Recruiting
Bewerber im Board führen, Stellen anlegen, die öffentliche Karriereseite einschalten und sie in deine Website einbetten.
Recruiting führt Bewerber vom ersten Kontakt bis zur Einladung als Mitarbeiter. Du findest es auf der Seite Unternehmen → Mitarbeiter in den Reitern Recruiting (Bewerber-Board) und Stellen (Stellen und Karriereseite).
Beide Reiter brauchen das Recht „Recruiting“ oder „Personalakten und Verträge“. Ohne eins davon sind sie grau und nennen das fehlende Recht. Bestimmte Aktionen verlangen „Personalakten und Verträge“, sie sind unten gekennzeichnet. Mehr dazu unter Rollen und Rechte.
Bewerber-Board
Das Board hat vier Spalten: Neu, Gespräch, Zusage und Onboarding. Jede Karte zeigt Namen, Position und Quelle, die Beschäftigungsart und wie lange die Person in der Stufe steht. Die Zahl neben dem Spaltentitel nennt die Karten in der Spalte. Neue Bewerbungen zeigt außerdem ein Zähler am Reiter Recruiting.
- Karten ziehen: Ziehe eine Karte in eine andere Spalte, um die Stufe zu ändern. Das Onboarding erreichst du nur über Einladen, nicht durch Ziehen. Eine Person im Onboarding bleibt dort, bis sie die Einladung annimmt.
- Absagen: Abgesagte Bewerber stehen unter Absagen (N). Anzeigen und Ausblenden klappen die Liste auf und zu.
Bewerber hinzufügen
Klicke auf Bewerber hinzufügen und fülle die Felder aus: Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Quelle, Position, Gewünschter Start, Beschäftigungsart und Stufe. Es genügt ein Name oder eine E-Mail-Adresse. Mit Anlegen speicherst du.
Bewerber öffnen
Ein Klick auf eine Karte öffnet den Bewerber. Du findest dort:
- Notiz zur Bewerbung und alle Felder zum Ändern, Speichern sichert sie.
- Anhänge, zum Beispiel den Lebenslauf, mit Herunterladen.
- Verlauf: alle Schritte der Person (angelegt, Stufenwechsel, Fragebogen, Einladung). Mit Notiz hinzufügen und Hinzufügen ergänzt du eine Notiz.
- Kontakt öffnen, wenn die Bewerbung zusätzlich als Kontakt im CRM angelegt wurde (siehe unten). Dort kannst du dokumentieren, anrufen und Termine planen.
- Absagen: Du vermerkst die Absage (mit Rückfrage „Absage vermerken?“). Die Person wandert in die Absagen.
- Einladen beziehungsweise Erneut einladen: Das System fragt „Als Mitarbeiter einladen?“. Mit Einladung senden geht die Einladung raus, die Person kommt ins Onboarding und der Personalfragebogen wird angefordert. Wer die Einladung annimmt, wird automatisch aktiver Mitarbeiter und erscheint im Reiter Team. Einladen und die Stufe Onboarding setzen nur Personen mit dem Recht „Personalakten und Verträge“.
- Löschen: Löscht die Akte mit ihrem Verlauf endgültig („Bewerber löschen?“). Auch das braucht „Personalakten und Verträge“.
Personen mit nur dem Recht „Recruiting“ pflegen Bewerber, sehen aber nie Fragebögen, Verträge oder Akten aktiver Mitarbeiter. Aktive Mitarbeiter pflegen nur Personen mit dem Recht „Personalakten und Verträge“.
Stellen und Karriereseite
Im Reiter Stellen legst du Stellen an und schaltest die öffentliche Karriereseite ein.
