Von einem anderen System wechseln
So läuft der Wechsel zu Leadmode ab, was mitkommt, was nicht, wie Parallelbetrieb geht und wie du das Ergebnis abnimmst.
Du kannst deinen Bestand aus einem anderen System übernehmen: Unternehmen, Ansprechpartner, Chancen, Verlauf, Aufgaben, Notizen und Termine. Die Arbeit macht in der Regel deine KI. Sie liest den Export, schlägt vor, wie deine Begriffe zu unseren passen, und spielt den Bestand ein. Du entscheidest an den Stellen, die deine Entscheidung sind, und nimmst das Ergebnis mit einem Abgleichbericht ab.
Den Wechsel führen nur Organisationsadmins aus. Die KI arbeitet dabei mit den Rechten des Admins, der sie verbunden hat. Für alle anderen sind die Werkzeuge des Wechsels nicht nutzbar.
Zwei Wege: Dateiimport oder Wechsel
| Dateiimport | Wechsel | |
|---|---|---|
| Für wen | Du willst eine Liste von Leads laden | Du gibst ein bisheriges System auf und willst den Bestand mitnehmen |
| Was kommt an | Unternehmen oder Personen, Kanäle, eigene Felder, Kontaktsperre | Zusätzlich Chancen mit Phase, Verlauf, Aufgaben, Notizen, Termine, Stand der Kontaktfolge und Zuständige |
| Wer führt aus | Jeder mit dem Recht „Import und Export“ im Projekt | Organisationsadmins, meist über die KI |
| Probelauf und Rückweg | Vorschau der ersten 50 Zeilen, kein Rückweg | Probelauf, Abgleichbericht und Rückweg für den ganzen Auftrag |
| Wo | Import und Export | Dieser Bereich und Wechsel mit deiner KI |
Der Dateiimport kennt nur Leads. Anrufe, Notizen, Aufgaben, Termine und Chancen kommen auf diesem Weg nicht mit.
Was mitkommt
| Aus deinem System | In Leadmode | Hinweis |
|---|---|---|
| Firmen, Accounts, Organisationen | Unternehmen | Mit Adresse, Kanälen, Sperre, Zuständigem und eigenen Feldern |
| Personen, Contacts | Ansprechpartner | Gehören zu einem Unternehmen |
| Deals, Opportunities | Chancen | Mit Phase, Unterphase, Wert und Ausgang Gewonnen oder Verloren |
| Anrufe, Aktivitäten | Verlauf | Mit Originalzeit, Dauer, Richtung und Autor |
| Notizen | Notizen oder Einträge im Verlauf | Mit Originalzeit und Autor |
| E-Mails | Mail-Karten im Verlauf mit Richtung, Absender, Empfänger, Betreff und Inhalt | Es wird nichts versendet |
| Aufgaben | Aufgaben | Offen, erledigt oder abgebrochen, mit Fälligkeit und Zuständigem |
| Termine, Meetings | Termine | Auch vergangene, mit Ausgang (zum Beispiel nicht erschienen) |
| Stand der Kontaktfolge | Versuche, Kontaktbudget, nächste Fälligkeit, Pause, Sperre | Ergänzt, was der Verlauf nicht hergibt |
| Mitarbeiter | Zuordnung zu Personen deiner Organisation | Auch ehemalige Mitarbeiter ohne Konto |
Was nicht mitkommt
- E-Mails als Postfach. Leadmode übernimmt Mails des Altsystems als Mail-Karten im Verlauf des Leads (ohne Anhangdateien). Dein Postfach verbindest du neu, siehe Konto verbinden.
- Dateien und Anhänge kommen nicht mit den Stapeln. Deine KI kann sie aber einzeln über die Upload-Adresse nachladen, sobald die Unternehmen eingespielt sind. Sie landen in der Ablage des jeweiligen Leads (Reiter Dateien); dieselbe Datei wird nicht doppelt angelegt, und es gilt euer Dateikontingent.
- Gesprächsaufnahmen.
- Alles, was in der Tabelle oben nicht steht. Automatisierungen, Mailsequenzen und Berichte deines bisherigen Systems baust du in Leadmode neu auf.
Auf der Seite zu deinem System steht zusätzlich, was dessen Export selbst enthält. Manche Exporte liefern keine Aktivitäten. Dann braucht deine KI einen anderen Weg an diese Daten, zum Beispiel die Schnittstelle deines bisherigen Systems. Ob das bei dir geht, hängt von Tarif und Rechten dort ab.
