E-Mail-Kampagnen
Kaltmail-Kampagnen mit Folgemails aus den Postfächern deines Teams anlegen, starten und auswerten.
Eine E-Mail-Kampagne schickt eine Folge von Mails an eine Liste von Leads eines Projekts: eine erste Mail und bis zu neun Folgemails im Abstand von Tagen. Gesendet wird aus den Postfächern deines Teams, mit Tageslimit, Versandfenster und zufälligem Abstand zwischen den Mails. Du findest die Kampagnen auf der Projektseite (Unternehmen → Projekte, dann das Projekt) im Reiter E-Mail-Kampagnen in der Gruppe Kommunikation.
E-Mail-Kampagnen gibt es ab dem Tarif Boost und nur mit dem Modul CRM. Den Reiter sieht, wer im Projekt im Bereich „Leads und Arbeitsliste“ mindestens „Ansehen“ hat. Anlegen, Ändern, Starten, Pausieren, Löschen und Empfänger hinzufügen braucht dort „Bearbeiten“. Siehe Rollen und Rechte.
Voraussetzungen
- Ein Postfach. Du kannst dein eigenes verbundenes Postfach wählen und Organisationspostfächer, die für dich freigegeben sind. Siehe E-Mail-Konto verbinden und Postfächer des Teams. Ohne nutzbares Postfach erscheint im Assistenten „Kein Postfach nutzbar“.
- Die E-Mail-Fußzeile der Organisation unter Einstellungen → E-Mail → Aussehen und Signatur. Ohne sie lässt sich eine Kampagne nicht starten. Siehe Aussehen und Signatur.
- Ein Name im Profil der Person, deren Postfach sendet. Fehlt er, sendet dieses Postfach nicht und die Kampagne zeigt einen Hinweis.
- Leads im Projekt mit E-Mail-Adresse. Eine Kampagne schreibt nur Leads an, die schon im Projekt sind. Neue Adressen legst du vorher über den Import an.
Kampagne anlegen
Klicke im Reiter E-Mail-Kampagnen auf E-Mail-Kampagne. Es öffnet sich ein Assistent mit vier Schritten: Wer, Was, Von wo und wie schnell und Start. Mit Weiter speicherst du jeden Schritt. Schließt du das Fenster, bleibt die Kampagne als Entwurf stehen. Gesendet wird erst, wenn du im letzten Schritt auf Starten klickst.
Wer: Gib der Kampagne einen Namen und füge Empfänger hinzu (siehe Empfänger hinzufügen). Weiter geht es erst mit mindestens einem Empfänger.
Was: Schreibe die Mails. Siehe Mails und Folgemails.
Von wo und wie schnell: Wähle die Postfächer mit Tageslimit und das Tempo. Siehe Postfächer, Tageslimit und Tempo.
Start: Prüfe die Zusammenfassung mit Name, Empfängern, Mails, Postfächern und Versand. Darunter zeigt eine Vorschau, wie viele Mails an welchem Sendetag rausgehen und wann die Kampagne voraussichtlich fertig ist. Klicke auf Starten.
Beim Start prüft Leadmode, ob E-Mail eingerichtet ist, die Fußzeile vorhanden ist, mindestens ein Postfach gewählt und nutzbar ist und Empfänger warten. Fehlt etwas, nennt die Meldung, was zu tun ist.
Empfänger hinzufügen
Unter „Wie willst Du Empfänger wählen?“ gibt es vier Wege:
| Weg | Wer hinzukommt |
|---|---|
| Aus einer Liste | Die Leads einer gespeicherten Liste (Ansicht) des Projekts. Ist die Liste nach Arbeitsreihenfolge sortiert, gelten dieselben Regeln wie in der Arbeitsliste, die Zahl stimmt also mit ihr überein. |
| Aus einer Phase | Alle Leads, die gerade in einer Phase stehen. |
| Aus einem Funnel | Alle Leads, die über einen Funnel oder eine Landingpage des Projekts eingegangen sind. |
| Eigene Adressen | E-Mail-Adressen, eine pro Zeile. Es zählen nur Leads, die schon im Projekt sind. Adressen ohne Lead im Projekt listet Leadmode danach auf. |
Im Auswahlfeld steht hinter jeder Liste und Phase die Zahl der Leads. Klicke auf Hinzufügen (oder zum Beispiel 120 Leads hinzufügen). Das Ergebnis steht unter „Bisher hinzugefügt“, etwa „412 hinzugefügt, 31 ohne E-Mail-Adresse, 5 gesperrt, 12 schon drin“. Du kannst mehrmals und über verschiedene Wege hinzufügen, niemand kommt doppelt in dieselbe Kampagne.
