Berichte
Berichte pro Projekt erstellen, prüfen, freigeben und versenden und die Berichtsarten, Bausteine und Texte einstellen.
Berichte fassen Kennzahlen, Termine und Rückmeldungen aus Gesprächen und E-Mails eines Projekts für einen Zeitraum zusammen. Du erstellst und liest sie in der Projektzentrale: Unternehmen → Projekte, Projekt anklicken, Reiter Berichte.
Berichte, die Prüfablage und die Berichtseinstellungen eines Projekts sehen Personen mit dem Projektrecht „Berichte und Prüfung“ (Projektleitung hat „Verwalten“) und Organisationsadmins. Den Organisationsstandard unter Einstellungen → Anbindungen → Berichte ändern Personen mit dem Recht „Organisation und Standards“. Mehr dazu unter Rollen und Rechte.
Berichtsarten
Beim Erstellen wählst du eine Art. Jede trägt ein Kennzeichen, wer den Bericht lesen soll.
| Art | Kennzeichen | Inhalt |
|---|---|---|
| Wochenbericht | Für den Kunden | Zahlen, Termine und Rückmeldungen der Woche für den Auftraggeber |
| Leadqualität | Für den Lead-Lieferanten | Welche Kontakte nicht gepasst haben oder falsch importiert wurden |
| CRM-Bericht | Für den CRM-Betreiber | Probleme mit dem genutzten CRM-System, gesammelt für den Betreiber |
| Infomail-Liste | Für den Kunden | Kontakte, die eine Infomail wollen, mit Grund, zum Herunterladen |
| E-Mail-Auswertung | Für den Kunden | Antworten auf die E-Mail-Kampagne: Anzahl, Art, Fragen und Absagegründe |
| Angebotsvalidierung | Nur intern | Wie das Angebot ankommt: Einwände, Reaktionen, Skript, Mitarbeiter, Angebot |
| Mitarbeiter-Auswertung | Nur intern | Kennzahlen, Beobachtungen und Dokumentationsabgleich je Mitarbeiter |
Aussagen über einzelne Mitarbeitende gehen nie an Kunden, Lead-Lieferanten oder CRM-Betreiber. CRM-Probleme gehen nie an den Kunden oder den Lead-Bericht. Das erzwingt das System; kein Projekt kann es aufheben.
Bericht erstellen
Öffne im Projekt den Reiter Berichte und klicke auf Neuer Bericht. Mit „Nach Berichtsart filtern“ filterst du die Liste bereits erstellter Berichte.
Wähle bei Welchen Bericht brauchst du? die Art und klicke auf Weiter.
Wähle bei Für welchen Zeitraum? „Letzte Woche“, „Diese Woche“, „Letzter Monat“ oder „Eigener Zeitraum“ mit den Feldern „Von“ und „Bis“. Der Zeitraum darf höchstens 93 Tage umfassen und nicht in der Zukunft enden.
Entscheide bei Alles bereit, ob der Text automatisch geschrieben werden soll („Text automatisch schreiben lassen“). Ohne KI-Text entsteht der Bericht ohne automatische Textteile.
Prüfe den Auswertungsstand in der Zeile darunter (siehe unten) und klicke auf Bericht erstellen.
Der Bericht öffnet sich als Entwurf. In der Liste hat jeder Bericht ein Deckblatt, ein Statusschild, gegebenenfalls einen Export-Stand und die Zahl der Hinweise.
Auswertungsstand
Unter dem Schalter zeigt eine Statuszeile, wie weit die automatische Auswertung von Gesprächen und E-Mails im Zeitraum ist: wie viele noch laufen, wie viele übersprungen wurden und wie viele fehlschlugen. Mit Erneut versuchen startest du übersprungene und fehlgeschlagene Auswertungen neu. Ein Bericht wird genauer, wenn die Auswertung vollständig ist.
Bericht bearbeiten
Die Berichtsansicht zeigt links die Texte (Anrede, Betreff, Versandtext, Abschluss) und alle Bausteine, rechts den Berichtstext und das Versandpaket. Im Entwurf kannst du:
- Anrede, Betreff, Versandtext und Abschluss ändern. Mit Platzhalter einfügen setzt du Werte wie Anrede, Zeitraum oder Kalenderwoche ein. Ein nicht erlaubter Platzhalter wird markiert („Hier nicht möglich“).
