Terminmails
Wann Bestätigung, Erinnerung, Verschiebung und Absage an den Kontakt gehen und wie Kunden zusagen, verschieben oder absagen.
Terminmails stellst du unter Einstellungen → Vertrieb → Standards → Termine ein, im Bereich „Terminmails an den Kontakt“ bei den Buchungszeiten (für die Organisation oder ein Projekt).
Terminmails gehen ausschließlich über das Postfach des Terminverantwortlichen, nie über ein Postfach der Plattform. Ohne verbundenes Postfach, ohne Namen im Profil, ohne Fußzeile der Organisation, ohne Adresse am Kontakt oder bei einer Kontaktsperre wird nichts gesendet. Das Protokoll am Termin nennt den Grund. Siehe E-Mail-Konto verbinden.
Welche Mails es gibt
| Zeitpunkt | |
|---|---|
| Terminbestätigung | Sofort nach Anlegen oder Buchung |
| Terminverschiebung | Statt einer zweiten Bestätigung, wenn der Termin verschoben wird |
| Terminerinnerung | Nach deinem Zeitplan |
| Terminabsage | Wenn der Kunde online absagt |
Versendet werden nur Termine der Arten Termin, Erstgespräch und Angebotsgespräch 1/2 mit Kontakt (oder Gastadresse) und ohne Ganztag. Texte findest du unter E-Mail-Vorlagen in der Gruppe „Systemmails“. In Terminbestätigung und -erinnerung sind die Platzhalter für Datum, Uhrzeit und Ort Pflicht.
Zeitplan einstellen
- Erinnerung hinzufügen: bis zu drei Erinnerungen, Standard 24 Stunden und 1 Stunde vorher.
- Kunde darf selbst absagen oder verschieben bis: Frist vor dem Termin, Standard 2 Stunden.
- Ruhezeiten: in dieser Zeit keine Erinnerungen (Standard 20:00 bis 08:00). Eine Erinnerung in der Ruhezeit geht direkt danach raus, wenn der Termin dann noch mindestens zehn Minuten entfernt ist, sonst entfällt sie.
- Samstag und Sonntag keine Erinnerungen: optionaler Schalter.
Empfänger
Hat der Kunde bei einer Buchung über den Buchungslink selbst eine Adresse angegeben, geht die Mail dorthin. Sonst nutzt Leadmode die bevorzugte freigegebene Adresse des gewählten Ansprechpartners, sonst die der Firma.
Was der Kunde in der Mail sieht
Jede Bestätigung und Erinnerung enthält die Knöpfe Zusagen, Verschieben und Absagen sowie „Im Kalender speichern“ (Apple / Outlook als Datei, Google Kalender). Bestätigung und Verschiebung hängen einen Kalendereintrag (termin.ics) an, die Absage eine Löschmeldung.
Ein Klick auf einen Knopf öffnet eine Antwortseite („Ihr Termin“). Ein bloßer Abruf der Seite ändert nichts; erst die Bestätigung auf der Seite löst die Aktion aus.
- Zusagen: der Kunde bestätigt, am Termin erscheint „Der Kunde hat zugesagt.“
- Verschieben: der Kunde wählt eine neue Zeit. Danach geht automatisch eine neue Bestätigung raus.
- Absagen: der Kunde wählt einen Grund aus einer festen Liste (Zeitlich nicht möglich, Kein Bedarf mehr, Bereits anderweitig versorgt, Falscher Ansprechpartner, Kein Interesse mehr, Sonstiges) und bekommt einen anderen Termin angeboten (Nein, nur absagen sagt ab). Am Kontakt entsteht der Ablauf einer Kundenabsage mit Wiedervorlage.
- Nach Ablauf der Frist ist online nur noch Zusagen möglich; für Änderungen soll der Kunde auf die Mail antworten.
Im Termin siehst du Antwort und Grund sowie das Versandprotokoll.
Grenzen
- Kein Eintrag der Mails im Kontaktverlauf, keine Terminmails an Teilnehmer, kein Versand aus den nativen Apps.
- Bei Absage im CRM wird keine Absage-Mail gesendet.
- Zusagen aus Outlook oder Apple per Mail werden nicht ausgewertet; Antworten laufen über die Antwortseite.
- Echten Mailempfang hat Leadmode nicht automatisch geprüft: Gesendet gilt, wenn der Mailserver die Mail angenommen hat.