Mitarbeiter
Das Team, die Personalakte mit Fragebogen, Verträgen und Dateien, Vorlagen und deine eigenen Unterlagen auf der Seite Mitarbeiter.
Die Seite Mitarbeiter fasst alles zusammen, was mit Personen im Team zu tun hat. Du findest sie in der Seitenleiste unter Unternehmen → Mitarbeiter. Oben stehen fünf Reiter:
| Reiter | Wofür | Wer ihn nutzt |
|---|---|---|
| Team | Mitarbeiterliste, offene Einladungen, Personalakte | Recht „Team“, die Akte nur mit „Personalakten und Verträge“ |
| Recruiting | Bewerber-Board, siehe Recruiting | Recht „Recruiting“ oder „Personalakten und Verträge“ |
| Stellen | Stellen und Karriereseite, siehe Recruiting | wie Recruiting |
| Vorlagen | Vertragsvorlagen und Personalfragebogen | Recht „Personalakten und Verträge“ |
| Meine Unterlagen | dein Personalfragebogen und deine Verträge | alle |
Reiter, die du nicht nutzen darfst, bleiben sichtbar, sind aber grau und nennen das fehlende Recht. Organisationsadmins haben alle Rechte. Wie du Rechte vergibst, steht unter Rollen und Rechte. Ein kleiner Zähler am Reiter Recruiting zeigt neue Bewerbungen, am Reiter Meine Unterlagen offene Aufgaben für dich.
Team
Die Liste zeigt jede Person mit Namen, E-Mail-Adresse und Rolle (Admin oder das Berechtigungsprofil, zum Beispiel „Vertriebsmitarbeiter“). Du erkennst dich am Schild „Du“. Darunter stehen die Projekte der Person mit ihrer Funktion im Projekt: Projektleitung, Vertriebler, Reservevertriebler oder Lesen. Eine Person ohne Projekt zeigt „Kein Projekt zugeordnet“. Mit dem Recht „Personalakten und Verträge“ erscheinen dazu Kennzeichen für den Stand der Akte („Fragebogen offen“, „Fragebogen abgegeben“, „Wartet auf Bestätigung“, „Recruiting“).
Mitarbeiter hinzufügen
Der Knopf Mitarbeiter hinzufügen (Recht „Personalakten und Verträge“) legt Personalakte und Einladung in einem Schritt an. Im Dialog trägst du E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname, Beschäftigungsart und das Berechtigungsprofil ein und entscheidest mit Personalfragebogen anfordern, ob die Person einen Fragebogen ausfüllen soll. Nur Admins wählen andere Profile als „Vertriebsmitarbeiter“; Mitbetrachter lädst du in den Einstellungen ein. Alles dazu steht unter Mitarbeiter einladen.
Admins sehen oberhalb der Liste die Offenen Einladungen mit den Ständen „Wird gesendet“, „Gesendet“, „Fehlgeschlagen“ oder „Abgelaufen“. Daneben gibt es Erneut senden und Zurückziehen. Nimmt die Person die Einladung an, wird sie automatisch zum aktiven Mitarbeiter, ihre Akte bleibt erhalten.
Personalakte
Mit Akte öffnen (Recht „Personalakten und Verträge“) öffnest du die Akte einer Person. Team oben links bringt dich zurück zur Liste. Rechts oben öffnen Vergütung die Konditionen der Person (siehe Vergütung) und Arbeitszeit ihre Arbeitstage und Zeiten. Die Akte hat vier Reiter.
Übersicht
Links steht die Einrichtung als Checkliste. Sie wird aus vorhandenen Daten abgeleitet und speichert nichts doppelt:
| Punkt | Erledigt, wenn |
|---|---|
| Konto | die Person die Einladung angenommen hat |
| Personalfragebogen | er abgegeben oder übernommen ist |
| Vertrag | mindestens ein Vertrag bestätigt ist |
| Projekt | die Person einem Projekt zugeordnet ist |
| Vergütung | eine Vergütungsregel für die Person hinterlegt ist |
| Telefonnummer | ihr eine Nummer zugewiesen ist |
| Postfach | ein Postfach verbunden ist |
Offene Punkte haben, wo möglich, einen Knopf (zum Beispiel Anfordern, Erstellen, Hinterlegen). Projekte ordnest du im Projekt zu, Telefonnummern und Postfächer unter Einstellungen.
Rechts steht die Verwaltung:
- Beschäftigungsart: Angestellt, Freier Mitarbeiter, Minijob, Werkstudent oder Praktikant. Sie bestimmt, welche Angaben der Personalfragebogen abfragt.
- Projekte der Person.
- Berechtigungsprofil (nicht bei Admins). Das Profil legt fest, welche Bereiche die Person nutzen darf. Ändern dürfen es nur Admins.
- Zum Admin machen und Entfernen (nur Admins). Die Admin-Rolle kann hier nicht zurückgenommen werden. Wer entfernt wird, verliert sofort den Zugriff auf die Organisation.