- Bausteine ein- oder ausblenden und die Texte der Pflichtabschnitte anpassen.
- Mit Speichern deine Änderungen sichern. Beim Schließen mit ungespeicherten Änderungen fragt das System nach.
- Mit Löschen den Entwurf endgültig entfernen.
Ändern sich die Daten nach der Erstellung (zum Beispiel weil später Anrufe dokumentiert werden), steht im Kopf Veraltet. Neu erzeugen berechnet den Bericht neu. Im Dialog entscheidest du, ob deine „Eigenen Änderungen“ erhalten bleiben und ob der „Berichtstext mit KI“ neu geschrieben wird.
Warnungen
Oben im Bericht stehen Warnungen, zum Beispiel zu noch ausstehenden oder fehlgeschlagenen Auswertungen, übersprungenen Gesprächen, offenen Befunden oder Blöcken ohne Bericht. Lies sie vor der Freigabe.
Prüfen, freigeben, übergeben
Ein Bericht durchläuft diese Stände:
| Stand | Bedeutung |
|---|---|
| Entwurf | Alles ist änderbar |
| Geprüft | Die Zahlen- und Inhaltsprüfung ist abgeschlossen (nur wenn die Prüfstufe verlangt ist) |
| Freigegeben | Die Fassung ist eingefroren und lässt sich versenden |
| Übergeben | Du hast den Bericht als übergeben markiert |
Ob die Freigabe eine Prüfung verlangt, steht in der Berichtskonfiguration („Freigabe erst nach Zahlen- und Inhaltsprüfung“). Im Standard verlangt sie nur der Wochenbericht.
Klicke im Entwurf auf Prüfen. Im Dialog „Zahlen und Inhalte prüfen“ siehst du Blocker (rot, sie sperren die Prüfung) und Hinweise (gelb, zum Beispiel interne Begriffe wie Honorar oder Marge).
Bestätige die drei Punkte selbst: Die Zahlen stimmen mit dem Dashboard für denselben Zeitraum überein. Quoten und Nenner sind nachvollziehbar. Die Kundenfassung enthält keine internen Inhalte. Die Hinweise des Systems ersetzen diese Prüfung nicht.
Klicke auf Prüfung abschließen und danach auf Freigeben. Ohne Prüfstufe klickst du direkt im Entwurf auf Freigeben.
Wieder bearbeiten setzt einen geprüften, freigegebenen oder übergebenen Bericht in den Entwurf zurück. Prüfung und Freigabe entfallen dabei.
Versenden und weitergeben
Nach der Freigabe stehen in der Fußzeile diese Wege bereit:
| Weg | Was passiert |
|---|---|
| Paket herunterladen | ZIP mit Bericht als Text, PDF, Betreff und Text für die Mail und den CSV-Beilagen |
| Per E-Mail senden | Versand über dein eigenes Postfach (siehe unten) |
| Öffnet WhatsApp mit dem Berichtstext. Ist der Text sehr lang, wird er gekürzt; den vollen Text holst du mit „Kopieren“ | |
| Projektchat | Stellt den Text in den Projektchat, bei langen Berichten in mehreren Nachrichten |
| Als übergeben markieren | Vermerkt nur, dass du den Bericht weitergegeben hast. Es ist kein Versandnachweis |
Im Versandpaket kopierst du Betreff und Text und lädst Beilagen einzeln („Laden“).
Per E-Mail senden
Der Dialog Per E-Mail senden fragt Von, An und Kopie ab. Betreff, Text und Beilagen kommen aus dem Versandpaket. Die Adressen aus der Berichtskonfiguration sind vorausgefüllt.
- Gesendet wird nur über ein Postfach, das mit dir verbunden ist. Hast du keins, bittet dich der Dialog, es in den Einstellungen zu verbinden. Das Plattform-Postfach versendet keine Berichte. Siehe Konto verbinden.
- Die Mail nutzt das Aussehen deiner Organisation mit Signatur und Fußzeile. Angehängt sind die CSV-Beilagen und das PDF.
- Kontaktsperren der Empfänger gelten.
- Du kannst denselben Bericht mehrfach senden. Frühere Sendungen stehen unter „Bereits gesendet“ beziehungsweise „Gesendet“.
