Postfächer des Teams
Als Admin Organisationspostfächer verbinden, freigeben und Postfächer von Mitarbeitern übertragen.
Du findest die Funktion unter Einstellungen → E-Mail → E-Mails verwalten. Sie braucht das Recht „Gemeinsame Postfächer und Mail-Design“ (Admins). In der Demo-Organisation ist sie gesperrt.
E-Mails an Kontakte, Terminbestätigungen und Erinnerungen gehen immer von einem Postfach deines Teams raus, nie über ein Postfach der Plattform. Ohne Postfach wird nichts gesendet.
Organisationspostfächer
Das sind gemeinsame Adressen wie vertrieb@. Mitarbeiter dürfen sie nur nutzen, wenn du sie freigibst.
Jedes Postfach zeigt „Freigegeben für: Alle Mitarbeiter“, eine Anzahl oder „Noch niemand freigegeben“. Der Schalter Postfach in Leadmode anzeigen steuert, ob Eingang und Gesendet in Leadmode erscheinen.
Freigegebene Mitarbeiter wählen das Postfach als Absender (siehe E-Mail-Konto verbinden) und lesen es im Postfach.
Persönliche Postfächer
Jede Person verbindet ihr eigenes Postfach unter „Mein E-Mail-Account“. Das Passwort kennt nur sie. Die Liste zeigt, wer verbunden ist („x von y verbunden“) und wer „Kein eigenes Postfach“ hat. Du siehst nur die Adresse, nicht die Nachrichten.
Scheidet jemand aus oder wird gesperrt, sendet sein Postfach nicht mehr. Dann kannst du es mit Übertragen an … einem anderen Mitarbeiter ohne eigenes Postfach geben oder als Organisationspostfach übernehmen.
Trennen
Trennen entfernt ein Postfach nach Rückfrage. Es kann danach keine E-Mails mehr aus Leadmode senden, Freigaben entfallen. Beim Trennen, Abschalten und Übertragen löscht Leadmode die gespeicherten Nachrichten des Postfachs. Auf dem Mailserver bleibt alles erhalten.