Personalfragebogen
Ist noch kein Fragebogen angefordert, steht dort Fragebogen anfordern. Danach siehst du die Antworten und entscheidest:
- Bearbeiten: Angaben ergänzen oder korrigieren, dann Speichern.
- Übernehmen: Der abgegebene Fragebogen gilt als geprüft.
- Wieder öffnen: Die Person kann ihn erneut bearbeiten.
Der Stand heißt „Fragebogen offen“, „Fragebogen abgegeben“ oder „Fragebogen übernommen“. Welche Angaben es gibt, hängt von der Beschäftigungsart ab. Es gibt Abschnitte für persönliche Daten, Anschrift und Kontakt, Bankverbindung, Steuer, Sozialversicherung, Beschäftigung und für Freie die selbstständige Tätigkeit (zum Beispiel Gewerbeanmeldung, Steuernummer, USt-IdNr.). Sensible Angaben wie IBAN, Steuer-ID und Sozialversicherungsnummer sind in der Datenbank verschlüsselt gespeichert und vor der Abgabe auf Formfehler geprüft (zum Beispiel die IBAN-Prüfsumme).
Verträge
Mit Vertrag erstellen wählst du eine Vorlage (nur aktive Vorlagen, die zur Beschäftigungsart passen oder für alle gelten), prüfst den Titel und füllst die abgefragten Felder aus. Name, Anschrift, Geburtsdatum, Startdatum, Position und Beschäftigungsart setzt das System aus Akte und Fragebogen ein. Mit Vorschau siehst du das PDF, mit Bereitstellen geht der Vertrag an die Person.
Jeder Vertrag hat einen Stand:
| Stand | Bedeutung |
|---|---|
| Wartet auf Bestätigung | Der Vertrag liegt bei der Person. Du kannst ihn Zurückziehen. |
| Bestätigt | Die Person hat „Gelesen und bestätigt“ gewählt, mit Zeitpunkt |
| Zurückgezogen | Du hast ihn vor der Bestätigung zurückgenommen |
Mit Ansehen öffnest du das PDF. Die Bestätigung ist ein Vermerk im System. Sie ersetzt keine qualifizierte elektronische Signatur. Ob ein Vertrag rechtlich so ausreicht, klärst du selbst.
Dateien
Der Reiter Dateien zeigt die Personalunterlagen der Person, also Dokumente, die du zu ihr ablegst. Sie liegen in einer eigenen Personal-Dateibibliothek.
Vorlagen
Der Reiter Vorlagen (Recht „Personalakten und Verträge“) hat zwei Bereiche.
Vertragsvorlagen
Mit Vorlage legst du eine neue an, ein Klick auf eine bestehende öffnet sie. Der Schalter Aktiv/Inaktiv nimmt eine Vorlage aus der Auswahl. Im Dialog:
- Name und Gilt für: „Alle Beschäftigungsarten“ oder eine einzelne.
- Vertragstext: Die Texte schreibst du selbst. Beispieltext einfügen liefert einen Startpunkt.
#und##am Zeilenanfang sind Überschriften, eine Leerzeile trennt Absätze, ein-beginnt eine Aufzählung. - Platzhalter einfügen: Vollständiger Name, Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Straße, PLZ, Ort, Anschrift, Geburtsdatum, Position, Beschäftigungsart, Startdatum, Name der Organisation, Heutiges Datum. Diese füllt das System aus.
- Eigenes Feld, zum Beispiel „Honorar“, fügt einen Platzhalter ein, den du beim Erstellen des Vertrags selbst ausfüllst. Bekannte Felder sind Vergütung, Honorar, Sonstiges, Probezeit und Wochenstunden.
Der Briefkopf und das Erscheinungsbild des PDFs kommen aus den Abrechnungsdaten.
Personalfragebogen
Hier legst du fest, welche Angaben abgefragt werden. Jeder Abschnitt (zum Beispiel „Bankverbindung“, „Steuer“) lässt sich aufklappen. Je Angabe gibt es zwei Schalter: Abfragen und Pflicht. Ein Schloss kennzeichnet sensible Angaben. Mit Frage ergänzt du bis zu 15 Eigene Fragen (Antwortart Text, Datum oder Ja / Nein, mit Pflicht-Schalter). Sie erscheinen im Abschnitt „Weitere Angaben“. Speichern kannst du über die Leiste am unteren Rand.
Meine Unterlagen
Hier siehst du, was für dich bereitliegt. Gibt es nichts, steht dort „Aktuell liegt nichts für dich vor“.
- Personalfragebogen: Eine Zeile zeigt, wie viele Pflichtangaben du ausgefüllt hast. Entwurf speichern sichert deinen Stand, Abgeben prüft deine Angaben und schickt den Fragebogen an die Personalverwaltung. Danach siehst du deine Antworten unter „Meine Angaben“, bis die Verwaltung ihn übernimmt oder wieder öffnet.
- Verträge: Mit Ansehen öffnest du den Vertrag als PDF, mit Gelesen und bestätigt bestätigst du ihn.