- Ist für das Projekt eine Liste Erlaubte Empfänger für externe Berichte hinterlegt, geht der Versand an externe Empfänger nur an diese Adressen.
Export und Versand
Im Abschnitt „Export und Versand“ (beim Wochenbericht im Abschnitt „7. Version und Freigabe“) steht der Verlauf: Zeit, Kanal, Person, Empfänger und die genau exportierte Fassung. Die Stände heißen Nicht exportiert, Heruntergeladen, Versendet und Übergeben. „Versendet“ gibt es nur, wenn der Mailanbieter den E-Mail-Versand bestätigt hat. Ein Download, ein WhatsApp-Link oder ein KI-Entwurf zählt nie als Versand.
Der Wochenbericht
Der Wochenbericht hat sieben feste Abschnitte, die sich nicht abschalten lassen:
- Kontext: Projekt, Aktion, Zeitraum, Datenstand und Abdeckung
- Aktivität und Ergebnisse: Anwahlen, Erreichbarkeit, Gatekeeper, Entscheider, Follow-ups, Termine
- Beobachtungen: belegte, häufige Rückmeldungen und Einwände
- Was funktioniert
- Verbesserung: nächste Maßnahme, verantwortliche Person, erwartete Wirkung
- Vergleich und Einordnung
- Version und Freigabe
Die Zahlen kommen aus denselben Beobachtungen wie im Dashboard. Quoten werden aus Gesamtsummen berechnet, fehlende Quellen stehen als „unbekannt“, ein Nenner von null als „keine Basis“. Der Vergleich nutzt nur eine passende Vorperiode mit denselben Tagen; sonst steht „kein Vergleich“ und kein Trend. Der Bericht trennt den Datenstichtag von der Versandzeit: Wird zum Beispiel freitags verschickt, steht im Bericht, dass Tage nach dem Datenstichtag nicht enthalten sind.
Die Abschnitte 4 und 5 speisen sich aus der Dokumentation der Mitarbeitenden (siehe „Notizen der Mitarbeitenden“). Zeitangaben (Telefonstunden) erreichen externe Empfänger nur, wenn du in der Berichtskonfiguration „Geleistete Zeit an den Empfänger zeigen“ einschaltest.
Berichte einstellen
Die Konfiguration gibt es auf zwei Ebenen. Beide haben dieselben Felder:
- Organisation: Einstellungen → Anbindungen → Berichte. Gilt für alle Projekte ohne eigene Einstellung.
- Projekt: In der Projektzentrale der Reiter Berichtseinstellungen. Hier steht je Abschnitt „Gilt wie in den Organisations-Einstellungen“ oder „Nur für dieses Projekt angepasst“, mit Auf Standard zurücksetzen je Abschnitt und Alle Anpassungen dieses Berichts zurücknehmen. Ein Projekt speichert nur, was es abweichend einstellt.
Oben wählst du unter Welcher Bericht? die Berichtsart. Der Schalter Bericht ist aktiv schaltet die Art ein oder aus. Die Abschnitte:
| Abschnitt | Was du einstellst |
|---|---|
| Was steht im Bericht? | Bausteine mit Schalter, Reihenfolge (Pfeile), Überschrift, Parametern („Anpassen“) und „Inhalt hinzufügen“ (höchstens 40 Bausteine) |
| Anrede und Schluss | Anrede, Anrede ohne hinterlegte Geschäftsführung, Schluss (Grußformel) |
| E-Mail beim Versand | Betreff, Text der E-Mail, „Standardmäßig senden an“, „Standardmäßig in Kopie an“, „Tabellen (CSV) als Anhang mitschicken“. Es wird nichts automatisch verschickt, die Werte füllen nur den Versanddialog vor |
| Zeitplan und Prüfung | „Entwurf jede Woche automatisch erstellen“ mit Zeitraum (Vorwoche oder laufende Woche), Wochentag der Auslieferung und Uhrzeit sowie „Freigabe erst nach Zahlen- und Inhaltsprüfung“ |
| Allgemeine Regeln (Erweitert) | Mindest-Sicherheit der automatischen Auswertung (0 bis 100 %), „Auch noch ungeprüfte Rückmeldungen aufnehmen“, „Namen der Mitarbeiter zeigen“, „Geleistete Zeit an den Empfänger zeigen“ |
| Zusammenfassender Text (KI) (Erweitert) | „Text von der KI schreiben lassen“ und die „Anweisung an die KI“ |
Der Zeitplan erzeugt zum eingestellten Zeitpunkt einen Entwurf; versendet wird nichts. Bei „Laufende Woche“ gelten Tage nach dem Auslieferungstag als noch nicht abgedeckt.
