Wechsel mit deiner KI
Deine KI übernimmt den Bestand aus deinem bisherigen System in Leadmode. Anleitung kopieren, Beispielgespräch, was die KI darf, wo du bestätigst und wie du alles zurücknimmst.
Du gibst deiner KI den Export deines bisherigen Systems und eine Anleitung. Sie richtet Leadmode ein, spielt den Bestand samt Verlauf ein, prüft das Ergebnis gegen die Quelle und sagt dir verständlich, was übernommen wurde und was nicht. Du entscheidest nur an den Stellen, die wirklich deine Entscheidung sind.
Den Ablauf ohne KI-Teil, die Grenzen und die Anbieterseiten findest du unter Von einem anderen System wechseln.
Voraussetzungen
- Du bist Organisationsadmin. Die Werkzeuge des Wechsels sind nur für Admins nutzbar.
- Deine KI ist über die KI-Schnittstelle verbunden, siehe MCP einrichten. Sie handelt mit deinen Rechten.
- Du hast den Export deines bisherigen Systems. Wie du ihn bekommst, steht auf der Seite zu Close, HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Excel und CSV oder Eigenbau.
- Deine KI kann die Datei lesen. Kleine Bestände sendet sie selbst in Stapeln. Bei großen Beständen lädt sie die Daten als Datei hoch (siehe weiter unten „Große Bestände: Dateien statt Chat“), dann musst du nichts davon abtippen oder weitergeben.
Die Anleitung für die KI kopieren
Der Knopf Wechsel-Anleitung für KI kopieren erzeugt einen fertigen Text für dein KI-Programm. Er ist auf das gewählte System zugeschnitten und enthält die Adresse der KI-Schnittstelle, deine Projekte und die eigenen Felder deiner Organisation. Du findest ihn im Willkommensbild („Von wo kommst du?“), auf der Importseite und auf der Seite Wechsel unter Import / Export.
Füge den Text in dein KI-Programm ein, hänge den Export an und schreibe, was du willst, zum Beispiel: „Übernimm unseren Bestand aus Close in das Projekt Neukunden.“
Die KI-Schnittstelle bietet dafür einen eigenen Bereich wechsel. Er enthält:
| Werkzeug | Aufgabe |
|---|---|
migration_guide | Liefert den Leitfaden zu einem Anbieter als Text. Standard ist die Kurzfassung (Ziel, Rollen, harte Regeln, Ablauf in Kürze, Verweise auf diese Doku); mit teil holt die KI Zeilenformate, Begriffe oder alles. |
migration_start | Legt den Auftrag an: Projekt, Quellsystem, Name, ob der Bestand in Berichten zählt. |
migration_status | Zeigt Stand, Zähler je Art und Probleme. |
migration_suggest_mapping | Schlägt vor, wie Phasen, Ergebnisse, Felder und Personen zusammenpassen. |
migration_set_mapping | Speichert die Abbildung, die du bestätigt hast. |
migration_set_people | Ordnet Personen des alten Systems Mitarbeitern zu, auch ehemaligen. |
migration_send_batch | Sendet einen Stapel, auch als Probelauf. |
migration_upload_link | Liefert für große Bestände eine Upload-Adresse, das Hilfsskript und das Zeilenformat. Die Zeilen laufen dann nicht durch den Chat. |
migration_uploads | Zeigt die hochgeladenen Dateien mit Status, Fortschritt, Probelauf-Ergebnis und dem nächsten Schritt. |
migration_upload_continue | Gibt eine geprüfte Datei zum Einspielen frei, spielt trotz abgelehnter Zeilen ein, prüft erneut oder bricht ab. |
migration_problems | Listet abgelehnte Zeilen und Zeilen zur Prüfung. |
migration_reconcile | Erstellt den Abgleichbericht Quelle gegen Leadmode. |
migration_set_inventory | Meldet das Inventar des alten Systems: jede Tabelle oder Art mit Anzahl und dem, was damit geschieht (übernommen, als Text archiviert, bewusst nicht übernommen mit Grund). |
migration_batches | Zeigt die gesendeten Stapel und den Fortschritt je Art. |
migration_changes | Zeigt bei einem erneuten Durchlauf, was sich geändert hat und was du prüfen musst. |
migration_report_seen | Meldet alle Kennungen eines Vollexports, damit Leadmode zeigen kann, was im alten System nicht mehr vorkommt. Es wird nichts gelöscht. |
migration_complete | Schließt den Auftrag ab. Das Inventar muss gemeldet und erreicht sein. |
migration_reopen | Öffnet einen abgeschlossenen Auftrag wieder, damit ein neuerer Stand folgen kann. |
migration_rollback | Nimmt den Auftrag zurück, nur mit Bestätigung. |
Zusätzlich bietet der Server für den Wechsel eine Vorlage (Prompt) wechsel mit dem Parameter anbieter und Ressourcen mit Abbildungstabelle je Anbieter, Glossar, Grenzen und Reihenfolge. Programme, die das unterstützen, können sie direkt nutzen. Mehr zur Schnittstelle: KI-Schnittstelle (MCP).
