Einsatzplanung
Auslastung, Arbeitszeiten, Urlaub und Arbeitstag im Team planen und im Blick behalten.
Die Seite liegt in der Seitenleiste unter Einsatzplanung. Sie zeigt, wer wann arbeiten kann (Soll), wer für welches Projekt eingeplant ist (Plan), was gemessen wurde (Ist) und ob das zum Kontingent der Projekte passt (Bedarf). Geplant wird weiterhin im Kalender; die Seite legt keine eigenen Blöcke an.
Wer was sieht
| Rolle | Sicht |
|---|---|
| Admins | Alle Personen, alle Urlaubsanträge, Verträge und Einstellungen |
| Projektleitungen | Die Personen ihrer Projekte, deren Urlaubsanträge sie entscheiden |
| Alle anderen | Nur der eigene Plan („Du siehst deinen eigenen Plan“) |
Krankmeldungen sehen nur die Person selbst und Admins; wer plant, sieht „Frei“. Vertragsdaten und Zeitkonto sieht die Person selbst und ein Admin.
Die drei Reiter
Team
Eine Zeitleiste je Person. Mit Tag, Woche und Monat wechselst du die Darstellung, mit den Pfeilen und Heute den Zeitraum. Links stehen Auslastung (geplante Zeit im Verhältnis zur Soll-Zeit: bis 60 % frei, bis 100 % gut, bis 105 % voll, darüber überbucht) und ein Menü je Person für Arbeitszeit, Vertrag und Abwesenheit. Ein Klick auf einen Tag vergrößert ihn. Über der Zeitleiste stehen die Einrichtung, die Urlaubsanträge und Hinweise.
Hinweise melden Konflikte, etwa Überbuchung, einen Block während einer Abwesenheit (Fehler), an einem Feiertag, an einem freien Tag, außerhalb der Arbeitszeit oder sehr lange Tage. Im Kalender lösen springt in den Kalender.
Projekte
Je Projekt eine aufklappbare Karte mit Beteiligten, Kontingent, dem Plan gegen den Bedarf und Vorschlägen, wer noch freie Zeit hat (die meiste zuerst). Vorschläge legen nichts an, die Projektleitung plant den Block im Kalender. Den Bedarf bildet das Kontingent der laufenden Aktion (sonst das Monatskontingent), gleichmäßig auf die Werktage verteilt. Das Kontingent legst du im Kalender unter Projektkontingente fest.
Meine Zeit
- Arbeitstag: Arbeitstag starten, Pause, Pause beenden und Beenden. Daraus und aus deiner Soll-Zeit entsteht dein Zeitkonto. Mit dem Stift-Symbol korrigierst du einen Arbeitstag (selbst bis 14 Tage zurück, Admins jederzeit). Der Arbeitstag endet nicht automatisch: Ein vergessener Tag zeigt einen Hinweis und lässt sich korrigieren.
- Zeitkonto: Anfangssaldo plus gearbeitete Zeit minus Soll seit dem Startdatum. Es zählt nur, wenn dein Arbeitstag gestempelt wird.
- Urlaub: Anspruch, genehmigt, beantragt, Rest für das Jahr. Es zählen nur Arbeitstage ohne Feiertage.
- Meine Abwesenheiten: deine Einträge, mit dem Papierkorb löschbar oder (bei Anträgen) zurückziehbar.
Der Knopf Hilfe oben blendet blaue Markierungen mit Erklärungen ein, auch wer etwas einstellen darf.
Einrichten
Die Karte Einrichtung (für Admins und Projektleitungen) nennt Schritt für Schritt, was noch fehlt, mit einem Knopf zur passenden Stelle:
- Arbeitszeiten hinterlegen: Ohne eigene Arbeitszeit rechnet die Planung mit Montag bis Freitag, 9 bis 17 Uhr (30 Minuten Pause).
- Verträge ergänzen: Wochenstunden, Urlaubstage, Bundesland.
- Bundesland für Feiertage wählen: Ohne Bundesland zählen nur bundesweite Feiertage.
- Kontingent je Projekt festlegen: Ohne Kontingent gibt es keinen Bedarf zum Vergleichen.
- Projekte besetzen.
- Telefonieblöcke planen.
- Arbeitstag nutzen.
Arbeitszeit
Im Menü einer Person Arbeitszeit (Admins für alle, jeder für sich): Schalter Eigene Arbeitszeit mit Arbeitstagen, Beginn, Ende und Mittagspause. Darunter Urlaub und Einzeltage mit Eintrag hinzufügen (Art, Von, Bis, bei „Andere Arbeitszeit“ Beginn und Ende).
Vertrag (Admins)
Vertrag und Urlaubskonto: Wochenstunden (leer: Länge des Arbeitstags), Urlaubstage pro Jahr, Bundesland für Feiertage, Arbeitstag stempeln (Nach Beschäftigungsart, Ja, Nein), Schalter Zeitkonto führen mit Zeitkonto ab und Anfangssaldo in Stunden.
Einstellungen (Admins)
Das Zahnrad Einstellungen der Einsatzplanung: Bundesland der Organisation, Warnung bei Tagen über (Stunden) und für welche Beschäftigungsarten der Arbeitstag gestempelt wird (Angestellte, Minijob, Werkstudierende, Praktikantinnen und Praktikanten, Freie Mitarbeitende).
Abwesenheit und Urlaub
Der Knopf Abwesenheit oben (oder Abwesenheit eintragen in „Meine Zeit“) öffnet den Dialog. Wähle die Art: Urlaub, Krank, Frei oder Andere Arbeitszeit, dazu Von und Bis.
- Urlaub, den du für dich einträgst, ist ein Antrag (Knopf Beantragen). Er geht an die Projektleitung oder an Admins und gilt bis zur Entscheidung schon als nicht verfügbar. Admins tragen direkt ein.
- Entscheiden: im Block Urlaubsanträge mit Genehmigen oder Ablehnen. Selbst genehmigen geht nicht. Die Person sieht die Entscheidung sofort.
- Termine, die schon im Urlaubszeitraum liegen, bleiben bestehen.
Grenzen
- Die Seite prüft keine gesetzlichen Arbeitszeit- und Ruhezeitregeln, nur die einstellbare Warnschwelle für lange Tage.
- Für Admins zeigt ein Punkt, wer „im Dienst“ ist.
- Feiertage gelten je Bundesland, ohne gemeindeabhängige Tage.