- Gesperrt sind Leads mit Kontaktsperre und Adressen auf der Sperrliste (abgemeldet, nicht zustellbar oder von Hand gesperrt).
- Angeschrieben wird die E-Mail-Adresse des Ansprechpartners oder des Leads, die für Mails freigegeben ist. Fehlt sie, zählt der Lead als „ohne E-Mail-Adresse“.
- Je Durchgang gehen höchstens 5000 Leads. Hat eine Liste, Phase oder ein Funnel mehr, lehnt Leadmode ab. Fasse die Liste dann enger oder füge in Teilen hinzu.
Später fügst du Empfänger in der Kampagne mit Empfänger hinzufügen hinzu, auch während sie läuft. Neue Empfänger bekommen die erste Mail dann im nächsten freien Platz. Eine abgeschlossene Kampagne nimmt keine Empfänger mehr auf.
Mails und Folgemails
Jede Mail hat einen Betreff und einen Text. Die erste Mail braucht einen Betreff. Mit 3 Tage warten, dann weitere Mail hängst du eine Folgemail an, bis zu zehn Mails je Kampagne. Vor jeder Folgemail stellst du ein, nach wie vielen Tagen sie kommt (0 bis 60). Die Wartezeit zählt ab dem Versand der vorigen Mail an diesen Empfänger. Gesendet wird trotzdem nur im Versandfenster.
- Betreff leer lassen: Die Folgemail kommt als Antwort im selben Verlauf, mit „Re:“ und dem Betreff der ersten Mail.
- Absender: Das Postfach, das die erste Mail an einen Empfänger geschickt hat, sendet auch alle Folgemails an ihn.
- Vorlage einfügen: Übernimmt den Text einer E-Mail-Vorlage, bei der ersten Mail auch den Betreff. Angeboten werden nur aktive Vorlagen, deren Platzhalter es in Kampagnen gibt. Siehe E-Mail-Vorlagen.
- Vorschau zeigt die Mail mit einem Beispielkontakt, deiner Fußzeile und deinem Design.
Platzhalter fügst du per Klick unter dem Text ein. In Kampagnen gibt es nur diese:
| Platzhalter | Inhalt |
|---|---|
anrede, vorname, nachname, firma | Angaben zum Lead oder Ansprechpartner |
projekt | Name des Projekts |
absender_name, organisation | Absender und Organisation |
Termin-, Angebots- und Rückrufwerte gibt es in Kampagnen nicht. Andere Platzhalter lehnt der Assistent ab. Lässt sich ein Platzhalter für einen Empfänger beim Versand nicht füllen, bekommt er keine Mail und steht als „Übersprungen“ mit dem Grund „Ein Platzhalter konnte nicht gefüllt werden“.
Unter jeder Mail fügt Leadmode die Signatur, die Fußzeile und einen Link zur Abmeldung ein. Die Mail trägt außerdem eine Abmeldung mit einem Klick, die viele Mailprogramme direkt anbieten. Gilt im Projekt unter E-Mail-Signatur die Projektidentität auch für E-Mail-Kampagnen, kommen Fußzeile und Absenderangaben aus dem Projekt. Siehe Aussehen und Signatur.
Postfächer, Tageslimit und Tempo
Postfächer: Schalte die Postfächer ein, aus denen die Kampagne sendet, bis zu 20. Je Postfach legst du fest, wie viele Mails es Pro Tag höchstens sendet (1 bis 500, vorbelegt 30). Das Tageslimit gilt für alle Kampagnen des Postfachs zusammen. Neue Empfänger verteilt Leadmode auf die gewählten Postfächer.