Ein Beispielgespräch
Das Gespräch zeigt, wie es laufen soll. Die Wörter der KI können bei dir anders sein.
Du: Übernimm unseren Bestand aus Close ins Projekt „Neukunden“. Hier ist die Anleitung und der Export.
KI: Ich habe 4.210 Leads, 6.980 Ansprechpartner, 1.350 Opportunities, 31.400 Aktivitäten und 2.200 Aufgaben gefunden. Es gibt 9 Opportunity-Status und 14 Anruf-Ergebnisse. Mein Vorschlag für die Zuordnung: „Active“ wird zur Phase „Kontaktierung“, „Won“ zu „Gewonnen“ … Soll ich die ganze Liste zeigen?
Du: Ja. Und „Interested“ bitte als „Erstgespräch“.
KI: Geändert. Außerdem kommen 7 Personen im Export vor. Für diese Zuordnung brauche ich dich: Anna Beispiel und Jonas Muster sind bei uns Mitarbeiter. Die anderen fünf sind nicht mehr im Team. Soll ich sie als ehemalige Personen führen?
Du: Ja.
KI: Probelauf für die Unternehmen: 4.180 neu, 12 schon vorhanden, 18 zur Prüfung, 0 abgelehnt. Soll ich einspielen?
Du: Ja, spiel alles ein.
KI: Fertig. Abgleich: Du hattest 4.210 Leads, in Leadmode sind 4.180 neu und 12 schon vorhanden, 18 stehen zur Prüfung. Bei den Aktivitäten fehlen 6, weil sie in der Zukunft liegen. Die Ergebnisse zähle ich nicht in deine Kennzahlen, und es wurde keine Mail versendet.
Die Zahlen in diesem Beispiel sind ausgedacht.
Große Bestände: Dateien statt Chat
Ab etwa 5.000 Zeilen ist es für eine KI weder sinnvoll noch zuverlässig, jede Zeile durch den Chat zu schicken. Ein Stapel mit 1.000 Zeilen sind rund 130.000 Token. Deshalb gibt es für große Bestände einen zweiten Weg, den deine KI von sich aus wählt:
- Deine KI liest den Export und bereitet Dateien im Format von Leadmode vor, je Art eine (Unternehmen, Ansprechpartner, Verlauf …). Eine Zeile je Datensatz, ohne dass Zeilen im Chat erscheinen.
- Sie fragt über
migration_upload_linkeine Upload-Adresse an. Die Adresse gilt für diesen einen Wechsel, ist nur zum Hochladen gedacht und läuft nach 24 Stunden ab. Mit einer Shell lädt deine KI die Dateien selbst hoch. Ohne Shell gibt sie dir einen Link auf die Seite Wechsel, dort ziehst du die Dateien in das Feld „Dateien hochladen“. - Der Server prüft jede Datei zuerst (Probelauf) und spielt sie nur ein, wenn keine Zeile abgelehnt wird. Sonst hält er an, zeigt dir die ersten Problemzeilen mit Zeilennummer und Grund und wartet auf deine Entscheidung: korrigieren und neu hochladen, oder trotzdem einspielen (die abgelehnten Zeilen bleiben draußen).
