Von einem Eigenbau wechseln
Wechsel aus einem selbst gebauten System wie Base44, Airtable oder Notion: Was du exportierst, wie Tabellen und Felder zugeordnet werden, Stolpersteine und was nicht mitkommt.
Diese Seite gehört zum Bereich Von einem anderen System wechseln. Den Ablauf mit deiner KI beschreibt Wechsel mit deiner KI. Sie gilt für alles, was du selbst gebaut oder aus Werkzeugen wie Base44, Airtable oder Notion zusammengestellt hast.
Was dein System von einem fertigen CRM unterscheidet
Ein fertiges CRM hat feste Namen: Lead, Deal, Stage. Dein Eigenbau hat deine Namen. Deshalb gibt es für ihn keine vorgefertigte Tabelle. Deine KI liest die Struktur, beschreibt in Leadmode-Sprache, was sie findet, und schlägt die Zuordnung vor. Du bestätigst sie. Das ist der Kern des Wechsels und der Grund, warum der Weg über die KI läuft.
Was du exportierst
Wie du exportierst, hängt von deinem Werkzeug ab. Wir haben dafür keine geprüfte Anleitung, die Menüs der Anbieter ändern sich. Als Weg gilt:
- Jede Tabelle als CSV oder Excel. Eine Datei je Tabelle, zum Beispiel Firmen, Personen, Aktivitäten, Aufgaben.
- Oder über die Schnittstelle deines Werkzeugs. Deine KI kann Daten lesen, wenn du ihr Zugang gibst. Gib ihr nur Lesezugang.
- Die Struktur dazu. Eine Liste der Tabellen und Felder hilft deiner KI, auch wenn Werte fehlen.
Eine Hilfe findest du in der Auswahl „Anderes System“ beim Import unter „Woher kommen deine Daten?“. Ihre Schritte sind allgemein gehalten und nicht anbieterspezifisch geprüft.
So werden Tabellen und Felder zugeordnet
| In deinem System | Leadmode | Hinweis |
|---|---|---|
| Tabelle mit Firmen, Kunden, Accounts | Unternehmen | |
| Tabelle mit Personen, Leads | Ansprechpartner | Verbindung zum Unternehmen über eine Verknüpfung oder Kennung |
| Tabelle mit Deals, Projekten, Angeboten | Chancen | Status wird zur Phase |
| Tabelle mit Aktivitäten, Anrufen, Logs | Verlauf | Mit Datum, Autor und Text |
| Tabelle mit Notizen | Notizen | |
| Tabelle mit Aufgaben, Rückrufen | Aufgaben | Mit Fälligkeit und Status |
| Tabelle mit Terminen | Termine | |
| Tabelle mit Mitarbeitern, Nutzern | Zuordnung zu Personen | Auch Ehemalige |
| Weitere Felder | Eigene Felder | Typ wird erkannt |
| Statusfelder mit Freitext oder Auswahl | Phase, Unterphase, Ergebnis | Über die Abbildung |
Typische Status und ihre Zuordnung
Eigenbauten haben meist wenige, eigene Status, oft als Auswahl oder als Freitext. Typisch sind „neu“, „kontaktiert“, „Rückruf“, „Termin“, „Angebot“, „Kunde“, „kein Interesse“.
| Dein Status | Vorschlag in Leadmode |
|---|---|
| neu | Phase Neu |
| kontaktiert, nicht erreicht, Rückruf | Phase Kontaktierung mit passender Unterphase |
| Termin, Gespräch | Phase Erstgespräch |
| Angebot | Phase mit Angebot |
| Kunde, gewonnen | Gewonnen |
| kein Interesse, verloren | Verloren mit Ergebnis |
Das sind Vorschläge. Deine KI sieht, welche Werte es in deinen Daten wirklich gibt, und zeigt sie dir als Liste zum Bestätigen.
Stolpersteine
- Verknüpfungen. Verknüpfte Datensätze stehen in Exporten oft als Namen oder interne Kennungen. Deine KI braucht eine Spalte, die Personen eindeutig mit der Firma verbindet.
- Namen sind nicht eindeutig. Zwei Firmen mit gleichem Namen verwechselt die Zuordnung über den Namen. Exportiere eine Kennung mit, wenn dein Werkzeug eine hat.
- Mehrfachauswahl und Tags. Sie werden zu Auswahlfeldern mit mehreren Werten. Prüfe die Optionen.
- Formel- und Rollup-Felder. Übernommen wird der berechnete Wert, nicht die Formel.
- Anhänge und Bilder. Sie kommen nicht mit.
- Zeit. Prüfe Datumsformat und Zeitzone. Fehlt die Uhrzeit, ist die Reihenfolge im Verlauf unsicher.
- Zeitstempel beim Anlegen. Wenn dein System erst beim Export das Änderungsdatum setzt, passt es nicht zur Originalzeit. Sag deiner KI, welche Spalte die echte Zeit enthält.
- Zukunft. Anrufe und erledigte Aufgaben in der Zukunft werden abgelehnt.
Was nicht mitkommt
- Dateien, Anhänge und Bilder.
- Mails als Postfach und Anrufaufnahmen.
- Eigene Automatisierungen, Formulare und Ansichten. Die baust du in Leadmode neu, zum Beispiel mit Abläufen mit KI.
- Berechtigungen deines Systems.
Abnahme
- Zähle die Datensätze je Tabelle und gib sie deiner KI als „erwartet“.
- Lass dir den Abgleichbericht zeigen. Jede Differenz muss einen Grund haben.
- Öffne drei bis fünf Unternehmen, die du gut kennst. Prüfe Verlauf, Aufgaben, Zuständigen und Phase.
- Prüfe, dass Sperren angekommen sind und dass keine Mail rausgegangen ist.
- Schließe den Auftrag ab. Gefällt dir das Ergebnis nicht, nimm ihn zurück und beginne neu.