Import und Export
Kontakte aus einer CSV- oder XLSX-Datei importieren, Spalten zuordnen, Dubletten prüfen und Daten wieder exportieren.
Du findest alles im Menü unter Unternehmen → Import / Export. Die Seite zeigt Kacheln: „Kontakte importieren“, „Leads recherchieren“, „Frühere Importe“, „Projekte exportieren“, „Info-Mail-Liste“ und „Ergebnisexport“. Wenn bei dir Finanzen freigeschaltet sind, kommt „Belege exportieren“ dazu.
Zum Importieren brauchst du im gewählten Projekt das Recht „Import und Export“ auf Stufe „Importieren“ (Projektfunktionen Projektleitung, Vertriebler und Reservevertriebler haben es, „Lesen“ nicht). Projekte, in denen dir das fehlt, sind in der Auswahl gesperrt und mit „Kein Recht zum Import“ markiert. Mehr dazu unter Rollen und Rechte.
Kontakte importieren
Wähle oben ein Projekt. Dorthin kommen alle importierten Kontakte. Der Import läuft in vier Schritten, die oben als Leiste stehen: Datei, Zuordnen, Prüfen, Importieren. Erledigte Schritte kannst du anklicken, spätere erst, wenn sie erreichbar sind.
Datei wählen
Wähle zuerst, woher deine Daten kommen („Woher kommen deine Daten?“). Zur Auswahl stehen CRM-Systeme (Close, HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Zoho CRM, Freshsales, Copper), Cold-Calling- und Sales-Engagement-Werkzeuge (Dialfire, Instantly, Apollo, Outreach, Salesloft), Tabellen (Excel, Google Sheets) und „Anderes System“. Zu den meisten Systemen zeigt Leadmode eine kurze Anleitung, wie du die Datei dort exportierst. Bei Freshsales, Copper, Dialfire, Salesloft und „Anderes System“ ist die Anleitung allgemein gehalten.
Dann wählst du die Datei über „CSV- oder XLSX-Datei wählen“. Mit „Was steht in der Datei?“ legst du fest, ob jede Zeile ein Unternehmen oder eine einzelne Person ist. Eine Datei enthält immer nur eine Art.
Das Feld Quellenname ist mit dem gewählten System vorbelegt (zum Beispiel „close“). Lass den Namen bei wiederholten Importen gleich: Daran erkennt Leadmode die externe ID eines Datensatzes wieder und legt ihn nicht doppelt an.
Hast du keine Datei zur Hand, lädst du mit „Leere Vorlage herunterladen“ eine CSV mit allen Spaltenüberschriften herunter.
Grenzen:
- CSV (Trennzeichen Semikolon, Komma oder Tabulator) und XLSX mit genau einem befüllten Blatt.
- Erste Zeile: eindeutige Spaltenüberschriften. Leere und doppelte Überschriften macht Leadmode eindeutig („Spalte 3“, „Name (2)“).
- Höchstens 20 MB, 50.000 Datenzeilen und 200.000 Zeichen je Zelle.
- Je Import sind höchstens 100 Spalten zugeordnet.
Spalten zuordnen
Hier entscheidest du, welche Spalte deiner Datei in welches Feld kommt. Mindestens eine Angabe muss zugeordnet sein: Name, Firma oder Vorname und Nachname. Fehlt das, steht „Es fehlt noch Name, Firma oder Vor- und Nachname.“
Oben zeigt eine Zusammenfassung, wie viele Spalten versorgt sind. Dort stehen auch die Knöpfe:
| Knopf | Wirkung |
|---|---|
| Automatisch zuordnen | Ordnet Spalten anhand ihrer Überschrift bekannten Feldern zu und schlägt neue Felder vor. |
| Offene als neue Felder anlegen | Legt aus allen noch offenen Spalten mit Inhalt neue Felder an. |
| Neue Felder zurücknehmen | Nimmt die vorgeschlagenen neuen Felder wieder zurück. |
| Zuordnung zurücksetzen | Entfernt alle Zuordnungen und neuen Felder. Die Datei bleibt geladen. |
Die Tabelle darunter listet jede Spalte mit Anzahl der Werte, erkanntem Inhaltstyp und Beispielen. In der Spalte „Wohin damit?“ wählst du ein Zielfeld, „Nicht importieren“ oder legst mit Neues Feld ein eigenes Feld an. Filter über der Tabelle: „Offen“, „Zugeordnet“, „Neue Felder“, „Ausgeblendet“ und „Alle“; mit „Spalte suchen“ findest du eine Spalte nach Namen.