- Das Einspielen läuft im Hintergrund auf dem Server. Du kannst die Seite schließen und deine KI muss nicht verbunden bleiben. Der Stand erscheint live auf der Seite Wechsel und über
migration_uploads.
Die Arten laufen immer in der richtigen Reihenfolge (zuerst Unternehmen, dann Ansprechpartner und so weiter), auch wenn die Dateien in anderer Reihenfolge ankommen. Eine Art wartet, bis die früheren eingespielt sind.
Ansprechpartner bereinigen: Hat ein früherer Lauf Ansprechpartner angelegt, die keine Personen sind (zum Beispiel den Firmennamen), entfernt die Art „Ansprechpartner bereinigen“ sie wieder. Das geschieht nur, wenn nichts verloren geht: Kontaktwege stehen danach an der Firma, und an der Person hängt keine Handarbeit, keine offene Aufgabe und kein Termin. Sonst kommt die Zeile zur Prüfung zu dir. Auch hier läuft zuerst ein Probelauf.
Was auf dem Server liegt: Hochgeladene Zeilen liegen nur bis zum Einspielen verschlüsselt in der Datenbank deiner Organisation, danach werden sie gelöscht. Abgebrochene, nicht freigegebene oder fehlgeschlagene Dateien räumt Leadmode nach 14 Tagen auf. Dieselbe Datei erneut hochzuladen ist unkritisch: Gleiche Quell-Kennungen ergeben dasselbe Ziel, es entstehen keine Dubletten.
Grenzen: Eine Datei darf höchstens 300 MB groß sein, eine Zeile höchstens 1 MB, und für einen Wechsel dürfen gleichzeitig höchstens 600 MB hochgeladen sein. Eine einzelne Anfrage nimmt der Server nur wenige Sekunden lang entgegen, deshalb schickt das Hilfsskript (und die Oberfläche) Dateien in Teilen von etwa 3,5 MB. Mails als Postfach und Aufnahmen sind nicht Teil des Wechsels. Anhänge (Mail-Anhänge, Dateien am Lead) lädt deine KI einzeln über dieselbe Upload-Adresse nach, sobald die Unternehmen eingespielt sind, höchstens 50 MB je Datei; sie landen in der Ablage des Leads, und dieselbe Datei kommt nicht doppelt.
Sicherheit: Die Upload-Adresse ist ein Geheimnis. Sie erlaubt nur das Hochladen in genau diesen Wechsel, nichts Lesendes, und wirkt im Namen des Admins, der sie angelegt hat, solange er Admin ist. Deine KI soll keine eigenen Zugänge oder Anmeldungen am Anmeldedienst einrichten; der Leitfaden verbietet das ausdrücklich.
Was die KI darf und wo du bestätigst
Die KI arbeitet mit deinen Rechten als Admin und nicht mit mehr. Jeder schreibende Aufruf steht im Protokoll. Beim Wechsel gilt zusätzlich:
| Schritt | Wer entscheidet |
|---|---|
| Abbildung von Phasen, Ergebnissen, Feldern, Herkunft | Du bestätigst. Gespeichert wird nur, was du bestätigt hast. |
| Zuordnung der Mitarbeiter | Du entscheidest, wer wer ist und wer als ehemalige Person gilt. |
| Probelauf | Die KI zeigt dir das Ergebnis, es wird nichts geschrieben. |
| Einspielen | Lass dir den Probelauf zeigen und gib dann frei. |
| Zählt der Bestand in Berichten | Nur ein Admin kann das einschalten. Standard ist nein. |
| Abschluss | Nur möglich, wenn alle Verweise aufgelöst oder bewusst übersprungen sind. |
| Rückweg | Braucht deine Bestätigung und den Namen des Auftrags. |
Was die KI nicht tut: Sie versendet nichts. Es gehen keine E-Mails und Termin-Mails raus, es laufen keine Automatisierungen und Webhooks, und Ergebnisse aus dem Altbestand ändern keine Phase und legen keine Folgeaufgaben an. Ein importierter offener Termin bekommt wie ein neu angelegter seine Gesprächsaufgabe und steht bei den Terminen des Leads, sodass du ihn normal dokumentieren kannst. Den Terminleger und den Buchungszeitpunkt liefert die KI mit (bookedByRef, bookedAt). Anrufe, die schon ein früherer Import (auch der alte Sonderimport) angelegt hat, erkennt Leadmode am Lead, an der Art und am Zeitpunkt und legt sie nicht doppelt an.
