Instantly
Instantly-Kampagnen mit Leads, Verlauf und neuen Antworten in ein Projekt übernehmen und aktuell halten.
Mit der Instantly-Anbindung holst du Leads aus deinen Instantly-Kampagnen in ein Leadmode-Projekt und bekommst neue Antworten als Aufgaben. Der Zugang und der Import sitzen an zwei Stellen: Einstellungen → Anbindungen → Weitere Anbindungen → Instantly und Import / Export → Kontakte importieren → Instantly.
Den Zugang einrichten und Kampagnen zuordnen dürfen nur Personen mit dem Recht „Lead-Quellen und Integrationen“ (Admins haben es immer). Ohne dieses Recht fehlt „Instantly“ in der Quellenauswahl des Imports. Für den Import selbst brauchst du im Projekt das Recht „Import und Export“ auf Stufe „Importieren“. Voraussetzung ist außerdem das Modul CRM.
Zugang verbinden
- Erstelle in Instantly unter Einstellungen → Integrationen einen API-Schlüssel der Version 2. Er braucht nur Leserechte für E-Mails und Kampagnen.
- Öffne in Leadmode Einstellungen → Anbindungen → Weitere Anbindungen und klicke die Kachel „Instantly“ an.
- Trage den API-Schlüssel ein und klicke auf Speichern. Mit Verbindung testen prüfst du ihn vorher.
Alternativ trägst du den Schlüssel direkt im Import ein: Wähle dort „Instantly“ und klicke auf Verbinden und Bestand lesen. Es ist derselbe Zugang. Der Schlüssel wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt; Zugang entfernen löscht ihn und beendet den Abruf neuer Antworten. Bestehende Zuordnungen bleiben erhalten.
In der Übersicht siehst du den Status („Verbunden“) und „Letzter Abruf“ mit Zeit und Ergebnis. Fehler stehen dort im Klartext, etwa wenn Instantly den Schlüssel ablehnt oder die Abrufgrenze erreicht ist.
Leads importieren
Öffne Import / Export → Kontakte importieren, wähle oben das Projekt und dann bei „Woher kommen deine Daten?“ den Eintrag Instantly (Kennzeichen „Automatisch“).
Leadmode liest den Bestand: je Kampagne Leads, Kontaktiert, Antworten, davon automatisch, Interessiert, Unzustellbar und Abgemeldet. Außerdem steht dort, ob eine Kampagne schon Antworten für ein Projekt aktuell hält. Mit Neu lesen aktualisierst du die Tabelle. Es wird noch nichts übernommen.
Hake die Kampagnen an, die du übernehmen willst. Der „Trichter der Auswahl“ zeigt Leads, Kontaktiert, Geantwortet und Interessiert. Die Zahlen stammen von Instantly. „Interessiert“ ist die Markierung in Instantly, nicht eine Chance in Leadmode.
Entscheide über die zwei Optionen:
- Neue Antworten fortlaufend holen (vorbelegt): Nach dem Import legt Leadmode die Zuordnung Kampagne → Projekt an. Ab dann kommen neue Antworten als Aufgabe „E-Mail beantworten“ ins Projekt.
- Verlauf und Interesse übernehmen (vorbelegt): Siehe unten.
Klicke auf Leads lesen und zuordnen. Instantly begrenzt die Abrufe, bei vielen Leads dauert das etwas. Lass das Fenster offen. Danach geht es im gewohnten Importassistenten weiter: Zuordnung, Prüfung, Import. Siehe Import und Export.
Wählst du mehrere Kampagnen, fasst Leadmode doppelte E-Mail-Adressen zusammen und weist darauf hin.
Firma und Ansprechpartner
In Instantly ist ein Lead eine Person bei einem Unternehmen. In Leadmode wird daraus:
- das Unternehmen als Kontakt (Name und Firma aus dem Firmennamen; fehlt er, dient der Name der Person), und
- die Person als Hauptansprechpartner dieses Unternehmens, mit eigenen Kanälen für E-Mail und Telefon.
Der Import füllt dazu die Spalten „Ansprechpartner“ und „Kontaktkanäle“. Als unzustellbar markierte Adressen werden als deaktivierter E-Mail-Kanal angelegt, abgemeldete Adressen als gesperrter E-Mail-Kanal. Der Kontakt bleibt telefonisch bearbeitbar. Bereits vorhandene Kontakte überschreibt der Import nicht.
