# Berichte
Berichte pro Projekt erstellen, prüfen, freigeben und versenden und die Berichtsarten, Bausteine und Texte einstellen.
Berichte fassen Kennzahlen, Termine und Rückmeldungen aus Gesprächen und E-Mails eines Projekts für einen Zeitraum zusammen. Du erstellst und liest sie in der Projektzentrale: **Unternehmen → Projekte**, Projekt anklicken, Reiter **Berichte**.
Berichte, die Prüfablage und die Berichtseinstellungen eines Projekts sehen Personen mit dem Projektrecht „Berichte und Prüfung“ (Projektleitung hat „Verwalten“) und Organisationsadmins. Den Organisationsstandard unter **Einstellungen → Anbindungen → Berichte** ändern Personen mit dem Recht „Organisation und Standards“. Mehr dazu unter [Rollen und Rechte](/einrichtung/rollen-und-rechte).
## Berichtsarten [#berichtsarten]
Beim Erstellen wählst du eine Art. Jede trägt ein Kennzeichen, wer den Bericht lesen soll.
| Art | Kennzeichen | Inhalt |
| --- | --- | --- |
| Wochenbericht | Für den Kunden | Zahlen, Termine und Rückmeldungen der Woche für den Auftraggeber |
| Leadqualität | Für den Lead-Lieferanten | Welche Kontakte nicht gepasst haben oder falsch importiert wurden |
| CRM-Bericht | Für den CRM-Betreiber | Probleme mit dem genutzten CRM-System, gesammelt für den Betreiber |
| Infomail-Liste | Für den Kunden | Kontakte, die eine Infomail wollen, mit Grund, zum Herunterladen |
| E-Mail-Auswertung | Für den Kunden | Antworten auf die E-Mail-Kampagne: Anzahl, Art, Fragen und Absagegründe |
| Angebotsvalidierung | Nur intern | Wie das Angebot ankommt: Einwände, Reaktionen, Skript, Mitarbeiter, Angebot |
| Mitarbeiter-Auswertung | Nur intern | Kennzahlen, Beobachtungen und Dokumentationsabgleich je Mitarbeiter |
Aussagen über einzelne Mitarbeitende gehen nie an Kunden, Lead-Lieferanten oder CRM-Betreiber. CRM-Probleme gehen nie an den Kunden oder den Lead-Bericht. Das erzwingt das System; kein Projekt kann es aufheben.
## Bericht erstellen [#bericht-erstellen]
Öffne im Projekt den Reiter **Berichte** und klicke auf **Neuer Bericht**. Mit „Nach Berichtsart filtern“ filterst du die Liste bereits erstellter Berichte.
Wähle bei **Welchen Bericht brauchst du?** die Art und klicke auf **Weiter**.
Wähle bei **Für welchen Zeitraum?** „Letzte Woche“, „Diese Woche“, „Letzter Monat“ oder „Eigener Zeitraum“ mit den Feldern „Von“ und „Bis“. Der Zeitraum darf höchstens 93 Tage umfassen und nicht in der Zukunft enden.
Entscheide bei **Alles bereit**, ob der Text automatisch geschrieben werden soll („Text automatisch schreiben lassen“). Ohne KI-Text entsteht der Bericht ohne automatische Textteile.
Prüfe den Auswertungsstand in der Zeile darunter (siehe unten) und klicke auf **Bericht erstellen**.
Der Bericht öffnet sich als Entwurf. In der Liste hat jeder Bericht ein Deckblatt, ein Statusschild, gegebenenfalls einen Export-Stand und die Zahl der Hinweise.
### Auswertungsstand [#auswertungsstand]
Unter dem Schalter zeigt eine Statuszeile, wie weit die automatische Auswertung von [Gesprächen und E-Mails](/auswertung/gespraechsanalyse) im Zeitraum ist: wie viele noch laufen, wie viele übersprungen wurden und wie viele fehlschlugen. Mit **Erneut versuchen** startest du übersprungene und fehlgeschlagene Auswertungen neu. Ein Bericht wird genauer, wenn die Auswertung vollständig ist.
## Bericht bearbeiten [#bericht-bearbeiten]
Die Berichtsansicht zeigt links die **Texte** (Anrede, Betreff, Versandtext, Abschluss) und alle Bausteine, rechts den **Berichtstext** und das **Versandpaket**. Im Entwurf kannst du:
- Anrede, Betreff, Versandtext und Abschluss ändern. Mit **Platzhalter einfügen** setzt du Werte wie Anrede, Zeitraum oder Kalenderwoche ein. Ein nicht erlaubter Platzhalter wird markiert („Hier nicht möglich“).
- Bausteine ein- oder ausblenden und die Texte der Pflichtabschnitte anpassen.
- Mit **Speichern** deine Änderungen sichern. Beim Schließen mit ungespeicherten Änderungen fragt das System nach.
- Mit **Löschen** den Entwurf endgültig entfernen.
Ändern sich die Daten nach der Erstellung (zum Beispiel weil später Anrufe dokumentiert werden), steht im Kopf **Veraltet**. **Neu erzeugen** berechnet den Bericht neu. Im Dialog entscheidest du, ob deine „Eigenen Änderungen“ erhalten bleiben und ob der „Berichtstext mit KI“ neu geschrieben wird.
### Warnungen [#warnungen]
Oben im Bericht stehen Warnungen, zum Beispiel zu noch ausstehenden oder fehlgeschlagenen Auswertungen, übersprungenen Gesprächen, offenen Befunden oder Blöcken ohne Bericht. Lies sie vor der Freigabe.
## Prüfen, freigeben, übergeben [#prüfen-freigeben-übergeben]
Ein Bericht durchläuft diese Stände:
| Stand | Bedeutung |
| --- | --- |
| Entwurf | Alles ist änderbar |
| Geprüft | Die Zahlen- und Inhaltsprüfung ist abgeschlossen (nur wenn die Prüfstufe verlangt ist) |
| Freigegeben | Die Fassung ist eingefroren und lässt sich versenden |
| Übergeben | Du hast den Bericht als übergeben markiert |
Ob die Freigabe eine **Prüfung** verlangt, steht in der Berichtskonfiguration („Freigabe erst nach Zahlen- und Inhaltsprüfung“). Im Standard verlangt sie nur der Wochenbericht.
Klicke im Entwurf auf **Prüfen**. Im Dialog „Zahlen und Inhalte prüfen“ siehst du Blocker (rot, sie sperren die Prüfung) und Hinweise (gelb, zum Beispiel interne Begriffe wie Honorar oder Marge).
Bestätige die drei Punkte selbst: Die Zahlen stimmen mit dem Dashboard für denselben Zeitraum überein. Quoten und Nenner sind nachvollziehbar. Die Kundenfassung enthält keine internen Inhalte. Die Hinweise des Systems ersetzen diese Prüfung nicht.
Klicke auf **Prüfung abschließen** und danach auf **Freigeben**. Ohne Prüfstufe klickst du direkt im Entwurf auf **Freigeben**.
**Wieder bearbeiten** setzt einen geprüften, freigegebenen oder übergebenen Bericht in den Entwurf zurück. Prüfung und Freigabe entfallen dabei.
## Versenden und weitergeben [#versenden-und-weitergeben]
Nach der Freigabe stehen in der Fußzeile diese Wege bereit:
| Weg | Was passiert |
| --- | --- |
| Paket herunterladen | ZIP mit Bericht als Text, PDF, Betreff und Text für die Mail und den CSV-Beilagen |
| Per E-Mail senden | Versand über dein eigenes Postfach (siehe unten) |
| WhatsApp | Öffnet WhatsApp mit dem Berichtstext. Ist der Text sehr lang, wird er gekürzt; den vollen Text holst du mit „Kopieren“ |
| Projektchat | Stellt den Text in den Projektchat, bei langen Berichten in mehreren Nachrichten |
| Als übergeben markieren | Vermerkt nur, dass du den Bericht weitergegeben hast. Es ist kein Versandnachweis |
Im Versandpaket kopierst du Betreff und Text und lädst Beilagen einzeln („Laden“).
### Per E-Mail senden [#per-e-mail-senden]
Der Dialog **Per E-Mail senden** fragt **Von**, **An** und **Kopie** ab. Betreff, Text und Beilagen kommen aus dem Versandpaket. Die Adressen aus der Berichtskonfiguration sind vorausgefüllt.
- Gesendet wird nur über ein Postfach, das mit dir verbunden ist. Hast du keins, bittet dich der Dialog, es in den Einstellungen zu verbinden. Das Plattform-Postfach versendet keine Berichte. Siehe [Konto verbinden](/e-mail/konto-verbinden).
- Die Mail nutzt das Aussehen deiner Organisation mit Signatur und Fußzeile. Angehängt sind die CSV-Beilagen und das PDF.
- Kontaktsperren der Empfänger gelten.
- Du kannst denselben Bericht mehrfach senden. Frühere Sendungen stehen unter „Bereits gesendet“ beziehungsweise „Gesendet“.
- Ist für das Projekt eine Liste **Erlaubte Empfänger für externe Berichte** hinterlegt, geht der Versand an externe Empfänger nur an diese Adressen.
### Export und Versand [#export-und-versand]
Im Abschnitt „Export und Versand“ (beim Wochenbericht im Abschnitt „7. Version und Freigabe“) steht der Verlauf: Zeit, Kanal, Person, Empfänger und die genau exportierte Fassung. Die Stände heißen **Nicht exportiert**, **Heruntergeladen**, **Versendet** und **Übergeben**. „Versendet“ gibt es nur, wenn der Mailanbieter den E-Mail-Versand bestätigt hat. Ein Download, ein WhatsApp-Link oder ein KI-Entwurf zählt nie als Versand.
## Der Wochenbericht [#der-wochenbericht]
Der Wochenbericht hat sieben feste Abschnitte, die sich nicht abschalten lassen:
1. Kontext: Projekt, Aktion, Zeitraum, Datenstand und Abdeckung
2. Aktivität und Ergebnisse: Anwahlen, Erreichbarkeit, Gatekeeper, Entscheider, Follow-ups, Termine
3. Beobachtungen: belegte, häufige Rückmeldungen und Einwände
4. Was funktioniert
5. Verbesserung: nächste Maßnahme, verantwortliche Person, erwartete Wirkung
6. Vergleich und Einordnung
7. Version und Freigabe
Die Zahlen kommen aus denselben Beobachtungen wie im [Dashboard](/auswertung/dashboard). Quoten werden aus Gesamtsummen berechnet, fehlende Quellen stehen als „unbekannt“, ein Nenner von null als „keine Basis“. Der Vergleich nutzt nur eine passende Vorperiode mit denselben Tagen; sonst steht „kein Vergleich“ und kein Trend. Der Bericht trennt den Datenstichtag von der Versandzeit: Wird zum Beispiel freitags verschickt, steht im Bericht, dass Tage nach dem Datenstichtag nicht enthalten sind.
Die Abschnitte 4 und 5 speisen sich aus der Dokumentation der Mitarbeitenden (siehe „Notizen der Mitarbeitenden“). Zeitangaben (Telefonstunden) erreichen externe Empfänger nur, wenn du in der Berichtskonfiguration „Geleistete Zeit an den Empfänger zeigen“ einschaltest.
## Berichte einstellen [#berichte-einstellen]
Die Konfiguration gibt es auf zwei Ebenen. Beide haben dieselben Felder:
- **Organisation**: **Einstellungen → Anbindungen → Berichte**. Gilt für alle Projekte ohne eigene Einstellung.
- **Projekt**: In der Projektzentrale der Reiter **Berichtseinstellungen**. Hier steht je Abschnitt „Gilt wie in den Organisations-Einstellungen“ oder „Nur für dieses Projekt angepasst“, mit **Auf Standard zurücksetzen** je Abschnitt und **Alle Anpassungen dieses Berichts zurücknehmen**. Ein Projekt speichert nur, was es abweichend einstellt.
Oben wählst du unter **Welcher Bericht?** die Berichtsart. Der Schalter **Bericht ist aktiv** schaltet die Art ein oder aus. Die Abschnitte:
| Abschnitt | Was du einstellst |
| --- | --- |
| Was steht im Bericht? | Bausteine mit Schalter, Reihenfolge (Pfeile), Überschrift, Parametern („Anpassen“) und „Inhalt hinzufügen“ (höchstens 40 Bausteine) |
| Anrede und Schluss | Anrede, Anrede ohne hinterlegte Geschäftsführung, Schluss (Grußformel) |
| E-Mail beim Versand | Betreff, Text der E-Mail, „Standardmäßig senden an“, „Standardmäßig in Kopie an“, „Tabellen (CSV) als Anhang mitschicken“. Es wird nichts automatisch verschickt, die Werte füllen nur den Versanddialog vor |
| Zeitplan und Prüfung | „Entwurf jede Woche automatisch erstellen“ mit Zeitraum (Vorwoche oder laufende Woche), Wochentag der Auslieferung und Uhrzeit sowie „Freigabe erst nach Zahlen- und Inhaltsprüfung“ |
| Allgemeine Regeln (Erweitert) | Mindest-Sicherheit der automatischen Auswertung (0 bis 100 %), „Auch noch ungeprüfte Rückmeldungen aufnehmen“, „Namen der Mitarbeiter zeigen“, „Geleistete Zeit an den Empfänger zeigen“ |
| Zusammenfassender Text (KI) (Erweitert) | „Text von der KI schreiben lassen“ und die „Anweisung an die KI“ |
Der Zeitplan erzeugt zum eingestellten Zeitpunkt einen **Entwurf**; versendet wird nichts. Bei „Laufende Woche“ gelten Tage nach dem Auslieferungstag als noch nicht abgedeckt.
### Bausteine [#bausteine]
Zur Auswahl stehen: Kennzahlen, Arbeitszeit, Termine, Rückmeldungen und Auffälligkeiten (Überblick), Rückmeldungen und Auffälligkeiten (Liste), Notizen der Mitarbeiter, Störungen, Mitarbeiter-Übersicht, Abgleich Dokumentation und Gespräch, Zusammenfassender Text (KI) und Eigener Text. Beim Wochenbericht kommen die Pflichtabschnitte dazu. Je Art bleiben für externe Empfänger die Mitarbeiter-Übersicht, der Abgleich und die Störungen gesperrt.
### Platzhalter [#platzhalter]
Die Felder Anrede, Schluss, Betreff und E-Mail-Text erlauben Platzhalter, die du über **Platzhalter einfügen** auswählst. Unter dem Feld zeigt „So sieht es aus“ ein Beispiel. Nicht erlaubte Platzhalter werden rot markiert und verhindern das Speichern.
### Arten von Rückmeldungen [#arten-von-rückmeldungen]
Unter **Arten von Rückmeldungen** (Organisation und Projekt) legst du fest, was aus Gesprächen und E-Mails erkannt wird und wer es im Bericht sieht. Siehe [Gesprächsanalyse](/auswertung/gespraechsanalyse#arten-von-rückmeldungen).
### Weitere Projekteinstellungen [#weitere-projekteinstellungen]
Im Projekt (Reiter **Berichtseinstellungen**, Bereich „Erweitert“) gibt es zusätzlich:
| Abschnitt | Inhalt |
| --- | --- |
| Automatische Auswertung | „Gespräche automatisch auswerten“, „E-Mails automatisch auswerten“, „Kürzere Gespräche nicht auswerten (unter … Sekunden)“. |
| Versand und Info-Mails | „Erlaubte Empfänger für externe Berichte“, „Info-Mails verschickt der Kunde selbst“ und bei ausgeschaltetem Schalter der „Projektabsender für Info-Mails“ |
| Hintergrund zum Projekt | Angebot, Zielgruppe, Gesprächsleitfaden, typische Einwände, Konkurrenten |
Der **Hintergrund zum Projekt** (Briefing) hilft der Auswertung einzuordnen, ob eine Absage am Angebot oder am Skript lag. Fülle „Was wird angeboten?“, „Wer wird angerufen?“ und „Wichtigste Punkte des Gesprächsleitfadens“ aus; „Typische Einwände“ und „Konkurrenten“ trägst du mit einer Zeile je Eintrag ein.
## Notizen der Mitarbeitenden [#notizen-der-mitarbeitenden]
Aus den Blockberichten und dem Tagesreport fließen Notizen in die Berichte. Die Eingabemaske fragt: „Was lief gut?“, „Was lief schlecht?“, „Was können wir besser machen?“, dazu „Probleme mit dem CRM-System“ und „Probleme mit den Leads“ (Art wählen, „Was ist passiert?“ beschreiben) und „Energie heute“ von 1 bis 5. Die Energie ist nur intern, für die Person selbst und die Projektleitung. Im Tagesreport kommen die Tageszahlen automatisch aus bestätigten Vorgängen dazu. Alles, was Mitarbeitende dort über sich oder das CRM schreiben, ist nicht für Kundenberichte gedacht.
## Prüfablage und Mitarbeiter-Auswertung [#prüfablage-und-mitarbeiter-auswertung]
- Im Reiter **Prüfablage** bestätigst, lehnst ab oder bearbeitest du Befunde, bei denen die automatische Auswertung unsicher war. Siehe [Gesprächsanalyse](/auswertung/gespraechsanalyse#prüfablage).
- Der Reiter **Mitarbeiter** (Projektrecht „Projekt bearbeiten“) zeigt je Person im gewählten Zeitraum Anrufe, ausgewertete Anrufe, Redeanteil, Abweichungen zwischen Dokumentation und Gespräch (hart / gesamt) sowie Stärken und Verbesserbares. Diese Auswertung ist nur intern.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Gesprächsanalyse](/auswertung/gespraechsanalyse)
- [Dashboard](/auswertung/dashboard)
- [Info-Mail-Liste](/leads/info-mail-liste) und [Import und Export](/leads/import-und-export) (Ergebnisexport)
- [Partner-Zugang](/team/partner-zugang)
- [KI-Analysen](/ki/analysen)
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# Dashboard
Kennzahlen deines Vertriebs lesen, Zeitraum und Filter setzen und nachvollziehen, was jede Karte zählt.
Das Dashboard zeigt dir, was im gewählten Zeitraum passiert ist: Anwahlen, Gespräche, Termine, Abschlüsse und was als Nächstes ansteht. Du findest es im Menü unter **Übersicht → Dashboard**.
Das Dashboard braucht die Module CRM und Reporting. Kalenderkennzahlen brauchen zusätzlich das Kalendermodul, überfällige Wiedervorlagen das Aufgabenmodul. Ohne ein Modul fehlen nur die betroffenen Zahlen, an ihrer Stelle steht „unbekannt“ mit Grund. Das Dashboard zeigt nur, was du auch sonst sehen darfst: Projekte, in denen du nicht arbeitest, zählen für dich nicht.
## Aufbau der Seite [#aufbau-der-seite]
Oben steht eine Begrüßung mit Zeitraum, gewählter Ansicht und der Uhrzeit des letzten Datenstands. Darunter wählst du den **Bereich**, den Zeitraum und die Filter. Danach folgen die Karten. Unter „Auf einen Blick“ stehen die wenigen wichtigsten Zahlen des Bereichs, darunter die Karten in nummerierten Gruppen. Manche Gruppen sind immer offen (zum Beispiel „Hauptübersicht“), „Handlungsbedarf“ startet offen, alle anderen starten zugeklappt. Mit „Karten anzeigen“ und „Karten einklappen“ klappst du sie auf und zu.
### Bereiche [#bereiche]
| Bereich | Was er zeigt |
| --- | --- |
| Vertrieb | Anwahlen, Erreichbarkeit, Gatekeeper und Entscheider, Termine, Setting, Closing 1 und 2, Kunden und Upsell, bei Eigenem Vertrieb auch kaufmännische Werte |
| Marketing | Neue Anfragen, Leads nach Herkunft, Qualifizierungsquote, Kampagnen-E-Mails, Antworten und Registrierungen |
| Recruiting | Neue Bewerbungen, Bestand je Phase, Absagen, Mehrfachbewerbungen, angenommene Personalfragebögen, Beschäftigungsbeginn |
| Fulfillment | Aktive und pausierte Projekte, Kontingent im laufenden Monat, anrechenbare Arbeitszeit, Blöcke, Berichte, Aufgaben, Onboarding und Kunden |
| Finanzen | Auftrags- und Angebotsbelege, Fakturiert, Bezahlt, Offen, Überfällig, Pipelinewert, abgerechnete Projektvergütung |
Fehlt einer Karte die Datengrundlage, sagt sie, was fehlt. Dort steht nie eine erfundene Null.
Zwei Bereiche haben eigene Sichtbarkeitsregeln:
- **Recruiting** zeigt nur Organisationsadmins und Personen mit dem Recht „Recruiting“ Zahlen. Wer das nicht hat, sieht den Hinweis, dass dafür das Recht fehlt. Der Bereich gilt immer für die ganze Organisation, Projekt- und Mitarbeiterfilter greifen dort nicht. „Fragebogen angenommen“ und „Beschäftigungsbeginn“ sehen nur Organisationsadmins.
- **Finanzen** zeigt Beträge nur, wenn das Finanzmodul freigeschaltet ist. „Endgültig abgerechnet“ (Projektvergütung) sehen nur Projektleitung und Personen mit Finanzrecht.
### Ansicht der Vertriebskarten [#ansicht-der-vertriebskarten]
Im Bereich Vertrieb hängt die Kartenfolge von der Ansicht ab. Ohne eigene Wahl richtet sie sich nach dem Projekt: Ein Projekt vom Typ „Eigener Vertrieb“ zeigt die Ansicht **Eigener Vertrieb**, alle anderen **Telefonie für Auftraggeber**. Die dritte Ansicht heißt **Kampagnen-Leads (E-Mail, Anruf, Registrierung)** und gruppiert die Karten nach Versand, Antworten, Telefonie und Registrierung. Die Wahl triffst du unter **Erweitert → Kartenfolge** („Automatisch“ ist die Voreinstellung).
## Zeitraum [#zeitraum]
Über der Kartenliste wählst du den Zeitraum:
- **Heute** (Voreinstellung)
- **Diese Woche** (ab Montag)
- **Dieser Monat**
- **Gesamt**
- **Zeitraum wählen**: Es erscheinen die Felder „Von“ und „Bis“.
Zeiträume sind halboffen: Der erste Tag zählt mit, das Ende gilt bis zum Ende des letzten gewählten Tages.
### Messart [#messart]
Unter **Erweitert → Messart** legst du fest, wie Zahlen dem Zeitraum zugeordnet werden:
| Messart | Bedeutung |
| --- | --- |
| Im Zeitraum | Anrufe und Buchungen nach ihrer Ereigniszeit; Termine nach dem Zeitpunkt ihres dokumentierten Ergebnisses, ungeklärte Termine nach ihrem geplanten Ende. |
| Kohorte | Ein Anruf gehört zum ersten dokumentierten Anwahlzeitpunkt des Kontakts, ein Terminversuch zu seiner Erstbuchung. Der weitere Fortschritt zählt bis zum Datenstand mit. So siehst du, was aus dem Einstieg im Zeitraum geworden ist. |
| Bis Stichtag | Kumulierte Zahlen bis zum Stichtag. Das Feld „Bis“ heißt dann „Stichtag“, ein Beginn entfällt. |
Zahlen, die nur den aktuellen Bestand kennen (zum Beispiel Handlungsbedarf, Leadbestand), sind bei einem früheren Stichtag „nicht berechenbar“, weil es dafür keine Verlaufshistorie gibt.
## Filter [#filter]
| Filter | Wirkung |
| --- | --- |
| Alle / Kundenprojekte / Eigener Vertrieb | Projekte nach ihrem Typ. Das Projekt wird zurückgesetzt, wenn du die Sicht wechselst. |
| Projekt | Ein Projekt oder „Alle Projekte“. „Weitere Projekte“ lädt die nächste Seite der Liste. |
| Herkunft | Kalt, Warm oder Website (siehe [Lead-Quellen](/leads/lead-quellen) für die Zuordnung). |
| Aktion | Erscheint, sobald du ein Projekt gewählt hast und es Aktionen hat. Der Filter setzt „Von“ und „Bis“ auf die Laufzeit der Aktion, höchstens bis heute. |
| Mitarbeiter | „Alle Mitarbeiter“ oder eine Person. Nur mit dem Recht „Auswertungen des Teams“. Ohne dieses Recht siehst du ausschließlich „Eigene Daten“. |
| Endkundensicht | Schalter, nur in der Ansicht „Telefonie für Auftraggeber“ und nur mit dem Recht „Auswertungen des Teams“. Er blendet interne Karten aus, damit du den Bildschirm einem Auftraggeber zeigen kannst. |
| Pipelinephase (aktuell) | Unter „Erweitert“. Zählt nur Leads, die gerade in dieser Phase stehen. Es gibt keine rückwirkende Phasenzugehörigkeit. |
Zeitraum, Messart, Projekt, Mitarbeiter und Phase bleiben erhalten, wenn du aus einem Kontakt zum Dashboard zurückkehrst.
## Karten lesen [#karten-lesen]
Jede Zahl ist anklickbar. Ein Klick öffnet die zugrunde liegenden Vorgänge in einem Dialog (Kontaktname, Zeit, Zurechnung). „Weitere Vorgänge“ lädt die nächste Seite, ein Klick auf einen Eintrag öffnet den Kontakt.
Steht an einer Zahl „unbekannt“ oder „nicht berechenbar“, öffnet ein Klick eine Erklärung mit dem Grund, der Definition, der Quelle und dem Datenstand. Das passiert in diesen Fällen:
- **Nenner null**: Eine Quote ohne Grundgesamtheit zeigt keine Prozentzahl. „0 %“ steht nur, wenn die Null belegt ist.
- **Fehlende Datengrundlage**: Für die Zahl liegen keine Daten vor.
- **Fehlendes Recht oder Modul**: Der Grund nennt, was fehlt.
Bei Quoten stehen Zähler und Nenner dabei („3 von 10“). Hat der Ergebniskatalog des Projekts keine passende Ergebnisart, wird die Quote nicht berechnet, statt mit 0 zu rechnen.
### Wichtige Zählregeln im Vertrieb [#wichtige-zählregeln-im-vertrieb]
- **Anwahlen (B)** sind abgeschlossene, dokumentierte ausgehende Anrufe. Wählversuche ohne Dokumentation, technische Abbrüche und eingehende Anrufe zählen nicht in B.
- **Erreicht (R) = G + D**: Gatekeeper (G) plus direkt Entscheider (D). **Entscheider (E) = D + F**: F sind Entscheider, die du über einen Gatekeeper gesprochen hast.
- **Erreichbarkeit** und **Entscheider von Erreichten (E/R)** beziehungsweise **Entscheider je Anwahl (E/B)** sind eigene Quoten. Die Gatekeeper-Quote (G/B) und die bereinigte Durchstellquote (F geteilt durch G ohne „Entscheider abwesend“) stehen getrennt nebeneinander.
- **Firmen** zählen eine Kontaktkarte nur einmal, auch bei mehreren Anrufen oder Personen.
- **Termine**: Eine Erstbuchung ist der erste bestätigte Setting-Termin einer Chance. Verschiebungen und Nachfolgetermine nach einem No-Show sind keine neue Erstbuchung. Die **Showrate** ist gehaltene Termine geteilt durch gehaltene plus No-Shows. Offene fällige Termine senken die Abdeckung, nicht die Quote.
- **Qualifiziert** zählt eine Chance einmal. **Closing 1 und 2** zählen gehaltene Gespräche in der Closing-Phase. „Gewonnen“ braucht einen belegten Abschluss, nie nur die aktuelle Phase eines Kontakts.
- **Wer bekommt die Zahl?** Die Showrate geht an die Person, die den Termin gelegt hat. Gesprächs- und Closing-Zahlen gehen an die durchführende Person. Absagen, Verschiebungen und offene Dokumentation bleiben beim Host des Termins.
- **Gespeicherte Ergebnisse werden nie nachträglich neu bewertet.** Ändert sich später der Ergebniskatalog, zählen alte Vorgänge unverändert.
- **Anwahlen je Telefonstunde** teilt B durch die anrechenbare Telefonzeit. Welche Zeit anrechenbar ist, bestimmt die Zeitregel des Projekts. Ohne Telefonzeit gibt es keine Quote.