Berichte und Kennzahlen aus dem Altsystem (Art report): Gespeicherte Berichte kommen unverändert als freigegebene Berichte, historische Zahlen und geleistete Minuten als eigene Kennzahlen des Altbestands, die weder Vergütung noch Benachrichtigung auslösen und nie zu Einzelanrufen werden. Die Minuten zählen zur Aktion, soweit der Zeitraum nicht schon durch Blockberichte oder gemessene Zeit belegt ist; bei der Aktion steht dann „davon … aus dem Altsystem“. Nennt der Stand eine Aktionsnummer, zählen seine Minuten in genau dieser Aktion, auch wenn die Leistungstage nach deren Ende liegen (bei der Abschlussart „nach verbrauchten Stunden“ ist das Ende nur Planung). Ein bereits vom alten Sonderimport angelegter Bericht wird wiedererkannt und nicht doppelt angelegt.
Wie bei jeder KI gilt: Sie kann eine Eingabe falsch verstehen. Prüfe den Abgleichbericht, bevor du dich auf das Ergebnis verlässt.
Sicherheit und Rückweg
- Wiederholbar. Derselbe Stapel mit demselben Inhalt liefert sein gespeichertes Ergebnis. Dieselbe Quell-Kennung ergibt dasselbe Ziel, es entstehen keine Dubletten. Anderer Inhalt unter demselben Stapelschlüssel wird abgewiesen.
- Bearbeitetes bleibt. Eine geänderte Zeile aktualisiert den Eintrag in Leadmode nur, wenn du ihn seit dem Import nicht bearbeitet hast. Sonst steht sie mit Grund zur Prüfung. Die Begründung nennt, was in Leadmode geändert wurde (Felder von Hand geändert oder dokumentierte Vorgänge) und wie sich das von den Schritten des Imports unterscheidet. Schritte des Imports selbst und Automatik zählen nicht als Bearbeitung. Willst du die Quelle trotzdem übernehmen, bestätigst du das für diese Zeile ausdrücklich.
- Aufgabe und Termin gehören zusammen. Gehört eine importierte Aufgabe zu einem importierten Termin, verknüpft Leadmode beide. Für diesen Termin entsteht keine zweite Gesprächsaufgabe.
- Probelauf. Jeder Stapel lässt sich vorab prüfen, ohne etwas zu schreiben.
- Zuordnung statt Raten. Was die KI nicht abbilden kann, bleibt als Text im Verlauf oder wird gemeldet.
- Fehlende Mitarbeiter-Zuordnung blockiert nicht. Zeilen mit unbekannter Person werden importiert und im Bericht als „Person nicht zugeordnet“ gezählt. Ergänzt du die Zuordnung später, füllt Leadmode die bereits importierten Einträge nach.
- Reparatur nach dem Wechsel. Zwei Fehlerbilder korrigiert ein Organisationsadmin über protokollierte Wege mit Vorschau (Vorher/Nachher, Grund, Fingerabdruck), auch per KI: Verlaufseinträge, die als technische Meldung des Altsystems erscheinen, bekommen einen lesbaren Text (der Eintrag selbst bleibt unverändert, das Original steht für Admins unter „Technische Details“, wiederholbar und zurücknehmbar), und die Leistungsperson abgeschlossener Telefonieblöcke wird berichtigt, wenn dort die importierende Person steht (Zeiten und Zahlen bleiben, abgeschlossene Vergütungszeiträume ändern sich nicht still). Es entstehen keine neuen Aktivitäten, Aufgaben oder Mails.