Leere Spalten, Duplikate anderer Spalten und typische Systemwerte von Anbietern (Zähler, Zeitstempel, interne Kennungen) sind ausgeblendet und werden nicht importiert. Über den Reiter „Ausgeblendet“ kannst du sie trotzdem als neue Felder anlegen.
Neue Felder: Für jede neue Spalte legst du Namen, Inhaltsart und „Gilt für“ fest. Die Inhaltsart erkennt Leadmode aus den Werten (Text, Zahl, Datum und weitere). Unter „Neue Felder gelten für“ wählst du, ob sie nur für dieses Projekt oder für die ganze Organisation gelten. Organisationsfelder legen nur Admins an, Projektfelder auch die Projektleitung. Die Felder entstehen erst, wenn der Import läuft. Passt ein Teil der Werte nicht zum erkannten Typ, weist Leadmode darauf hin und legt das Feld im Zweifel als Text an.
Herkunft dieser Liste: Wähle „Kalt“ (selbst recherchiert, gekauft oder importiert und aktiv angerufen), „Warm“ (hat sich gemeldet oder ist bekannt) oder „Website“ (kommt über Formular oder Anzeige herein).
Unpassende Werte leer lassen: Ist der Schalter an, bleibt eine Zeile erhalten, auch wenn ein Wert nicht zur Inhaltsart seines eigenen Felds passt. Der Wert bleibt dann leer. Ist er aus, wird die ganze Zeile abgelehnt.
Telefonnummern validieren: Ist eine Telefonspalte zugeordnet, kannst du die Nummern vor dem Import über Twilio Lookup prüfen lassen. Nummern ohne Ländervorwahl liest Leadmode als deutsche Nummern. Das Ergebnis erscheint als zusätzliche Spalten in der Datei (zum Beispiel „Telefon gültig“, „Leitungsart“). Optional entfernst du ungültige Nummern. Die Prüfung der Leitungsart ist bei Twilio kostenpflichtig. Das geht nur, wenn die Telefonie eingerichtet ist; sonst steht dort ein Hinweis mit Link in die Einstellungen. Siehe Telefonie einrichten.
Prüfen
Klicke auf Zuordnung prüfen. Leadmode prüft die ersten 50 Zeilen, ohne etwas zu speichern, und zeigt, wie sie ankommen würden. Gibt es Fehler, siehst du die Zeilen und den Grund (zum Beispiel „Die E-Mail-Adresse ist ungültig“). Passen Werte nicht zum Feldtyp, steht je Spalte, wie viele es sind und ob die Zeilen abgelehnt werden oder der Wert leer bleibt.
Beim eigentlichen Import wird jede Zeile noch einmal geprüft. Fehlerhafte Zeilen werden übersprungen und aufgelistet, die übrigen laufen durch.
Importieren
Klicke auf Jetzt importieren. Eine Fortschrittsleiste zeigt die verarbeiteten Zeilen. Mit Pausieren hältst du den Import an. Auch wenn er unterbrochen wird, geht nichts doppelt hinein: Wähle zum Fortsetzen dieselbe Datei mit derselben Zuordnung noch einmal und klicke auf „Jetzt importieren“.
Am Ende steht, wie viele Kontakte neu angelegt wurden, wie viele schon vorhanden waren, wie viele zu prüfen sind und wie viele abgelehnt wurden. „Neuen Import starten“ beginnt von vorn.
Dubletten prüfen
Leadmode gleicht jede Zeile mit den vorhandenen Kontakten des Projekts ab: über die externe ID der Quelle sowie über E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Namen. Eindeutige Treffer gelten als „schon vorhanden“ und werden nicht neu angelegt. Bestehende Kontakte werden beim Import nicht überschrieben.
