Vertriebsablauf
Vorlagen für Phasen und Ergebnisse anlegen, Projekten zuweisen und pro Projekt anpassen.
Einstellungen → Vertrieb → Vertriebsablauf. Du brauchst das Recht „Organisation und Standards“ (Admins haben es immer).
Ein Vertriebsablauf legt fest, wie dein Team einen Kontakt durch den Vertrieb führt: welche Phasen es gibt, welche Ergebnisse beim Dokumentieren zur Wahl stehen und was danach automatisch passiert. Dein Team sieht davon nur die passenden Knöpfe.
Der Weg in drei Schritten
- Vorlage wählen: eine Systemvorlage nehmen oder eine eigene anlegen.
- Projekten zuweisen: jedes Projekt bekommt einen Ablauf.
- Pro Projekt anpassen: Änderungen gelten nur für dieses Projekt.
Vorlagen
Unter Vorlagen stehen drei Arten:
| Art | Was sie ist |
|---|---|
| Standard | Der Standardablauf der Organisation. Er gilt für alle Projekte ohne eigene Vorlage. |
| Systemvorlagen | Von Leadmode mitgeliefert, nur ansehen und kopieren: Full Cycle, Opening und Erstgespräch, Kaltakquise, E-Mail-Support |
| Eigene Vorlagen | Deine eigenen |
Die Systemvorlagen unterscheiden sich im Umfang: „Full Cycle“ reicht von der Kaltakquise bis zum Kunden, „Opening und Erstgespräch“ endet bei der Übergabe, „Kaltakquise“ endet beim vereinbarten Erstgespräch, „E-Mail-Support“ beantwortet eingegangene Mails ohne Anrufe und Termine.
Jede Karte zeigt Anzahl der Phasen und Ergebnisse und wie viele Projekte sie verwenden. Knöpfe:
- Neue Vorlage: du gibst einen Namen und eine Beschreibung ein und wählst bei „Start mit“ die Grundlage.
- Bearbeiten oder Ansehen: öffnet den Editor.
- Kopie anlegen (Systemvorlage) oder Duplizieren: legt eine eigene Kopie an.
- Papierkorb (nur eigene): löscht die Vorlage. Projekte, die sie früher bekommen haben, behalten ihren Ablauf.
Einem Projekt zuweisen
Unter Projekte steht jedes Projekt mit einer Auswahl „Vorlage für Projektname“. Wählst du eine andere Vorlage, öffnet sich der Dialog Vorlage zuweisen. Stehen im Projekt Kontakte in Phasen, die es im neuen Ablauf nicht gibt, ordnest du ihnen unter „Zuordnung der Kontakte“ neue Phasen zu. Dann klickst du auf „Zuweisen“. Gibt es nichts zu verschieben, steht dort „Alle Kontakte des Projekts bleiben, wo sie sind.“
Passt du den Ablauf eines Projekts an, steht neben der Auswahl angepasst. Mit Auf Vorlage zurücksetzen im Editor stellst du den Ablauf der Vorlage wieder her.
Der Editor
Anpassen (am Projekt) oder Bearbeiten (an der Vorlage) öffnet den Editor. Oben stehen Zurück, bei Vorlagen der Name und die Beschreibung, und rechts Speichern (mit Verwerfen). Nach dem Speichern steht der Knopf auf „Gespeichert“. Beim Verlassen mit Änderungen fragt Leadmode nach. Am Projektablauf gibt es zusätzlich Als Vorlage speichern. Systemvorlagen sind schreibgeschützt; dort kopierst du mit Als eigene Vorlage kopieren.
Unter Ansicht wählst du Diagramm oder Liste:
- Diagramm: Kästen sind Phasen, Pfeile sind Wege. Der Name am Pfeil ist das Ergebnis, das dein Team anklickt. Klicke etwas an, um es zu bearbeiten. Ziehst du vom unteren Punkt einer Phase zu einer anderen, legst du einen neuen Weg an.
- Liste: Phasen untereinander, zum Aufklappen und Bearbeiten.