Verlauf und Interesse
Mit der Option „Verlauf und Interesse übernehmen“ schreibt Leadmode nach dem Import je Lead Einträge in den Verlauf des Kontakts. Du kannst das auch später mit Nur Verlauf nachtragen erledigen, ohne die Leads neu zu lesen.
- Je kontaktiertem Lead entsteht ein Vermerk mit dem Stand der Sequenz (zum Beispiel „Sequenz beendet“, letzter Schritt und Zeitpunkt, Zahl der Antworten).
- Je eingegangener Antwort entsteht ein Vermerk mit Art, Schritt und Zeit.
- Das Interesse aus Instantly wird in ein Mail-Ergebnis übersetzt: „Interessiert“ wird zu „Interessiert“, „Termin gebucht“ zu „Interessiert – Termin gewünscht“, „Kein Interesse“ zu „Kein Interesse“ (mit dem Hinweis, dass es dort ohne Begründung markiert war) und „Falsche Person“ zu „Falscher Ansprechpartner / weitergeleitet“. Die Wirkung richtet sich nach dem Ergebniskatalog des Projekts. Weitere Zustände wie Abwesenheit, Gewonnen oder Verloren werden nur als Vermerk geschrieben, ohne Rückkehrdatum oder Grund zu erfinden. Eine Chance legen Mail-Ergebnisse nicht an.
- Leads, die im Projekt keinen Kontakt haben, werden übersprungen und gezählt.
Läuft der Verlaufsimport ein zweites Mal, entstehen keine Doppelungen. Das Ergebnis meldet „schon vorhanden“.
Neue Antworten und Mailtexte
Ist eine Kampagne einem Projekt zugeordnet, ruft Leadmode alle 5 Minuten neue Antworten ab. Instantly meldet im kostenlosen Tarif nichts von selbst, deshalb gibt es keinen Webhook. Für jede neue Antwort entsteht eine Aufgabe „E-Mail beantworten“:
- Zuständig ist der Besitzer des Kontakts, sofern er noch im Projekt ist, sonst die Projektleitung.
- Hat der Kontakt schon eine offene Antwort-Aufgabe, bleibt es dabei.
- Gehört die Absenderadresse zu mehreren Kontakten im Projekt, entsteht genau eine Aufgabe am zuletzt bearbeiteten Kontakt.
- Antworten von Adressen, die im Projekt unbekannt sind, und automatische Antworten (Abwesenheit) erzeugen keine Aufgabe.
Der Mailtext gehört zum Kontakt: Eingegangene Antworten und gesendete Sequenzmails werden verschlüsselt am Kontakt gespeichert, damit Verlauf und Gespräch vollständig sind. Antworten schreibst du aus Leadmode über das Postfach der Kampagne, damit sie im selben Verlauf bleiben. Siehe Postfach.
Kampagnen zuordnen und lösen
Unter Einstellungen → Anbindungen → Weitere Anbindungen → Instantly listet der Bereich „Kampagnen“ alle Zuordnungen mit Projekt, Startzeitpunkt und Zählern (Mails, Aufgaben, automatische Antworten, Mails ohne Kontakt). Dort kannst du:
- eine Kampagne ohne Import einem Projekt zuordnen (Kampagne, Projekt, Zuordnen). Es zählen nur Antworten ab dem Zeitpunkt der Zuordnung, ältere werden nicht nachgeholt.
- eine Zuordnung Entfernen. Eingehende Mails dieser Kampagne legen danach keine Aufgaben mehr an. Bestehende Aufgaben bleiben.
Eine Kampagne gehört zu höchstens einem Projekt, ein Projekt darf mehrere Kampagnen haben.
Zusammenspiel mit der Info-Mail-Liste
Wenn in einem Projekt ein Info-Mail-Wunsch dokumentiert wird (zum Beispiel „Interessiert – Info-Mail gewünscht“ nach einer Mailantwort), taucht der Wunsch in der Info-Mail-Liste auf. Sequenzmails aus Instantly zählen dort nicht als Versandnachweis, nur Mails aus einem angebundenen Postfach oder eine belegte Meldung des Kunden.
Grenzen
- Instantly begrenzt die Abrufe. Große Mengen an Leads, Antworten und Verlauf brauchen Zeit.
- Der Abruf neuer Antworten kommt alle 5 Minuten und nicht sofort.
- Die Zahlen im Import (Trichter der Auswahl) stammen von Instantly.