Unklare Fälle landen in einer Prüfliste: Die Zeile passt zu mehreren vorhandenen Kontakten, oder E-Mail oder Telefon passen zu einem Kontakt, der Name aber nicht. Du erreichst sie über Mögliche Dubletten prüfen nach dem Import oder über Dubletten prüfen bei einem früheren Import. Im Fenster „Dubletten prüfen“ siehst du je Zeile links die Daten aus der Datei und rechts die vorhandenen Kandidaten. Entscheide je Zeile:
- Ist derselbe Kontakt: Die Zeile wird dem vorhandenen Kontakt zugeordnet. Seine Daten bleiben unverändert, Leadmode führt nichts zusammen.
- Trotzdem neu anlegen: Es entsteht ein neuer Kontakt.
- Verwerfen: Die Zeile wird nicht übernommen.
Solange eine Zeile nicht entschieden ist, ist sie nicht übernommen.
Frühere Importe
Unter Frühere Importe siehst du die Importe des gewählten Projekts mit Fortschritt und Status „Abgeschlossen“ oder „Unterbrochen“. Dort öffnest du die Dublettenprüfung und lädst über Ergebnis herunterladen eine CSV mit Zeilennummer, Status, Grund und Kontakt-ID herunter.
Kontakte exportieren
Die Kachel Projekte exportieren führt durch drei Schritte:
- Projekte: Wähle ein oder mehrere Projekte („Alle“ und „Keins“ helfen bei vielen Projekten).
- Inhalte: Wähle, welche Spalten in die Datei kommen. Sie sind in Gruppen geordnet: Kontakt, Adresse, Erreichbarkeit, Bearbeitung (Phase und nächste Fälligkeit), weitere Stammdaten, Ansprechpartner und Kanäle sowie „Eigene Felder“.
- Zeitraum und Format: Optional grenzt du den Zeitraum nach dem Anlagedatum ein („Angelegt von“ und „Angelegt bis“). Als Format wählst du Excel (Tabelle mit fixierter Kopfzeile) oder CSV (Textdatei, Trennzeichen Semikolon). Dann klickst du auf Exportieren.
Exportiert werden nur Kontakte, die du sehen darfst. Der Dialog „Kontakte exportieren“ lässt sich auch aus der Projektzentrale öffnen.
Ergebnisexport
Die Kachel Ergebnisexport liefert dokumentierte Ergebnisse eines Projekts, entweder je Aktivität oder als letztes Ergebnis je Firma, für einen Zeitraum („Von“, „Bis“). Du wählst zwischen der Fassung Intern und der Kundenfassung. Die Kundenfassung enthält keine Mitarbeiternamen und hält Notizen mit internen Inhalten zurück. Mit dem Schalter „Notizen mitnehmen“ nimmst du zulässige Notizen in die Datei auf. Unter der Auswahl siehst du eine Vorschau mit den ersten 100 Zeilen; der Download erfolgt als Excel oder CSV. Den Ergebnisexport dürfen nur die Projektleitung und Organisationsadmins nutzen. Ein Download ist kein Versand an den Kunden.
Info-Mail-Liste und Belegexport
Die Info-Mail-Liste erklärt die Seite Info-Mail-Liste. Der Belegexport (Angebote, Aufträge und Rechnungen als ZIP-Archiv mit Originalen) gehört zu den Finanzen.
Grenzen
- Ein Import hat keinen serverseitigen Dateispeicher: Zum Fortsetzen wählst du die Datei erneut.
- Unbeaufsichtigte Importe im Hintergrund gibt es nicht. Lass das Fenster offen, bis der Import durch ist.
- Aus Spalten wie
primary_contact_*(Close) entstehen keine Ansprechpartner automatisch. Du kannst sie als Felder übernehmen oder die Spalte „Ansprechpartner“ im JSON-Format der Leadmode-Exporte verwenden. - Der Export liefert die Felder der Organisation und des gewählten Projekts. Bereits gelöschte Felddefinitionen kommen nicht mehr mit.