Der Ablauf in neun Schritten
Export besorgen
Die Anleitung zum Export steht in Leadmode beim Import unter „Woher kommen deine Daten?“. Dort sind Menüführung und Stolpersteine je Anbieter beschrieben, soweit wir sie geprüft haben. Auf den Seiten dieses Bereichs steht, was du zusätzlich brauchst.
Bestandsaufnahme
Deine KI liest den Export und beschreibt in Leadmode-Sprache, was sie gefunden hat: Firmen, Personen, Chancen, Phasen, Aktivitäten, Aufgaben, Mitarbeiter und Felder.
Inventar melden
Bevor etwas eingespielt wird, meldet deine KI, was das alte System überhaupt enthält: jede Tabelle oder Art mit der Anzahl und dem, was damit geschieht. Es gibt drei Möglichkeiten: Sie wird übernommen (als Unternehmen, Ansprechpartner, Verlauf und so weiter), sie wird als Text in einer Notiz oder im Verlauf aufbewahrt, oder sie wird bewusst nicht übernommen, jeweils mit einem Grund. Dateien und Aufnahmen gehören dazu: Sie kommen nicht mit und stehen deshalb mit Grund unter „nicht übernommen“. Du siehst das Inventar im Auftrag, und der Wechsel lässt sich erst abschließen, wenn es vollständig gemeldet und erreicht ist. So fehlt nichts stillschweigend.
Abbildung bestätigen
Die KI schlägt vor, wie deine Phasen zu unseren Phasen werden, deine Anrufergebnisse zu Ergebnissen, deine Felder zu eigenen Feldern. Gespeichert wird nur, was du bestätigst. Nicht Abgebildetes bleibt als Text im Verlauf oder wird mit Grund zur Prüfung gemeldet.
Projekt und Ablauf einrichten
Phasen und Ergebnisse zeigen auf den Ablauf eines Projekts. Er muss deshalb vor dem Einspielen stehen. Die KI kann Projekt, Ablauf, Felder und Ergebniskatalog über die KI-Schnittstelle anlegen. Du kannst es auch selbst tun, siehe Vertriebsablauf.
Mitarbeiter zuordnen
Jede Person deines bisherigen Systems wird einer Person deiner Organisation zugeordnet oder als ehemalige Person ohne Konto geführt.
Probelauf
Die KI prüft Stapel, ohne etwas zu schreiben. Du siehst, was neu wäre, was schon vorhanden ist, was zur Prüfung ansteht und was abgelehnt würde, auch Dubletten und fehlende Verweise.
Einspielen
Der Bestand kommt in Stapeln mit höchstens 1.000 Zeilen und 2 MB. Die Reihenfolge ist: Unternehmen, Ansprechpartner, Chancen, Verlauf, Aufgaben, Notizen, Termine, Stand der Kontaktfolge. Jeder Stapel hat einen Schlüssel und lässt sich gefahrlos wiederholen. Bei großen Beständen schickt deine KI die Zeilen nicht durch den Chat, sondern lädt sie als Datei hoch; der Server übernimmt dann Prüfung und Einspielen im Hintergrund.
Abgleichbericht
Die erwarteten Zahlen kommen aus dem Inventar (deine KI kann sie auch einzeln nennen). Leadmode meldet je Art: erwartet, angekommen, übersprungen, abgelehnt, zur Prüfung, dazu die Differenz und offene Verweise, und listet getrennt, was ausdrücklich nicht oder nur als Text übernommen wurde, mit Grund. Der Fortschritt je Art und die bisher gesendeten Stapel sind jederzeit einsehbar, auch nach einem Abbruch: Deine KI sendet dann nur, was noch fehlt.
Abschließen
Der Auftrag lässt sich abschließen, wenn alle Verweise aufgelöst oder bewusst übersprungen sind und das Inventar erreicht ist. Fehlt noch etwas, nennt Leadmode, was. Nur wenn du die offenen Punkte ausdrücklich bestätigst, geht es trotzdem.
Aufwand
Wie lange der Wechsel dauert, hängt von der Größe deines Bestands und davon ab, wie sauber er ist. Das Einspielen übernimmt die KI. Deine Zeit geht vor allem in drei Entscheidungen: wie deine Phasen und Ergebnisse zu unseren passen, welche Person welchem Mitarbeiter entspricht und ob der Abgleichbericht für dich stimmt. Eine feste Dauer nennen wir nicht.