Mit Phase legst du eine neue Phase an, Weitere Ergebnisse zeigt Ergebnisse, die keiner Phase gehören (Anrufergebnisse für überall, Termine, E-Mail-Antworten), und Wartezeiten öffnet die Pausen zwischen Anrufversuchen.
Phase
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Name | Bezeichnung der Phase |
| Unterphasen | Zwischenstände innerhalb der Phase, zum Beispiel „Rückruf vereinbart“. Optional. |
| Ergebnisse in dieser Phase | Was dein Team nach einem Gespräch anklickt. Rechts steht, wohin der Kontakt danach kommt. Neue Ergebnisse legst du mit „Hinzufügen“ an. |
| Weitere Einstellungen der Phase → Art der Phase | „Vertrieb“ oder „Nach dem Abschluss“ (nur bei eigenen Phasen). Phasen nach dem Abschluss müssen hinter „Gewonnen“ stehen. |
| Weitere Einstellungen der Phase → Zählt in Finanzen als | „Nichts Besonderes“, „Angebotsgespräch“ oder „Angebot“ (bei Phasen, für die das möglich ist) |
Phasen verschiebst du mit den Pfeilen „Weiter nach oben“ und „Weiter nach unten“. Phase entfernen nimmt sie samt Wegen heraus; Phasen, in denen noch Kontakte stehen, lassen sich nicht speichern.
Ergebnis
Ein Klick auf ein Ergebnis öffnet seine Einstellungen:
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Name | Beschriftung des Knopfs, bis 80 Zeichen |
| Aktiv | Ein Ergebnis, das schon verwendet wurde, kannst du nur ausschalten, nicht löschen |
| Der Kontakt wechselt in | Zielphase, oder „Bleibt in seiner Phase“ |
| Unterphase | Zielunterphase |
| Wartezeit bis zum nächsten Anruf | Eine Wartezeit-Regel (zum Beispiel Kalt, Warm, Besetzt, Nachfassung) |
| Sperre | Sperrt den Kanal, das Telefon oder alle Kanäle |
| In welchen Phasen steht es zur Wahl? | Schalter „In jeder Phase“, sonst Phasen und Unterphasen einzeln |
| Was soll dein Team angeben? | Angaben nach dem Klick: „Nicht abfragen“, „Optional“ oder „Pflicht“ |
| Was wird gezählt? | Welche Kennzahlen und Ranking-Zahlen das Ergebnis erhöht |
| Sonderfälle | Wenn in einem bestimmten Stand etwas anderes passieren soll, zum Beispiel ab dem achten Versuch. Der erste passende Sonderfall gilt. |
| Weitere Einstellungen | Schritt beim Dokumentieren, Terminergebnis, Rang in der Arbeitsliste und „Neue Chance“ (Neukunde, Upsell, Verlängerung, Reaktivierung) |
Fehlt Phasen die Zuordnung, erscheint der Hinweis „dein Team sieht in jeder Phase alle Ergebnisse.“ Mit Phasen zuordnen verteilt Leadmode die Ergebnisse auf die passenden Phasen.
Wartezeiten
Wird ein Lead nicht erreicht, bestimmen die Wartezeiten, wann es den nächsten Anruf gibt und wann Schluss ist. Das System erinnert dein Team automatisch zur richtigen Zeit. Die Regeln heißen unter anderem Kalt, Warm, Besetzt, Nachfassung, Gatekeeper, Vereinbarte Wiedervorlage, Vom Kunden abgesagt, Reaktivierung prüfen und Anbieterwechsel prüfen.
Registrierung als Abschluss
An einem Projektablauf gibt es den Abschnitt Registrierung als Abschluss für Projekte, bei denen sich ein Partner oder Kunde registriert und das der Abschluss ist. Registrierung einrichten legt die Phase „Registriert“ mit den Status „Vorregistriert“ und „Unternehmen verifiziert“ an. Registrierte Leads verschwinden aus den fälligen Leads und dem Power Dialer. Bisherige Dokumentationen ändert das nicht. In der Kontaktkarte steht danach „Registrierung dokumentieren“. Speichere vorher deine offenen Änderungen.