### Beträge [#beträge]
Beträge sind getrennte Größen und werden nie zu einem „Umsatz“ addiert: Offener Chancenwert (Prognose), Angebotswert, Auftragswert, Fakturiert, Bezahlt, Offen und Überfällig. Fehlt bei einer Chance der Wert, wird sie als „ohne Wert“ gezählt und nie als 0 summiert. „Periodischer Umsatz“ ist nicht berechenbar, weil Leadmode keine laufenden Verträge mit Laufzeit führt.
## Pipeline, Diagramme, Herkunft [#pipeline-diagramme-herkunft]
- **Aktuelle Pipeline**: Verteilung der Leads auf die Phasen. Ein Klick auf eine Phase setzt den Phasenfilter. Bei gewählter Herkunft zeigt die Karte den Hinweis, dass die Phasenzahlen für alle Herkünfte gelten.
- **Herkunft und Kanalvergleich**: Tabelle mit Eingekommen, Leads gesamt, Anwahlen, Erreichbarkeit, Terminquote und Bad Data je Herkunft.
- **Ergebnis- und Einwanddetails**: Mit „Diagramme anzeigen“ siehst du „Ergebnisse der Anwahlen“ (dokumentierte Anrufergebnisse) und „Einwände“. Die Einwände stammen aus der [Gesprächsanalyse](/auswertung/gespraechsanalyse); abgelehnte Befunde zählen nicht.
- **Aufschlüsselung**: Bei vielen Karten erscheint ein Knopf „Nach Projekt“, „Nach Mitarbeiter“ oder „Nach Mitarbeiter und Projekt“. Er teilt dieselben Beobachtungen nach Gruppen auf. Ohne das Recht „Auswertungen des Teams“ gibt es nur „Nach Projekt“.
## Aktualisierung [#aktualisierung]
Das Dashboard aktualisiert sich bei neuen Ereignissen (zum Beispiel einem dokumentierten Anruf), höchstens alle paar Sekunden. Die Uhrzeit „Stand“ in der Kopfzeile zeigt den Datenstand. Gleiche Abfragen derselben Person werden kurz zusammengefasst.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Ranking](/auswertung/ranking)
- [Berichte](/auswertung/berichte)
- [Rollen und Rechte](/einrichtung/rollen-und-rechte)
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# Gesprächsanalyse
Was die automatische Auswertung von Gesprächen und E-Mails erkennt, wo du die Ergebnisse siehst und wie du sie prüfst.
Die Gesprächsanalyse wertet Anrufe und eingegangene E-Mails automatisch aus und hält fest, was darin vorkam: Einwände, Rückfragen, Wünsche nach einer Infomail, Probleme mit Leads oder dem CRM und mehr. Diese Ergebnisse heißen **Befunde**. Sie landen in Berichten, im Dashboard und in der Prüfablage.
Die KI-Einstellungen stehen unter [KI-Analysen](/ki/analysen). Diese Seite beschreibt nur, was du als Nutzer siehst und einstellen kannst.
Das gilt für Gespräche, E-Mails und Berichtstexte. In Demo-Organisationen läuft die Analyse nicht.
## Wann ein Gespräch ausgewertet wird [#wann-ein-gespräch-ausgewertet-wird]
Ein Anruf wird ausgewertet, sobald sein Transkript fertig ist. Das System überspringt:
- Projekte, in denen die Auswertung ausgeschaltet ist,
- Gespräche, die kürzer sind als die eingestellte Mindestdauer (voreingestellt 30 Sekunden),
- Gespräche ohne Sprache des Gegenübers.
Ältere Transkripte und E-Mails aus der Zeit vor dem Start der Analyse werden nicht nachträglich ausgewertet. Eingegangene E-Mails, die einem Kontakt zugeordnet sind, werden regelmäßig im Hintergrund geprüft.
Die Analyse kennt das Briefing des Projekts (siehe [Berichte](/auswertung/berichte#weitere-projekteinstellungen)), den passenden Teil des Befundkatalogs und etwas Kontext zum Kontakt (Firma, Phase, Zahl früherer Anrufe, eigene Felder ohne E-Mail und Telefon). Personennamen gehören nicht dazu.
Kann ein Anruf nicht ausgewertet werden, wird er übersprungen und bleibt liegen. Der Bericht zeigt dann eine Warnung. Du holst ihn mit **Erneut versuchen** im Auswertungsstand nach (siehe [Berichte](/auswertung/berichte#auswertungsstand)).
## Einstellen [#einstellen]
Pro Projekt: in der Projektzentrale im Reiter **Berichtseinstellungen** den Bereich **Automatische Auswertung** öffnen (alternativ beim Projekt unter **Projekte → Projekt bearbeiten → Berichte bearbeiten**). Dort gibt es drei Einstellungen:
| Einstellung | Wirkung |
| --- | --- |
| Gespräche automatisch auswerten | Schaltet die Anrufanalyse für das Projekt ein oder aus |
| E-Mails automatisch auswerten | Schaltet die Mailanalyse für das Projekt ein oder aus |
| Kürzere Gespräche nicht auswerten (unter … Sekunden) | Mindestdauer, ganze Zahl von 0 bis 3600 |
Bearbeiten darf, wer die Berichtseinstellungen des Projekts ändern darf. Ohne dieses Recht sind die Felder gesperrt.
## Was erkannt wird [#was-erkannt-wird]
Die erkannten Dinge stehen in einem **Katalog von Arten von Rückmeldungen**. Die Organisation startet mit diesen Arten:
| Thema | Art | Quelle |
| --- | --- | --- |
| Ergebnis | Ergebnis im Gespräch (Niemand erreicht, Mailbox, Gatekeeper, Entscheider gesprochen, Termin vereinbart, Absage, Rückruf vereinbart, Sonstiges) | Anruf |
| Einwand | Einwand oder Absagegrund (Kein Bedarf, Bestandsanbieter, Exklusivvertrag, Preis, Zeitpunkt, Skepsis, Nicht der Entscheider, Sonstiges) | Anruf, E-Mail |
| Rückfrage | Rückfrage des Gegenübers | Anruf, E-Mail |
| Interesse | Infomail gewünscht, Rückruf gewünscht, Interesse (Hoch, Mittel, Gering, Keines) | Anruf, E-Mail |
| Termin | Termin (nimmt das Ergebnis der Termin-Erkennung in die Berichte auf) | Anruf |
| Lead-Problem | Falsche Nummer, Falsche Firma, Falscher Ansprechpartner, Firma existiert nicht mehr, Dublette, Bereits Kunde, Nicht in der Zielgruppe, Sonstiges | Anruf, E-Mail, Block, Tag |
| CRM-Problem | Verbindung abgebrochen, Mikrofon, Aufnahme vertauscht, Fälschlich gesperrt, System zu langsam, Sonstiges | Anruf, Block, Tag |
| Angebotssignal | Reaktion auf das Angebot (Versteht den Nutzen, Nutzen unklar, Preiseinwand, Konkurrenz genannt, Möchte Details) | Anruf, E-Mail |
| E-Mail-Klasse | Klasse der Antwort (Interesse, Rückfrage, Absage, Automatische Antwort, Abwesenheit, Weitergeleitet, Sonstiges) | E-Mail |
| Dokumentationsabgleich | Abweichung zwischen Dokumentation und Gespräch (Harter oder Weicher Widerspruch) | Anruf |
| Mitarbeiterbeobachtung | Eröffnung, Bedarfsermittlung, Einwandbehandlung, Terminvereinbarung, Skripttreue, Tonalität (je Stärke oder Verbesserbar) | Anruf |
Jeder Befund hat einen Wert, oft ein Detail, bei der KI-Auswertung ein wörtliches Zitat als Beleg und eine Sicherheit in Prozent. Das System prüft das Zitat gegen den Text. Das Wort des Modells allein reicht nicht.
Der **Dokumentationsabgleich** vergleicht das, was ein Mitarbeiter als Ergebnis dokumentiert hat, mit dem erkannten Gesprächsergebnis. Das System bildet daraus nach festen Regeln einen harten oder weichen Widerspruch mit beiden Seiten als Beleg. Die KI korrigiert nichts.
Pro Anruf berechnet das System außerdem **Redeanteil**, **längsten Monolog** und **Gesprächsdauer** aus den Zeitstempeln des Transkripts.
## Arten von Rückmeldungen [#arten-von-rückmeldungen]
Hier legst du fest, was erkannt wird und wer es im Bericht sieht:
- **Organisation**: **Einstellungen → Anbindungen → Berichte → Arten von Rückmeldungen**. Gilt für alle Projekte ohne eigene Einstellung.
- **Projekt**: Reiter **Berichtseinstellungen** → **Arten von Rückmeldungen**. Die erste Änderung legt eine Kopie des Organisationsstandards an, die nur für dieses Projekt gilt. **Auf Standard zurücksetzen** entfernt sie wieder.
Die Arten sind nach Thema in Gruppen sortiert; „X von Y aktiv“ zeigt, wie viele eingeschaltet sind. Je Art:
- Mit dem Schalter schaltest du die Art ein oder aus. Mitgelieferte Arten lassen sich ausschalten, aber nicht löschen.
- Bei **Wer sieht das im Bericht?** wählst du die Zielgruppen: Kunde, Leadqualität, CRM-Betreiber, Intern (Projekt), Intern (Mitarbeiter) oder Mitarbeiter selbst. Ohne Auswahl sieht niemand die Art im Bericht („Niemand“).
Feste Grenzen gelten immer: Mitarbeiterbeobachtungen gehen nie an Kunde, Leadqualität oder CRM-Betreiber; CRM-Probleme nie an Kunde oder Leadqualität; Lead-Probleme nicht an den CRM-Betreiber. Das System meldet einen Fehler, wenn du etwas anderes wählst.
Mit **Eigene Art hinzufügen** legst du eine neue Art an: Bezeichnung, Thema, Antwortart („Ja oder Nein“, „Auswahl aus Werten“ oder „Freitext“), bei einer Auswahl die Werte (mindestens zwei, eine Zeile je Wert) und die Quellen („Woher stammen die Daten?“: Anruf, E-Mail, Block, Tag). Eine neue Art ist zunächst nur für „Intern (Projekt)“ sichtbar.
## Prüfablage [#prüfablage]
Befunde, bei denen die automatische Auswertung unsicher ist (Sicherheit unter der Schwelle der Berichtskonfiguration), landen im Reiter **Prüfablage** der Projektzentrale. Ein Zähler am Reiter zeigt die offenen Befunde.
Filtere nach **Zustand** und **Art**. Jeder Eintrag zeigt Art, Thema, Zustand (Automatisch, Offen, Bestätigt, Abgelehnt, Geändert), Wert, Detail, Zitat, Sicherheit, Kontakt, Datum und Quelle. Du kannst:
- **Bestätigen**: Der Befund zählt in Berichten.
- **Ablehnen**: Der Befund zählt nirgends.
- **Bearbeiten**: Wert und Detail korrigieren; der Befund gilt danach als „Geändert“.
Ob offene Befunde trotzdem in einen Bericht kommen, entscheidet die Einstellung „Auch noch ungeprüfte Rückmeldungen aufnehmen“ der Berichtskonfiguration. Ob ein Befund in einem Bericht erscheint, hängt davon ab, dass die Art im wirksamen Katalog des Projekts aktiv ist, die Zielgruppe der Berichtsart eingetragen ist, der Befund nicht abgelehnt ist und er die Mindest-Sicherheit erreicht oder bestätigt wurde.
## Wo du die Ergebnisse siehst [#wo-du-die-ergebnisse-siehst]
| Ort | Was du siehst |
| --- | --- |
| [Berichte](/auswertung/berichte) | Bausteine „Rückmeldungen und Auffälligkeiten“ (Überblick und Liste), Beobachtungen im Wochenbericht, Leadqualität, CRM-Bericht, E-Mail-Auswertung, Angebotsvalidierung |
| [Dashboard](/auswertung/dashboard) | Diagramm „Einwände“ im Vertriebsbereich (ohne abgelehnte Befunde) |
| Projektzentrale → Mitarbeiter | Anrufe, Redeanteil, Abweichungen und Stärken je Person, nur intern |
| **Übersicht → Aufzeichnungen** | Aufnahmen mit Überblick (Aufnahmen, Gesprächszeit, Transkribiert, Eigener Sprechanteil), Transkript anzeigen und Sprechanteil je Aufnahme. Siehe [Aufzeichnungen](/telefonie/aufzeichnungen) |
Aussagen über Mitarbeitende erreichen nie den Kunden, den Lead-Lieferanten oder den CRM-Betreiber.
## Hinweise zur Qualität [#hinweise-zur-qualität]
- Die Auswertung ist maschinell und kann irren. Prüfe wichtige Befunde in der Prüfablage, bevor du einen Bericht freigibst.
- Das Zitat in einem Befund ist die Stelle im Transkript, auf die sich die Aussage stützt. Fehlt ein Transkript, gibt es keine Auswertung.
- Wie genau Namen, Zahlen und Fachbegriffe erkannt werden, hängt vom gewählten Transkriptionsmodus ab (siehe [KI-Analysen](/ki/analysen)).
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Berichte](/auswertung/berichte)
- [KI-Analysen](/ki/analysen)
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# Ranking
Sieh, wie das Team im Vergleich abschneidet, und finde deinen eigenen Platz nach Termine, Anwahlen, Entscheider, Gespräche oder Gewonnen.
Das Ranking vergleicht die Leistung der Mitarbeitenden im gewählten Zeitraum. Du findest es im Menü unter **Übersicht → Ranking**. Es braucht die Module CRM und Reporting.
Es zählen nur Projekte, die du auch sonst sehen darfst. Eine Person erscheint, sobald sie im Zeitraum mindestens eine gezählte Aktivität hat.
## Aufbau [#aufbau]
Die Seite hat drei Blöcke:
- **Podium**: die Plätze 1 bis 3 nach der gewählten Rangfolge. Ist ein Platz noch nicht vergeben, steht dort „frei“.
- **Rangliste**: alle Personen mit Platz, Wert und einem Balken im Vergleich zur führenden Person. Du erkennst dich am Zusatz „Du“ und der farbigen Hinterlegung. Unter jedem Namen stehen die übrigen vier Werte.
- **Dein Stand**: dein Platz („von N“), der Abstand zum nächsthöheren Platz („Noch 3 bis Platz 2“ oder „Du führst.“) und drei Quoten als Ring.
## Zeitraum, Sicht und Projekt [#zeitraum-sicht-und-projekt]
Oben wählst du den Zeitraum: **7 Tage**, **30 Tage** (Voreinstellung), **Dieser Monat** oder **90 Tage**. Der Zeitraum endet heute.
Mit **Projekt** schränkst du auf ein Projekt ein. Gibt es in deiner Organisation Projekte vom Typ „Eigener Vertrieb“, erscheint zusätzlich **Sicht** mit „Alle“, „Kundenprojekte“ und „Eigener Vertrieb“. Die Projektliste folgt dann der gewählten Sicht.
## Rangfolge [#rangfolge]
Mit den Knöpfen über der Rangliste wählst du, wonach sortiert wird:
| Wert | Was gezählt wird |
| --- | --- |
| Termine | Erstbuchungen (Setting-Termine), die Personen im Zeitraum gebucht haben |
| Anwahlen | Dokumentierte ausgehende Anrufe |
| Entscheider | Gespräche mit einem Entscheider |
| Gespräche | Gehaltene Settings (Erstgespräche) |
| Gewonnen | Gewonnene Chancen nach Closing 1 oder Closing 2 |
Die Zählweise ist dieselbe wie im [Dashboard](/auswertung/dashboard); dort steht auch, wer eine Zahl bekommt (zum Beispiel geht ein Termin an die Person, die ihn gelegt hat, ein gehaltenes Gespräch an die durchführende Person).
Bei gleichem Wert teilen sich Personen den Platz. Die Reihenfolge innerhalb eines Platzes richtet sich nach den Anwahlen und dann nach dem Namen.
## Deine Quoten [#deine-quoten]
Im Block „Dein Stand“ siehst du:
- **Erreichbarkeit**: erreichte Anwahlen geteilt durch alle Anwahlen,
- **Entscheider**: Entscheider geteilt durch alle Anwahlen,
- **Terminquote**: Termine geteilt durch Entscheider.
Darunter steht jeweils „X von Y“. Hast du noch keine Aktivität im Zeitraum, erscheint der Hinweis „Noch keine Aktivität von dir im Zeitraum“. Ohne Nenner steht „–“.
## Aktualisierung [#aktualisierung]
Das Ranking aktualisiert sich selbst, wenn Anrufe, Ergebnisse, Termine oder Projektzugriffe sich ändern. Aufgaben, Dateien oder Einstellungen ändern es nicht.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Dashboard](/auswertung/dashboard)
- [Rollen und Rechte](/einrichtung/rollen-und-rechte)
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# Aussehen und Signatur
Fußzeile, Farben und Signatur, die jede E-Mail aus Leadmode bekommt.
Du findest die Einstellungen unter **Einstellungen → E-Mail → Aussehen und Signatur**. Jede Person sieht eine Vorschau. Fußzeile und Farben bearbeiten nur Personen mit dem Recht „Gemeinsame Postfächer und Mail-Design“ (Admins).
## Signatur [#signatur]
Jede E-Mail endet mit „Mit freundlichen Grüßen“ und deinem Namen. Der Name kommt aus deinem Profil. Fehlt er, lassen sich keine E-Mails senden. In Antworten kommen unter bestimmten Bedingungen Projektrolle und Rückrufnummer dazu; beides setzt Leadmode nur, wenn es eindeutig feststeht, sonst erscheint ein Hinweis im Schreibfenster.
## Fußzeile (Admins) [#fußzeile-admins]
Die Fußzeile steht unter jeder E-Mail. **Ohne Anschrift kann Leadmode keine E-Mails senden.** Lege sie als Erstes an, bevor das Team Postfächer nutzt. Ein Schild zeigt „Gespeichert“ oder „Fehlt noch“.
| Feld | Hinweis |
| --- | --- |
| Anschrift | Pflicht |
| Rechtsform, Vertretung, Register, Steuernummer | Optional, wenn zutreffend |
| Impressum-Link, Datenschutz-Link, AGB-Link | Optional, Adresse mit `https://` |
Klicke auf **Fußzeile speichern**. Welche Angaben rechtlich nötig sind, entscheidest du selbst; Leadmode setzt nur ein, was du einträgst.
## Farben (Admins) [#farben-admins]
Unter „2. Farben“ wählst du eine Voreinstellung oder änderst vier Farben per Klick auf die Fläche: Hintergrund, Fläche, Text, Akzent (Links, Linie). Bei zu geringem Kontrast zwischen Text und Fläche warnt Leadmode. **Design speichern** übernimmt die Änderung, **Verwerfen** nimmt sie zurück. Das Logo änderst du unter **Einstellungen → Darstellung → Design**.
Die Vorschau rechts zeigt eine Beispielmail mit Design, Signatur und Fußzeile.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [E-Mail-Konto verbinden](/e-mail/konto-verbinden)
- [E-Mail-Vorlagen](/e-mail/vorlagen)
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# E-Mail-Konto verbinden
Wie du dein eigenes Postfach in Leadmode verbindest, welche Anbieter es gibt und was du bei App-Passwörtern und Ports beachtest.
Du findest die Funktion unter **Einstellungen → E-Mail → Mein E-Mail-Account**. Jede Person verbindet dort ihr eigenes Postfach. Alle E-Mails an Kontakte, Terminbestätigungen und Erinnerungen gehen von diesem Postfach raus.
Leadmode sendet operative E-Mails nie über ein Postfach der Plattform. Ohne verbundenes (oder freigegebenes) Postfach wird nichts gesendet, auch keine Terminbestätigung.
## Voraussetzungen [#voraussetzungen]
- Ein Postfach mit IMAP- und SMTP-Zugang.
- Bei vielen Anbietern ein App-Passwort statt deines normalen Passworts (siehe unten).
- Die Fußzeile deiner Organisation muss angelegt sein, damit du senden und testen kannst. Fehlt sie, zeigt die Seite einen Hinweis. Admins finden dort den Knopf **Fußzeile einrichten** (siehe [Aussehen und Signatur](/e-mail/aussehen-und-signatur)). Das Postfach lässt sich trotzdem schon verbinden.
- In der Demo-Organisation ist der Bereich gesperrt.
## Postfach verbinden [#postfach-verbinden]
Der Ablauf hat drei Schritte: **Anbieter**, **Vorbereiten**, **Zugang**.
Wähle bei „Wo liegt dein Postfach?“ deinen Anbieter. Ist dein Anbieter nicht dabei, wähle **Anderer Anbieter**.
Unter „… vorbereiten“ stehen die Schritte, die du beim Anbieter erledigst (zum Beispiel ein App-Passwort erzeugen), mit Links zu den passenden Seiten. Klicke danach auf **Weiter**.
Trage deine E-Mail-Adresse und das Passwort ein. Das Passwortfeld heißt je nach Anbieter „App-Passwort“, „Anwendungsspezifisches Passwort“ oder „Passwort“. Gehört die Adresse zu einem anderen Anbieter als dem gewählten, schlägt Leadmode den Wechsel vor.
Klicke auf **Verbinden**. Leadmode prüft die Verbindung. Bei Erfolg erscheint „Postfach verbunden.“
Lehnt der Anbieter die Anmeldung ab, steht eine Meldung mit dem Hinweis, das Passwort und die Schritte unter „Vorbereiten“ zu prüfen. Mit **Zurück** gelangst du dorthin.
## Unterstützte Anbieter [#unterstützte-anbieter]
| Anbieter | Passwort |
| --- | --- |
| Gmail | App-Passwort (16 Zeichen, Leerzeichen sind egal) |
| iCloud | Anwendungsspezifisches Passwort |
| Yahoo | App-Passwort |
| GMX, WEB.DE | Passwort, mit Zwei-Faktor App-Passwort; IMAP-Zugriff erst im Postfach erlauben |
| IONOS, Strato | Passwort des Postfachs |
| mailbox.org | Passwort, mit Zwei-Faktor Applikationspasswort |
| Fastmail | App-Passwort (Tarife ohne IMAP/SMTP-Zugang gehen nicht) |
| Zoho Mail | Passwort, mit Zwei-Faktor App-Passwort; IMAP erst einschalten |
| Hetzner, Hostinger | Passwort des Postfachs |
| Anderer Anbieter | Passwort |
Klappt die Anmeldung nicht, prüfe zuerst die Schritte unter „Vorbereiten“ und die Servereinstellungen. Die Einstellungen der Anbieter ändern sich gelegentlich; im Zweifel gilt die Hilfe deines Anbieters.
## Servereinstellungen und Ports [#servereinstellungen-und-ports]
Bei bekannten Anbietern sind die Werte vorbelegt. Mit **Servereinstellungen anzeigen** kannst du sie ändern, bei **Anderer Anbieter** sind sie immer sichtbar:
| Feld | Bedeutung |
| --- | --- |
| Benutzername | Meist deine E-Mail-Adresse. |
| SMTP-Host, SMTP-Port | Server und Port zum Senden. Typisch ist 587; Port 465 schaltet „SMTP SSL“ ein, 587 und 25 schalten es aus. |
| IMAP-Host, IMAP-Port | Server und Port zum Abrufen. Typisch ist 993 mit „IMAP SSL“. |
| SMTP SSL, IMAP SSL | Schalter für die verschlüsselte Verbindung. |
Leadmode verbindet sich nur mit öffentlich erreichbaren Mailservern.
## Verbundenes Postfach [#verbundenes-postfach]
Ist ein Postfach verbunden, zeigt die Seite die Adresse mit „Verbunden“ und den SMTP-Server. Dort gibt es:
- **Postfach in Leadmode anzeigen**: Schalter für den Abruf. Eingang und Gesendet erscheinen dann neben dem Chat und bei den Kontakten. Schaltest du ihn aus, ruft Leadmode nichts mehr ab und löscht die gespeicherten Nachrichten. Auf dem Mailserver bleibt alles unverändert. Mehr dazu unter [Postfach](/e-mail/postfach).
- **Test an mich senden**: schickt eine Test-E-Mail an dich. Dafür muss die Fußzeile der Organisation vorhanden sein.
- **Trennen**: nach Rückfrage wird das Postfach getrennt. Danach kannst du aus Leadmode nichts mehr senden, bis du wieder eines verbindest. Zum Ändern der Zugangsdaten trennst du zuerst und verbindest neu.
### Absender wählen [#absender-wählen]
Darfst du von mehreren Postfächern senden (eigenes, Organisationspostfach, freigegebene), erscheint **Absender für E-Mails an Kontakte**. Dort wählst du, welches Postfach Leadmode für deine Termine, Erinnerungen und Mails verwendet. Jeder Eintrag zeigt die Art: „Eigenes Postfach“, „Organisation“ oder „Freigegeben“. Ohne Auswahl sendet Leadmode nichts für dich.
Hast du kein Postfach, bitte deinen Admin, dir ein Organisationspostfach freizugeben (siehe [Postfächer des Teams](/e-mail/team-postfaecher)).
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Postfach](/e-mail/postfach)
- [E-Mail-Vorlagen](/e-mail/vorlagen)
- [Postfächer des Teams](/e-mail/team-postfaecher)
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# Postfach
Eingang und Gesendet in Leadmode lesen, antworten, neue E-Mails schreiben und Nachrichten Kontakten zuordnen.
Das Postfach ist der **E-Mail-Knopf unten rechts neben dem Chat**. Ein Klick öffnet ein großes Fenster mit Ordnern, Liste und Leseansicht. Ein Zähler am Knopf zeigt die ungelesenen Nachrichten. Mit **Escape** oder dem X schließt du es wieder. Chat und Postfach sind nie gleichzeitig offen.
Voraussetzung ist ein verbundenes Postfach mit eingeschaltetem **Postfach in Leadmode anzeigen** (siehe [E-Mail-Konto verbinden](/e-mail/konto-verbinden)). Sonst zeigt das Fenster „Noch kein Postfach eingerichtet“ und führt mit **Zu den Einstellungen** dorthin.
## Welche Postfächer du siehst [#welche-postfächer-du-siehst]
Du siehst dein eigenes Postfach sowie Organisationspostfächer, die dir freigegeben sind. Bei mehreren Postfächern wählst du oben links unter **Postfach** ein einzelnes oder **Alle Postfächer**. Admins lesen keine persönlichen Postfächer anderer Mitarbeiter.
## Ordner, Liste, Filter [#ordner-liste-filter]
Links wählst du den Ordner. Es erscheinen die Ordner, die das Postfach tatsächlich hat: Eingang, Entwürfe, Gesendet, Archiv, Spam, Papierkorb. Der Eingang ist immer da. Der Filter zeigt **Alle**, **Ungelesen** oder **Markiert**. Ungelesene Nachrichten haben einen blauen Punkt und sind fett. Die Liste lädt beim Scrollen weitere Nachrichten nach (**Weitere laden**). Auswahl von Postfach, Ordner und Filter merkt sich Leadmode.
Eine Suche in Betreff, Absender und Inhalt gibt es nicht.
## Nachrichten lesen [#nachrichten-lesen]
Ein Klick auf eine Nachricht öffnet die Leseansicht mit Absender, Empfängern, Datum, Text, Anhängen und, falls vorhanden, dem **Gespräch** (weitere Nachrichten desselben Verlaufs). Die Nachricht gilt beim Öffnen als gelesen.
Die Leiste über der Nachricht bietet:
| Aktion | Wirkung |
| --- | --- |
| Antworten, Allen antworten | Öffnet das Schreiben mit Empfängern und Betreff. |
| Markieren / Markierung entfernen | Setzt oder entfernt den Stern. |
| Als gelesen / ungelesen markieren | Wechselt den Zustand. |
| Archivieren | Nur, wenn das Postfach einen Archivordner hat. |
| Löschen | Verschiebt in den Papierkorb. Nichts wird auf dem Mailserver endgültig gelöscht. |
| Externe Bilder laden | Externe Bilder sind aus Sicherheitsgründen zunächst blockiert. |
Anhänge lädst du per Klick auf den Dateinamen. Sie liegen nicht in Leadmode, sondern werden beim Klick vom Mailserver geholt. Sehr große Nachrichten werden nur teilweise angezeigt.