Tempo: Zwei Voreinstellungen stehen zur Wahl.
- Vorsichtig hochfahren (empfohlen): Start mit 2 Mails pro Tag, dann je Sendetag 2 mehr bis zum Tageslimit. Versand Montag bis Freitag von 9 bis 17 Uhr (Europe/Berlin), 2 bis 5 Minuten Abstand zwischen zwei Mails eines Postfachs, Stopp bei Antwort.
- Eigene Werte: Du stellst alles selbst ein.
| Einstellung | Wirkung |
|---|---|
| Langsam hochfahren | An: Das Postfach beginnt mit Start (Mails pro Tag) und sendet je weiterem Sendetag Mehr je Tag, bis das Tageslimit erreicht ist. Gezählt werden die Tage, an denen das Postfach schon Kampagnenmails gesendet hat, auch aus anderen Kampagnen. Aus: sofort das volle Tageslimit. |
| Wochentage, Von, Bis, Zeitzone | Das Versandfenster. Außerhalb davon geht nichts raus. Zeitzonen: Europe/Berlin, Europe/Vienna, Europe/Zurich, Europe/London, UTC. |
| Abstand kleinster (Min.), Abstand größter (Min.) | Zwischen zwei Mails eines Postfachs wartet Leadmode eine zufällige Zeit in diesem Bereich (0,5 bis 120 Minuten). |
| Bei Antwort stoppen | Siehe Stopp bei Antwort. |
Unter den Einstellungen zeigt eine Vorschau die Mails je Sendetag und die ungefähre Dauer in Wochen. Reichen die Einstellungen nicht für alle Mails, steht dort „Mit diesen Einstellungen gehen nicht alle Mails raus.“
Stopp bei Antwort
Für jeden Empfänger endet die Folge, sobald einer dieser Fälle eintritt:
| Fall | Status des Empfängers |
|---|---|
| Echte Antwort, wenn Bei Antwort stoppen an ist (Standard) | Hat geantwortet |
| Dauerhaft unzustellbar (harter Bounce) | Nicht zustellbar |
| Abmeldung über den Link in der Mail | Abgemeldet |
| Adresse von Hand auf die Sperrliste gesetzt | Entfernt |
Eine Antwort erkennt Leadmode, wenn sie im Posteingang eines in Leadmode verbundenen Postfachs ankommt. Abwesenheitsnotizen und andere automatische Antworten stoppen nicht. Antwort, Bounce, Abmeldung und Sperre gelten für die Adresse in allen Kampagnen der Organisation, nicht nur in der, aus der die Mail kam. Ist Bei Antwort stoppen aus, laufen die Folgemails trotz Antwort weiter.
Vor jeder einzelnen Mail prüft Leadmode zusätzlich Kontaktsperre und Sperrliste. Wurde ein Lead inzwischen gesperrt, bekommt er nichts mehr und steht als „Übersprungen“.
Starten, pausieren und ändern
Ein Klick auf eine Kampagne öffnet die Detailansicht. Oben stehen je nach Status diese Knöpfe:
| Knopf | Wann | Wirkung |
|---|---|---|
| Pausieren | Kampagne läuft | Es gehen keine Mails mehr raus, bis du fortsetzt. |
| Fortsetzen | Kampagne pausiert | Der Versand geht weiter. Der Abstand der Postfächer bleibt bestehen. |
| Bearbeiten | Entwurf oder pausiert | Öffnet den Assistenten. Eine laufende Kampagne pausierst du vorher. |
| Empfänger hinzufügen | Nicht abgeschlossen | Siehe oben. |
| Kampagne löschen (Papierkorb) | Nicht laufend | Löscht die Kampagne mit allen Empfängern und Zählern. Bereits gesendete Mails bleiben im Postfach. |
Eine Kampagne hat einen dieser Status: Entwurf, Läuft, Pausiert oder Abgeschlossen. Sie ist abgeschlossen, wenn kein Empfänger mehr wartet. Eine abgeschlossene Kampagne lässt sich nicht mehr ändern.
