsliste „Alle fälligen Leads“ kommen nur freie oder dir zugewiesene Kontakte, siehe Arbeitslisten.
Aufgaben am Kontakt
Im Reiter Bearbeitung findest du Aufgaben und Wiedervorlagen mit Neue Aufgabe. Links auf der Karte stehen die offenen Aufgaben des Kontakts mit einem Häkchen zum Erledigen. Alles dazu unter Aufgaben.
Termin, E-Mail und Telefon
- Termin öffnet die Buchung, siehe Termine buchen.
- E-Mail öffnet das Fenster zum Schreiben, siehe Postfach. Bei gesperrtem Kontakt fehlt der Knopf.
- Die Telefonknöpfe und die Nummern in der Ansprechpartnerliste rufen an, siehe Anrufen.