Postfach
Eingang und Gesendet in Leadmode lesen, antworten, neue E-Mails schreiben und Nachrichten Kontakten zuordnen.
Das Postfach ist der E-Mail-Knopf unten rechts neben dem Chat. Ein Klick öffnet ein großes Fenster mit Ordnern, Liste und Leseansicht. Ein Zähler am Knopf zeigt die ungelesenen Nachrichten. Mit Escape oder dem X schließt du es wieder. Chat und Postfach sind nie gleichzeitig offen.
Voraussetzung ist ein verbundenes Postfach mit eingeschaltetem Postfach in Leadmode anzeigen (siehe E-Mail-Konto verbinden). Sonst zeigt das Fenster „Noch kein Postfach eingerichtet“ und führt mit Zu den Einstellungen dorthin.
Welche Postfächer du siehst
Du siehst dein eigenes Postfach sowie Organisationspostfächer, die dir freigegeben sind. Bei mehreren Postfächern wählst du oben links unter Postfach ein einzelnes oder Alle Postfächer. Admins lesen keine persönlichen Postfächer anderer Mitarbeiter.
Ordner, Liste, Filter
Links wählst du den Ordner. Es erscheinen die Ordner, die das Postfach tatsächlich hat: Eingang, Entwürfe, Gesendet, Archiv, Spam, Papierkorb. Der Eingang ist immer da. Der Filter zeigt Alle, Ungelesen oder Markiert. Ungelesene Nachrichten haben einen blauen Punkt und sind fett. Die Liste lädt beim Scrollen weitere Nachrichten nach (Weitere laden). Auswahl von Postfach, Ordner und Filter merkt sich Leadmode.
Eine Suche in Betreff, Absender und Inhalt gibt es nicht.
Nachrichten lesen
Ein Klick auf eine Nachricht öffnet die Leseansicht mit Absender, Empfängern, Datum, Text, Anhängen und, falls vorhanden, dem Gespräch (weitere Nachrichten desselben Verlaufs). Die Nachricht gilt beim Öffnen als gelesen.
Die Leiste über der Nachricht bietet:
| Aktion | Wirkung |
|---|---|
| Antworten, Allen antworten | Öffnet das Schreiben mit Empfängern und Betreff. |
| Markieren / Markierung entfernen | Setzt oder entfernt den Stern. |
| Als gelesen / ungelesen markieren | Wechselt den Zustand. |
| Archivieren | Nur, wenn das Postfach einen Archivordner hat. |
| Löschen | Verschiebt in den Papierkorb. Nichts wird auf dem Mailserver endgültig gelöscht. |
| Externe Bilder laden | Externe Bilder sind aus Sicherheitsgründen zunächst blockiert. |
Anhänge lädst du per Klick auf den Dateinamen. Sie liegen nicht in Leadmode, sondern werden beim Klick vom Mailserver geholt. Sehr große Nachrichten werden nur teilweise angezeigt.
Lesen, Markieren, Archivieren und Löschen gelten in Leadmode sofort und werden danach auf dem Mailserver nachgezogen.
Neue E-Mail und Antworten
Klicke oben rechts auf Neue E-Mail. Der Absender ist das gewählte Postfach (bei „Alle Postfächer“ dein eigenes); bei mehreren Postfächern wählst du unter Von.
- An und Cc: Adressen eintragen. Cc blendest du mit Cc hinzufügen ein.
- Vorlage: füllt Betreff und Text. Offene Platzhalter trägst du unter Noch auszufüllen ein, vorher lässt sich nicht senden. Mehr unter E-Mail-Vorlagen.
- Mit KI optimieren: erzeugt einen Vorschlag, den du neben deinem Text siehst. Er ändert nichts, bis du auf Übernehmen klickst; Original wiederherstellen macht es rückgängig.
- Linkbausteine: bis zu drei Links mit Bezeichnung und
https://-Adresse, die als eigener Absatz unter dem Text stehen. Die KI ändert sie nicht. - Anhang: höchstens fünf Dateien, zusammen höchstens 10 MB. Gesperrte Dateitypen werden abgelehnt.
- Ursprüngliche Nachricht zitieren: Schalter bei Antworten.
- Wird mitgesendet: zeigt Signatur, Fußzeile und Vorschau. Fehlen Fußzeile oder dein Name im Profil, steht dort ein Hinweis und Senden bleibt gesperrt.