Lesen, Markieren, Archivieren und Löschen gelten in Leadmode sofort und werden danach auf dem Mailserver nachgezogen.
## Neue E-Mail und Antworten [#neue-e-mail-und-antworten]
Klicke oben rechts auf **Neue E-Mail**. Der Absender ist das gewählte Postfach (bei „Alle Postfächer“ dein eigenes); bei mehreren Postfächern wählst du unter **Von**.
- **An** und **Cc**: Adressen eintragen. Cc blendest du mit **Cc hinzufügen** ein.
- **Vorlage**: füllt Betreff und Text. Offene Platzhalter trägst du unter **Noch auszufüllen** ein, vorher lässt sich nicht senden. Mehr unter [E-Mail-Vorlagen](/e-mail/vorlagen).
- **Mit KI optimieren**: erzeugt einen Vorschlag, den du neben deinem Text siehst. Er ändert nichts, bis du auf **Übernehmen** klickst; **Original wiederherstellen** macht es rückgängig.
- **Linkbausteine**: bis zu drei Links mit Bezeichnung und `https://`-Adresse, die als eigener Absatz unter dem Text stehen. Die KI ändert sie nicht.
- **Anhang**: höchstens fünf Dateien, zusammen höchstens 10 MB. Gesperrte Dateitypen werden abgelehnt.
- **Ursprüngliche Nachricht zitieren**: Schalter bei Antworten.
- **Wird mitgesendet**: zeigt Signatur, Fußzeile und Vorschau. Fehlen Fußzeile oder dein Name im Profil, steht dort ein Hinweis und **Senden** bleibt gesperrt.
Mit **Senden** geht die E-Mail über das gewählte Postfach raus, im Design deiner Organisation. Eine Kopie liegt danach in „Gesendet“. Bei Kontakten mit Kontaktsperre wird nicht gesendet.
Ist der Ausgang unklar (zum Beispiel nach einer Zeitüberschreitung), erscheint **Ausgang unklar**. **Jetzt prüfen** sucht die Mail im Ordner „Gesendet“, ohne erneut zu senden. **Als neue E-Mail senden** sendet nach einer Rückfrage ein zweites Mal. Nutze das nur, wenn die Mail wirklich nicht im Ordner „Gesendet“ liegt.
## Antworten auf Lead-Mails [#antworten-auf-lead-mails]
Antwortest du aus dem Reiter E-Mails eines Kontakts auf eine Nachricht, zeigt das Schreibfenster oben Kontakt, Projekt, Originalnachricht und das **Postfach der Ursprungsmail**. Die Antwort geht nur über dieses Postfach, ein Ersatz ist ausgeschlossen. Ist es nicht verbunden, nicht freigegeben oder nicht eindeutig, steht ein Hinweis und Senden ist gesperrt. Du brauchst außerdem das Recht, im Projekt zu senden.
## Zuordnung zu Kontakten [#zuordnung-zu-kontakten]
Leadmode vergleicht die Adresse der Gegenstelle mit den E-Mail-Adressen aller Kontakte und Ansprechpartner in deinen Projekten.
| Fall | Ergebnis |
| --- | --- |
| Genau ein Kontakt passt | Die Nachricht wird automatisch zugeordnet. Oben in der Leseansicht steht **Kontakt: Name**. |
| Mehrere Kontakte passen | In der Liste steht **Zuordnen**, in der Leseansicht **E-Mail muss manuell zugeordnet werden**. |
| Kein Kontakt passt | Keine Zuordnung. |
Bei manueller Zuordnung wählst du im Dialog **E-Mail zuordnen** den Kontakt (ein Kontakt in mehreren Projekten erscheint je Projekt) und klickst auf **Zuordnen**. Eine Zuordnung änderst du mit **Zuordnung ändern**, ersatzlos entfernen lässt sie sich nicht. Zuordnen ohne passende Adresse per freier Kontaktsuche gibt es nicht.
Zugeordnet werden nur Nachrichten, die **nach** der Anbindung des Postfachs eingehen. Ältere Nachrichten, auch die beim ersten Abruf geladenen, bleiben ohne Zuordnung. Schaltest du **Postfach in Leadmode anzeigen** aus und wieder ein, beginnt die Zuordnung neu.
### Reiter „E-Mails“ am Kontakt [#reiter-e-mails-am-kontakt]
Zugeordnete Nachrichten liegen verschlüsselt am Kontakt und erscheinen im Reiter **E-Mails** der Kontaktkarte, auch für Projektmitglieder ohne Zugriff auf das Postfach. Ein Klick öffnet die Nachricht in einer schmalen Vorschau neben dem Chat, nur zum Lesen. Dort startet **Antworten** das Schreiben im Postfach. Der Knopf **Neue E-Mail verfassen** schreibt dem Kontakt direkt, sofern er eine E-Mail-Adresse hat und nicht gesperrt ist. Anhänge gibt es nur, solange die Nachricht noch im Postfach liegt.
## Synchronisierung [#synchronisierung]
- Leadmode hält eine dauerhafte Verbindung zum Mailserver (IMAP) und holt Neues, sobald es eintrifft. Es gibt keinen Abruf im Takt und kein Neuladen von Hand.
- Beim ersten Abruf kommen höchstens die letzten 30 Tage und 300 Nachrichten je Ordner. Nachrichten älter als 365 Tage verlassen den Spiegel in Leadmode, bleiben aber auf dem Mailserver.
- Über dem Fenster steht ein Hinweis, wenn der Abruf läuft („Nachrichten werden abgerufen …“), die Anmeldung fehlgeschlagen ist (dann Zugangsdaten prüfen, ggf. Postfach trennen und neu verbinden) oder der Mailserver nicht erreichbar ist (Leadmode versucht es erneut).
- Es gibt keinen Push, wenn der Browser geschlossen ist.
## Grenzen [#grenzen]
Nicht vorhanden sind Suche, eingebettete Bilder im Text, Weiterleiten, Bcc und das Speichern eigener Entwürfe im Schreibfenster.
## Datenschutz [#datenschutz]
Betreff, Adressen, Vorschau und Inhalt speichert Leadmode verschlüsselt. HTML wird bereinigt, externe Bilder und Zählpixel bleiben blockiert, bis du sie lädst.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [E-Mail-Konto verbinden](/e-mail/konto-verbinden)
- [Postfächer des Teams](/e-mail/team-postfaecher)
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# Postfächer des Teams
Als Admin Organisationspostfächer verbinden, freigeben und Postfächer von Mitarbeitern übertragen.
Du findest die Funktion unter **Einstellungen → E-Mail → E-Mails verwalten**. Sie braucht das Recht „Gemeinsame Postfächer und Mail-Design“ (Admins). In der Demo-Organisation ist sie gesperrt.
E-Mails an Kontakte, Terminbestätigungen und Erinnerungen gehen immer von einem Postfach deines Teams raus, **nie über ein Postfach der Plattform**. Ohne Postfach wird nichts gesendet.
## Organisationspostfächer [#organisationspostfächer]
Das sind gemeinsame Adressen wie `vertrieb@`. Mitarbeiter dürfen sie nur nutzen, wenn du sie freigibst.
Klicke auf **Organisationspostfach verbinden**.
Gehe die Schritte durch wie unter [E-Mail-Konto verbinden](/e-mail/konto-verbinden) beschrieben (Anbieter, Vorbereiten, Zugang).
Klicke beim Postfach auf **Zugriff**. Schalte **Für alle Mitarbeiter freigeben** ein oder wähle unter „Oder nur für:“ einzelne Personen.
Klicke auf **Freigabe speichern**.
Jedes Postfach zeigt „Freigegeben für: Alle Mitarbeiter“, eine Anzahl oder „Noch niemand freigegeben“. Der Schalter **Postfach in Leadmode anzeigen** steuert, ob Eingang und Gesendet in Leadmode erscheinen.
Freigegebene Mitarbeiter wählen das Postfach als Absender (siehe [E-Mail-Konto verbinden](/e-mail/konto-verbinden)) und lesen es im [Postfach](/e-mail/postfach).
## Persönliche Postfächer [#persönliche-postfächer]
Jede Person verbindet ihr eigenes Postfach unter „Mein E-Mail-Account“. Das Passwort kennt nur sie. Die Liste zeigt, wer verbunden ist („x von y verbunden“) und wer „Kein eigenes Postfach“ hat. Du siehst nur die Adresse, nicht die Nachrichten.
Scheidet jemand aus oder wird gesperrt, sendet sein Postfach nicht mehr. Dann kannst du es mit **Übertragen an …** einem anderen Mitarbeiter ohne eigenes Postfach geben oder als **Organisationspostfach** übernehmen.
## Trennen [#trennen]
**Trennen** entfernt ein Postfach nach Rückfrage. Es kann danach keine E-Mails mehr aus Leadmode senden, Freigaben entfallen. Beim Trennen, Abschalten und Übertragen löscht Leadmode die gespeicherten Nachrichten des Postfachs. Auf dem Mailserver bleibt alles erhalten.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Aussehen und Signatur](/e-mail/aussehen-und-signatur)
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# E-Mail-Vorlagen
Mitgelieferte und eigene Mailtexte nutzen, anpassen und mit Platzhaltern füllen.
Du findest die Vorlagen unter **Einstellungen → E-Mail → E-Mail-Vorlagen**. Beim Schreiben einer Mail wählst du eine Vorlage im Feld **Vorlage**. „Mit freundlichen Grüßen“ und dein Name hängt der Versand automatisch an, sie gehören nicht in den Vorlagentext.
## Wer was ändern darf [#wer-was-ändern-darf]
| Art | Wer ändert |
| --- | --- |
| Vorlagen der Organisation (mitgeliefert oder eigene) | Personen mit dem Recht „Gemeinsame Postfächer und Mail-Design“ (Admins) |
| Meine Vorlagen (persönlich) | du selbst |
| Vorlagen eines Projekts | die Projektleitung, im Projekt unter „Vorlagen für dieses Projekt“ |
Wenn du eine Vorlage nicht ändern darfst, bleibt die Ansicht schreibgeschützt. Mit **Eigene Kopie** legst du dir eine persönliche Fassung an.
## Aufbau der Liste [#aufbau-der-liste]
Links stehen die Vorlagen in Gruppen: **Meine Vorlagen**, **Systemmails** und die Kategorien Erstkontakt und Info-Mail, Nachfassen, Termine, No-Show und Absagen, Angebot und Abschluss, Onboarding und Betreuung, Ansprechpartner und Weiterleitung, Reaktivierung, Danke und Rückmeldung, Auftraggeber und Berichte. Mit der Suche filterst du nach Name und Betreff.
## Vorlage anlegen oder ändern [#vorlage-anlegen-oder-ändern]
Klicke auf **Neue Vorlage** (persönlich) oder, als Admin, auf **Für die Organisation**. Oder wähle links eine bestehende Vorlage.
Trage Name, Kategorie, Betreff und Text ein. Der Betreff hat eine Zeile.
Füge Platzhalter per Klick auf die Schaltflächen unter dem Text ein.
Klicke auf **Speichern**. Rechts siehst du die Vorschau im Design deiner Organisation.
Weitere Knöpfe:
| Knopf | Wirkung |
| --- | --- |
| Eigene Kopie | Persönliche Kopie einer Vorlage. |
| Test an mich senden | Schickt die Vorlage als Test-E-Mail an dich (braucht dein Postfach und die Fußzeile). |
| Zurücksetzen | Admins: stellt eine geänderte mitgelieferte Vorlage wieder her. |
| Löschen | Entfernt eigene Vorlagen endgültig. Mitgelieferte Vorlagen lassen sich nicht löschen. |
| Vorlage ist aktiv | Schalter für bestehende Vorlagen. |
## Platzhalter [#platzhalter]
Platzhalter stehen in doppelten geschweiften Klammern, zum Beispiel `{{vorname}}`.
| Platzhalter | Inhalt |
| --- | --- |
| `anrede`, `vorname`, `nachname`, `firma` | Angaben zum Kontakt |
| `projekt` | Projekt |
| `termin_datum`, `termin_zeit`, `termin_ort`, `buchungslink`, `rueckruf_zeit` | Termin und Rückruf |
| `angebot`, `frist` | Angebot |
| `absender_name`, `organisation` | Werden beim Versand automatisch eingesetzt |
Beim Schreiben einer Mail erscheinen alle Platzhalter, die nicht automatisch gefüllt werden, unter **Noch auszufüllen**. Du trägst die Werte dort ein. Senden geht erst, wenn alles ausgefüllt ist. Unbekannte Platzhalter lehnt Leadmode beim Speichern ab.
## Systemmails [#systemmails]
Systemmails, etwa Terminbestätigungen und Erinnerungen, sind mit einem Schloss markiert. Name, Kategorie und Zeitpunkt des Versands sind fest, Betreff und Text darfst du anpassen. Leadmode versendet sie nur, wenn die Person ein Postfach hat und der Kontakt eine E-Mail-Adresse.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Aussehen und Signatur](/e-mail/aussehen-und-signatur)
- [Postfach](/e-mail/postfach)
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# Demo-Organisation
Leadmode mit Beispieldaten ausprobieren, ohne die eigene Organisation anzufassen.
Einstellungen → Organisation → **Demo**. Nur Admins einer echten Organisation sehen den Punkt. Die Checkliste bietet denselben Einstieg als Knopf **Demo testen**.
Die Demo ist eine eigene, getrennte Organisation mit Beispieldaten. Deine echten Daten bleiben unberührt. Du kannst darin Leadmode in Ruhe ansehen oder deinem Team zeigen.
## Anlegen und betreten [#anlegen-und-betreten]
Die Karte „Demo-Organisation“ zeigt den Zustand:
| Zustand | Bedeutung | Knöpfe |
| --- | --- | --- |
| Noch keine Demo angelegt | Es gibt keine Demo | Demo anlegen |
| Wird vorbereitet … | Die Beispieldaten werden bereitgestellt | – |
| Bereit | Die Demo ist offen. Daneben läuft die Restzeit | Demo betreten, Demo entfernen |
| Vorbereitung fehlgeschlagen | Das Anlegen ist gescheitert | Erneut versuchen, Demo entfernen |
| Wird entfernt … | Die Demo wird gelöscht | – |
Pro Organisation gibt es höchstens eine Demo.
## In der Demo [#in-der-demo]
- Oben mittig steht der Hinweis „Demo – keine echten Daten eingeben“, die Demo ist violett markiert, auch in der Organisationsauswahl neben deinem Namen.
- Statt der Einrichtung gibt es einen **Rundgang** zum Ansehen (Team, Projekte, Import, Kontakt). Du hakst die Schritte durch Ansehen ab.
- Mit **Zur Live-Organisation** (unten in der Seitenleiste) wechselst du zurück.
- Die Demo enthält Projekte, Kontakte, Aktivitäten, Termine, simulierte Anrufe mit Transkripten, Vorlagen, Belege und ein Beispielpostfach.
### Was gesperrt ist [#was-gesperrt-ist]
Alles, was nach außen wirken würde, ist gesperrt und meldet „Demo: Das ist im Demo-Modus nicht verfügbar.“ Dazu gehören:
- Einladungen, Mailkonten und Mailversand
- echte Anrufe und Transkription
- Telefonie, KI, Lead-Quellen und weitere Anbindungen, Kalenderanbieter
- öffentliche Buchungs- und Angebotslinks, Versand von Belegen
- Kontolöschung und Organisation löschen
Aufnahmen haben keine Audiodatei: du siehst eine künstliche Spur mit Transkript.
## Ablauf nach 48 Stunden [#ablauf-nach-48-stunden]
Eine Demo wird **48 Stunden nach dem Anlegen** automatisch gelöscht, samt allen Änderungen darin. Die Restzeit steht in der Karte und in der Organisationsauswahl. Der Infoknopf „Warum werden Demos gelöscht?“ erklärt es: Alte Beispieldaten sollen keinen Speicher belegen, und jede Demo beginnt mit frischen Daten.
Willst du früher neu starten, klickst du auf **Demo entfernen** und legst eine neue an. Danach kannst du jederzeit eine weitere anlegen.
Gib in der Demo keine echten Daten echter Personen ein. Sie werden nach Ablauf gelöscht.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Einrichtungs-Checkliste](/start/einrichtung-checkliste)
- [Organisation löschen](/einrichtung/organisation-loeschen)
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# Kontaktfelder
Eigene Felder für Firmen und Personen anlegen und löschen.
Einstellungen → Vertrieb → **Kontaktfelder**. Du brauchst das Recht „Organisation und Standards“ (Admins haben es immer).
Eigene Felder ergänzen die festen Angaben eines Kontakts, zum Beispiel eine Kundennummer. Hier angelegte Felder gelten für die ganze Organisation. Die Werte trägst du am Kontakt auf der Seite **Felder** ein.
## Feld anlegen [#feld-anlegen]
Gib den **Feldnamen** ein, zum Beispiel „Kundennummer“. Höchstens 80 Zeichen.
Wähle den **Feldtyp**. Er bestimmt Eingabe, Prüfung und Darstellung:
| Typ | Für |
| --- | --- |
| Text | freier Text |
| Zahl | Zahlen |
| Datum | ein Datum |
| Datum und Uhrzeit | ein Zeitpunkt |
| Ja / Nein | ein Schalter |
| Webadresse | Links |
| E-Mail | E-Mail-Adressen |
| Telefon | Telefonnummern |
Wähle bei **Für**, wo das Feld erscheint: „Alle Kontakte“, „Unternehmen“ oder „Personen“. Personenfelder gibt es auch am Ansprechpartner einer Firma.
Klicke auf **Feld hinzufügen**.
## Die Liste [#die-liste]
Darunter stehen alle Felder mit Typ und Geltungsbereich. Rechts steht, ob ein Feld für die „Gesamte Organisation“ gilt oder für ein Projekt. **Projektfelder** entstehen beim Import oder durch die Projektleitung und erscheinen hier mit dem Namen ihres Projekts.
## Feld löschen [#feld-löschen]
Das Papierkorb-Symbol neben einem Feld löscht es. Leadmode fragt vorher nach. Dabei werden das Feld **und alle dafür gespeicherten Werte** bei allen Kontakten der Organisation dauerhaft gelöscht. Auch Werte an Ansprechpartnern gehen verloren.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Kontakte](/projekte-und-kontakte/kontakte)
- [Import und Export](/leads/import-und-export)
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# Menü und Design
Menüpunkte der Seitenleiste ausblenden und Farbe, Logo und Favicon der Organisation festlegen.
Die Gruppe **Darstellung** in den Einstellungen hat zwei Punkte: **Menü** für dich persönlich und **Design** für die ganze Organisation.
## Menü [#menü]
Einstellungen → Darstellung → **Menü**. Jede Person kann hier Menüpunkte der Seitenleiste ausblenden. Die Auswahl gilt nur für dein Konto.
Die Seite listet alle Menüpunkte nach Bereichen:
| Bereich | Menüpunkte |
| --- | --- |
| Übersicht | Dashboard, Inbox, Kalender, Einsatzplanung, Ranking, Aufzeichnungen |
| Unternehmen | CRM-Pipelines, Import / Export, Projekte, Kontakte, Mitarbeiter, Finanzen |
| Marketing | Landingpages, Lead-Fragebögen, Website & SEO, Werbeanzeigen, Social Media |
| Weitere | Akademie |
Jede Zeile hat einen Schalter („… anzeigen“). Ein Klick speichert sofort. Ein Bereich ohne sichtbare Menüpunkte verschwindet samt Überschrift.
Das Ausblenden entfernt nur den Menüpunkt aus der Seitenleiste. Es ändert keine Rechte und löscht keine Daten.
## Hell, Gemischt, Dunkel [#hell-gemischt-dunkel]
Unten in der Seitenleiste wechselt ein Knopf zwischen den drei Darstellungen **Hellmodus**, **Gemischter Modus** und **Dunkelmodus**. Das ist eine persönliche Einstellung. Anmeldung und Registrierung sind immer dunkel.
## Design der Organisation [#design-der-organisation]
Einstellungen → Darstellung → **Design**. Du brauchst das Recht „Organisation und Standards“ (Admins haben es immer). Alle Änderungen gelten für alle Mitarbeiter der Organisation.
### Farbdesign [#farbdesign]
Das Farbdesign färbt die Seitenleiste und die Markierung ausgewählter Bereiche. **Standard** lässt die Farbe unverändert, daneben stehen 20 Farben von Silber bis Flieder. Jede Farbe hat passende Werte für Hell- und Dunkelmodus. Ein Klick speichert sofort („Farbdesign gespeichert.“).
### Dashboardlogo [#dashboardlogo]
Dieses Logo erscheint in der Leiste deiner Organisation. Die Anmeldung behält das Leadmode-Logo.
- **Logo hochladen** nimmt PNG, JPEG oder WebP bis 256 KiB. Empfohlen ist ein PNG mit transparentem Hintergrund im Format 2:1 (quer), 2000 × 1000 Pixel.
- **Standard verwenden** stellt das Leadmode-Logo wieder her.
- Mit dem Regler **Logo-Größe** stellst du 50 bis 300 Prozent ein.
### Favicon [#favicon]
Das Symbol im Browser-Tab. **Favicon hochladen** nimmt PNG, JPEG oder WebP bis 1 MiB. **Standard verwenden** stellt das Leadmode-Favicon wieder her. Der Regler **Favicon-Größe** reicht von 50 bis 125 Prozent.
Nach dem Verschieben der Regler klickst du auf **Größen speichern**. Logo und Favicon laden alle angemeldeten Mitarbeiter automatisch nach.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Oberfläche](/start/oberflaeche)
- [Gestaltung der Belege](/finanzen/gestaltung)
- [Aussehen und Signatur](/e-mail/aussehen-und-signatur)
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# Mitarbeiter einladen
Mitarbeiter, weitere Admins und externe Mitbetrachter einladen, Einladungen verwalten und Mitarbeiter betreuen.
Einstellungen → Organisation → **Mitarbeiter**. Einladen können nur Admins. Eine Ausnahme: Wer das Recht „Personalakten und Verträge“ hat, lädt Mitarbeiter mit dem Profil „Vertriebsmitarbeiter“ über die Seite **Mitarbeiter** in der Seitenleiste ein.
## Einladen [#einladen]
Gib im Feld **E-Mail-Adresse** die Adresse der Person ein.
Wähle die **Rolle**:
- **Mitarbeiter** arbeitet im Vertrieb. Wähle zusätzlich das **Berechtigungsprofil**, voreingestellt ist „Vertriebsmitarbeiter“.
- **Admin** hat vollen Zugriff.
- **Mitbetrachter** ist ein externer Partner. Wähle die **Art** („Partner-Leitung“ oder „Endkunde“) und optional einen **Namen nach außen**, unter dem er dich in seiner Ansicht sieht.
Klicke auf **Einladen**. Leadmode verschickt eine E-Mail mit Link. Die Annahme beschreibt [Erste Schritte](/start/erste-schritte).
Das Info-Symbol neben „Mitarbeiter einladen“ erklärt die Rollen kurz. Mehr dazu: [Rollen und Begriffe](/start/rollen-und-begriffe).
In einer Demo-Organisation ist Einladen gesperrt.
## Alternative: Dialog „Mitarbeiter hinzufügen“ [#alternative-dialog-mitarbeiter-hinzufügen]
Auf der Seite **Mitarbeiter** (Seitenleiste → Unternehmen, Reiter „Team“) öffnet der Knopf **Mitarbeiter hinzufügen** einen Dialog. Dort trägst du E-Mail-Adresse, Rolle (Mitarbeiter oder Admin) und für Mitarbeiter zusätzlich Berechtigungsprofil, Vorname, Nachname und Beschäftigungsart ein. Der Schalter **Personalfragebogen anfordern** legt fest, ob die Person einen Fragebogen ausfüllen soll. Mit **Einladung senden** geht die Einladung raus. Externe Mitbetrachter lädst du nur in den Einstellungen ein.
## Einladungen verwalten [#einladungen-verwalten]
Die Liste unter dem Formular zeigt jede Einladung mit Rolle und Status:
| Status | Bedeutung |
| --- | --- |
| Wird gesendet | Die Mail geht gerade raus. |
| Gesendet | Die Person hat noch nicht angenommen. |
| Angenommen | Die Person ist in der Organisation. |
| Fehlgeschlagen | Der Versand ist gescheitert. |
| Abgelaufen | Der Link gilt nicht mehr. |
| Ungültig | Du hast die Einladung ungültig geschaltet. |
- **Erneut einladen** verschickt die Einladung noch einmal (nicht bei „Angenommen“ und „Wird gesendet“).
- **Ungültig schalten** (nur bei „Gesendet“) sperrt den Link. Du bestätigst vorher.
Auf der Seite **Mitarbeiter** (Reiter „Team“) zeigt Admins der Block „Offene Einladungen“ noch nicht angenommene Einladungen. Die Knöpfe heißen dort **Erneut senden** und **Zurückziehen**.
## Mitarbeiter betreuen [#mitarbeiter-betreuen]
Darunter listet der Bereich **Mitarbeiter** alle Mitarbeiter mit ihren Projekten. Je Person gibt es:
- Das **Berechtigungsprofil** als Auswahl. Eine Änderung gilt sofort. Nur Admins ändern es.
- **Dateien**, **Vergütung** und **Arbeitszeit**. Sie öffnen sich, wenn du das passende Recht hast (Personalakten und Verträge, Vergütung, Auswertungen des Teams).
- **Zum Admin machen**: Die Admin-Rolle lässt sich hier nicht zurücknehmen.
- **Entfernen**: Die Person verliert den Zugriff auf die Organisation.
Darunter folgt der Bereich **Mitbetrachter**. **Zugang verwalten** öffnet je Partner einen Dialog für Art, Name nach außen, Logo, Zugang aktiv, Freigabe je Projekt (Berichte, Kennzahlen) und das Zugriffsprotokoll. Das erklärt [Partner-Zugang](/team/partner-zugang).
Im Einrichtungsschritt „Team einrichten“ zählt schon die verschickte Einladung. Das Häkchen ist gesetzt, die Zeile trägt „Einladung offen“, bis die Person annimmt.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Rollen und Rechte](/einrichtung/rollen-und-rechte)
- [Mitarbeiter](/team/mitarbeiter)
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# Organisation löschen
Eine Organisation mit allen Daten endgültig löschen: Ablauf, Folgen und was du vorher sichern solltest.
Einstellungen → Konto → **Account**, Abschnitt **Löschen** → **Organisation löschen**. Nur Admins können das. In einer Demo-Organisation ist der Knopf gesperrt.
Das Löschen ist sofort und endgültig. Es gibt keine Wiederherstellung und keine Wartefrist.
## Was passiert [#was-passiert]
- **Alle Daten werden sofort gelöscht**: Kontakte, Projekte, Aufgaben, Termine, Anrufaufnahmen, Dateien, Chats, Angebote, Aufträge und Rechnungen.
- Der Zugang **aller Mitarbeiter** endet sofort. Konten, die nur zu dieser Organisation gehören, werden mit gelöscht, auch deins.
- Eine vorhandene Demo-Organisation wird mit entfernt.
- **Gesetzliche Aufbewahrungsfristen** (zum Beispiel für Rechnungen und Belege) werden dadurch übergangen. Die Verantwortung dafür liegt bei dir.
Sichere vorher, was du behalten musst, zum Beispiel den Rechnungsexport unter Einstellungen → Organisation → Abrechnungsdaten.
## Ablauf [#ablauf]
Klicke auf **Organisation löschen**. Im ersten Dialog („Organisation endgültig löschen?“) liest du die Folgen und klickst auf **Weiter**. Mit **Abbrechen** brichst du ab.
Im zweiten Dialog („Löschung bestätigen“) setzt du den Haken, dass du die Folgen verstanden hast.
Tippe zur Bestätigung den Namen der Organisation ein. Groß- und Kleinschreibung zählen, überzählige Leerzeichen nicht.
Hast du dich nicht in den letzten Minuten angemeldet, verlangt Leadmode das aus Sicherheitsgründen: Klicke auf **Erneut anmelden**. Danach öffnet sich der Dialog wieder.