Bausteine
Zur Auswahl stehen: Kennzahlen, Arbeitszeit, Termine, Rückmeldungen und Auffälligkeiten (Überblick), Rückmeldungen und Auffälligkeiten (Liste), Notizen der Mitarbeiter, Störungen, Mitarbeiter-Übersicht, Abgleich Dokumentation und Gespräch, Zusammenfassender Text (KI) und Eigener Text. Beim Wochenbericht kommen die Pflichtabschnitte dazu. Je Art bleiben für externe Empfänger die Mitarbeiter-Übersicht, der Abgleich und die Störungen gesperrt.
Platzhalter
Die Felder Anrede, Schluss, Betreff und E-Mail-Text erlauben Platzhalter, die du über Platzhalter einfügen auswählst. Unter dem Feld zeigt „So sieht es aus“ ein Beispiel. Nicht erlaubte Platzhalter werden rot markiert und verhindern das Speichern.
Arten von Rückmeldungen
Unter Arten von Rückmeldungen (Organisation und Projekt) legst du fest, was aus Gesprächen und E-Mails erkannt wird und wer es im Bericht sieht. Siehe Gesprächsanalyse.
Weitere Projekteinstellungen
Im Projekt (Reiter Berichtseinstellungen, Bereich „Erweitert“) gibt es zusätzlich:
| Abschnitt | Inhalt |
|---|---|
| Automatische Auswertung | „Gespräche automatisch auswerten“, „E-Mails automatisch auswerten“, „Kürzere Gespräche nicht auswerten (unter … Sekunden)“. |
| Versand und Info-Mails | „Erlaubte Empfänger für externe Berichte“, „Info-Mails verschickt der Kunde selbst“ und bei ausgeschaltetem Schalter der „Projektabsender für Info-Mails“ |
| Hintergrund zum Projekt | Angebot, Zielgruppe, Gesprächsleitfaden, typische Einwände, Konkurrenten |
Der Hintergrund zum Projekt (Briefing) hilft der Auswertung einzuordnen, ob eine Absage am Angebot oder am Skript lag. Fülle „Was wird angeboten?“, „Wer wird angerufen?“ und „Wichtigste Punkte des Gesprächsleitfadens“ aus; „Typische Einwände“ und „Konkurrenten“ trägst du mit einer Zeile je Eintrag ein.
Notizen der Mitarbeitenden
Aus den Blockberichten und dem Tagesreport fließen Notizen in die Berichte. Die Eingabemaske fragt: „Was lief gut?“, „Was lief schlecht?“, „Was können wir besser machen?“, dazu „Probleme mit dem CRM-System“ und „Probleme mit den Leads“ (Art wählen, „Was ist passiert?“ beschreiben) und „Energie heute“ von 1 bis 5. Die Energie ist nur intern, für die Person selbst und die Projektleitung. Im Tagesreport kommen die Tageszahlen automatisch aus bestätigten Vorgängen dazu. Alles, was Mitarbeitende dort über sich oder das CRM schreiben, ist nicht für Kundenberichte gedacht.
Prüfablage und Mitarbeiter-Auswertung
- Im Reiter Prüfablage bestätigst, lehnst ab oder bearbeitest du Befunde, bei denen die automatische Auswertung unsicher war. Siehe Gesprächsanalyse.
- Der Reiter Mitarbeiter (Projektrecht „Projekt bearbeiten“) zeigt je Person im gewählten Zeitraum Anrufe, ausgewertete Anrufe, Redeanteil, Abweichungen zwischen Dokumentation und Gespräch (hart / gesamt) sowie Stärken und Verbesserbares. Diese Auswertung ist nur intern.
Siehe auch
- Gesprächsanalyse
- Dashboard
- Info-Mail-Liste und Import und Export (Ergebnisexport)
- Partner-Zugang
- KI-Analysen