Parallelbetrieb und späterer Stand
Du musst dein bisheriges System nicht sofort abschalten. Leadmode erkennt einen Eintrag über seine Kennung im alten System wieder. Spielst du einen später gezogenen Export ein (dieselben Kennungen, dieselbe Reihenfolge), bekommt derselbe Eintrag dasselbe Ziel in Leadmode, und Änderungen werden nachgetragen, solange der Eintrag in Leadmode nicht bearbeitet wurde. Dabei ändert Leadmode nur die Felder, die die Quelle liefert. Ist der Eintrag schon bearbeitet, steht er zur Prüfung, und nichts wird überschrieben. Im Auftrag siehst du die Liste Änderungen und Prüfliste mit den Namen der betroffenen Felder (ohne Werte). Ein abgeschlossener Auftrag lässt sich dafür wieder öffnen. Verlaufseinträge sind unveränderlich: Ändert sich einer in der Quelle, kommt er immer zur Prüfung. Lege vorher fest, ab wann in Leadmode gearbeitet wird, damit nicht in beiden Systemen derselbe Eintrag geändert wird.
Hast du den Bestand schon einmal auf anderem Weg übernommen (zum Beispiel über einen früheren Import), kann deine KI das beim Anlegen des Auftrags angeben. Leadmode ordnet die Zeilen dann den vorhandenen Einträgen zu, statt sie neu anzulegen. Diese Einträge gehören keinem Auftrag, und der Rückweg lässt sie stehen. Auch Leads, die ein Dateiimport mit einer externen Kennung angelegt hat, erkennt Leadmode wieder. Das gilt nur für Kennungen aus legacy_import_map und Dateiimporten, nicht für Einträge eines früheren Wechsel-Auftrags.
Was für Altbestand gilt
- Er zählt nicht in Kennzahlen. Importierte Einträge erscheinen im Verlauf, aber nicht in Dashboard, Berichten, Ranking, Gesprächsanalyse und Vergütung. Sie zählen für die Kontaktserie, also für Versuche, Kontaktbudget und Fälligkeit. Ein Organisationsadmin kann einschalten, dass ein Auftrag in Berichten zählt, zum Beispiel für Zeiträume vor dem Wechsel. Standard ist aus.
- Es wird nichts versendet. Der Import löst keine E-Mails und keine Termin-Mails aus, keine Webhooks und keine Automatisierungen. Er führt auch keine Phasenwechsel, Folgeaufgaben oder Sperren aus dem Ergebniskatalog aus. Phase, Status, Aufgaben, Sperren und Zähler kommen aus deinen Zeilen, nicht aus der Wirkung der Ergebnisse.
- Zeiten bleiben. Originalzeiten bleiben erhalten. Ein Verlaufseintrag oder eine erledigte Aufgabe in der Zukunft wird abgelehnt.
- Personenbezogenes ist verschlüsselt wie alles andere in Leadmode.
Rückweg
Ein ganzer Auftrag lässt sich zurücknehmen. Dafür bestätigst du und nennst den Namen des Auftrags. Leadmode entfernt, was der Auftrag angelegt hat; Einträge, die nur wiedererkannt wurden, bleiben immer stehen. Was du seitdem in Leadmode bearbeitet hast, bleibt erhalten und wird gemeldet. Der Auftrag gilt dann als nur teilweise zurückgenommen.
Grenzen
- Höchstens 1.000 Zeilen und 2 MB je Stapel. Für die Werkzeuge des Wechsels gilt ein eigenes Limit von 600 Aufrufen je Person und Minute.
- Kleine Bestände sendet deine KI selbst in Stapeln und muss dabei verbunden bleiben. Große Bestände laden deine KI oder du als Datei hoch (höchstens 300 MB je Datei); Leadmode prüft und spielt sie im Hintergrund ein, dort muss niemand verbunden bleiben. Die Zeilen liegen bis zum Einspielen verschlüsselt auf dem Server und werden danach gelöscht. Einzelheiten: Wechsel mit deiner KI.
- Aufnahmen und Mails als Postfach kommen nicht mit. Dateien und Anhänge lädt deine KI einzeln über die Upload-Adresse in die Ablage der Leads.
Datenschutz
Dein Bestand enthält personenbezogene Daten. Rechtsgrundlage und Verantwortung dafür liegen bei dir. Das ist keine Rechtsberatung. Mehr dazu unter Wechsel mit deiner KI.