Klicke auf **Organisation endgültig löschen**. Du wirst danach abgemeldet.
## Account löschen [#account-löschen]
Direkt darüber steht **Account löschen**. Damit löschst du nur deinen Zugang. Bist du der einzige Admin einer Organisation, lädst du vorher einen weiteren Admin ein ([Mitarbeiter einladen](/einrichtung/mitarbeiter-einladen)) oder löschst die Organisation.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Demo-Organisation](/einrichtung/demo-organisation)
- [Abrechnungsdaten](/finanzen/abrechnungsdaten)
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# Organisation
Was die Organisation ist, was du unter „Organisationseinstellungen“ findest und wo die übrigen Organisationsthemen liegen.
Einstellungen → Organisation → **Organisationseinstellungen**. Die Seite ist für Personen mit dem Recht „Organisation und Standards“ geöffnet, Admins haben es immer.
## Was die Seite zeigt [#was-die-seite-zeigt]
Unter „Organisation“ steht der **Name** deiner Organisation. Den Namen legst du bei der [Registrierung](/start/erste-schritte) fest; auf dieser Seite wird er nur angezeigt, nicht geändert.
## Wo du den Rest findest [#wo-du-den-rest-findest]
Die übrigen Einstellungen einer Organisation liegen in eigenen Punkten:
| Thema | Wo | Seite |
| --- | --- | --- |
| Mitarbeiter und Mitbetrachter einladen und verwalten | Organisation → Mitarbeiter | [Mitarbeiter einladen](/einrichtung/mitarbeiter-einladen) |
| Profile und Rechte | Organisation → Rollen und Rechte | [Rollen und Rechte](/einrichtung/rollen-und-rechte) |
| Daten des Rechnungsstellers | Organisation → Abrechnungsdaten | [Abrechnungsdaten](/finanzen/abrechnungsdaten) |
| Demo | Organisation → Demo | [Demo-Organisation](/einrichtung/demo-organisation) |
| Phasen und Ergebnisse | Vertrieb → Vertriebsablauf | [Vertriebsablauf](/einrichtung/vertriebsablauf) |
| Ordner und Termine | Vertrieb → Standards | [Standards](/einrichtung/standards) |
| Eigene Felder | Vertrieb → Kontaktfelder | [Kontaktfelder](/einrichtung/kontaktfelder) |
| Logo, Favicon, Farbe | Darstellung → Design | [Menü und Design](/einrichtung/menue-und-design) |
| Organisation löschen | Konto → Account | [Organisation löschen](/einrichtung/organisation-loeschen) |
## Zwischen Organisationen wechseln [#zwischen-organisationen-wechseln]
Gehörst du zu mehreren Organisationen, klickst du unten in der Seitenleiste auf den Pfeil neben deinem Namen („Organisation wechseln“) und wählst eine aus. Die aktuelle ist mit einem Haken markiert.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Einrichtungs-Checkliste](/start/einrichtung-checkliste)
- [Oberfläche](/start/oberflaeche)
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# Rollen und Rechte
Berechtigungsprofile anlegen und anpassen und Personen im Projekt einschränken.
Einstellungen → Organisation → **Rollen und Rechte**. Nur Admins öffnen die Seite und vergeben Profile.
## So wirken Rechte zusammen [#so-wirken-rechte-zusammen]
Drei Dinge bestimmen, was jemand darf:
1. Das **Berechtigungsprofil** der Person: welche Bereiche sie nutzt und wie weit ihre Rechte in Projekten höchstens reichen.
2. Die **Funktion im Projekt** (Projektleitung, Vertrieb, Reserve, Lesen), die du im Projekt festlegst.
3. Eine optionale **Einschränkung** der Person in einem Projekt.
Es gilt immer das Niedrigste. Admins haben immer vollen Zugriff und sind nie eingeschränkt. Mitarbeiter ohne eigenes Profil haben „Vertriebsmitarbeiter“. Gesperrte Bereiche bleiben für die Person sichtbar, grau und mit Erklärung, welches Recht fehlt.
## Die Seite [#die-seite]
Links stehen die Profile, rechts das gewählte:
- **Admin** ist fest. Die Karte zeigt, wer Admin ist. Sie lässt sich nicht ändern.
- **Vertriebsmitarbeiter**, **Teamleitung** und **Betrachter** liefert Leadmode mit (in der Liste als „Vorgabe“). Du kannst sie ändern und mit **Zurücksetzen** wieder auf die Vorgaben stellen. Löschen geht nicht.
- Eigene Profile legst du mit **Neues Profil** an (höchstens 30). Im Dialog gibst du den **Namen** ein und wählst unter „Start mit den Rechten von“ ein bestehendes Profil als Grundlage. Danach stellst du jeden Bereich einzeln ein.
Jedes Profil trägt eine Beschreibung und die Liste „Personen mit diesem Profil“. Wem du es zuweist, entscheidest du beim [Einladen](/einrichtung/mitarbeiter-einladen) oder in der Mitarbeiterliste.
### Profil bearbeiten [#profil-bearbeiten]
| Feld | Wirkung |
| --- | --- |
| Name | Mindestens zwei Zeichen |
| Beschreibung | Wofür das Profil gedacht ist |
| Funktion bei neuen Projektzuordnungen | Wird vorgeschlagen, wenn jemand mit diesem Profil einem Projekt zugeordnet wird |
| Bereiche | Schalter oder Auswahl je Bereich, siehe unten |
Die Knöpfe oben rechts: **Duplizieren**, bei mitgelieferten Profilen **Zurücksetzen**, bei eigenen **Löschen**. Haben noch Personen das Profil, wählst du beim Löschen ein anderes Profil, zu dem sie wechseln („Löschen und zuweisen“).
Änderungen gelten erst nach **Speichern** in der Leiste „Ungespeicherte Änderungen“. **Verwerfen** nimmt sie zurück. Unter „Das darf dieses Profil“ siehst du eine Zusammenfassung.
Manche Rechte setzen andere voraus. Schaltest du zum Beispiel „Belege ausstellen“ ein, schaltet Leadmode „Finanzen“ mit dazu und sagt es dir in einem Hinweis. Abgeschaltet wird dabei nie etwas.
## Bereiche und Stufen [#bereiche-und-stufen]
Stufen: Kein Zugriff, Ansehen, Bearbeiten, Verwalten. Viele Bereiche kennen nur an oder aus.
### Organisation [#organisation]
| Bereich | Umfang |
| --- | --- |
| Organisation und Standards | Gestaltung, Abläufe, Ergebnisse, Felder, Website und Landingpage-Standards ändern |
| Team | Mitarbeiter, Funktionen und Zuordnungen sehen |
| KI | Ansehen; Verwalten: Verbrauch einsehen, KI-Zugänge verwalten |
### Vertrieb und Technik [#vertrieb-und-technik]
| Bereich | Umfang |
| --- | --- |
| Projekte verwalten | Projekte anlegen, löschen und die Besetzung aller Projekte ändern |
| Lead-Quellen und Integrationen | Lead-Quellen, Instantly und weitere Anbindungen einrichten |
| Telefonie einrichten | Zugänge, Nummern, Konferenz, Gespräche des Teams begleiten |
| Gemeinsame Postfächer und Mail-Design | Organisationspostfächer, Fußzeile, Vorlagen |
| Auswertungen des Teams | Ansehen: Kennzahlen, Aufnahmen, Aufgaben; Ansehen und buchen: zusätzlich Termine für andere buchen |
### Finanzen [#finanzen]
| Bereich | Umfang |
| --- | --- |
| Finanzen | Belege der eigenen Projekte sehen |
| Belege ausstellen | Angebote, Aufträge, Rechnungen ausstellen und versenden |
| Zahlungen buchen | Zahlungseingänge zu Rechnungen buchen |
| Katalog und Abrechnungsdaten | Artikel, Vorlagen und Rechnungssteller pflegen |
| Belege aller Projekte | Auch Belege aus Projekten sehen, in denen man nicht mitarbeitet |
### Personal und Vergütung [#personal-und-vergütung]
| Bereich | Umfang |
| --- | --- |
| Recruiting | Bewerbungen, Stellen, Karriereseite |
| Personalakten und Verträge | Akten, Verträge, Fragebögen, Mitarbeiterdateien |
| Vergütung | Vergütungsregeln und Abrechnung |
### In Projekten höchstens erlaubt [#in-projekten-höchstens-erlaubt]
Hier legt das Profil die Obergrenze fest. Was jemand tatsächlich darf, hängt zusätzlich von der Funktion im Projekt ab.
| Bereich | Stufen |
| --- | --- |
| Kontakte und Arbeitsliste | Ansehen, Bearbeiten, Leiten |
| Kalender | Ansehen, Bearbeiten, Leiten |
| Ablauf und Ergebnisse | Ansehen, Ändern |
| Berichte und Prüfung | Ansehen, Verwalten |
| Import und Export | Exportieren, Importieren |
| Dateien | Ansehen, Bearbeiten |
| Projekt bearbeiten | Erlaubt |
## Mitgelieferte Profile [#mitgelieferte-profile]
| Profil | Gedacht für |
| --- | --- |
| Vertriebsmitarbeiter | Arbeitet in den eigenen Projekten: Kontakte, Anrufe, Termine und eigene Belege |
| Teamleitung | Wie Vertriebsmitarbeiter, dazu Auswertungen des Teams, Termine für andere, Belege ausstellen und Zahlungen buchen |
| Betrachter | Sieht Projekte, Kontakte und Termine, ändert nichts |
## Funktion im Projekt [#funktion-im-projekt]
Die Funktion legst du in der Projektbesetzung eines Projekts fest. Jede Funktion erlaubt höchstens:
| Funktion | Kontakte | Kalender | Ablauf | Berichte | Import/Export | Dateien | Projekt bearbeiten |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| Projektleitung | Leiten | Leiten | Ändern | Verwalten | Importieren | Bearbeiten | Erlaubt |
| Vertrieb | Bearbeiten | Bearbeiten | Ansehen | Kein Zugriff | Importieren | Bearbeiten | Kein Zugriff |
| Reserve | Bearbeiten | Bearbeiten | Ansehen | Kein Zugriff | Importieren | Ansehen | Kein Zugriff |
| Lesen | Ansehen | Ansehen | Ansehen | Kein Zugriff | Exportieren | Ansehen | Kein Zugriff |
## Einschränken in einem Projekt [#einschränken-in-einem-projekt]
In der Projektbesetzung gibt es je Person den Knopf **Einschränken**. Dort senkst du einzelne Projektbereiche unter die Rechte der Funktion, nur für dieses Projekt. Die Auswahl „Wie Funktion: …“ lässt den Bereich unverändert. Mehr Rechte gibt eine Einschränkung nie; dafür wählst du eine andere Funktion.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Rollen und Begriffe](/start/rollen-und-begriffe)
- [Projekt-Team und Kontingent](/projekte-und-kontakte/projekt-team-und-kontingent)
- [Partner-Zugang](/team/partner-zugang)
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# Standards
Standardordner für Kontakte, Projekte und Mitarbeiter sowie Terminarten und Buchungszeiten festlegen.
Einstellungen → Vertrieb → **Standards**. Du brauchst das Recht „Organisation und Standards“ (Admins haben es immer). Die Seite hat vier Abschnitte untereinander.
## Standardordner [#standardordner]
Für Kontakte, Projekte und Mitarbeiter legst du Ordner fest, die Leadmode automatisch anlegt. Ordner, die du später aus der Liste entfernst, bleiben mit ihren Dateien bestehen.
| Abschnitt | Wirkung | Grenzen |
| --- | --- | --- |
| Standardordner für Kontakte | Wird bei allen Kontakten ergänzt | Bis zu 30 Ordner, eine Ebene |
| Standardordner für Projekte | Jedes Projekt erhält die Ordner beim ersten Öffnen der Dateien und bei Änderungen auch nachträglich | Bis zu 60 Ordner, bis zu 4 Ebenen |
| Standardordner für Mitarbeiter | Für Personalunterlagen wie Lebenslauf, Verträge und Vergütung. Nur für Organisationsadmins sichtbar | Bis zu 60 Ordner, bis zu 4 Ebenen |
So bearbeitest du eine Liste:
1. Klicke auf **Ordner hinzufügen** und tippe den Namen ein.
2. Bei Projekt- und Mitarbeiterordnern legt das Symbol „Unterordner hinzufügen“ einen Ordner eine Ebene tiefer an. Der Papierkorb entfernt einen Ordner samt Unterordnern.
3. Klicke auf **Speichern**.
Namen müssen auf jeder Ebene eindeutig sein, dürfen höchstens 120 Zeichen haben und weder `/` noch `\` enthalten. Wurden die Standards zwischenzeitlich von jemand anderem geändert, bietet Leadmode „Aktuellen Stand laden“ an.
## Termine [#termine]
Der Abschnitt **Termine** gilt für die ganze Organisation oder für ein Projekt. Wähle oben bei **Geltungsbereich** den „Organisationsstandard“ oder ein Projekt. Ein Projekt übernimmt den Organisationsstandard, bis du ihn dort überschreibst.
### Terminarten [#terminarten]
Jede Terminart steht mit Dauer, Puffer, Art und „Buchbar“ in der Liste. Bei Projekten zeigen Marken, woher sie kommt: „Organisationsstandard“, „Angepasst“ oder „Eigene“. Ausgeschaltete Terminarten tragen „Ausgeblendet“.
**Terminart hinzufügen** oder **Bearbeiten** öffnet den Dialog:
| Feld | Bedeutung |
| --- | --- |
| Name | Bezeichnung der Terminart, bis 60 Zeichen |
| Art | Zum Beispiel Telefonie, Erstgespräch, Angebotsgespräch 1 oder 2, Termin, Wiedervorlage, Training. Bei mitgelieferten und übernommenen Terminarten fest |
| Zuständigkeit | Host, Setter, Closer, Betreuer oder Owner |
| Bei Buchung | Welches Ergebnis aus dem Vertriebsablauf bei der Buchung dokumentiert wird |
| Dauer (Minuten) | 5 bis 480 |
| Puffer (Minuten) | 0 bis 120 |
| Buchbar | Ob Kontakte oder Kollegen die Terminart buchen können |
| Sichtbar | Ob sie in der Auswahl erscheint |
Eigene Terminarten kannst du **Löschen**. Eine angepasste Terminart eines Projekts stellst du mit **Auf Standard zurücksetzen** zurück.
### Buchungszeiten [#buchungszeiten]
Hier legst du fest, wann Termine gebucht werden können:
| Feld | Bedeutung |
| --- | --- |
| Arbeitstage | Mo bis So, mindestens einer |
| Beginn und Ende | Tagesfenster, das Ende muss nach dem Beginn liegen |
| Mittagspause | Schalter; dann Pause von und Pause bis, innerhalb der Arbeitszeit |
| Früheste Buchung | Ab heute, ab morgen oder in 2, 3, 5 oder 7 Tagen |
| Mindestvorlauf am selben Tag | Von „Kein Mindestvorlauf“ bis 8 Std. |
| Zeitzone | Europe/Berlin, Europe/Vienna, Europe/Zurich, Europe/London oder UTC |
| Terminmails an den Kontakt | Erinnerungen, Frist für Absage und Verschiebung, Ruhezeiten und Wochenende |
Für ein Projekt zeigt die Seite zuerst „Es gelten die Zeiten der Organisation“. Mit **Eigene Zeiten festlegen** überschreibst du sie für dieses Projekt, **Auf Organisationsstandard zurücksetzen** nimmt das zurück. Die Terminmails gehen vom Postfach des Terminverantwortlichen an Kontakte mit E-Mail-Adresse; die Bestätigung kommt sofort.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Vertriebsablauf](/einrichtung/vertriebsablauf)
- [Termine buchen](/kalender-und-planung/termine-buchen)
- [Dateien](/projekte-und-kontakte/dateien)
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# Vertriebsablauf
Vorlagen für Phasen und Ergebnisse anlegen, Projekten zuweisen und pro Projekt anpassen.
Einstellungen → Vertrieb → **Vertriebsablauf**. Du brauchst das Recht „Organisation und Standards“ (Admins haben es immer).
Ein Vertriebsablauf legt fest, wie dein Team einen Kontakt durch den Vertrieb führt: welche **Phasen** es gibt, welche **Ergebnisse** beim Dokumentieren zur Wahl stehen und was danach automatisch passiert. Dein Team sieht davon nur die passenden Knöpfe.
## Der Weg in drei Schritten [#der-weg-in-drei-schritten]
1. **Vorlage wählen**: eine Systemvorlage nehmen oder eine eigene anlegen.
2. **Projekten zuweisen**: jedes Projekt bekommt einen Ablauf.
3. **Pro Projekt anpassen**: Änderungen gelten nur für dieses Projekt.
## Vorlagen [#vorlagen]
Unter **Vorlagen** stehen drei Arten:
| Art | Was sie ist |
| --- | --- |
| Standard | Der Standardablauf der Organisation. Er gilt für alle Projekte ohne eigene Vorlage. |
| Systemvorlagen | Von Leadmode mitgeliefert, nur ansehen und kopieren: Full Cycle, Opening und Erstgespräch, Kaltakquise, E-Mail-Support |
| Eigene Vorlagen | Deine eigenen |
Die Systemvorlagen unterscheiden sich im Umfang: „Full Cycle“ reicht von der Kaltakquise bis zum Kunden, „Opening und Erstgespräch“ endet bei der Übergabe, „Kaltakquise“ endet beim vereinbarten Erstgespräch, „E-Mail-Support“ beantwortet eingegangene Mails ohne Anrufe und Termine.
Jede Karte zeigt Anzahl der Phasen und Ergebnisse und wie viele Projekte sie verwenden. Knöpfe:
- **Neue Vorlage**: du gibst einen Namen und eine Beschreibung ein und wählst bei „Start mit“ die Grundlage.
- **Bearbeiten** oder **Ansehen**: öffnet den Editor.
- **Kopie anlegen** (Systemvorlage) oder **Duplizieren**: legt eine eigene Kopie an.
- Papierkorb (nur eigene): löscht die Vorlage. Projekte, die sie früher bekommen haben, behalten ihren Ablauf.
## Einem Projekt zuweisen [#einem-projekt-zuweisen]
Unter **Projekte** steht jedes Projekt mit einer Auswahl „Vorlage für Projektname“. Wählst du eine andere Vorlage, öffnet sich der Dialog **Vorlage zuweisen**. Stehen im Projekt Kontakte in Phasen, die es im neuen Ablauf nicht gibt, ordnest du ihnen unter „Zuordnung der Kontakte“ neue Phasen zu. Dann klickst du auf „Zuweisen“. Gibt es nichts zu verschieben, steht dort „Alle Kontakte des Projekts bleiben, wo sie sind.“
Passt du den Ablauf eines Projekts an, steht neben der Auswahl **angepasst**. Mit **Auf Vorlage zurücksetzen** im Editor stellst du den Ablauf der Vorlage wieder her.
## Der Editor [#der-editor]
**Anpassen** (am Projekt) oder **Bearbeiten** (an der Vorlage) öffnet den Editor. Oben stehen **Zurück**, bei Vorlagen der Name und die Beschreibung, und rechts **Speichern** (mit **Verwerfen**). Nach dem Speichern steht der Knopf auf „Gespeichert“. Beim Verlassen mit Änderungen fragt Leadmode nach. Am Projektablauf gibt es zusätzlich **Als Vorlage speichern**. Systemvorlagen sind schreibgeschützt; dort kopierst du mit **Als eigene Vorlage kopieren**.
Unter **Ansicht** wählst du **Diagramm** oder **Liste**:
- **Diagramm**: Kästen sind Phasen, Pfeile sind Wege. Der Name am Pfeil ist das Ergebnis, das dein Team anklickt. Klicke etwas an, um es zu bearbeiten. Ziehst du vom unteren Punkt einer Phase zu einer anderen, legst du einen neuen Weg an.
- **Liste**: Phasen untereinander, zum Aufklappen und Bearbeiten.
Mit **Phase** legst du eine neue Phase an, **Weitere Ergebnisse** zeigt Ergebnisse, die keiner Phase gehören (Anrufergebnisse für überall, Termine, E-Mail-Antworten), und **Wartezeiten** öffnet die Pausen zwischen Anrufversuchen.
### Phase [#phase]
| Einstellung | Bedeutung |
| --- | --- |
| Name | Bezeichnung der Phase |
| Unterphasen | Zwischenstände innerhalb der Phase, zum Beispiel „Rückruf vereinbart“. Optional. |
| Ergebnisse in dieser Phase | Was dein Team nach einem Gespräch anklickt. Rechts steht, wohin der Kontakt danach kommt. Neue Ergebnisse legst du mit „Hinzufügen“ an. |
| Weitere Einstellungen der Phase → Art der Phase | „Vertrieb“ oder „Nach dem Abschluss“ (nur bei eigenen Phasen). Phasen nach dem Abschluss müssen hinter „Gewonnen“ stehen. |
| Weitere Einstellungen der Phase → Zählt in Finanzen als | „Nichts Besonderes“, „Angebotsgespräch“ oder „Angebot“ (bei Phasen, für die das möglich ist) |
Phasen verschiebst du mit den Pfeilen „Weiter nach oben“ und „Weiter nach unten“. **Phase entfernen** nimmt sie samt Wegen heraus; Phasen, in denen noch Kontakte stehen, lassen sich nicht speichern.
### Ergebnis [#ergebnis]
Ein Klick auf ein Ergebnis öffnet seine Einstellungen:
| Einstellung | Bedeutung |
| --- | --- |
| Name | Beschriftung des Knopfs, bis 80 Zeichen |
| Aktiv | Ein Ergebnis, das schon verwendet wurde, kannst du nur ausschalten, nicht löschen |
| Der Kontakt wechselt in | Zielphase, oder „Bleibt in seiner Phase“ |
| Unterphase | Zielunterphase |
| Wartezeit bis zum nächsten Anruf | Eine Wartezeit-Regel (zum Beispiel Kalt, Warm, Besetzt, Nachfassung) |
| Sperre | Sperrt den Kanal, das Telefon oder alle Kanäle |
| In welchen Phasen steht es zur Wahl? | Schalter „In jeder Phase“, sonst Phasen und Unterphasen einzeln |
| Was soll dein Team angeben? | Angaben nach dem Klick: „Nicht abfragen“, „Optional“ oder „Pflicht“ |
| Was wird gezählt? | Welche Kennzahlen und Ranking-Zahlen das Ergebnis erhöht |
| Sonderfälle | Wenn in einem bestimmten Stand etwas anderes passieren soll, zum Beispiel ab dem achten Versuch. Der erste passende Sonderfall gilt. |
| Weitere Einstellungen | Schritt beim Dokumentieren, Terminergebnis, Rang in der Arbeitsliste und „Neue Chance“ (Neukunde, Upsell, Verlängerung, Reaktivierung) |
Fehlt Phasen die Zuordnung, erscheint der Hinweis „dein Team sieht in jeder Phase alle Ergebnisse.“ Mit **Phasen zuordnen** verteilt Leadmode die Ergebnisse auf die passenden Phasen.
### Wartezeiten [#wartezeiten]
Wird ein Lead nicht erreicht, bestimmen die Wartezeiten, wann es den nächsten Anruf gibt und wann Schluss ist. Das System erinnert dein Team automatisch zur richtigen Zeit. Die Regeln heißen unter anderem Kalt, Warm, Besetzt, Nachfassung, Gatekeeper, Vereinbarte Wiedervorlage, Vom Kunden abgesagt, Reaktivierung prüfen und Anbieterwechsel prüfen.
### Registrierung als Abschluss [#registrierung-als-abschluss]
An einem Projektablauf gibt es den Abschnitt **Registrierung als Abschluss** für Projekte, bei denen sich ein Partner oder Kunde registriert und das der Abschluss ist. **Registrierung einrichten** legt die Phase „Registriert“ mit den Status „Vorregistriert“ und „Unternehmen verifiziert“ an. Registrierte Leads verschwinden aus den fälligen Leads und dem Power Dialer. Bisherige Dokumentationen ändert das nicht. In der Kontaktkarte steht danach „Registrierung dokumentieren“. Speichere vorher deine offenen Änderungen.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Projekte](/projekte-und-kontakte/projekte)
- [Pipelines](/projekte-und-kontakte/pipelines)
- [Rollen und Rechte](/einrichtung/rollen-und-rechte)
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# Abrechnungsdaten
Absenderdaten, Zahlungsbedingungen und Nummernkreise der Organisation hinterlegen, damit du Belege ausstellen kannst.
Die Abrechnungsdaten sind der Absender auf allen Angeboten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen. Du findest sie unter **Einstellungen → Organisation → Abrechnungsdaten**.
Die Seite sehen und ändern Personen mit dem Recht „Katalog und Abrechnungsdaten“ (Organisationsadmins haben es immer). Mehr dazu unter [Rollen und Rechte](/einrichtung/rollen-und-rechte).
Leadmode beschreibt hier nur, was das System abfragt. Es ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Welche Angaben für deine Rechtsform und Steuersituation richtig sind, klärst du mit deiner Steuerberatung.
## Einrichtung offen [#einrichtung-offen]
Solange Pflichtangaben fehlen, zeigt die Seite den Hinweis „Einrichtung offen“ mit den fehlenden Punkten. Du kannst unvollständige Daten speichern. Bis alles ausgefüllt ist, gilt aber:
- Belege lassen sich als Entwurf speichern, aber nicht ausstellen.
- Belegvorlagen lassen sich nicht speichern.
- Auf der Seite **Finanzen → Belege** erscheint ein Hinweis mit dem Knopf „Abrechnungsdaten ergänzen“.
## Aussteller [#aussteller]
Oben stehen Name, Anschrift, E-Mail, Telefon, USt-ID und Steuernummer deiner Organisation. Das System verlangt:
- eine deutsche Anschrift (Land „DE“),
- Steuernummer oder USt-ID,
- eine E-Mail-Adresse.
Darunter wählst du die **Rechtsform** (zum Beispiel Einzelunternehmen, GbR, GmbH, UG, AG, OHG, KG, GmbH & Co. KG). Je nach Rechtsform erscheinen weitere Felder, die als Pflicht abgefragt werden:
| Feld | Wann es erscheint |
| --- | --- |
| Sitz, Registergericht, Registernummer | bei eingetragenen Rechtsformen (zum Beispiel e.K., GmbH, UG, AG, OHG, KG) |
| Sämtliche Vertretungsberechtigten | bei GmbH, UG, AG, GmbH & Co. KG sowie bei „In Liquidation“ (dann „Sämtliche Liquidatoren“) |
| Aufsichtsratsvorsitz | bei AG und wenn „Aufsichtsrat vorhanden“ eingeschaltet ist |
| Vorstandsvorsitz (oder kein Vorsitz) | bei AG |
| Angaben aller persönlich haftenden Gesellschafter | bei GmbH & Co. KG und wenn „Keine natürliche Person als Vollhafter“ eingeschaltet ist |
| Rechtsformspezifische Pflichtangaben | bei „Andere Rechtsform“ |
Der Schalter **Kleinunternehmer (§ 19 UStG)** legt fest, dass neue Artikel standardmäßig ohne Umsatzsteuer angelegt werden. Unter „Freiwillige Kapitalangaben“ trägst du Kapital und eingezahltes Kapital ein. Wenn du ein Kapital angibst, musst du auch den eingezahlten Betrag angeben.
## Zahlungsdaten und Konditionen [#zahlungsdaten-und-konditionen]
Diese Werte sind die Vorgaben für jeden neuen Beleg. Du kannst sie im Beleg oder am Rechnungskunden überschreiben.
| Feld | Bedeutung |
| --- | --- |
| Währung | Standardwährung (EUR, USD, GBP, CHF) |
| Zahlungsziel (Tage) | daraus berechnet das System das Fälligkeitsdatum von Rechnungen |
| Gesamtrabatt (%) | Rabatt auf den ganzen Beleg |
| Skonto (%) und Skontofrist (Tage) | Skonto-Angabe auf dem Beleg |
| Kontoinhaber, Bank, IBAN, BIC | Bankverbindung auf dem Beleg |
| Zahlungshinweis | Freitext zur Zahlung |
| Konditionen / Vertragsbedingungen | Freitext, erscheint auf dem Beleg |
## Nummern und Abläufe [#nummern-und-abläufe]
- **Nummernpräfix** je Belegart (Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung, Rechnungskorrektur): erlaubt sind Buchstaben, Ziffern, Unterstrich und Bindestrich, höchstens 20 Zeichen. Die fortlaufende Nummer vergibt das System erst beim Ausstellen.