Mit Senden geht die E-Mail über das gewählte Postfach raus, im Design deiner Organisation. Eine Kopie liegt danach in „Gesendet“. Bei Kontakten mit Kontaktsperre wird nicht gesendet.
Ist der Ausgang unklar (zum Beispiel nach einer Zeitüberschreitung), erscheint Ausgang unklar. Jetzt prüfen sucht die Mail im Ordner „Gesendet“, ohne erneut zu senden. Als neue E-Mail senden sendet nach einer Rückfrage ein zweites Mal. Nutze das nur, wenn die Mail wirklich nicht im Ordner „Gesendet“ liegt.
Antworten auf Lead-Mails
Antwortest du aus dem Reiter E-Mails eines Kontakts auf eine Nachricht, zeigt das Schreibfenster oben Kontakt, Projekt, Originalnachricht und das Postfach der Ursprungsmail. Die Antwort geht nur über dieses Postfach, ein Ersatz ist ausgeschlossen. Ist es nicht verbunden, nicht freigegeben oder nicht eindeutig, steht ein Hinweis und Senden ist gesperrt. Du brauchst außerdem das Recht, im Projekt zu senden.
Zuordnung zu Kontakten
Leadmode vergleicht die Adresse der Gegenstelle mit den E-Mail-Adressen aller Kontakte und Ansprechpartner in deinen Projekten.
| Fall | Ergebnis |
|---|---|
| Genau ein Kontakt passt | Die Nachricht wird automatisch zugeordnet. Oben in der Leseansicht steht Kontakt: Name. |
| Mehrere Kontakte passen | In der Liste steht Zuordnen, in der Leseansicht E-Mail muss manuell zugeordnet werden. |
| Kein Kontakt passt | Keine Zuordnung. |
Bei manueller Zuordnung wählst du im Dialog E-Mail zuordnen den Kontakt (ein Kontakt in mehreren Projekten erscheint je Projekt) und klickst auf Zuordnen. Eine Zuordnung änderst du mit Zuordnung ändern, ersatzlos entfernen lässt sie sich nicht. Zuordnen ohne passende Adresse per freier Kontaktsuche gibt es nicht.
Zugeordnet werden nur Nachrichten, die nach der Anbindung des Postfachs eingehen. Ältere Nachrichten, auch die beim ersten Abruf geladenen, bleiben ohne Zuordnung. Schaltest du Postfach in Leadmode anzeigen aus und wieder ein, beginnt die Zuordnung neu.
Reiter „E-Mails“ am Kontakt
Zugeordnete Nachrichten liegen verschlüsselt am Kontakt und erscheinen im Reiter E-Mails der Kontaktkarte, auch für Projektmitglieder ohne Zugriff auf das Postfach. Ein Klick öffnet die Nachricht in einer schmalen Vorschau neben dem Chat, nur zum Lesen. Dort startet Antworten das Schreiben im Postfach. Der Knopf Neue E-Mail verfassen schreibt dem Kontakt direkt, sofern er eine E-Mail-Adresse hat und nicht gesperrt ist. Anhänge gibt es nur, solange die Nachricht noch im Postfach liegt.
Synchronisierung
- Leadmode hält eine dauerhafte Verbindung zum Mailserver (IMAP) und holt Neues, sobald es eintrifft. Es gibt keinen Abruf im Takt und kein Neuladen von Hand.
- Beim ersten Abruf kommen höchstens die letzten 30 Tage und 300 Nachrichten je Ordner. Nachrichten älter als 365 Tage verlassen den Spiegel in Leadmode, bleiben aber auf dem Mailserver.
- Über dem Fenster steht ein Hinweis, wenn der Abruf läuft („Nachrichten werden abgerufen …“), die Anmeldung fehlgeschlagen ist (dann Zugangsdaten prüfen, ggf. Postfach trennen und neu verbinden) oder der Mailserver nicht erreichbar ist (Leadmode versucht es erneut).
- Es gibt keinen Push, wenn der Browser geschlossen ist.
Grenzen
Nicht vorhanden sind Suche, eingebettete Bilder im Text, Weiterleiten, Bcc und das Speichern eigener Entwürfe im Schreibfenster.
Datenschutz
Betreff, Adressen, Vorschau und Inhalt speichert Leadmode verschlüsselt. HTML wird bereinigt, externe Bilder und Zählpixel bleiben blockiert, bis du sie lädst.