Während die Kampagne läuft, steht oben „Versandfenster offen bis …“ oder „Nächster Versand ab …“. Kann ein Postfach gerade nicht senden, zum Beispiel weil es getrennt wurde, erscheint „… sendet gerade nicht.“ mit dem Grund. Die Empfänger bleiben dann in der Warteschlange.
Auswertung
Die Liste im Reiter zeigt je Kampagne Status, Empfänger, Gesendet, Geantwortet, Nicht zustellbar, Abgemeldet und Heute, dazu einen Balken mit dem Anteil abgeschlossener Empfänger. Die Detailansicht zeigt mehr:
- Kennzahlen: Empfänger, Gesendet, Heute gesendet, Geantwortet, Nicht zustellbar, Abgemeldet, Übersprungen und Fehlgeschlagen. Darunter die Gründe für Übersprungen und Fehlgeschlagen mit Anzahl.
- Mails je Schritt: wie oft jede Mail der Folge gesendet wurde.
- Mails je Tag, letzte 30 Tage als Balken.
- Postfächer: je Postfach heute gesendet von erlaubt, die Uhrzeit der nächsten Mail oder „Limit für heute erreicht“ und Hinweise wie „Nicht mehr nutzbar“.
- Empfänger: Name, Status, Zahl der gesendeten Mails, Letzte Mail und Nächste Mail. Mit Status filtern grenzt du die Liste ein, Mehr anzeigen lädt weitere. Mit dem Kreuz entfernst du einen wartenden Empfänger. Er bekommt dann keine Mail mehr und steht als „Entfernt“.
Die Zahlen aktualisieren sich während des Versands von selbst.
| Status des Empfängers | Bedeutung |
|---|---|
| Wartet | Die nächste Mail steht aus. |
| Wird gesendet | Die Mail geht gerade raus. |
| Folge beendet | Alle Mails sind raus. |
| Hat geantwortet, Nicht zustellbar, Abgemeldet | Siehe Stopp bei Antwort. |
| Übersprungen | Keine Mail, zum Beispiel wegen Kontaktsperre, Sperrliste, fehlender Adresse oder eines offenen Platzhalters. |
| Fehlgeschlagen | Der Versand scheiterte auch nach mehreren Versuchen, oder der Ausgang war unklar. |
| Entfernt | Von Hand aus der Kampagne genommen oder von Hand gesperrt. |
Bei unklarem Ausgang, etwa bei einer Zeitüberschreitung, sendet Leadmode die Mail nicht erneut, damit niemand sie doppelt bekommt. Der Grund lautet dann „Ausgang unklar, nicht erneut gesendet“.
Instantly im selben Reiter
Hat ein Admin dem Projekt Kampagnen aus Instantly zugeordnet, stehen sie im selben Reiter unter „Instantly-Kampagnen“, dazu der Block „Zahlen je Kampagne“. Diese Kampagnen laufen in Instantly, nicht in Leadmode. Siehe Instantly.
Grenzen
- Höchstens 10 Mails je Kampagne, 20 Postfächer, 500 Mails pro Postfach und Tag und 5000 Leads je Hinzufügen.
- Nur Leads, die schon im Projekt sind. Eingefügte Adressen ohne Lead werden nicht angelegt.
- Nur die oben genannten Platzhalter.
- Gesendet wird nur aus Postfächern deines Teams, nie über ein Postfach von Leadmode. Ist ein Postfach getrennt oder die Person ausgeschieden, sendet es nicht mehr.
- Antworten erkennt Leadmode nur in Postfächern, die in Leadmode verbunden sind.
- Eine laufende Kampagne änderst du erst nach dem Pausieren. Eine abgeschlossene gar nicht mehr.
- Welche Mails du an wen senden darfst, entscheidest du selbst. Leadmode prüft nur Kontaktsperre und Sperrliste.