- **Angebotsgültigkeit (Tage):** Vorgabe von 1 bis 365 Tagen für das Feld „Angebot gültig bis“.
- **Freigabe vor Ausstellung erforderlich:** Wenn eingeschaltet, muss ein Beleg erst freigegeben werden, bevor er ausgestellt werden kann.
- **Erinnerungsfristen nach Fälligkeit:** Tage nach Fälligkeit, durch Komma getrennt, höchstens fünf. Das System versendet damit aktuell keine Erinnerungen oder Mahnungen.
## Speichern und Vorschau [#speichern-und-vorschau]
1. Fülle die Felder aus.
2. Klicke auf **PDF-Vorschau**, um eine Beispielrechnung mit deinen Daten zu sehen. Sie lässt sich mit „Herunterladen“ speichern.
3. Klicke auf **Speichern**. „Verwerfen“ setzt ungespeicherte Änderungen zurück.
Ändert jemand anderes die Daten, während du bearbeitest, erscheint ein Hinweis. Deine Eingaben bleiben erhalten, bis du „Aktuellen Stand laden“ wählst.
Jede gespeicherte Fassung der Abrechnungsdaten bleibt erhalten. Ein bereits ausgestellter Beleg ändert sich durch spätere Änderungen nicht.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Gestaltung](/finanzen/gestaltung)
- [Kunden und Artikel](/finanzen/kunden-und-artikel)
- [Rechnungen](/finanzen/rechnungen)
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# Angebote
Angebote erstellen, ausstellen, per E-Mail versenden und die Antwort des Kunden erfassen.
Angebote, Aufträge und Rechnungen findest du unter **Finanzen → Belege**. Dort legst du mit **Neuer Beleg → Angebot** ein Angebot an. Aus dem Kontakt heraus startest du es im Bereich **Angebote & Rechnungen** mit dem Knopf **Angebot**. Empfänger, Projekt, Kontakt und Chance sind dann schon eingetragen.
Du brauchst das Recht „Finanzen“ (Ansehen) und Zugriff auf das Projekt. Ausstellen und Versenden braucht zusätzlich „Belege ausstellen“. Die [Abrechnungsdaten](/finanzen/abrechnungsdaten) der Organisation müssen vollständig sein, sonst kannst du nur Entwürfe speichern.
## Ablauf [#ablauf]
Entwurf, optional Freigabe, Ausstellen, Versenden, Antwort erfassen. Aus einer Annahme entsteht ein Auftragsentwurf (siehe [Aufträge](/finanzen/auftraege)).
## Entwurf anlegen [#entwurf-anlegen]
Wähle **Neuer Beleg → Angebot**. Wenn aktive Vorlagen vorhanden sind, kannst du oben eine **Vorlage** wählen. Sie übernimmt Positionen, Konditionen und Texte, nicht den Empfänger.
Wähle unter „Empfänger“ den **Rechnungskunden** oder trage die Empfängerdaten selbst ein. Wähle das **Projekt**. Wer nicht alle Belege sehen darf, muss ein Projekt wählen. Eine abweichende Lieferanschrift kannst du ausklappen.
Fülle die „Eckdaten“ aus: Titel / Betreff (Pflicht), Ihre Referenz, Belegdatum und **Angebot gültig bis**. Das Gültigkeitsdatum wird aus der Vorgabe in den Abrechnungsdaten berechnet.
Füge unter „Positionen“ Zeilen hinzu: **Aus Katalog** oder **Freie Position**. Je Position gibst du Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis (netto), Rabatt und Steuerfall an. Optional kannst du einen Abschnitt benennen.
Prüfe „Zahlung und Konditionen“ und die „Texte“ (Einleitung, Hinweis zum Beleg, Abschlusstext).
Klicke auf **Vorschau** für ein PDF ohne Belegnummer und auf **Entwurf speichern**.
Rechts zeigt das System die Summen live und eine Liste „Noch offen“ mit allem, was vor der Freigabe fehlt. Fehlerhafte Felder werden beim Speichern rot markiert.
### Besondere Positionen im Angebot [#besondere-positionen-im-angebot]
- **Optional (Kunde wählt):** Die Position ist ein Vorschlag. Mit „Eingerechnet“ legst du fest, ob sie in der Summe steht.
- Fremdwährung: Bei einer anderen Währung als EUR und steuerpflichtigen Positionen fragt das System einen Umrechnungskurs und ein Kursdatum für die Umsatzsteuer ab.
- **Vertragslaufzeit und Abrechnungsintervall:** Beginn, Ende, Abrechnung und Kündigungsfrist werden nur auf dem Beleg vermerkt. Das System erzeugt daraus keine Rechnungen.
### Als Vorlage speichern [#als-vorlage-speichern]
Mit **Als Vorlage speichern** im Editor sicherst du Positionen, Konditionen und Texte. Empfänger, Datum, Referenz und Projektbezug werden nicht gespeichert. Verwaltet werden Vorlagen unter **Finanzen → Belege → Vorlagen**: Dort kannst du sie mit „Verwenden“ starten und mit „Deaktivieren“ oder „Aktivieren“ ein- und ausblenden. Vorlagen speichern setzt vollständige Abrechnungsdaten voraus.
## Freigeben und ausstellen [#freigeben-und-ausstellen]
1. Ist in den Abrechnungsdaten „Freigabe vor Ausstellung erforderlich“ eingeschaltet, klicke im Beleg auf **Freigeben**. Mit **Freigabe zurückziehen** kannst du den Beleg wieder bearbeiten.
2. Klicke auf **Ausstellen …** und im Dialog auf **Verbindlich ausstellen**.
Beim Ausstellen vergibt das System die fortlaufende Belegnummer, speichert den Beleg unveränderlich und erzeugt ein PDF/A. Danach kannst du den Beleg nicht mehr ändern. Willst du etwas ändern, erstellst du eine neue Fassung. Fehlen Pflichtangaben, listet der Dialog sie auf und der Knopf bleibt gesperrt.
## Versenden [#versenden]
1. Öffne das ausgestellte Angebot und klicke auf **Per E-Mail senden …**.
2. Prüfe Empfänger, Betreff und Text. Das PDF hängt als Anhang an.
3. Lass „Link zur Online-Annahme einfügen“ eingeschaltet, wenn der Kunde online antworten soll.
4. Klicke auf **Jetzt senden**.
Der Versand läuft immer über dein eigenes Postfach. Du brauchst ein verbundenes Postfach, die E-Mail-Fußzeile der Organisation und deinen Namen im Profil. Fehlt etwas, zeigt der Dialog einen Hinweis mit Link in die Einstellungen. Mehr dazu unter [Rechnungen](/finanzen/rechnungen#versand).
Mit dem Versand legt das System eine Nachfass-Aufgabe in 3 Tagen am Kontakt an.
## Antwort erfassen [#antwort-erfassen]
**Intern:** Klicke im Beleg auf **Annahme / Ablehnung erfassen**. Wähle das Ergebnis, den Weg (E-Mail, Telefon, Brief, Gespräch / Termin, Portal, Sonstiges), das Datum und den Namen der entscheidenden Person. Das gilt als Nachweis für genau diese Fassung. Nach Ablauf der Gültigkeit lässt sich eine Annahme nicht mehr erfassen. Erstelle dann eine neue Fassung.
**Online:** Im Beleg gibt es die Karte **Online-Annahme**. Mit „Link erstellen“ erzeugst du einen geheimen Link. Er wird nur einmal angezeigt, mit „Kopieren“ übernimmst du ihn. Ein neuer Link macht den alten ungültig, „Widerrufen“ beendet ihn. Der Kunde sieht auf der Seite Positionen, Summen, Bedingungen und das PDF und bestätigt mit seinem Namen. Die Antwort wird als Nachweis mit Weg „Portal“ gespeichert. Eine zweite Antwort ändert nichts.
Bei einer **Annahme** passiert Folgendes:
- Das Angebot wird „Angenommen“.
- Es entsteht ein Auftragsentwurf.
- Die Nachfass-Aufgabe endet, und es entsteht die Aufgabe „Auftrag prüfen und Onboarding starten“.
Das Ergebnis „Gewonnen“ am Kontakt setzt du selbst, damit Auswertungen stimmen. Das Angebot weist mit dem Knopf „Kontakt öffnen“ darauf hin.
## Neue Fassung [#neue-fassung]
Mit **Neue Fassung erstellen** (bei ausgestellten, offenen Angeboten) legst du einen Entwurf auf Basis des Angebots an. Die vorige Fassung gilt dann als ersetzt.
## Entwurf verwerfen [#entwurf-verwerfen]
Entwürfe und freigegebene Belege ohne Nummer lassen sich mit **Entwurf verwerfen** beenden. Sie bleiben unter dem Stand „Verworfen“ als Nachweis sichtbar.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Aufträge](/finanzen/auftraege)
- [Rechnungen](/finanzen/rechnungen)
- [Gestaltung](/finanzen/gestaltung)
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# Aufträge
Auftragsbestätigungen aus Angeboten erzeugen oder direkt anlegen, ändern und in Rechnungen überführen.
Eine Auftragsbestätigung hält fest, was du für den Kunden leistest. Du findest sie unter **Finanzen → Belege** in der Belegliste (Filter „Aufträge“).
Recht „Finanzen“ (Ansehen) und Projektzugriff. Ausstellen braucht „Belege ausstellen“.
## Wie ein Auftrag entsteht [#wie-ein-auftrag-entsteht]
- **Aus einem Angebot:** Sobald du die Annahme erfasst oder der Kunde online annimmt, legt das System einen Auftragsentwurf an. Im Angebot erscheint der Hinweis „Angebot angenommen“ mit einem Knopf zum Auftrag.
- **Direkt:** Wähle **Neuer Beleg → Auftragsbestätigung**.
## Auftrag bearbeiten und ausstellen [#auftrag-bearbeiten-und-ausstellen]
Der Editor entspricht dem des Angebots (siehe [Angebote](/finanzen/angebote)). Zusätzlich gibt es **Leistungsdatum / Beginn** und **Leistungszeitraum bis (optional)**. Prüfe die übernommenen Positionen, speichere den Entwurf und stelle ihn mit **Ausstellen …** aus (bei eingeschalteter Freigabepflicht erst **Freigeben**). Auch der Auftrag bekommt dabei eine Belegnummer und ein unveränderliches PDF/A. Per **Per E-Mail senden …** kannst du ihn dem Kunden schicken.
## Auftrag ändern [#auftrag-ändern]
Ist ein Auftrag ausgestellt, ändere ihn über **Auftrag ändern (neue Fassung)**. Es entsteht ein neuer Entwurf. Die vorige Fassung gilt dann als ersetzt.
## Rechnung erstellen [#rechnung-erstellen]
Klicke im ausgestellten Auftrag auf **Rechnung erstellen**. Das System legt einen Rechnungsentwurf mit den Positionen des Auftrags an. Wie es weitergeht, steht unter [Rechnungen](/finanzen/rechnungen). Anzahlungs-, Abschlags- und Schlussrechnungen wählst du dort über die Rechnungsart.
In der Belegübersicht sind Auftragswert, fakturierter Betrag und bezahlter Betrag getrennte Kennzahlen. Ein angenommener Auftrag ist noch kein Umsatz.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Angebote](/finanzen/angebote)
- [Rechnungen](/finanzen/rechnungen)
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# Gestaltung
Layout, Farbe, Logo und Texte von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen festlegen und per Vorschau prüfen.
Die Gestaltung bestimmt, wie deine Belege als PDF aussehen. Du findest sie unter **Einstellungen → Belege → Gestaltung**.
Die Seite öffnen und ändern Personen mit dem Recht „Katalog und Abrechnungsdaten“. Die Einstellungen gelten für neue Belege. Bereits ausgestellte Belege bleiben unverändert.
## Einstellungen [#einstellungen]
| Feld | Wirkung |
| --- | --- |
| Layout | Klassisch, Kompakt oder Große Überschrift |
| Akzentfarbe | Farbe für Hervorhebungen |
| Schriftgröße | 9 bis 12 |
| Logobreite | 40 bis 200 |
| Artikelnummern anzeigen | Spalte in der Positionstabelle |
| Rabatte anzeigen | Spalte in der Positionstabelle |
| Einheiten anzeigen | Einheit hinter der Menge |
| Kontaktinformationen anzeigen | Kontaktdaten im Beleg |
| Einleitung | Text vor den Positionen |
| Abschlusstext | Text nach den Positionen |
| Zusätzliche Fußzeile | eigener Text in der Fußzeile |
Einleitung und Abschlusstext kannst du im einzelnen Beleg überschreiben.
## Logo [#logo]
1. Wähle bei **Beleglogo** eine PNG- oder JPEG-Datei mit höchstens 250 kB.
2. Stelle die Logobreite ein.
3. Mit **Logo entfernen** nimmst du das Logo wieder heraus.
## Vorschau und Speichern [#vorschau-und-speichern]
1. Klicke auf **PDF-Vorschau**. Rechts erscheint eine Beispielrechnung mit deinen Einstellungen. Mit „Herunterladen“ speicherst du sie.
2. Klicke auf **Speichern**. **Verwerfen** setzt ungespeicherte Änderungen zurück.
## Was sich nicht ausblenden lässt [#was-sich-nicht-ausblenden-lässt]
Pflichtangaben wie Absender, Anschrift, Steuerangaben, Rechtsform-Angaben und Bankverbindung bleiben immer sichtbar. Sie kommen aus den [Abrechnungsdaten](/finanzen/abrechnungsdaten).
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Abrechnungsdaten](/finanzen/abrechnungsdaten)
- [Rechnungen](/finanzen/rechnungen)
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# Kunden und Artikel
Rechnungskunden und Artikel mit Preisen, Steuerfall und Paketen anlegen und in Belegen verwenden.
Artikel und Rechnungskunden findest du unter **Finanzen → Belege** in den Bereichen **Artikel** und **Rechnungskunden**.
Du brauchst das Recht „Finanzen“ (Ansehen). Artikel anlegen und ändern darf, wer „Katalog und Abrechnungsdaten“ hat. Ohne dieses Recht siehst du Artikel nur. Organisationsweite Rechnungskunden legen nur Personen mit dem Recht „Belege aller Projekte“ an. Alle anderen ordnen den Kunden einem Projekt zu.
## Rechnungskunden [#rechnungskunden]
Ein Rechnungskunde ist der Auftraggeber, der zahlt. Er ist getrennt von den Ansprechpartnern im CRM. Bei Agenturprojekten rechnest du den Auftraggeber ab, nicht die angerufenen Kontakte.
**Neuen Rechnungskunden anlegen:**
1. Öffne **Finanzen → Belege → Rechnungskunden**.
2. Klicke auf **Neuer Rechnungskunde**. Im Belegeditor gibt es dafür auch den Knopf „Neuer Kunde“.
3. Fülle „Anschrift und Kontakt“ aus. Pflicht sind Name, Straße, Postleitzahl, Ort und Land.
4. Prüfe die Kundennummer. Das System schlägt die nächste freie Nummer im Format K-0001 vor.
5. Wähle das **Projekt**. „Organisationsweit“ siehst du nur mit dem Recht „Belege aller Projekte“. Alle anderen müssen ein Projekt wählen.
6. Wähle das **Bevorzugte Format** (PDF, ZUGFeRD oder XRechnung) und bei Bedarf Zahlungsbedingungen nur für diesen Kunden.
7. Klicke auf **Speichern**.
Für E-Rechnungen gibt es zusätzliche Felder: „Käuferreferenz / Leitweg-ID“, „Elektronische Adresse“ mit „Adressschema“ (E-Mail, GLN, Leitweg-ID, Norwegische Organisationsnummer) und den Schalter „Privatkunde“. Die „Interne Notiz“ erscheint nicht auf Belegen. Ein inaktiver Kunde wird in neuen Belegen nicht mehr angeboten.
Die Zahlungsbedingungen des Kunden überschreiben die Vorgaben aus den [Abrechnungsdaten](/finanzen/abrechnungsdaten), sobald du den Kunden in einem Beleg wählst.
## Artikel [#artikel]
Artikel sind Leistungen oder Produkte, die du in Belege übernimmst.
**Neuen Artikel anlegen:**
1. Öffne **Finanzen → Belege → Artikel** und klicke auf **Neuer Artikel**.
2. Vergib Artikelnummer und Bezeichnung (beides Pflicht).
3. Wähle Einheit (zum Beispiel Stück, Stunde, Tag, Monat, Pauschale), Listenpreis (netto) und Währung.
4. Wähle den **Steuerfall**.
5. Wähle bei **Abrechnung** „Einmalig“ oder „Wiederkehrend“ (monatlich, vierteljährlich, jährlich). Das ist ein Vermerk. Das System erzeugt daraus keine Serienrechnungen.
6. Klicke auf **Speichern**.
Die **Beschreibung** erscheint im Beleg als Positionstext. Mit dem Schalter „Artikel ist aktiv und auswählbar“ blendest du Artikel aus, ohne sie zu löschen. Die Liste lässt sich nach Aktiv, Inaktiv oder Alle filtern und durchsuchen.
### Steuerfälle [#steuerfälle]
| Auswahl | Hinweis |
| --- | --- |
| 19 % Umsatzsteuer, 7 % Umsatzsteuer | Regelfälle |
| Kleinunternehmer (§ 19 UStG) | keine Umsatzsteuer ausgewiesen |
| Steuerfrei (z. B. § 4 UStG) | Begründung anpassen |
| Reverse Charge (§ 13b UStG) | Steuerschuldner ist der Leistungsempfänger |
| Innergemeinschaftliche Lieferung | mit Begründungstext |
| Ausfuhrlieferung (Drittland) | mit Begründungstext |
| Nicht im Inland steuerbar | mit Begründungstext |
Bei allen Fällen außer 19 % und 7 % verlangt das System eine **Begründung für den Steuerfall**. Sie erscheint auf dem Beleg. Das System schlägt einen Text vor. Prüfe ihn und passe ihn an. Welcher Steuerfall zutrifft, entscheidest du, nicht Leadmode.
### Pakete [#pakete]
Ein Paket bündelt mehrere Einzelartikel. Füge im Artikel unter „Paket“ mit **Bestandteil** je Einzelartikel eine Menge hinzu. Wenn du ein Paket in einen Beleg übernimmst, entstehen alle Bestandteile als einzelne Positionen in einem gemeinsamen Abschnitt. Der Listenpreis des Pakets selbst wird dabei nicht verwendet. Als Bestandteil kommen nur aktive Einzelartikel in Frage.
### Preisstufen und Kundenpreise [#preisstufen-und-kundenpreise]
Unter „Preisstufen und Kundenpreise“ legst du mit **Preisstufe** abweichende Preise an:
- Staffelpreis **ab Menge**,
- zeitlich begrenzt mit **Gültig ab** und **Gültig bis**,
- nur für einen bestimmten Rechnungskunden (**Nur für Kunde**).
Beim Einfügen in einen Beleg wählt das System den Preis so: Kundenpreis vor höchster passender Staffel vor Listenpreis. Im Artikelauswahl-Dialog steht unter dem Preis, welche Stufe gilt.
## In Belegen verwenden [#in-belegen-verwenden]
Im Belegeditor wählst du den Rechnungskunden, dann übernimmt das System Anschrift und Zahlungsbedingungen. Artikel fügst du mit **Aus Katalog** ein. Mehr dazu unter [Angebote](/finanzen/angebote).
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# Rechnungen
Rechnungen erstellen, ausstellen, als PDF oder E-Rechnung versenden, Zahlungen erfassen und korrigieren.
Rechnungen legst du unter **Finanzen → Belege** mit **Neuer Beleg → Rechnung** an, oder aus einem ausgestellten Auftrag mit **Rechnung erstellen**.
Ansehen: Recht „Finanzen“. Ausstellen und Korrigieren: „Belege ausstellen“. Zahlungen buchen: „Zahlungen buchen“. Aufbewahrungssperren ändern nur Organisationsadmins. Voraussetzung sind vollständige [Abrechnungsdaten](/finanzen/abrechnungsdaten).
Leadmode beschreibt, was das System tut. Prüfe Steuerfall, Pflichtangaben und Fristen selbst oder mit deiner Steuerberatung.
## Entwurf [#entwurf]
Der Editor entspricht dem der [Angebote](/finanzen/angebote). Zusätzlich:
- **Rechnungsart:** Rechnung, Anzahlungsrechnung, Abschlagsrechnung oder Schlussrechnung.
- **Leistungsdatum / Beginn** (Pflicht, außer bei Anzahlungsrechnungen) und optional ein Leistungszeitraum.
- **Zahlbar bis:** wird aus dem Zahlungsziel berechnet.
- Bei E-Rechnungen zusätzlich Käuferreferenz / Leitweg-ID und elektronische Adresse des Empfängers.
Was fehlt, steht rechts in der Liste „Noch offen“.
### Anzahlung und Schlussrechnung [#anzahlung-und-schlussrechnung]
Eine Anzahlungsrechnung lässt sich einmal verrechnen, und erst nachdem du sie als bezahlt erfasst hast. Wähle in der Schlussrechnung unter „Anzahlungen verrechnen“ die bezahlten Anzahlungen. Die Schlussrechnung weist den vollen Betrag aus und zieht die Anzahlungen ab.
## Ausstellen [#ausstellen]
1. Klicke im Entwurf auf **Ausstellen …** (nach **Freigeben**, falls die Freigabe verlangt wird).
2. Wähle die Formate. **PDF/A** entsteht immer. Dazu kannst du **ZUGFeRD** (PDF mit eingebettetem XML, vorausgewählt) und **XRechnung** (reines XML) wählen.
3. Klicke auf **Verbindlich ausstellen**.
Das System vergibt die fortlaufende Nummer, speichert den Beleg unveränderlich und prüft jedes Format mit Prüfwerkzeugen. Schlägt eine Prüfung fehl, wird nicht ausgestellt und es wird keine Nummer vergeben. Danach ist der Beleg nicht mehr änderbar. Fehler korrigierst du mit einer Korrektur (siehe unten).
Unter **Originale und Archiv** lädst du PDF, ZUGFeRD, XRechnung und den **Prüfbericht** herunter.
## Versand [#versand]
Klicke auf **Per E-Mail senden …** oder auf der Karte „Versand“ auf **E-Mail senden**.
1. Prüfe Empfänger, Betreff und Text.
2. Wähle die Anhänge (PDF, ZUGFeRD, XRechnung).
3. Trage optional einen **Zahlungslink** ein (muss mit https:// beginnen). Er erscheint nur im Mailtext, nicht im PDF.
4. Klicke auf **Jetzt senden**.
Belege gehen nur über dein eigenes Postfach raus. Voraussetzung sind ein verbundenes Postfach, die E-Mail-Fußzeile der Organisation und dein Name im Profil. Der Versand wird zuerst festgehalten und dann ausgeführt. Wiederholtes Klicken sendet keine zweite E-Mail.
Das Ergebnis steht auf der Karte „Versand“: Versendet, Fehlgeschlagen, Ungeklärt oder Wird gesendet.
### Ungeklärter Versand [#ungeklärter-versand]
Bekommt das System keine eindeutige Antwort vom Mailserver, steht der Versand auf „Ungeklärt“ und blockiert weitere Sendungen. Prüfe im Ordner „Gesendet“ deines Postfachs, ob die Mail rausging. Klicke dann im Hinweis auf **Klären**, beschreibe kurz, was du festgestellt hast (Pflicht), und wähle „E-Mail ist angekommen / gesendet“ oder „Nicht gesendet, erneut möglich“.
## Zahlungen [#zahlungen]
Auf ausgestellten Rechnungen erfasst du Zahlungen von Hand. Klicke bei „Zahlungen“ auf **Zahlung erfassen** und wähle:
| Art der Buchung | Bedeutung |
| --- | --- |
| Zahlungseingang | Kunde hat bezahlt (auch teilweise) |
| Erstattung an den Kunden | Rückzahlung |
| Skonto | Abzug nach Skontovereinbarung, Begründung Pflicht |
| Ausgleich / Erlass (keine Zahlung) | Restbetrag ausbuchen, Begründung Pflicht |
Dazu kommen Betrag, Datum, Zahlungsweg (Überweisung, Bar, Sonstiges) und Referenz. Skonto mindert Entgelt und Umsatzsteuer. Die Steuerkorrektur gehört in deine Buchhaltung, nicht in den Beleg.
Buchungen werden nur ergänzt, nie überschrieben. Einen Fehler korrigierst du mit **Stornieren** an der Buchung: Das System erzeugt eine Gegenbuchung, wofür du eine Begründung angibst. Die Karte „Beträge“ zeigt Gezahlt, Skonto / Ausgleich, Gutschrift / Korrektur und den offenen Betrag. Ein Minus erscheint als „Guthaben des Kunden“. Eine Rückzahlung erfasst du dann als Erstattung.
Die Belegliste zeigt Marken wie „Bezahlt“, „Teilweise“ und „Überfällig“ (Fälligkeit überschritten bei offenem Betrag). Ob daraus rechtlich ein Verzug folgt, bewertet das System nicht.
## Korrektur und Storno [#korrektur-und-storno]
1. Öffne die ausgestellte Rechnung und klicke auf **Korrektur / Storno erstellen**.
2. Bestätige mit **Korrekturentwurf anlegen**. Es entsteht ein Entwurf (Rechnungskorrektur) mit allen Positionen.
3. Für ein vollständiges Storno lässt du alle Positionen stehen, für eine Teilkorrektur kürzt du sie. Die Begründung der Korrektur ist Pflicht.
4. Stelle die Korrektur aus. Sie bezieht sich auf die Ursprungsrechnung.
Ist der gesamte Betrag gutgeschrieben, gilt die Rechnung als „Storniert“.
## Aufbewahrung und Export [#aufbewahrung-und-export]
Auf der Karte „Originale und Archiv“ siehst du „Aufbewahrung bis“. Das System berechnet die Frist je Beleg (Rechnungen und Korrekturen 8 Jahre ab Ende des Ausstellungsjahres, andere Geschäftsbriefe 6 Jahre) und löscht nie automatisch. Ausgestellte Belege, Zahlungen und Ereignisse lassen sich nicht löschen. Kontakte und Projekte, an denen Belege hängen, lassen sich ebenfalls nicht löschen.
- **Beleg-Archiv (ZIP):** alle Dateien und Daten eines Belegs mit Prüfsummen.
- **Aufbewahrung verlängern** (nur Organisationsadmins): setzt eine Sperre mit Pflichtbegründung. Eine Frist lässt sich nie verkürzen.
- **Finanzen → Belege → Export & Archiv:** der „Gesamtexport (ZIP)“ aller Belege mit Originalen, Zahlungen, Verlauf, Artikeln, Kunden, Vorlagen und einem Belegjournal als CSV. Er steht Personen mit dem Recht „Belege aller Projekte“ zur Verfügung. Diese Übersicht ersetzt keine Rechtsberatung.
## Belegliste und Kennzahlen [#belegliste-und-kennzahlen]
Oben auf **Finanzen → Belege** stehen Kacheln für Offene Angebote, Angenommen, Fakturiert, Bezahlt, Offen und Überfällig. Es sind verschiedene Größen. Belege in anderer Währung als EUR sind nicht enthalten. Die Liste hat eine Suche nach Nummer, Empfänger oder Titel sowie Filter nach Belegart und Stand (Handlungsbedarf, Überfällig, Abgeschlossen, Verworfen).
Im Kontakt zeigt der Bereich **Angebote & Rechnungen** die Belege des Kontakts und den offenen Betrag. Ein Klick öffnet den Beleg.
