E-Mail-Konto verbinden
Wie du dein eigenes Postfach in Leadmode verbindest, welche Anbieter es gibt und was du bei App-Passwörtern und Ports beachtest.
Du findest die Funktion unter Einstellungen → E-Mail → Mein E-Mail-Account. Jede Person verbindet dort ihr eigenes Postfach. Alle E-Mails an Kontakte, Terminbestätigungen und Erinnerungen gehen von diesem Postfach raus.
Leadmode sendet operative E-Mails nie über ein Postfach der Plattform. Ohne verbundenes (oder freigegebenes) Postfach wird nichts gesendet, auch keine Terminbestätigung.
Voraussetzungen
- Ein Postfach mit IMAP- und SMTP-Zugang.
- Bei vielen Anbietern ein App-Passwort statt deines normalen Passworts (siehe unten).
- Die Fußzeile deiner Organisation muss angelegt sein, damit du senden und testen kannst. Fehlt sie, zeigt die Seite einen Hinweis. Admins finden dort den Knopf Fußzeile einrichten (siehe Aussehen und Signatur). Das Postfach lässt sich trotzdem schon verbinden.
- In der Demo-Organisation ist der Bereich gesperrt.
Postfach verbinden
Der Ablauf hat drei Schritte: Anbieter, Vorbereiten, Zugang.
Wähle bei „Wo liegt dein Postfach?“ deinen Anbieter. Ist dein Anbieter nicht dabei, wähle Anderer Anbieter.
Unter „… vorbereiten“ stehen die Schritte, die du beim Anbieter erledigst (zum Beispiel ein App-Passwort erzeugen), mit Links zu den passenden Seiten. Klicke danach auf Weiter.
Trage deine E-Mail-Adresse und das Passwort ein. Das Passwortfeld heißt je nach Anbieter „App-Passwort“, „Anwendungsspezifisches Passwort“ oder „Passwort“. Gehört die Adresse zu einem anderen Anbieter als dem gewählten, schlägt Leadmode den Wechsel vor.
Klicke auf Verbinden. Leadmode prüft die Verbindung. Bei Erfolg erscheint „Postfach verbunden.“
Lehnt der Anbieter die Anmeldung ab, steht eine Meldung mit dem Hinweis, das Passwort und die Schritte unter „Vorbereiten“ zu prüfen. Mit Zurück gelangst du dorthin.
Unterstützte Anbieter
| Anbieter | Passwort |
|---|---|
| Gmail | App-Passwort (16 Zeichen, Leerzeichen sind egal) |
| iCloud | Anwendungsspezifisches Passwort |
| Yahoo | App-Passwort |
| GMX, WEB.DE | Passwort, mit Zwei-Faktor App-Passwort; IMAP-Zugriff erst im Postfach erlauben |
| IONOS, Strato | Passwort des Postfachs |
| mailbox.org | Passwort, mit Zwei-Faktor Applikationspasswort |
| Fastmail | App-Passwort (Tarife ohne IMAP/SMTP-Zugang gehen nicht) |
| Zoho Mail | Passwort, mit Zwei-Faktor App-Passwort; IMAP erst einschalten |
| Hetzner, Hostinger | Passwort des Postfachs |
| Anderer Anbieter | Passwort |
Klappt die Anmeldung nicht, prüfe zuerst die Schritte unter „Vorbereiten“ und die Servereinstellungen. Die Einstellungen der Anbieter ändern sich gelegentlich; im Zweifel gilt die Hilfe deines Anbieters.
Servereinstellungen und Ports
Bei bekannten Anbietern sind die Werte vorbelegt. Mit Servereinstellungen anzeigen kannst du sie ändern, bei Anderer Anbieter sind sie immer sichtbar:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Benutzername | Meist deine E-Mail-Adresse. |
| SMTP-Host, SMTP-Port | Server und Port zum Senden. Typisch ist 587; Port 465 schaltet „SMTP SSL“ ein, 587 und 25 schalten es aus. |
| IMAP-Host, IMAP-Port | Server und Port zum Abrufen. Typisch ist 993 mit „IMAP SSL“. |
| SMTP SSL, IMAP SSL | Schalter für die verschlüsselte Verbindung. |
Leadmode verbindet sich nur mit öffentlich erreichbaren Mailservern.
Verbundenes Postfach
Ist ein Postfach verbunden, zeigt die Seite die Adresse mit „Verbunden“ und den SMTP-Server. Dort gibt es:
- Postfach in Leadmode anzeigen: Schalter für den Abruf. Eingang und Gesendet erscheinen dann neben dem Chat und bei den Kontakten. Schaltest du ihn aus, ruft Leadmode nichts mehr ab und löscht die gespeicherten Nachrichten. Auf dem Mailserver bleibt alles unverändert. Mehr dazu unter Postfach.
- Test an mich senden: schickt eine Test-E-Mail an dich. Dafür muss die Fußzeile der Organisation vorhanden sein.
- Trennen: nach Rückfrage wird das Postfach getrennt. Danach kannst du aus Leadmode nichts mehr senden, bis du wieder eines verbindest. Zum Ändern der Zugangsdaten trennst du zuerst und verbindest neu.
Absender wählen
Darfst du von mehreren Postfächern senden (eigenes, Organisationspostfach, freigegebene), erscheint Absender für E-Mails an Kontakte. Dort wählst du, welches Postfach Leadmode für deine Termine, Erinnerungen und Mails verwendet. Jeder Eintrag zeigt die Art: „Eigenes Postfach“, „Organisation“ oder „Freigegeben“. Ohne Auswahl sendet Leadmode nichts für dich.
Hast du kein Postfach, bitte deinen Admin, dir ein Organisationspostfach freizugeben (siehe Postfächer des Teams).