- Rückweg. Ein ganzer Auftrag lässt sich zurücknehmen. Was du seitdem in Leadmode bearbeitet hast, bleibt erhalten und wird gemeldet.
- Kennzahlen bleiben sauber. Importiertes zählt nicht in Dashboard, Berichten, Ranking, Gesprächsanalyse und Vergütung, solange ein Admin das nicht ausdrücklich einschaltet.
Datenschutz
Dein Bestand enthält personenbezogene Daten von Kunden und Interessenten. Rechtsgrundlage und Verantwortung für die Übernahme liegen bei dir als Verantwortlichem. Das ist keine Rechtsberatung. Bedenke vor dem Start:
- Die KI liest den Export. Die Inhalte gehen dabei an den Anbieter deines KI-Programms. Prüfe dessen Bedingungen und ob du Daten dort verarbeiten darfst.
- Übernimm nur Daten, die du weiter brauchst und weiter verarbeiten darfst.
- Gesperrte Leads (zum Beispiel „Do not contact“) übernimm mit Sperre, damit die Sperre bestehen bleibt.
- In Leadmode werden personenbezogene Inhalte wie alles andere verschlüsselt gespeichert. Das ersetzt keine Prüfung der Rechtsgrundlage.
Grenzen
- Mails als Postfach und Gesprächsaufnahmen kommen mit dem Wechsel nicht mit; Anhänge und Dateien am Lead lädt deine KI einzeln über die Upload-Adresse nach (siehe oben). E-Mails des Altsystems kommen als Mail-Karten (Art
mail, mit Richtung, Zeit mit Zeitzone, Absender, Empfänger, Betreff, Kampagne und Inhalt) in den Verlauf; alte Notizen mit Roh-JSON werden über die Textkorrektur lesbar. Gesprächsaufnahmen aus dem Altsystem kann deine KI nach dem Wechsel gesondert nachziehen: mittelephony_audio_import_linkbekommt sie eine Upload-Adresse und lädt die Dateien mit ihrer Shell nacheinander hoch (siehe KI-Schnittstelle (MCP)). - Stapel haben höchstens 1.000 Zeilen und 2 MB. Für die Werkzeuge des Wechsels gelten höchstens 600 Aufrufe je Person und Minute. Große Bestände laufen als Datei (siehe oben).
- Stapel von Hand sendet die KI selbst und muss dabei verbunden bleiben. Hochgeladene Dateien spielt der Server im Hintergrund ein; dort muss niemand verbunden bleiben. Läuft der Server dabei neu an, setzt Leadmode den Lauf beim nächsten Ansehen des Wechsels von selbst fort.
- Wie gut die Zuordnung klappt, hängt von deinem Export und deiner KI ab.
- Fehlversuche aus dem Altsystem (Stand „Niemand erreicht“ und Kontaktbudget) zählen als Ausgangsstand der laufenden Serie: Ein Kontakt mit zwei übernommenen Fehlversuchen steht nach dem nächsten Fehlversuch bei drei. Der Ausgangsstand ist kein Anruf und erzeugt keine Anwahl, Arbeitsminuten oder Kennzahl. Bereits betroffene Leads korrigiert die Projektleitung mit
contacts_correct_series_count(zuerst Vorschau, mit Begründung, im Verlauf sichtbar; nie unter den dokumentierten Anrufen).
Siehe auch
Von einem anderen System wechseln
So läuft der Wechsel zu Leadmode ab, was mitkommt, was nicht, wie Parallelbetrieb geht und wie du das Ergebnis abnimmst.
Deine Begriffe, unsere Begriffe
Glossar für den Umstieg: Was Deal, Stage, Owner, Activity oder Do not contact aus anderen Systemen in Leadmode heißt.