## Vermerke [#vermerke]
Die Felder „Erinnerungsfristen nach Fälligkeit“ und „Wiederkehrend“ sind reine Vermerke.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Aufträge](/finanzen/auftraege)
- [Gestaltung](/finanzen/gestaltung)
- [Abrechnungsdaten](/finanzen/abrechnungsdaten)
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# Support-Chat
Dem Support-Team von Leadmode im Chat schreiben, Dateien anhängen und die automatische Antwort verstehen.
Unten rechts öffnet der Knopf „Chats öffnen“ das Chat-Fenster. Unten im Fenster wechselst du zwischen **Team-Chat** und **Support**. Der Umschalter erscheint nur dort, wo ein Support-Chat verfügbar ist. Partner-Zugänge und Demo-Organisationen haben keinen Support-Chat.
## Nachricht schreiben [#nachricht-schreiben]
1. Wähle **Support**.
2. Tippe deine Nachricht in das Feld „Nachricht an den Support“. Mit Enter sendest du, mit Umschalt + Enter beginnst du eine neue Zeile.
3. Mit der Büroklammer („Datei anhängen“) fügst du Dateien hinzu. Mit dem Papierflieger-Knopf sendest du ab.
Jeder Nutzer hat in jeder Organisation genau einen Verlauf mit dem Support. Kollegen sehen ihn nicht. Neue Antworten zählen als ungelesen und erscheinen als Zahl am Reiter „Support“; sie gelten als gelesen, sobald der Verlauf sichtbar ist. Ältere Nachrichten lädst du mit „Ältere Nachrichten“.
## Grenzen [#grenzen]
| Grenze | Wert |
| --- | --- |
| Länge einer Nachricht | 4000 Zeichen |
| Dateien je Nachricht | 5 |
| Größe je Datei | 10 MB |
| Nachrichten je Stunde | 40 |
| Dateitypen | PDF, Office-Dateien, Text, PNG, JPEG, WebP |
Eine Datei zeigt vor dem Senden einen Chip mit Namen; das Kreuz entfernt sie wieder. Empfangene Anhänge lädst du mit einem Klick herunter.
## Automatische Antwort [#automatische-antwort]
Nach deiner Nachricht wertet Leadmode sie im Hintergrund aus, um Probleme und Wünsche für künftige Updates zu erfassen. Dabei kann eine freundliche **Automatische Antwort** erscheinen. Sie bestätigt nur den Eingang und nennt eine Berücksichtigung in einem der nächsten Updates als Möglichkeit, aber keine feste Zusage. Hat das Team oder die Automatik in den letzten 30 Minuten schon geantwortet, bleibt sie still.
## Datenschutz [#datenschutz]
Nachrichten, Dateinamen und Dateiinhalte werden verschlüsselt gespeichert. Das Support-Team kann sie dennoch lesen, denn der Chat ist nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Für die automatische Auswertung gehen die letzten Nachrichten des Verlaufs ohne Organisations- und Nutzernamen an einen KI-Dienst.
Schreibe keine Passwörter in den Chat.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Oberfläche](/start/oberflaeche)
- [KI-Assistent](/ki/assistent)
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# Tastenkürzel
Mit der Tastatur durch die Kontaktkarte arbeiten und die Tasten selbst festlegen.
Die Tastenkürzel gelten in der **Kontaktkarte**, also dort, wo du Kontakte bearbeitest und anrufst. In Eingabefeldern sind sie aus. Du änderst sie mit dem Tastatur-Symbol („Tastenkürzel“) oben rechts in der Kontaktkarte.
## Voreinstellung [#voreinstellung]
| Aktion | Taste |
| --- | --- |
| Anrufen | W |
| Auflegen | S |
| Vorheriger Kontakt | A |
| Nächster Kontakt | D |
| Dokumentieren | E |
| E-Mail | R |
| Termin | T |
| Notiz | Q |
| Erstes Sofort-Ergebnis | 1 |
| Zweites Sofort-Ergebnis | 2 |
| Drittes Sofort-Ergebnis | 3 |
## Tasten ändern [#tasten-ändern]
Klicke auf das Tastatur-Symbol. Der Dialog „Tastenkürzel“ öffnet sich.
Klicke bei der gewünschten Aktion auf die angezeigte Taste. Sie zeigt „Taste drücken …“.
Drücke die neue Taste. Die Änderung gilt sofort und wird gespeichert.
- Ein Kürzel ist eine einzelne Taste, optional mit **Alt**. Strg und Cmd bleiben dem Browser vorbehalten.
- Ist eine Taste schon vergeben, nennt Leadmode die Aktion, zu der sie gehört, und übernimmt sie nicht.
- **Entf** oder **Rücktaste** gibt das Kürzel frei („Keine Taste“). **Esc** bricht ab.
- Tasten mit fester Aufgabe (Esc, Tab, Umschalt, Strg und ähnliche) lassen sich nicht belegen.
## Weitere Knöpfe im Dialog [#weitere-knöpfe-im-dialog]
- Der Schalter **Tastenkürzel verwenden** schaltet alle Kürzel ein oder aus.
- **Zurücksetzen** stellt die Voreinstellung wieder her.
- **Wie Close** setzt die Belegung des Close-CRM: L anrufen, H auflegen, K vorheriger und J nächster Kontakt, Ö dokumentieren, E E-Mail, T Termin, N Notiz.
- **Fertig** schließt den Dialog.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Oberfläche](/start/oberflaeche)
- [Kontakt bearbeiten](/projekte-und-kontakte/kontakt-bearbeiten)
- [Anrufen](/telefonie/anrufen)
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# Willkommen
Anleitungen für Leadmode, von der ersten Einrichtung bis zur vollen Nutzung.
Hier steht, wie Leadmode funktioniert: wo du was findest, wie du es einrichtest und wie du es im Alltag nutzt. Jede Seite lässt sich über „Seite kopieren“ als Text in eine KI einfügen.
## Neu hier? [#neu-hier]
Registrieren, anmelden, Organisation anlegen.
Was du in welcher Reihenfolge einrichtest.
Menü, Bereiche und Einstellungen.
Wer was darf und was die Begriffe bedeuten.
## Bereiche [#bereiche]
Organisation, Team, Rechte, Vertriebsablauf.
Projekte, Kontakte, Arbeitslisten, Aufgaben.
Import, Lead-Quellen, Landingpages, Webhooks.
Nummern, Anrufen, Power Dialer, Aufzeichnungen.
Postfach verbinden, Vorlagen, Eingang und Gesendet.
Termine, Buchungslinks, Einsatzplanung.
Dashboard, Ranking, Berichte, Gesprächsanalyse.
Mitarbeiter, Recruiting, Vergütung, Partner.
Angebote, Aufträge und Rechnungen.
Assistent und Analysen.
Webhooks und KI-Schnittstelle (MCP).
Support-Chat und Tastenkürzel.
## Mit KI arbeiten [#mit-ki-arbeiten]
Auf jeder Seite kopierst du mit **Seite kopieren** den Inhalt als Markdown. Die gesamte Dokumentation in einer Datei findest du unter [`/llms-full.txt`](/llms-full.txt), ein Verzeichnis aller Seiten unter [`/llms.txt`](/llms.txt).
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# Einsatzplanung
Auslastung, Arbeitszeiten, Urlaub und Arbeitstag im Team planen und im Blick behalten.
Die Seite liegt in der Seitenleiste unter **Einsatzplanung**. Sie zeigt, wer wann arbeiten kann (Soll), wer für welches Projekt eingeplant ist (Plan), was gemessen wurde (Ist) und ob das zum Kontingent der Projekte passt (Bedarf). Geplant wird weiterhin im [Kalender](/kalender-und-planung/kalender); die Seite legt keine eigenen Blöcke an.
## Wer was sieht [#wer-was-sieht]
| Rolle | Sicht |
| --- | --- |
| Admins | Alle Personen, alle Urlaubsanträge, Verträge und Einstellungen |
| Projektleitungen | Die Personen ihrer Projekte, deren Urlaubsanträge sie entscheiden |
| Alle anderen | Nur der eigene Plan („Du siehst deinen eigenen Plan“) |
Krankmeldungen sehen nur die Person selbst und Admins; wer plant, sieht „Frei“. Vertragsdaten und Zeitkonto sieht die Person selbst und ein Admin.
## Die drei Reiter [#die-drei-reiter]
### Team [#team]
Eine Zeitleiste je Person. Mit **Tag**, **Woche** und **Monat** wechselst du die Darstellung, mit den Pfeilen und **Heute** den Zeitraum. Links stehen Auslastung (geplante Zeit im Verhältnis zur Soll-Zeit: bis 60 % frei, bis 100 % gut, bis 105 % voll, darüber überbucht) und ein Menü je Person für **Arbeitszeit**, **Vertrag** und **Abwesenheit**. Ein Klick auf einen Tag vergrößert ihn. Über der Zeitleiste stehen die **Einrichtung**, die **Urlaubsanträge** und **Hinweise**.
Hinweise melden Konflikte, etwa Überbuchung, einen Block während einer Abwesenheit (Fehler), an einem Feiertag, an einem freien Tag, außerhalb der Arbeitszeit oder sehr lange Tage. **Im Kalender lösen** springt in den Kalender.
### Projekte [#projekte]
Je Projekt eine aufklappbare Karte mit Beteiligten, Kontingent, dem Plan gegen den Bedarf und Vorschlägen, wer noch freie Zeit hat (die meiste zuerst). Vorschläge legen nichts an, die Projektleitung plant den Block im Kalender. Den Bedarf bildet das Kontingent der laufenden Aktion (sonst das Monatskontingent), gleichmäßig auf die Werktage verteilt. Das Kontingent legst du im Kalender unter **Projektkontingente** fest.
### Meine Zeit [#meine-zeit]
- **Arbeitstag**: **Arbeitstag starten**, **Pause**, **Pause beenden** und **Beenden**. Daraus und aus deiner Soll-Zeit entsteht dein Zeitkonto. Mit dem Stift-Symbol korrigierst du einen Arbeitstag (selbst bis 14 Tage zurück, Admins jederzeit). Der Arbeitstag endet nicht automatisch: Ein vergessener Tag zeigt einen Hinweis und lässt sich korrigieren.
- **Zeitkonto**: Anfangssaldo plus gearbeitete Zeit minus Soll seit dem Startdatum. Es zählt nur, wenn dein Arbeitstag gestempelt wird.
- **Urlaub**: Anspruch, genehmigt, beantragt, Rest für das Jahr. Es zählen nur Arbeitstage ohne Feiertage.
- **Meine Abwesenheiten**: deine Einträge, mit dem Papierkorb löschbar oder (bei Anträgen) zurückziehbar.
Der Knopf **Hilfe** oben blendet blaue Markierungen mit Erklärungen ein, auch wer etwas einstellen darf.
## Einrichten [#einrichten]
Die Karte **Einrichtung** (für Admins und Projektleitungen) nennt Schritt für Schritt, was noch fehlt, mit einem Knopf zur passenden Stelle:
1. **Arbeitszeiten hinterlegen**: Ohne eigene Arbeitszeit rechnet die Planung mit Montag bis Freitag, 9 bis 17 Uhr (30 Minuten Pause).
2. **Verträge ergänzen**: Wochenstunden, Urlaubstage, Bundesland.
3. **Bundesland für Feiertage wählen**: Ohne Bundesland zählen nur bundesweite Feiertage.
4. **Kontingent je Projekt festlegen**: Ohne Kontingent gibt es keinen Bedarf zum Vergleichen.
5. **Projekte besetzen**.
6. **Telefonieblöcke planen**.
7. **Arbeitstag nutzen**.
### Arbeitszeit [#arbeitszeit]
Im Menü einer Person **Arbeitszeit** (Admins für alle, jeder für sich): Schalter **Eigene Arbeitszeit** mit Arbeitstagen, Beginn, Ende und **Mittagspause**. Darunter **Urlaub und Einzeltage** mit **Eintrag hinzufügen** (Art, Von, Bis, bei „Andere Arbeitszeit“ Beginn und Ende).
### Vertrag (Admins) [#vertrag-admins]
**Vertrag und Urlaubskonto**: **Wochenstunden** (leer: Länge des Arbeitstags), **Urlaubstage pro Jahr**, **Bundesland für Feiertage**, **Arbeitstag stempeln** (Nach Beschäftigungsart, Ja, Nein), Schalter **Zeitkonto führen** mit **Zeitkonto ab** und **Anfangssaldo in Stunden**.
### Einstellungen (Admins) [#einstellungen-admins]
Das Zahnrad **Einstellungen der Einsatzplanung**: Bundesland der Organisation, **Warnung bei Tagen über (Stunden)** und für welche Beschäftigungsarten der Arbeitstag gestempelt wird (Angestellte, Minijob, Werkstudierende, Praktikantinnen und Praktikanten, Freie Mitarbeitende).
## Abwesenheit und Urlaub [#abwesenheit-und-urlaub]
Der Knopf **Abwesenheit** oben (oder **Abwesenheit eintragen** in „Meine Zeit“) öffnet den Dialog. Wähle die Art: **Urlaub**, **Krank**, **Frei** oder **Andere Arbeitszeit**, dazu Von und Bis.
- Urlaub, den du für dich einträgst, ist ein **Antrag** (Knopf **Beantragen**). Er geht an die Projektleitung oder an Admins und gilt bis zur Entscheidung schon als nicht verfügbar. Admins tragen direkt ein.
- Entscheiden: im Block **Urlaubsanträge** mit **Genehmigen** oder **Ablehnen**. Selbst genehmigen geht nicht. Die Person sieht die Entscheidung sofort.
- Termine, die schon im Urlaubszeitraum liegen, bleiben bestehen.
## Grenzen [#grenzen]
- Die Seite prüft keine gesetzlichen Arbeitszeit- und Ruhezeitregeln, nur die einstellbare Warnschwelle für lange Tage.
- Für Admins zeigt ein Punkt, wer „im Dienst“ ist.
- Feiertage gelten je Bundesland, ohne gemeindeabhängige Tage.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Kalender](/kalender-und-planung/kalender)
- [Zeiterfassung](/kalender-und-planung/zeiterfassung)
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# Kalender verbinden
Google, iCloud, CalDAV-Dienste oder einen ICS-Link mit dem Kalender verbinden und festlegen, was synchronisiert wird.
Du verbindest externe Kalender im **Kalender** über den Knopf **Externen Kalender verbinden**. Jede Person verbindet ihre eigenen Konten. Das Kalendermodul muss für die Organisation aktiv sein.
## Wie die Synchronisierung arbeitet [#wie-die-synchronisierung-arbeitet]
- Termine aus dem externen Kalender erscheinen in Leadmode **privat** und werden beim Anbieter bearbeitet.
- Eigene Leadmode-Termine gibst du **einzeln** frei: im Termin unter **Mit externen Kalendern synchronisieren**. Danach laufen Änderungen in beide Richtungen. Einstellbar ist auch eine automatische Regel pro Kalender (siehe unten).
- **Google** meldet Änderungen sofort („Live“). Alle anderen Anbieter werden alle paar Minuten abgeglichen („Abgleich alle … Min.“), Kalender-Links alle 15 Minuten. Mit **Abgleichen** startest du es von Hand.
- Ändern sich Termine auf beiden Seiten, zeigt Leadmode einen **Konflikt**. Mit **Konflikte prüfen** wählst du **CRM-Stand übernehmen** oder **Externen Stand übernehmen**. Ein Termin, der beim Anbieter nicht mehr gefunden wird, wird nicht automatisch gelöscht: Prüfe ihn beim Anbieter.
- Dokumentierte Telefonieblöcke und Termine mit Kontakt verschiebt eine externe Änderung nicht automatisch.
## Anbieter [#anbieter]
Die Anbieterübersicht zeigt Kacheln mit dem Stand („Nicht verbunden“, Anzahl verbundener Kalender).
| Anbieter | Anmeldung |
| --- | --- |
| Google Kalender | Anmeldung bei Google über **Verbinden** |
| Apple iCloud | Apple-ID und app-spezifisches Passwort, Knopf **iCloud verbinden** |
| Allgemeiner Kalender (CalDAV) | Server-Adresse, Benutzername, App-Passwort |
| Nextcloud, Fastmail, Zoho Kalender, Yahoo Kalender, mailbox.org, IONOS, Posteo | Wie CalDAV; Server teils vorausgefüllt, Anleitung in der Kachel |
| Kalender-Link (ICS) | Nur lesen: Link ab `https://` oder `webcal://` |
Klappt die Anmeldung nicht, nutze die Anleitung der Kachel.
### Google Kalender [#google-kalender]
Klicke bei Google Kalender auf **Verbinden** und gib Leadmode in Google den Zugriff frei.
Klicke auf **Kalender auswählen** und wähle den Kalender. Jede Verbindung hat einen ausgewählten Kalender. **Weiteren Kalender hinzufügen** und **Anderes Konto verbinden** ergänzen weitere.
### Apple iCloud [#apple-icloud]
Erzeuge bei Apple unter „Anmelden und Sicherheit“ → „App-spezifische Passwörter“ ein Passwort (Zwei-Faktor muss aktiv sein), Name zum Beispiel „Leadmode“.
Trage Apple-ID und das Passwort (Format xxxx-xxxx-xxxx-xxxx) ein und klicke auf **iCloud verbinden**.
Wähle den Kalender über **Kalender auswählen**.
### CalDAV-Dienste [#caldav-dienste]
Öffne die Kachel deines Dienstes und lies die Anleitung (App-Passwort erzeugen, Adresse kopieren).
Trage **Server-Adresse**, Benutzername und **App-Passwort** ein und klicke auf **Verbinden**.
Wähle den Kalender.
Server müssen per `https://` aus dem Internet erreichbar sein; Server nur im Firmennetz gehen nicht. Das Passwort wird verschlüsselt gespeichert und lässt sich beim Anbieter widerrufen. Bei IONOS gibt es keine feste Adresse: Du findest sie in deinem IONOS-Konto oder beim Support.
### Kalender-Link (ICS) [#kalender-link-ics]
Trage den Link unter **Adresse des Kalender-Links** ein (optional ein Name) und klicke auf **Hinzufügen**. Leadmode liest den Link nur und schreibt nie dorthin. Jeder Link ist eine eigene Verbindung. **Wer den Link kennt, sieht den Kalender: gib ihn nicht weiter.**
## Einstellungen je verbundenem Kalender [#einstellungen-je-verbundenem-kalender]
| Schalter | Wirkung |
| --- | --- |
| **Zeiten blockieren** | Zeiten mit Terminen aus diesem Kalender gelten als belegt: Kunden können dort nichts buchen, neue Termine in dieser Zeit melden eine Überschneidung. |
| **Neue CRM-Termine** (unter „Übernimmt automatisch“) | Eigene Termine und Buchungen erscheinen auch in diesem Kalender. Pro Termin änderbar. |
| **Termine aus …** | Termine eines anderen verbundenen Kalenders erscheinen hier als „Belegt“. |
| **Titel und Details mitgeben** | Übernommene Termine zeigen Titel, Ort und Notizen. Achtung: Das macht Inhalte in diesem Kalender sichtbar. |
Das **Trennen** (Stecker-Symbol, nach Rückfrage „Kalender trennen?“) blendet importierte Termine aus. Beim Anbieter wird nichts gelöscht.
## Kalender in Ansichten [#kalender-in-ansichten]
Verbundene Kalender erscheinen im Kalender links unter **Externe Kalender** und lassen sich pro Ansicht an- und abwählen.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Kalender](/kalender-und-planung/kalender)
- [Termine buchen und Buchungslinks](/kalender-und-planung/termine-buchen)
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# Kalender
Die Kalenderseite bedienen: Ansichten, Termine und Blöcke anlegen, filtern, Ansichten speichern.
Der Kalender liegt in der Seitenleiste unter **Kalender**. Er zeigt deine Termine, die Termine deines Teams (je nach Rechten) und, wenn du externe Kalender verbunden hast, auch diese.
Was du siehst und ändern darfst, hängt vom Projektrecht **Kalender** ab (Ansehen, Bearbeiten, Verwalten) und davon, ob das Kalendermodul für deine Organisation aktiv ist. Mehr zu Rechten unter [Rollen und Rechte](/einrichtung/rollen-und-rechte). Ohne Bearbeitungsrecht sind die Knöpfe zum Anlegen gesperrt.
## Ansichten [#ansichten]
| Bereich | Bedeutung |
| --- | --- |
| **Tag, Woche, Monat, Agenda** | Zeitraum der Darstellung. Mit den Pfeilen wechselst du den Zeitraum. |
| **Mein Kalender** | Eigene Termine und Termine, an denen du teilnimmst. |
| **Teamplanung** | Mitarbeiter nebeneinander, höchstens sechs je Seite. Weitere erreichst du mit den Pfeilen **Vorherige Mitarbeiter** und **Weitere Mitarbeiter**. |
| Gespeicherte Ansichten | Eigene Ansichten mit Namen, über das Plus-Symbol in der linken Leiste angelegt. |
In der linken Leiste wählst du **Projekte** (**Alle Termine** oder einzelne Projekte) und **Externe Kalender**. Nur gewählte Quellen erscheinen. Das Suchfeld **Termine suchen** durchsucht den geladenen Zeitraum.
Mit dem Regler-Symbol neben dem Titel stellst du die aktuelle Ansicht ein: **Wochenende anzeigen**, **Gelöschte Termine anzeigen**, **Mitarbeiter nebeneinander**, Mitarbeiter, Terminarten und Quellen.
Tastatur (nicht in Eingabefeldern und Dialogen): `T` heute, `N` neuer Termin, `1` bis `4` Ansichten, `B` Slots vorschlagen, Pfeiltasten vorheriger/nächster Zeitraum.
## Termin anlegen [#termin-anlegen]
Klicke oben auf **Termin**, drücke `N` oder klicke bzw. doppelklicke in das Zeitraster. In Tag und Woche ziehst du die Dauer in 15-Minuten-Schritten auf.
Trage Titel (Pflicht), Terminart, Projekt, Mitarbeiter, Beginn und Ende ein. Optional: Ort, Videolink, Notizen, Kontakt und Ansprechpartner.
Wähle die **Sichtbarkeit**: **Nur ich**, **Projektteam** (nur mit Projekt) oder **Teilnehmer & Admins**. Bei Letzterem wählst du die Teilnehmer.
Optional: **Wiederholen** (Einmalig, Täglich, Wöchentlich, Alle zwei Wochen) mit **Anzahl** bis 52. Jede Wiederholung ist ein eigener Termin, Änderungen betreffen nur den geöffneten.
Speichere. Ein Termin mit Kontakt kann automatisch eine Bestätigungs-Mail auslösen (siehe [Terminmails](/kalender-und-planung/terminmails)).
Termine verschiebst du am Griff, die Dauer änderst du am unteren Rand. Termine mit Kontakt können als **Nicht erschienen** markiert werden; vergangene Termine zeigen ein Häkchen, sobald sie dokumentiert sind.
Terminarten: Telefonie, Erstgespräch, Angebotsgespräch 1, Angebotsgespräch 2, Termin, Wiedervorlage, Training, Abwesenheit, Fokuszeit. Organisationen können eigene Arten ergänzen (siehe [Termine buchen und Buchungslinks](/kalender-und-planung/termine-buchen)).
## Blöcke planen [#blöcke-planen]
Über **Blöcke planen** legst du einen **Telefonieblock**, ein **Training** oder eine **Abwesenheit** an. Die Maske hat Projekt, Mitarbeiter (andere Personen wählen nur Projektleitung und Admins), Zeit, Wiederholung (auch „Dauerhaft wöchentlich (52 Wochen)“) und Notiz. Bei Telefonieblöcken siehst du das Kontingent des Projekts.
- Ein Telefonieblock mit Bericht trägt einen grünen Rand und ein Häkchen, ein vergangener ohne Bericht einen roten Rand und ein Warnzeichen.
- Kannst du einen geplanten Block nicht übernehmen, nutzt du im Block **Du kannst diesen Block nicht übernehmen?** (mit optionalem Grund). Der Block geht an die erste freie Reserve des Projekts. Gibt es keine, bleibt alles unverändert.
- Den Bericht zum Block (Blockbericht) schreibst du nach dem Block. Zahlen aus deinen Anrufen werden automatisch gefüllt, du bestätigst Tätigkeitsminuten, Pause und Störungen. Siehe [Zeiterfassung](/kalender-und-planung/zeiterfassung).
## Weitere Knöpfe oben [#weitere-knöpfe-oben]
| Knopf | Wirkung |
| --- | --- |
| Externen Kalender verbinden | Öffnet die Anbieterübersicht, siehe [Kalender verbinden](/kalender-und-planung/kalender-verbinden). |
| Projektkontingente | Kontingent und Fortschritt je Projekt. Bearbeiten dürfen Projektleitung und Admins. |
| Tagesreport | Dein Tagesrapport mit automatischen Zahlen und Notizen (Entwurf oder bestätigt). |
| Slots vorschlagen | Freie Zeiten finden und buchen, siehe [Termine buchen](/kalender-und-planung/termine-buchen). |
## Import und Export [#import-und-export]
Im Dialog zum Verbinden externer Kalender importierst du eine **Kalenderdatei (.ics)** (höchstens 1,5 MB) und exportierst den angezeigten Zeitraum mit **Zeitraum exportieren** als `kalender.ics`. Doppelte Termine werden beim Import erkannt.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Kalender verbinden](/kalender-und-planung/kalender-verbinden)
- [Einsatzplanung](/kalender-und-planung/einsatzplanung)
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# Termine buchen und Buchungslinks
Freie Zeiten vorschlagen, Termine verbindlich buchen, Buchungslinks für Kunden erzeugen und Terminarten und Buchungszeiten einstellen.
## Slots vorschlagen und buchen [#slots-vorschlagen-und-buchen]
Du findest die Funktion an zwei Stellen: im **Kalender** über **Slots vorschlagen** (oder Taste `B`) und an der Kontaktkarte über **Termin buchen** (dann sind Kontakt und Projekt schon gesetzt). Du brauchst das Projektrecht Kalender mit Bearbeiten.
Wähle Projekt (im Kalender) und **Terminart**. Nur Arten, die buchbar und sichtbar sind, stehen zur Wahl.
Wähle bei **Für**, für wen gebucht wird: **Mich**, **Ganzes Team** oder eine Person. Für andere buchen nur Organisationsadmins. Bei **Ganzes Team** bekommt die am wenigsten ausgelastete freie Person den Termin, der Name steht an der Zeit.
Optional: **Kontakt (optional)** und **Ansprechpartner** wählen. Vorbelegt ist der Hauptansprechpartner, denn an ihn gehen Bestätigung und Erinnerung.
Grenze die Zeiten mit den Knöpfen für den Tagesabschnitt, **Woche früher**, **Woche später** oder **Ab Datum** ein und klicke auf eine Zeit.
Klicke auf **Verbindlich buchen**. Ist die Zeit inzwischen vergeben, meldet Leadmode das und lädt die Zeiten neu.
Leadmode schlägt Zeiten ab morgen vor (einstellbar), auf der halben und vollen Stunde, ohne Wochenende und Pause, höchstens 28 Tage voraus. Belegt sind eigene Termine samt Puffer der Terminart und die Termine verbundener Kalender mit eingeschaltetem **Zeiten blockieren**. Urlaub, freie Tage und die eigene Arbeitszeit der Person zählen mit.
Hat der Dialog Kontakt und Terminart, zeigt er vorab, ob und wann Bestätigung und Erinnerungen an den Kontakt gehen oder warum nicht. Siehe [Terminmails](/kalender-und-planung/terminmails).
## Buchungslink für Kunden [#buchungslink-für-kunden]
Im selben Dialog erzeugt **Link erstellen** unter „Buchungslink für Kunden“ einen Link. Kunden wählen darüber selbst eine Zeit, ohne Anmeldung.
- Gültig **sieben Tage**, **einmal nutzbar**. Der Link wird in die Zwischenablage kopiert; **Neuen Link erstellen** macht einen neuen.
- Die Buchungsseite zeigt die Terminart und die Dauer. Gebucht wird für dich, für eine gewählte Person oder für das Team, je nach Auswahl bei **Für**.
