Aufzeichnungen
Wie Anrufe aufgenommen werden, welche Zustimmungsfrage es gibt und wie du Aufnahmen abspielst und transkribierst.
Anrufe können aufgezeichnet werden. Aufnahmen hörst du am Kontakt im Verlauf und gesammelt auf der Seite Aufzeichnungen (Menü Übersicht → Aufzeichnungen). Diese Seite beschreibt nur, was Leadmode tut. Welche Zustimmung du für Aufnahmen brauchst, entscheidest du selbst.
Wann ein Anruf aufgenommen wird
Ob aufgenommen wird, hängt vom Kontakt ab.
- Pro Kontakt: Im Kontakt, Reiter Einstellungen, steht der Schalter Anrufe aufnehmen (Ja / Nein). Er gilt für alle neuen Anrufe bei diesem Kontakt. Neue Kontakte haben ihn eingeschaltet.
- Ausgehender Anruf: Ist der Schalter an, fragt Leadmode vor dem Anruf Liegt die Zustimmung zur Aufnahme vor?. Ja, mit Aufnahme startet den Anruf mit Aufnahme, Nein, ohne Aufnahme ohne. Ist der Schalter aus, fragt Leadmode nicht und nimmt nicht auf. Deine Antwort wird zum Anruf gespeichert.
- Power Dialer: Die Frage kommt vor jedem Anruf, du kannst sie in den Einstellungen abschalten. Dann wird ohne Aufnahme gewählt (siehe Power Dialer).
- Eingehender Anruf: Aufgenommen wird, wenn genau ein Kontakt zur Nummer passt und bei ihm der Schalter an ist, oder wenn der Anrufer unbekannt ist. Eine Zustimmungsfrage gibt es hier nicht (siehe Eingehende Anrufe).
- Freie Nummer: Anrufe über das Feld Nummer wählen … werden nie aufgenommen.
Aufgenommen wird auf zwei Kanälen: dein Teil und der Teil des Kunden getrennt. Deshalb kann Leadmode Sprechanteile und ein Gespräch mit Sprecherwechsel anzeigen.
Aufnahme abspielen
Nach dem Auflegen meldet der Anbieter die Aufnahme erst später. Am Anruf im Verlauf steht solange Aufnahme wird verarbeitet, danach Aufnahme wird gespeichert. Sobald sie bereit ist, erscheint ein Audioplayer.
Der Player zeigt Wellenformen beider Seiten (du oben, der Kontakt unten), Abspielen und Pausieren, die Wiedergabeposition und die Geschwindigkeit, die du mit einem Klick wechselst. Darunter stehen die geschätzten Sprechanteile. Wurde beim Speichern Stille entfernt, nennt der Player die entfernte Zeit. Die gespeicherte Aufnahme kann deshalb kürzer sein als das Gespräch. Schlägt das Laden fehl, hilft Aufnahme erneut laden.
Aufbewahrung
An jeder Aufnahme steht, wann sie gelöscht wird, zum Beispiel Wird in 5 Tagen gelöscht. Die Farbe wechselt von grün über gelb zu rot, wenn die Frist näher rückt. Nach Ablauf verschwindet der Player, bis zur Löschung im Speicher steht Abgelaufen · Löschung ausstehend. Gespräch und Notizen bleiben erhalten. Die Frist beträgt nach der Voreinstellung für neue Aufnahmen 7 Tage; die genaue Restzeit zeigt Leadmode an der Aufnahme. Auf der Seite Aufzeichnungen weist eine Warnzeile auf Aufnahmen hin, die in den nächsten 7 Tagen ablaufen.
Transkript und Audioanalyse
Transkribieren kann, wer im Projekt schreiben darf. Am Player steht der Knopf Audio analysieren. Er startet die Audioanalyse; dabei werden beide Kanäle transkribiert. Der Status erscheint darunter: Transkription wartet …, Beide Kanäle werden transkribiert … oder Transkription fehlgeschlagen (dann Audio erneut analysieren). Die Analyse hängt von den Einstellungen der Audioanalyse ab (siehe KI-Analysen).
Ist das Transkript fertig, steht die Schaltfläche Erfolgreich transkribiert. Sie klappt das Gespräch auf, als Dialog mit Sprecherwechsel. Das Symbol daneben kopiert das Transkript (Transkript kopieren). Sind keine Wörter erkannt, steht dort Keine Sprache erkannt.
Erkennt die Analyse einen Termin, zeigt Leadmode über dem Transkript Erkannter Termin. Er lässt sich per WhatsApp oder im Projektchat teilen und, wenn ein externer Kalender verbunden ist, mit Im Kalender nachtragen eintragen. Der Hinweis dort gilt: KI kann Fehler machen.
Die Seite Aufzeichnungen
Übersicht → Aufzeichnungen hat oben einen Umschalter Aufzeichnungen / Live. Die Ansicht Live ist für Admins mit dem Recht Telefonie einrichten (siehe Mithören); ohne das Recht ist sie gesperrt.
In der Ansicht Aufzeichnungen wählst du den Zeitraum und filterst nach Projekt und Mitarbeiter. Du siehst die Aufnahmen der Projekte, auf die du Zugriff hast. Der Überblick zeigt:
| Kachel | Inhalt |
|---|---|
| Aufnahmen | Anzahl im Zeitraum |
| Gesprächszeit | Summe der Aufnahmedauer |
| Transkribiert | Aufnahmen mit Transkript von allen |
| Eigener Sprechanteil | Geschätzter Sprechanteil der Mitarbeiter in den gezeigten Aufnahmen. Darunter steht, wie viele Aufnahmen ausgewertet wurden. |
Darunter listet Aufnahmen jede Aufnahme mit Name, Mitarbeiter, Projekt und Zeit, mit Dauer, Sprechanteil und einem Symbol, wenn ein Transkript vorliegt. Ein Klick klappt die Zeile auf: Player, Transkript anzeigen / Transkript ausblenden und Kontakt öffnen. Mit Weitere Aufnahmen lädst du nach. Testaufnahmen sind mit Test markiert.
Grenzen
Es gibt kein Herunterladen der Audiodatei, nur das Abspielen in Leadmode und das Kopieren des Transkripts.