Karriereseite
Im Abschnitt Karriereseite steht das Schild „Öffentlich“ oder „Aus“. Die Einstellungen speichern Personen mit dem Recht „Personalakten und Verträge“:
| Einstellung | Wirkung |
|---|---|
| Karriereseite aktiv | Offene Stellen sind über die Adresse ohne Anmeldung sichtbar |
| Initiativbewerbung | Bewerbungen ohne konkrete Stelle zulassen |
| Bewerber als Kontakt anlegen | Jede Bewerbung entsteht zusätzlich als Kontakt in einem Projekt (siehe unten) |
| Standardprojekt für Bewerber | Zielprojekt für Initiativbewerbungen und Stellen ohne eigenes Projekt. Ohne Auswahl gilt das „Systemprojekt“ |
| Überschrift, Einleitung | Texte oben auf der Karriereseite |
Speichern kannst du über die Leiste am unteren Rand. Solange die Seite öffentlich ist, zeigt die Liste die Links Alle Stellen und, bei eingeschalteter Initiativbewerbung, Initiativbewerbung, jeweils mit Kopieren und Öffnen.
Stellen
Mit Stelle legst du eine neue Stelle an. Im Dialog trägst du Titel, Beschäftigungsart, Ort und Beschreibung ein. Der Schalter Offen für Bewerbungen entscheidet, ob die Stelle auf der Karriereseite erscheint. In der Liste siehst du je Stelle die Beschäftigungsart, den Ort und die Zahl der Bewerbungen. Der Schalter Offen/Pausiert pausiert eine Stelle, Link kopieren (Kopier-Symbol) kopiert ihre Adresse. Bei eingeschalteter Kontaktanlage wählst du je Stelle ein Projekt für Bewerber dieser Stelle. Die Adresse der Stelle entsteht aus dem Titel und bleibt beim Umbenennen gleich. Löschen entfernt die Stelle (Recht „Personalakten und Verträge“).
Was Bewerber sehen
Die Karriereseite ist öffentlich unter /jobs/<Organisation> erreichbar. Sie zeigt die Überschrift und die offenen Stellen. Eine Stelle hat eine eigene Seite mit dem Formular Jetzt bewerben. Das Formular fragt Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Nachricht und Lebenslauf ab (PDF, Word, OpenDocument oder Bild, bis 5 MB). Danach erscheint „Danke, deine Bewerbung ist angekommen.“ Pausierte Stellen und eine ausgeschaltete Karriereseite sind nicht erreichbar.
Eine Bewerbung landet als Karte in der Spalte Neu, mit Quelle „Bewerbungslink“ oder „Initiativbewerbung“ und der Stelle als Position. Doppelte Bewerbungen derselben Adresse auf dieselbe Stelle innerhalb von 30 Tagen werden abgefangen, ohne dass die Person einen Fehler sieht. Das System schickt keine automatische Bestätigungsmail an Bewerber.
Bewerber als Kontakte
Ist Bewerber als Kontakt anlegen eingeschaltet, erzeugt jede Bewerbung über die Karriereseite zusätzlich einen Kontakt (Herkunft „Website“, Leadquelle „Bewerbung: …“). Das Zielprojekt ist das Projekt der Stelle, sonst das Standardprojekt der Karriereseite, sonst das Systemprojekt. Manuell angelegte Bewerber erzeugen keinen Kontakt.
Auf der Website einbinden
Ist die Karriereseite öffentlich, erscheint neben der Überschrift der Knopf Einbetten. Der Dialog „Auf der Website einbinden“ bietet:
- Dunkles Design und Akzentfarbe (mit Zurücksetzen),
- Empfohlen: Skript (die Höhe passt sich dem Inhalt an) oder Alternativ: iframe (feste Mindesthöhe),
- Kopieren für den jeweiligen Code.
Alternativ verlinkst du einfach auf die Adresse der Karriereseite.
Bewerbungen per Webhook
Bewerbungen kannst du auch über eine Webhook-Adresse aus anderen Systemen entgegennehmen, für Initiativbewerbungen im Abschnitt Initiativbewerbungen per Webhook, für eine einzelne Stelle in der Stelle selbst. Aufbau und Grenzen beschreibt Webhooks.
Siehe auch
Mitarbeiter
Das Team, die Personalakte mit Fragebogen, Verträgen und Dateien, Vorlagen und deine eigenen Unterlagen auf der Seite Mitarbeiter.
Vergütung
Festlegen, wie ein Projekt gegenüber dem Auftraggeber abgerechnet wird, Rechnungsentwürfe aus Leistungen erzeugen und Vergütungsregeln für Mitarbeitende pflegen.