- Die Buchungsseite zeigt freie Zeiten (**Früher**, **Später**). Der Kunde gibt Name, E-Mail-Adresse oder Telefon und optional eine Nachricht an und klickt auf **Termin buchen**. Er sieht danach „Termin gebucht“.
- Ungültige, abgelaufene oder bereits benutzte Links zeigen „Dieser Link ist nicht mehr gültig.“
- Die Seite hat Schutz gegen Missbrauch (Begrenzung der Versuche, verstecktes Feld), aber kein CAPTCHA.
## Terminarten und Buchungszeiten einstellen [#terminarten-und-buchungszeiten-einstellen]
**Einstellungen → Vertrieb → Standards**, Abschnitt **Termine**. Unter **Geltungsbereich** wählst du **Organisationsstandard** oder ein Projekt. Admins ändern den Organisationsstandard, im Projekt Admins und Projektleitungen.
**Terminarten**: Mit **Terminart hinzufügen** oder **Bearbeiten** setzt du Name, Art, Zuständigkeit (Host, Setter, Closer, Betreuer, Owner), das Ergebnis **Bei Buchung**, Dauer (5 bis 480 Minuten), Puffer (0 bis 120 Minuten) sowie die Schalter **Buchbar** und **Sichtbar**. Die mitgelieferten Arten lassen sich ausblenden, nicht löschen. Im Projekt überschreibst du eine Art (**Angepasst**), **Auf Standard zurücksetzen** nimmt die Anpassung zurück.
**Buchungszeiten**: Arbeitstage, Beginn, Ende, **Mittagspause**, **Früheste Buchung**, **Mindestvorlauf am selben Tag** und **Zeitzone**. Im Projekt gilt der Organisationsstandard, bis du **Eigene Zeiten festlegen** wählst; **Auf Organisationsstandard zurücksetzen** hebt das auf. Unten stehen die Einstellungen für die Terminmails.
Die eigene Arbeitszeit einer Person (siehe [Einsatzplanung](/kalender-und-planung/einsatzplanung)) ersetzt für sie Arbeitstage, Zeiten und Pause.
## Kalender des Kunden (Projekt) [#kalender-des-kunden-projekt]
Bucht ein Kunde in einem eigenen Buchungskalender (zum Beispiel Calendly), stellst du das im Projekt ein, im Schritt „Buchst du in einem externen Kalender?“: **Ja, im Kalender des Kunden**. Dann trägst du Anbieter und **Link zum Buchungskalender** (`https://…`) ein. **Termin buchen** am Kontakt öffnet dann diesen Link in einem neuen Tab, Name und E-Mail sind vorausgefüllt (bei Anderer Anbieter wird der Link unverändert geöffnet).
Zusätzlich gibt es **Link je Mitarbeiter** (optional): Wer einen eigenen Link hat, bucht darüber, alle anderen über den Link des Projekts. Zwei Schalter steuern, ob Leadmode trotzdem Terminbestätigung und Erinnerungen an den Kontakt sendet; beide sind zunächst aus. Leadmode liest den Kalender des Kunden nicht, der gebuchte Termin wird nicht übernommen.
## Grenzen [#grenzen]
- Einladungen an Teilnehmer und SMS-Versand gibt es nicht.
- In den nativen Apps ist die Buchung eingeschränkt (Android: Buchungsdialog ohne Kontaktbezug, keine Agenda).
- Der Schutz gegen doppelte Buchung gilt für Buchungen über Leadmode, nicht für Einträge, die von außen direkt im externen Kalender entstehen.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Terminmails](/kalender-und-planung/terminmails)
- [Kalender verbinden](/kalender-und-planung/kalender-verbinden)
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# Terminmails
Wann Bestätigung, Erinnerung, Verschiebung und Absage an den Kontakt gehen und wie Kunden zusagen, verschieben oder absagen.
Terminmails stellst du unter **Einstellungen → Vertrieb → Standards → Termine** ein, im Bereich „Terminmails an den Kontakt“ bei den Buchungszeiten (für die Organisation oder ein Projekt).
Terminmails gehen **ausschließlich über das Postfach des Terminverantwortlichen**, nie über ein Postfach der Plattform. Ohne verbundenes Postfach, ohne Namen im Profil, ohne Fußzeile der Organisation, ohne Adresse am Kontakt oder bei einer Kontaktsperre wird nichts gesendet. Das Protokoll am Termin nennt den Grund. Siehe [E-Mail-Konto verbinden](/e-mail/konto-verbinden).
## Welche Mails es gibt [#welche-mails-es-gibt]
| Mail | Zeitpunkt |
| --- | --- |
| Terminbestätigung | Sofort nach Anlegen oder Buchung |
| Terminverschiebung | Statt einer zweiten Bestätigung, wenn der Termin verschoben wird |
| Terminerinnerung | Nach deinem Zeitplan |
| Terminabsage | Wenn der Kunde online absagt |
Versendet werden nur Termine der Arten Termin, Erstgespräch und Angebotsgespräch 1/2 mit Kontakt (oder Gastadresse) und ohne Ganztag. Texte findest du unter [E-Mail-Vorlagen](/e-mail/vorlagen) in der Gruppe „Systemmails“. In Terminbestätigung und -erinnerung sind die Platzhalter für Datum, Uhrzeit und Ort Pflicht.
## Zeitplan einstellen [#zeitplan-einstellen]
- **Erinnerung hinzufügen**: bis zu drei Erinnerungen, Standard 24 Stunden und 1 Stunde vorher.
- **Kunde darf selbst absagen oder verschieben bis**: Frist vor dem Termin, Standard 2 Stunden.
- **Ruhezeiten**: in dieser Zeit keine Erinnerungen (Standard 20:00 bis 08:00). Eine Erinnerung in der Ruhezeit geht direkt danach raus, wenn der Termin dann noch mindestens zehn Minuten entfernt ist, sonst entfällt sie.
- **Samstag und Sonntag keine Erinnerungen**: optionaler Schalter.
## Empfänger [#empfänger]
Hat der Kunde bei einer Buchung über den Buchungslink selbst eine Adresse angegeben, geht die Mail dorthin. Sonst nutzt Leadmode die bevorzugte freigegebene Adresse des gewählten Ansprechpartners, sonst die der Firma.
## Was der Kunde in der Mail sieht [#was-der-kunde-in-der-mail-sieht]
Jede Bestätigung und Erinnerung enthält die Knöpfe **Zusagen**, **Verschieben** und **Absagen** sowie „Im Kalender speichern“ (Apple / Outlook als Datei, Google Kalender). Bestätigung und Verschiebung hängen einen Kalendereintrag (`termin.ics`) an, die Absage eine Löschmeldung.
Ein Klick auf einen Knopf öffnet eine Antwortseite („Ihr Termin“). Ein bloßer Abruf der Seite ändert nichts; erst die Bestätigung auf der Seite löst die Aktion aus.
- **Zusagen**: der Kunde bestätigt, am Termin erscheint „Der Kunde hat zugesagt.“
- **Verschieben**: der Kunde wählt eine neue Zeit. Danach geht automatisch eine neue Bestätigung raus.
- **Absagen**: der Kunde wählt einen Grund aus einer festen Liste (Zeitlich nicht möglich, Kein Bedarf mehr, Bereits anderweitig versorgt, Falscher Ansprechpartner, Kein Interesse mehr, Sonstiges) und bekommt einen anderen Termin angeboten (**Nein, nur absagen** sagt ab). Am Kontakt entsteht der Ablauf einer Kundenabsage mit Wiedervorlage.
- Nach Ablauf der Frist ist online nur noch **Zusagen** möglich; für Änderungen soll der Kunde auf die Mail antworten.
Im Termin siehst du Antwort und Grund sowie das Versandprotokoll.
## Grenzen [#grenzen]
- Kein Eintrag der Mails im Kontaktverlauf, keine Terminmails an Teilnehmer, kein Versand aus den nativen Apps.
- Bei Absage im CRM wird keine Absage-Mail gesendet.
- Zusagen aus Outlook oder Apple per Mail werden nicht ausgewertet; Antworten laufen über die Antwortseite.
- Echten Mailempfang hat Leadmode nicht automatisch geprüft: Gesendet gilt, wenn der Mailserver die Mail angenommen hat.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Termine buchen und Buchungslinks](/kalender-und-planung/termine-buchen)
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# Zeiterfassung
Welche Zeiten Leadmode misst, wie Projektregeln sie zählen und wie Blockbericht, Störungen und Tagesreport zusammenhängen.
Leadmode misst Arbeitszeit aus Ereignissen. Es gibt keine Tastatur-, Maus- oder Bildschirmüberwachung. Die Regeln legst du je Projekt fest, das Ergebnis siehst du im Blockbericht und in den Projektkontingenten.
## Was gemessen wird [#was-gemessen-wird]
| Zeit | Beginn | Ende |
| --- | --- | --- |
| Anruf brutto | Wählen | Auflegen |
| Anruf netto | Annehmen | Auflegen (ohne angenommenes Gespräch entfällt Netto) |
| Dokumentation | Auflegen (bei späterem Öffnen das Öffnen des Fensters) | Speichern des Ergebnisses |
| E-Mail | Öffnen des Mailfensters am Kontakt | Senden |
Jede gemessene Zeit ist ein unveränderlicher Abschnitt mit Mitarbeiter, Projekt, Kontakt, Art, Beginn und Ende. Derselbe Anlass wird nie doppelt gezählt. Testanrufe und Terminergebnisse erzeugen keine Abschnitte. Mitarbeiter sehen ihre eigenen Abschnitte, Projektleitungen und Admins die des Projekts.
Gemessen werden nur E-Mails am Kontakt, nicht E-Mails aus dem allgemeinen [Postfach](/e-mail/postfach) ohne Kontaktbezug.
## Projektregeln [#projektregeln]
Sie gelten je Projekt und lassen sich ändern von Projektleitung und Admins:
- im Schritt **Zeitmessung** beim Anlegen eines Projekts („Welche Zeit wird gemessen?“),
- im Projekt unter **Kontingent bearbeiten** im Reiter **Zeitmessung**,
- im Kalender unter **Projektkontingente**.
| Einstellung | Bedeutung |
| --- | --- |
| Anrufzeit messen, Dokumentationszeit messen, E-Mail-Zeit messen | Welche Zeiten überhaupt gemessen werden. |
| Anrufzeit | **Netto: Annehmen bis Auflegen** oder **Brutto: Wählen bis Auflegen** zählt als Arbeitszeit, nie beides zusammen. |
| Dokumentation zählt, E-Mail zählt | Ob diese Zeiten als Arbeitszeit zählen. |
| Dokumentation höchstens (Min.), E-Mail höchstens (Min.) | Obergrenze je Abschnitt (Standard 15 und 30 Minuten). Längere Abschnitte werden gekürzt und markiert, damit ein offenes Fenster nicht als Arbeit zählt. |
Die Zählregeln wirken nur, wenn die gemessene Arbeitszeit Basis des Kontingents oder der Abrechnung ist. Ohne eigene Regel gelten Standardwerte.
## Blockbericht [#blockbericht]
Nach einem Telefonieblock dokumentierst du den Block. Dort steht unter **Gemessen in diesem Block**, was für dich im Blockzeitraum gemessen wurde und was nach der Projektregel zählt. Die Messung dient dem Abgleich. Die Arbeitszeit bleibt die Angabe im Bericht.
- **Aus deinen Anrufen (automatisch)**: Zahlen aus bestätigten Anrufvorgängen, ohne Abtippen.
- **Tätigkeitsminuten**: Telefonie, Dokumentation, Sonstiges, dazu Pause und Kulanz.
- **Störungen** (höchstens 20): Grund, Minuten und eine Pflichtnotiz. Gründe: CRM / Telefonie, Leads / Daten, Internet / Gerät, Interne Unterbrechung, Sonstiges. Reines Warten wegen einer Störung wird nie als Leistung gebucht. Sind die Störungen länger als der Block, lehnt Leadmode den Bericht ab.
- Status eines Blocks: offen, Entwurf, bestätigt, korrigiert. Projektleitung und Admins können im Abschnitt **Prüfung von Kontingent und Zeit** Kulanz und zahlbare Zeit korrigieren; jede bestätigte Fassung bleibt erhalten.
Beispiel: 120 Minuten Block = 75 Telefonie + 15 Dokumentation + 20 Warten wegen Störung + 10 Pause. Die tatsächliche Arbeit sind 90 Minuten. Die Planung selbst erzeugt keine Iststunden: Kontingent und Fortschritt zählen nur bestätigte Berichte.
Die Berichte eines Projekts stehen im Reiter **Blockberichte** (Projektleitung und Admins alle, andere ihre eigenen).
## Tagesreport [#tagesreport]
Im Kalender öffnet **Tagesreport** deinen Report für einen Tag, mit den automatischen Zahlen je Projekt, den Projekten des Tages und Notizen zum Tag (was funktioniert hat, was nicht, was morgen besser geht, Trainingswunsch, Hilfebedarf, CRM-Zeitfresser und ein freiwilliges Tagesgefühl, das intern bleibt). Du speicherst als Entwurf oder bestätigst mit **Tagesreport bestätigen**. Vorgänge ohne eindeutigen Block erscheinen als „ungeplant“ und zählen trotzdem.
## Arbeitstag [#arbeitstag]
Der Arbeitstag (Start, Pause, Ende) und das Zeitkonto stehen auf der [Einsatzplanung](/kalender-und-planung/einsatzplanung) unter **Meine Zeit**. Er ergänzt die Messung der Tätigkeiten, ersetzt sie nicht. Er bleibt ein bewusster Klick der Person.
## Grenzen [#grenzen]
- Es gibt hier keine Auswertung über mehrere Blöcke oder Mitarbeiter hinweg.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Kalender](/kalender-und-planung/kalender)
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# KI-Analysen
Wofür Leadmode KI einsetzt, wie Aufnahmen in Text umgewandelt werden und welche Einstellungen du hast.
Leadmode nutzt KI für Text und für Sprache. Die Modelle und Anbieter legt die Plattform fest, du wählst sie nicht. Die Einstellungen findest du unter **Einstellungen → Anbindungen → Textanalyse** und **Audioanalyse**.
Die Seiten sehen und ändern Personen mit dem Recht für KI-Einstellungen. In Demo-Organisationen sind sie gesperrt, und die Analysen laufen dort nicht.
## Wofür KI-Text genutzt wird [#wofür-ki-text-genutzt-wird]
| Funktion | Beschreibung |
| --- | --- |
| Botmode | der [KI-Assistent](/ki/assistent) |
| Gesprächsanalyse | Auswertung der Telefonate aus den Transkripten |
| Mailanalyse | Auswertung des E-Mail-Verkehrs mit Kontakten |
| Berichte | Zusammenfassungen und Texte in den Berichten |
Wie die Auswertungen aussehen, steht unter [Gesprächsanalyse](/auswertung/gespraechsanalyse).
## Audio: Aufnahmen in Text umwandeln [#audio-aufnahmen-in-text-umwandeln]
Aufnahmen werden automatisch in Text umgewandelt (Transkription). Das nutzen Anrufaufnahmen, die Spracheingabe (Diktieren, zum Beispiel in Botmode) und die Gesprächsanalyse. Die Verarbeitung läuft über einen Transkriptionsdienst mit Endpunkt in der EU.
### Transkriptionsmodus wählen [#transkriptionsmodus-wählen]
Im Abschnitt **Transkriptionsmodus der Anrufaufnahmen** wählst du einen von zwei Modi:
| Modus | So arbeitet er |
| --- | --- |
| Allgemein | Beide Gesprächsseiten werden zusammen in einer Anfrage transkribiert. Jedes Wort wird der Seite zugeordnet, auf der gerade gesprochen wird. |
| Genau | Jede Gesprächsseite wird einzeln transkribiert, die Zeiten werden danach zusammengeführt. |
Sprechen beide Seiten gleichzeitig, kann „Allgemein“ Wörter auslassen oder falsch erkennen. „Genau“ hält auch gleichzeitiges Sprechen getrennt.
Klicke auf die Karte des Modus, um ihn zu wechseln. Die Auswahl gilt ab der nächsten Aufnahme. Bereits transkribierte Gespräche bleiben unverändert.
## Verbrauch [#verbrauch]
Unter **Verbrauch** wählst du einen Monat. Die Seiten zeigen dort, wie viele Analysen liefen und wie viel Audio transkribiert wurde.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [KI-Assistent](/ki/assistent)
- [Gesprächsanalyse](/auswertung/gespraechsanalyse)
- [Aufzeichnungen](/telefonie/aufzeichnungen)
---
# KI-Assistent Botmode
Mit dem Assistenten Fragen klären, durch die Einrichtung gehen und Felder als Entwurf ausfüllen lassen.
Botmode ist der KI-Assistent in Leadmode. Du findest ihn als Funkel-Symbol unten rechts neben den Knöpfen für Postfach und Chat. Klicke darauf, um das Gesprächsfenster zu öffnen. Mit dem Kreuz schließt du es wieder. Postfach, Chat und Botmode sind nie gleichzeitig offen.
Botmode steht in Organisationen zur Verfügung, aber nicht in Demo-Organisationen.
## Erste Nutzung [#erste-nutzung]
Beim ersten Öffnen erscheint ein Hinweis zur Nutzung. Bestätige ihn einmal mit **Verstanden**. Erst danach kannst du schreiben.
## Was Botmode kann [#was-botmode-kann]
- **Erklären:** wo etwas in Leadmode liegt und wie eine Funktion zusammenhängt.
- **Durch die Einrichtung führen:** Der Assistent kennt den Einrichtungsstand deiner Organisation und schlägt den nächsten Schritt vor. Vorschläge im leeren Fenster sind zum Beispiel „Was muss ich zuerst einrichten?“, „Abrechnungsdaten ausfüllen“ oder „E-Mail-Postfach verbinden“.
- **Seiten öffnen und Felder markieren:** Er wechselt zu der passenden Seite oder dem Einstellungsreiter und hebt Felder hervor.
- **Felder als Entwurf ausfüllen:** Er trägt Werte ein, die du ihm nennst.
- **Knöpfe auslösen:** Speichern, Senden, Verbinden, Testen oder Löschen führt er nur aus, nachdem du in einer Karte auf **Bestätigen** geklickt hast. Bei Löschen heißt die Karte „Wirklich ausführen?“ mit dem Knopf „Ja, ausführen“. Mit **Abbrechen** lehnst du ab.
- **Rückfragen:** Fehlt ihm eine Angabe, erscheint eine Frage mit Auswahlknöpfen und einem Feld „Eigene Antwort schreiben …“. Du kannst auch direkt im Eingabefeld antworten.
Während er arbeitet, zeigt das Fenster die einzelnen Schritte („läuft“, „erledigt“, „Problem“). Mit dem Quadrat-Knopf (Anhalten) bricht du ab.
## Bedienung [#bedienung]
1. Schreibe unten bei „Frag mich etwas …“ und sende mit Enter oder dem Pfeil-Knopf. Umbruch mit Umschalt + Enter.
2. **Spracheingabe:** Klicke auf das Mikrofon, sprich und beende mit dem Quadrat. Das Kreuz oder Esc verwirft die Aufnahme. Der erkannte Text erscheint im Eingabefeld, du kannst ihn bearbeiten. Die Aufnahme wird nicht gespeichert. Sie stoppt nach 90 Sekunden.
3. Unter jeder Antwort kopierst du den Text mit dem Kopier-Symbol. Daneben stehen die verbrauchten Eingabe- und Ausgabe-Token seit deiner letzten Nachricht.
4. **Neues Gespräch** (Plus-Symbol) beginnt von vorn.
Der Gesprächsverlauf liegt nur in deinem Browser, nicht auf dem Server. Bei langen Gesprächen fasst Botmode ältere Nachrichten zusammen („Ältere Nachrichten sind zusammengefasst“).
## Was Botmode sieht und nicht tut [#was-botmode-sieht-und-nicht-tut]
- Er sieht nur den Zustand der Einstellungen, nicht die Werte deiner Felder. Von Feldern kennt er Beschriftung, Typ, ob sie Pflicht sind, ob sie ausgefüllt sind und ob sie einen Fehler zeigen.
- Seiten mit Personendaten liest er nicht, zum Beispiel Kontakte, Projektarbeit, Postfach, Aufzeichnungen, Kalender, Mitarbeiter und das Dashboard. Er liest Einstellungen, Projekte, Import, Ablauf-Pipelines und Finanzen.
- Passwörter, Schlüssel, Tokens, IBAN und PIN füllt er nie aus. Er markiert diese Felder, du trägst sie selbst ein.
- Er hat nur die Rechte, die du auch hast. Was dir gesperrt ist, kann er nicht freischalten.
- Schlägt etwas fehl oder ist das Modell langsam, steht eine Meldung mit **Erneut versuchen** im Fenster.
## Grenzen [#grenzen]
- Je Anfrage führt er nur eine begrenzte Zahl von Schritten aus. Bei sehr langen Aufgaben schreibt er am Ende, was erledigt ist und was fehlt. Stelle dann eine neue Anfrage.
- Er kann sich irren. Prüfe Entwürfe vor dem Speichern.
- Pausiert Botmode, steht im Fenster ein Hinweis.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [KI-Analysen](/ki/analysen)
- [Rollen und Rechte](/einrichtung/rollen-und-rechte)
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# Import und Export
Kontakte aus einer CSV- oder XLSX-Datei importieren, Spalten zuordnen, Dubletten prüfen und Daten wieder exportieren.
Du findest alles im Menü unter **Unternehmen → Import / Export**. Die Seite zeigt Kacheln: „Kontakte importieren“, „Leads recherchieren“, „Frühere Importe“, „Projekte exportieren“, „Info-Mail-Liste“ und „Ergebnisexport“. Wenn bei dir Finanzen freigeschaltet sind, kommt „Belege exportieren“ dazu.
Zum Importieren brauchst du im gewählten Projekt das Recht „Import und Export“ auf Stufe „Importieren“ (Projektfunktionen Projektleitung, Vertriebler und Reservevertriebler haben es, „Lesen“ nicht). Projekte, in denen dir das fehlt, sind in der Auswahl gesperrt und mit „Kein Recht zum Import“ markiert. Mehr dazu unter [Rollen und Rechte](/einrichtung/rollen-und-rechte).
## Kontakte importieren [#kontakte-importieren]
Wähle oben ein **Projekt**. Dorthin kommen alle importierten Kontakte. Der Import läuft in vier Schritten, die oben als Leiste stehen: **Datei**, **Zuordnen**, **Prüfen**, **Importieren**. Erledigte Schritte kannst du anklicken, spätere erst, wenn sie erreichbar sind.
### Datei wählen [#datei-wählen]
Wähle zuerst, **woher deine Daten kommen** („Woher kommen deine Daten?“). Zur Auswahl stehen CRM-Systeme (Close, HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Zoho CRM, Freshsales, Copper), Cold-Calling- und Sales-Engagement-Werkzeuge (Dialfire, Instantly, Apollo, Outreach, Salesloft), Tabellen (Excel, Google Sheets) und „Anderes System“. Zu den meisten Systemen zeigt Leadmode eine kurze Anleitung, wie du die Datei dort exportierst. Bei Freshsales, Copper, Dialfire, Salesloft und „Anderes System“ ist die Anleitung allgemein gehalten.
Dann wählst du die Datei über „CSV- oder XLSX-Datei wählen“. Mit „Was steht in der Datei?“ legst du fest, ob jede Zeile ein **Unternehmen** oder eine **einzelne Person** ist. Eine Datei enthält immer nur eine Art.
Das Feld **Quellenname** ist mit dem gewählten System vorbelegt (zum Beispiel „close“). Lass den Namen bei wiederholten Importen gleich: Daran erkennt Leadmode die externe ID eines Datensatzes wieder und legt ihn nicht doppelt an.
Hast du keine Datei zur Hand, lädst du mit „Leere Vorlage herunterladen“ eine CSV mit allen Spaltenüberschriften herunter.
Grenzen:
- CSV (Trennzeichen Semikolon, Komma oder Tabulator) und XLSX mit genau einem befüllten Blatt.
- Erste Zeile: eindeutige Spaltenüberschriften. Leere und doppelte Überschriften macht Leadmode eindeutig („Spalte 3“, „Name (2)“).
- Höchstens 20 MB, 50.000 Datenzeilen und 200.000 Zeichen je Zelle.
- Je Import sind höchstens 100 Spalten zugeordnet.
### Spalten zuordnen [#spalten-zuordnen]
Hier entscheidest du, welche Spalte deiner Datei in welches Feld kommt. Mindestens eine Angabe muss zugeordnet sein: **Name**, **Firma** oder **Vorname und Nachname**. Fehlt das, steht „Es fehlt noch Name, Firma oder Vor- und Nachname.“
Oben zeigt eine Zusammenfassung, wie viele Spalten versorgt sind. Dort stehen auch die Knöpfe:
| Knopf | Wirkung |
| --- | --- |
| Automatisch zuordnen | Ordnet Spalten anhand ihrer Überschrift bekannten Feldern zu und schlägt neue Felder vor. |
| Offene als neue Felder anlegen | Legt aus allen noch offenen Spalten mit Inhalt neue Felder an. |
| Neue Felder zurücknehmen | Nimmt die vorgeschlagenen neuen Felder wieder zurück. |
| Zuordnung zurücksetzen | Entfernt alle Zuordnungen und neuen Felder. Die Datei bleibt geladen. |
Die Tabelle darunter listet jede Spalte mit Anzahl der Werte, erkanntem Inhaltstyp und Beispielen. In der Spalte „Wohin damit?“ wählst du ein Zielfeld, „Nicht importieren“ oder legst mit **Neues Feld** ein eigenes Feld an. Filter über der Tabelle: „Offen“, „Zugeordnet“, „Neue Felder“, „Ausgeblendet“ und „Alle“; mit „Spalte suchen“ findest du eine Spalte nach Namen.
Leere Spalten, Duplikate anderer Spalten und typische Systemwerte von Anbietern (Zähler, Zeitstempel, interne Kennungen) sind ausgeblendet und werden nicht importiert. Über den Reiter „Ausgeblendet“ kannst du sie trotzdem als neue Felder anlegen.
**Neue Felder:** Für jede neue Spalte legst du Namen, Inhaltsart und „Gilt für“ fest. Die Inhaltsart erkennt Leadmode aus den Werten (Text, Zahl, Datum und weitere). Unter „Neue Felder gelten für“ wählst du, ob sie nur für dieses Projekt oder für die ganze Organisation gelten. Organisationsfelder legen nur Admins an, Projektfelder auch die Projektleitung. Die Felder entstehen erst, wenn der Import läuft. Passt ein Teil der Werte nicht zum erkannten Typ, weist Leadmode darauf hin und legt das Feld im Zweifel als Text an.
**Herkunft dieser Liste:** Wähle „Kalt“ (selbst recherchiert, gekauft oder importiert und aktiv angerufen), „Warm“ (hat sich gemeldet oder ist bekannt) oder „Website“ (kommt über Formular oder Anzeige herein).
**Unpassende Werte leer lassen:** Ist der Schalter an, bleibt eine Zeile erhalten, auch wenn ein Wert nicht zur Inhaltsart seines eigenen Felds passt. Der Wert bleibt dann leer. Ist er aus, wird die ganze Zeile abgelehnt.
**Telefonnummern validieren:** Ist eine Telefonspalte zugeordnet, kannst du die Nummern vor dem Import über Twilio Lookup prüfen lassen. Nummern ohne Ländervorwahl liest Leadmode als deutsche Nummern. Das Ergebnis erscheint als zusätzliche Spalten in der Datei (zum Beispiel „Telefon gültig“, „Leitungsart“). Optional entfernst du ungültige Nummern. Die Prüfung der Leitungsart ist bei Twilio kostenpflichtig. Das geht nur, wenn die Telefonie eingerichtet ist; sonst steht dort ein Hinweis mit Link in die Einstellungen. Siehe [Telefonie einrichten](/telefonie/einrichten).
### Prüfen [#prüfen]
Klicke auf **Zuordnung prüfen**. Leadmode prüft die ersten 50 Zeilen, ohne etwas zu speichern, und zeigt, wie sie ankommen würden. Gibt es Fehler, siehst du die Zeilen und den Grund (zum Beispiel „Die E-Mail-Adresse ist ungültig“). Passen Werte nicht zum Feldtyp, steht je Spalte, wie viele es sind und ob die Zeilen abgelehnt werden oder der Wert leer bleibt.
Beim eigentlichen Import wird jede Zeile noch einmal geprüft. Fehlerhafte Zeilen werden übersprungen und aufgelistet, die übrigen laufen durch.
### Importieren [#importieren]
Klicke auf **Jetzt importieren**. Eine Fortschrittsleiste zeigt die verarbeiteten Zeilen. Mit **Pausieren** hältst du den Import an. Auch wenn er unterbrochen wird, geht nichts doppelt hinein: Wähle zum Fortsetzen dieselbe Datei mit derselben Zuordnung noch einmal und klicke auf „Jetzt importieren“.
Am Ende steht, wie viele Kontakte neu angelegt wurden, wie viele schon vorhanden waren, wie viele zu prüfen sind und wie viele abgelehnt wurden. „Neuen Import starten“ beginnt von vorn.
## Dubletten prüfen [#dubletten-prüfen]
Leadmode gleicht jede Zeile mit den vorhandenen Kontakten des Projekts ab: über die externe ID der Quelle sowie über E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Namen. Eindeutige Treffer gelten als „schon vorhanden“ und werden nicht neu angelegt. Bestehende Kontakte werden beim Import nicht überschrieben.
Unklare Fälle landen in einer Prüfliste: Die Zeile passt zu mehreren vorhandenen Kontakten, oder E-Mail oder Telefon passen zu einem Kontakt, der Name aber nicht. Du erreichst sie über **Mögliche Dubletten prüfen** nach dem Import oder über **Dubletten prüfen** bei einem früheren Import. Im Fenster „Dubletten prüfen“ siehst du je Zeile links die Daten aus der Datei und rechts die vorhandenen Kandidaten. Entscheide je Zeile:
- **Ist derselbe Kontakt**: Die Zeile wird dem vorhandenen Kontakt zugeordnet. Seine Daten bleiben unverändert, Leadmode führt nichts zusammen.
- **Trotzdem neu anlegen**: Es entsteht ein neuer Kontakt.
- **Verwerfen**: Die Zeile wird nicht übernommen.
Solange eine Zeile nicht entschieden ist, ist sie nicht übernommen.
## Frühere Importe [#frühere-importe]
Unter **Frühere Importe** siehst du die Importe des gewählten Projekts mit Fortschritt und Status „Abgeschlossen“ oder „Unterbrochen“. Dort öffnest du die Dublettenprüfung und lädst über **Ergebnis herunterladen** eine CSV mit Zeilennummer, Status, Grund und Kontakt-ID herunter.
## Kontakte exportieren [#kontakte-exportieren]
Die Kachel **Projekte exportieren** führt durch drei Schritte:
1. **Projekte**: Wähle ein oder mehrere Projekte („Alle“ und „Keins“ helfen bei vielen Projekten).
2. **Inhalte**: Wähle, welche Spalten in die Datei kommen. Sie sind in Gruppen geordnet: Kontakt, Adresse, Erreichbarkeit, Bearbeitung (Phase und nächste Fälligkeit), weitere Stammdaten, Ansprechpartner und Kanäle sowie „Eigene Felder“.
3. **Zeitraum und Format**: Optional grenzt du den Zeitraum nach dem Anlagedatum ein („Angelegt von“ und „Angelegt bis“). Als Format wählst du **Excel** (Tabelle mit fixierter Kopfzeile) oder **CSV** (Textdatei, Trennzeichen Semikolon). Dann klickst du auf **Exportieren**.
Exportiert werden nur Kontakte, die du sehen darfst. Der Dialog „Kontakte exportieren“ lässt sich auch aus der Projektzentrale öffnen.
## Ergebnisexport [#ergebnisexport]
Die Kachel **Ergebnisexport** liefert dokumentierte Ergebnisse eines Projekts, entweder je Aktivität oder als letztes Ergebnis je Firma, für einen Zeitraum („Von“, „Bis“). Du wählst zwischen der Fassung **Intern** und der **Kundenfassung**. Die Kundenfassung enthält keine Mitarbeiternamen und hält Notizen mit internen Inhalten zurück. Mit dem Schalter „Notizen mitnehmen“ nimmst du zulässige Notizen in die Datei auf. Unter der Auswahl siehst du eine Vorschau mit den ersten 100 Zeilen; der Download erfolgt als **Excel** oder **CSV**. Den Ergebnisexport dürfen nur die Projektleitung und Organisationsadmins nutzen. Ein Download ist kein Versand an den Kunden.
## Info-Mail-Liste und Belegexport [#info-mail-liste-und-belegexport]
Die **Info-Mail-Liste** erklärt die Seite [Info-Mail-Liste](/leads/info-mail-liste). Der **Belegexport** (Angebote, Aufträge und Rechnungen als ZIP-Archiv mit Originalen) gehört zu den [Finanzen](/finanzen/rechnungen).
## Grenzen [#grenzen]
- Ein Import hat keinen serverseitigen Dateispeicher: Zum Fortsetzen wählst du die Datei erneut.
- Unbeaufsichtigte Importe im Hintergrund gibt es nicht. Lass das Fenster offen, bis der Import durch ist.
- Aus Spalten wie `primary_contact_*` (Close) entstehen keine Ansprechpartner automatisch. Du kannst sie als Felder übernehmen oder die Spalte „Ansprechpartner“ im JSON-Format der Leadmode-Exporte verwenden.
- Der Export liefert die Felder der Organisation und des gewählten Projekts. Bereits gelöschte Felddefinitionen kommen nicht mehr mit.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Lead-Quellen und Lead-Suche](/leads/lead-quellen)
- [Instantly](/leads/instantly)
- [Kontaktfelder](/einrichtung/kontaktfelder)
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# Info-Mail-Liste
Sehen, wer in einem Projekt eine Info-Mail gewünscht hat und ob sie wirklich versendet wurde.
Du findest die Liste unter **Unternehmen → Import / Export → Info-Mail-Liste**. Sie zeigt je Projekt und Zeitraum alle Kontakte, bei denen ein Info-Mail-Wunsch dokumentiert ist (als Entscheider im Telefonat, als Gatekeeper, der nur per E-Mail Auskunft gibt, oder als Antwort per E-Mail).
Die Liste setzt das Modul CRM voraus und zeigt dir die Projekte, die du sehen darfst. Das Eintragen von Ereignissen („Kunde hat versendet“, „Abbrechen“) braucht Schreibrechte im Projekt. Die Kundenliste ist der Projektleitung vorbehalten.
## Wann gilt eine Info-Mail als versendet? [#wann-gilt-eine-info-mail-als-versendet]
Ein Wunsch ist keine Versandberechtigung. Als **versendet** gilt er nur mit einem **Versandnachweis** zu genau diesem Wunsch:
- eine ausgehende Mail aus einem angebundenen Postfach an den Kontakt, die nach dem Wunsch verschickt wurde (kein Entwurf), oder
- eine belegte Meldung, dass der Kunde selbst versendet hat.
Nicht als Nachweis zählen: das bloße Abhaken der Aufgabe „Info-Mail senden“, Sequenzmails aus Instantly und eingehende Mails. Zum Postfach siehe [Postfach](/e-mail/postfach).
## Liste einstellen [#liste-einstellen]
| Einstellung | Wirkung |
| --- | --- |
| Projekt | Das Projekt, für das die Liste gilt. |
| Von / Bis | Zeitraum nach dem Datum des Wunsches (Berliner Zeit, der Endtag ist eingeschlossen). |
| Ältere offene Wünsche mitnehmen | Nimmt zusätzlich ältere Wünsche auf, die noch nicht versendet sind. |
| Alle / Noch nicht versendet / Versendet | Filter nach Status. |
| Intern / Kundenliste | Die interne Fassung enthält alle Spalten und Aktionen. Die Kundenliste lässt interne Spalten weg. |
Wünsche von Kontakten mit Kontaktsperre fehlen in der Kundenliste; ein Hinweis nennt die Zahl.
## Spalten [#spalten]
Die Liste zeigt unter anderem Kontakt, Firma, Ansprechpartner, Rolle, E-Mail, Telefon, „Wunsch am“, Wunschzeit, Information, „Wunsch über“, Zuständigkeit, den Status der Aufgabe, den **Versandnachweis** („Versendet“ mit Art des Nachweises oder „Kein Nachweis“) und „Versendet am“. Nur in der internen Fassung stehen zusätzlich Kontaktsperre, Versandberechtigung, Empfänger und Beleg.
## Ereignisse eintragen [#ereignisse-eintragen]
In der internen Fassung gibt es pro Zeile zwei Aktionen:
- **Kunde hat versendet**: Du trägst den Versand durch den Kunden mit einem Beleg ein, zum Beispiel einer Mitteilung des Kunden mit Datum. Die Angabe muss mindestens drei Zeichen haben.
- **Abbrechen**: Du brichst den Wunsch mit einer Begründung ab.
## Exportieren [#exportieren]
Mit **Excel** oder **CSV** lädst du die aktuelle Auswahl herunter. Es sind höchstens 5.000 Zeilen.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Import und Export](/leads/import-und-export)
- [Instantly](/leads/instantly)
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# Instantly
Instantly-Kampagnen mit Leads, Verlauf und neuen Antworten in ein Projekt übernehmen und aktuell halten.
Mit der Instantly-Anbindung holst du Leads aus deinen Instantly-Kampagnen in ein Leadmode-Projekt und bekommst neue Antworten als Aufgaben. Der Zugang und der Import sitzen an zwei Stellen: **Einstellungen → Anbindungen → Weitere Anbindungen → Instantly** und **Import / Export → Kontakte importieren → Instantly**.
Den Zugang einrichten und Kampagnen zuordnen dürfen nur Personen mit dem Recht „Lead-Quellen und Integrationen“ (Admins haben es immer). Ohne dieses Recht fehlt „Instantly“ in der Quellenauswahl des Imports. Für den Import selbst brauchst du im Projekt das Recht „Import und Export“ auf Stufe „Importieren“. Voraussetzung ist außerdem das Modul CRM.
## Zugang verbinden [#zugang-verbinden]
1. Erstelle in Instantly unter **Einstellungen → Integrationen** einen API-Schlüssel der Version 2. Er braucht nur Leserechte für E-Mails und Kampagnen.
2. Öffne in Leadmode **Einstellungen → Anbindungen → Weitere Anbindungen** und klicke die Kachel „Instantly“ an.
3. Trage den **API-Schlüssel** ein und klicke auf **Speichern**. Mit **Verbindung testen** prüfst du ihn vorher.
Alternativ trägst du den Schlüssel direkt im Import ein: Wähle dort „Instantly“ und klicke auf **Verbinden und Bestand lesen**. Es ist derselbe Zugang. Der Schlüssel wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt; **Zugang entfernen** löscht ihn und beendet den Abruf neuer Antworten. Bestehende Zuordnungen bleiben erhalten.
In der Übersicht siehst du den Status („Verbunden“) und „Letzter Abruf“ mit Zeit und Ergebnis. Fehler stehen dort im Klartext, etwa wenn Instantly den Schlüssel ablehnt oder die Abrufgrenze erreicht ist.
## Leads importieren [#leads-importieren]
Öffne **Import / Export → Kontakte importieren**, wähle oben das **Projekt** und dann bei „Woher kommen deine Daten?“ den Eintrag **Instantly** (Kennzeichen „Automatisch“).
Leadmode liest den **Bestand**: je Kampagne Leads, Kontaktiert, Antworten, davon automatisch, Interessiert, Unzustellbar und Abgemeldet. Außerdem steht dort, ob eine Kampagne schon Antworten für ein Projekt aktuell hält. Mit **Neu lesen** aktualisierst du die Tabelle. Es wird noch nichts übernommen.
Hake die Kampagnen an, die du übernehmen willst. Der „Trichter der Auswahl“ zeigt Leads, Kontaktiert, Geantwortet und Interessiert. Die Zahlen stammen von Instantly. „Interessiert“ ist die Markierung in Instantly, nicht eine Chance in Leadmode.
Entscheide über die zwei Optionen:
- **Neue Antworten fortlaufend holen** (vorbelegt): Nach dem Import legt Leadmode die Zuordnung Kampagne → Projekt an. Ab dann kommen neue Antworten als Aufgabe „E-Mail beantworten“ ins Projekt.
- **Verlauf und Interesse übernehmen** (vorbelegt): Siehe unten.
Klicke auf **Leads lesen und zuordnen**. Instantly begrenzt die Abrufe, bei vielen Leads dauert das etwas. Lass das Fenster offen. Danach geht es im gewohnten Importassistenten weiter: Zuordnung, Prüfung, Import. Siehe [Import und Export](/leads/import-und-export).
Wählst du mehrere Kampagnen, fasst Leadmode doppelte E-Mail-Adressen zusammen und weist darauf hin.
## Firma und Ansprechpartner [#firma-und-ansprechpartner]
In Instantly ist ein Lead eine Person bei einem Unternehmen. In Leadmode wird daraus:
- das **Unternehmen** als Kontakt (Name und Firma aus dem Firmennamen; fehlt er, dient der Name der Person), und
- die **Person** als Hauptansprechpartner dieses Unternehmens, mit eigenen Kanälen für E-Mail und Telefon.
Der Import füllt dazu die Spalten „Ansprechpartner“ und „Kontaktkanäle“. Als unzustellbar markierte Adressen werden als deaktivierter E-Mail-Kanal angelegt, abgemeldete Adressen als gesperrter E-Mail-Kanal. Der Kontakt bleibt telefonisch bearbeitbar. Bereits vorhandene Kontakte überschreibt der Import nicht.
## Verlauf und Interesse [#verlauf-und-interesse]
Mit der Option „Verlauf und Interesse übernehmen“ schreibt Leadmode nach dem Import je Lead Einträge in den Verlauf des Kontakts. Du kannst das auch später mit **Nur Verlauf nachtragen** erledigen, ohne die Leads neu zu lesen.
- Je kontaktiertem Lead entsteht ein Vermerk mit dem Stand der Sequenz (zum Beispiel „Sequenz beendet“, letzter Schritt und Zeitpunkt, Zahl der Antworten).
- Je eingegangener Antwort entsteht ein Vermerk mit Art, Schritt und Zeit.
- Das Interesse aus Instantly wird in ein Mail-Ergebnis übersetzt: „Interessiert“ wird zu „Interessiert“, „Termin gebucht“ zu „Interessiert – Termin gewünscht“, „Kein Interesse“ zu „Kein Interesse“ (mit dem Hinweis, dass es dort ohne Begründung markiert war) und „Falsche Person“ zu „Falscher Ansprechpartner / weitergeleitet“. Die Wirkung richtet sich nach dem Ergebniskatalog des Projekts. Weitere Zustände wie Abwesenheit, Gewonnen oder Verloren werden nur als Vermerk geschrieben, ohne Rückkehrdatum oder Grund zu erfinden. Eine Chance legen Mail-Ergebnisse nicht an.
- Leads, die im Projekt keinen Kontakt haben, werden übersprungen und gezählt.
Läuft der Verlaufsimport ein zweites Mal, entstehen keine Doppelungen. Das Ergebnis meldet „schon vorhanden“.
## Neue Antworten und Mailtexte [#neue-antworten-und-mailtexte]
Ist eine Kampagne einem Projekt zugeordnet, ruft Leadmode alle 5 Minuten neue Antworten ab. Instantly meldet im kostenlosen Tarif nichts von selbst, deshalb gibt es keinen Webhook. Für jede neue Antwort entsteht eine Aufgabe „E-Mail beantworten“:
- Zuständig ist der Besitzer des Kontakts, sofern er noch im Projekt ist, sonst die Projektleitung.
- Hat der Kontakt schon eine offene Antwort-Aufgabe, bleibt es dabei.
- Gehört die Absenderadresse zu mehreren Kontakten im Projekt, entsteht genau eine Aufgabe am zuletzt bearbeiteten Kontakt.
- Antworten von Adressen, die im Projekt unbekannt sind, und automatische Antworten (Abwesenheit) erzeugen keine Aufgabe.
Der **Mailtext** gehört zum Kontakt: Eingegangene Antworten und gesendete Sequenzmails werden verschlüsselt am Kontakt gespeichert, damit Verlauf und Gespräch vollständig sind. Antworten schreibst du aus Leadmode über das Postfach der Kampagne, damit sie im selben Verlauf bleiben. Siehe [Postfach](/e-mail/postfach).
## Kampagnen zuordnen und lösen [#kampagnen-zuordnen-und-lösen]
Unter **Einstellungen → Anbindungen → Weitere Anbindungen → Instantly** listet der Bereich „Kampagnen“ alle Zuordnungen mit Projekt, Startzeitpunkt und Zählern (Mails, Aufgaben, automatische Antworten, Mails ohne Kontakt). Dort kannst du:
- eine Kampagne ohne Import einem Projekt zuordnen (**Kampagne**, **Projekt**, **Zuordnen**). Es zählen nur Antworten ab dem Zeitpunkt der Zuordnung, ältere werden nicht nachgeholt.
- eine Zuordnung **Entfernen**. Eingehende Mails dieser Kampagne legen danach keine Aufgaben mehr an. Bestehende Aufgaben bleiben.
Eine Kampagne gehört zu höchstens einem Projekt, ein Projekt darf mehrere Kampagnen haben.
## Zusammenspiel mit der Info-Mail-Liste [#zusammenspiel-mit-der-info-mail-liste]
Wenn in einem Projekt ein Info-Mail-Wunsch dokumentiert wird (zum Beispiel „Interessiert – Info-Mail gewünscht“ nach einer Mailantwort), taucht der Wunsch in der [Info-Mail-Liste](/leads/info-mail-liste) auf. Sequenzmails aus Instantly zählen dort nicht als Versandnachweis, nur Mails aus einem angebundenen Postfach oder eine belegte Meldung des Kunden.
## Grenzen [#grenzen]
- Instantly begrenzt die Abrufe. Große Mengen an Leads, Antworten und Verlauf brauchen Zeit.
- Der Abruf neuer Antworten kommt alle 5 Minuten und nicht sofort.
- Die Zahlen im Import (Trichter der Auswahl) stammen von Instantly.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Import und Export](/leads/import-und-export)
- [Info-Mail-Liste](/leads/info-mail-liste)
- [Aufgaben](/projekte-und-kontakte/aufgaben)
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# Landingpages
Landingpages anlegen, mit KI entwerfen, im Editor gestalten, veröffentlichen, unter eigener Adresse zeigen und auswerten.
Eine Landingpage ist eine lange Seite wie eine kleine Website: Kopfzeile, Vorteile, Ablauf, Preise, Fragen, Kontaktformular und Fuß. Anfragen von der Seite landen als Leads in einem Projekt deiner Wahl. Du findest sie im Menü unter **Marketing → Landingpages**.
Du brauchst das Modul CRM. **Anlegen, Bearbeiten, Veröffentlichen und Löschen** darf die Projektleitung des gewählten Projekts und ein Organisationsadmin. Die **Standardangaben** ändern nur Organisationsadmins, alle anderen sehen sie nur. Mit einem Partner-Zugang ist der Bereich nicht freigegeben. Siehe [Rollen und Rechte](/einrichtung/rollen-und-rechte).
Die Seite zeigt jede Landingpage als Kachel mit Vorschau, Status (**Entwurf**, **Online**, **Offline**), Zahl der Leads und gebuchten Termine, Projekt und Adresse. Ein Klick auf die Vorschau öffnet den Editor. Darunter stehen **Verwalten**, **Leads** und **Löschen**. Oben stehen **Auswertung**, **Standardangaben** und **Neu**.
## Standardangaben festlegen [#standardangaben-festlegen]
Öffne zuerst **Standardangaben**. Hier hinterlegst du einmal Marke, Logo, Kurzbeschreibung, rechtlichen Firmennamen, Adresse des Impressums, Adresse der Datenschutzerklärung, Anschrift, E-Mail und Telefon für den Fuß sowie einen Standardstil. Diese Angaben werden in jede **neue** Landingpage und jeden neuen Lead-Fragebogen kopiert. Bereits angelegte Seiten ändern sich nicht. Im Editor übernimmst du sie dort mit „Standardangaben übernehmen“.
Rechtliche Inhalte prüfst du selbst oder lässt sie prüfen. Leadmode prüft sie nicht.
## Landingpage anlegen [#landingpage-anlegen]
Klicke auf **Neu**. Der Assistent bietet zwei Wege.
### Mit KI [#mit-ki]
Das ist der Standard. Auf einer Seite gibst du an:
- **Website (optional)**: Die KI liest Texte und Überschriften deiner Seite. Farben und Bilder übernimmt sie nicht.
- **Was möchtest du erreichen und wen willst du ansprechen?**: mindestens zehn Zeichen.
- **Projekt für die Leads**.
Dann klickst du auf **Mit KI erstellen**. Während die KI arbeitet, siehst du den Entwurf entstehen. Danach öffnet sich der Editor. Die KI schreibt Inhalt und Aufbau als Entwurf. Kennzahlen, Kundenstimmen und Preise erscheinen nur, wenn sie auf deiner Website stehen. Was fehlt, ist als Platzhalter in doppelten geschweiften Klammern markiert, zum Beispiel `{{Preis}}`, und muss vor dem Veröffentlichen ersetzt werden.
Vor dem Start zeigt Leadmode den erwarteten Aufwand und bittet gegebenenfalls um eine ausdrückliche Bestätigung mit einem Haken. In kurzer Zeit sind nur wenige KI-Entwürfe möglich.
### Aus Vorlage [#aus-vorlage]
Klicke auf **Stattdessen Vorlage wählen**. In zwei Schritten gibst du **Name** und **Projekt** an und wählst dann eine Vorlage mit Vorschau. „Leer“ beginnt mit dem Nötigsten. Bei Landingpage-Vorlagen kannst du über einen Link eine Beispielseite ansehen. Mit **Anlegen** öffnet sich der Editor.
Anfragen von der Seite landen im gewählten Projekt.
## Im Editor gestalten [#im-editor-gestalten]
Der Editor hat drei Bereiche: links **Seiten** und **Hinzufügen**, in der Mitte die **Vorschau**, rechts die **Einstellungen**.
- **Seiten:** Die erste Seite ist die Landingpage. Weitere Seiten, zum Beispiel „Danke“, erscheinen, nachdem das Formular abgeschickt wurde. Mit dem Plus-Knopf fügst du eine Seite hinzu; Reihenfolge und Löschen stellst du in den Einstellungen der Seite ein.
- **Hinzufügen:** Klicke auf einen Baustein oder ziehe ihn in die Vorschau. Bausteine einer Landingpage: Kopfzeile, Symbol, Vorteile, Ablauf, Kennzahlen und Preise; dazu Text, Bild, Knopf, Liste, Video, Zähler, Bewertung, Trennlinie, Formular und Abschnitt.
- **Vorschau:** Wähle **Handy** oder **Desktop**. Ein Klick auf ein Element wählt es aus, und rechts erscheinen seine Einstellungen. Bei jedem Baustein kannst du ihn nach oben oder unten schieben, duplizieren oder entfernen. Mit den Pfeilen oben machst du Änderungen **Rückgängig** oder **Wiederholen**.
- **Einstellungen → Seite / Design:** Unter „Design“ legst du Stil, Farben, Schrift, Ecken, Logo und Animationen fest. Leadmode weist auf zu geringen Kontrast hin.
- **Formular:** Es legt den Lead an. Du stellst Beschriftung des Absenden-Knopfs, Anordnung der Felder und die Felder selbst ein. Ohne E-Mail oder Telefon erreicht der Lead niemanden.
- **Links und Knöpfe** können auf die nächste Seite, eine bestimmte Seite, einen Abschnitt dieser Seite (Sprungmarke), einen Lead-Fragebogen oder eine Webadresse zeigen.
- **Bilder:** PNG, JPEG, WebP oder GIF bis 6 MB. Leadmode prüft sie beim Hochladen, verkleinert sie auf höchstens 1600 Pixel Breite und entfernt Metadaten. Hochgeladene Bilder erscheinen unter „Meine Bilder“.
- **Beispieldaten:** Zeigt die Seite ausgedachte Beispieldaten (Firma, Zahlen, Stimmen, Preise), steht dort ein Hinweis. Erst wenn du sie ersetzt hast und „Beispieldaten sind ersetzt“ einschaltest, lässt sich die Seite veröffentlichen.
Oben im Editor steht der Status (**Entwurf** oder **Online**) und gegebenenfalls „Nicht gespeichert“. Mit **Entwurf speichern** sicherst du die Arbeit. Online bleibt dabei die zuletzt veröffentlichte Version unverändert.
### Vorschau und Test [#vorschau-und-test]
Mit **Vorschau und Test** probierst du die Seite aus. Eingaben und Buchungen werden nur geprüft, nichts wird gespeichert. Rechts steht das Testergebnis, ob es geklappt hätte.
## Rechtliches und Veröffentlichen [#rechtliches-und-veröffentlichen]
Über **Rechtliches** (oder automatisch beim Veröffentlichen) öffnet sich „Rechtliches und Auftritt“. Zum Veröffentlichen sind nötig: **Name der Marke**, **Adresse des Impressums** und **Adresse der Datenschutzerklärung** (beide mit `https://`). Optional sind Kurzbeschreibung, rechtlicher Firmenname, Anschrift, E-Mail und Telefon. Anschrift und Kontakt erscheinen nur im Fuß einer Landingpage. Mit **Standardangaben übernehmen** füllst du aus den Standardangaben, mit **Übernehmen und veröffentlichen** geht die Seite sofort online.
Klicke dann auf **Veröffentlichen**. Die Seite bekommt eine Version und ist unter ihrer Adresse erreichbar. Bei einer bereits veröffentlichten Seite heißt der Knopf **Änderungen veröffentlichen**.
In **Verwalten** auf der Kachel findest du:
- die **Adresse** mit Kopieren und Öffnen,
- **Bearbeiten**, **Neu veröffentlichen** und **Offline nehmen** (die Adresse zeigt dann nichts mehr an),
- **Versionen**: jede Veröffentlichung ist eine Version. Mit **Wieder online nehmen** stellst du eine frühere Version wieder her,
- **Löschen**: Die Adresse zeigt danach nichts mehr an, bereits angelegte Leads bleiben im Projekt,
- **Externe Anbindung (Webhook)**: eine Adresse, über die deine KI oder ein anderes System Anfragen für diese Seite einliefert. Siehe [Lead-Webhook](/leads/lead-webhook).
## Eigene Adresse [#eigene-adresse]
Im Editor öffnet **Eigene Domain** ein Fenster. Dort wählst du eine verbundene Website, gibst den **Namen in der Adresse** an (leer lassen für die Startseite) und klickst auf **Verbinden**. Ist noch keine Website verbunden, führt ein Knopf zu **Website & SEO**. Dort richtest du zuerst die Adresse ein. Siehe [Website & SEO](/leads/website-und-seo). Bis die Website verbunden und die Seite veröffentlicht ist, bleibt die Standardadresse der Seite bestehen. **Verbindung lösen** nimmt die Seite wieder von der Adresse.
## Leads und Auswertung [#leads-und-auswertung]
- **Leads** auf der Kachel zeigt, wer sich eingetragen hat (Name, E-Mail, Telefon, Quelle, Zeitpunkt), neueste zuerst. Ein Klick auf den Namen öffnet den Kontakt.
- **Auswertung** zeigt für einen Zeitraum Leads, Leads mit Termin und Abschlüsse je Landingpage und je Quelle (Quelle, Medium, Kampagne aus den UTM-Angaben). Gezählt werden nur Leads, die nach Einführung der Auswertung eingegangen sind. „Mit Termin“ bedeutet, am Kontakt hängt ein nicht abgesagter Termin. „Abschluss“ ist eine gewonnene Chance am Kontakt. Kosten je Lead gibt es erst, wenn Werbekosten erfasst werden.
## Grenzen [#grenzen]
- Einbettungen von Videodiensten sind nicht möglich, nur direkte Videodateien per https.
- Terminbuchung und Fragenlogik gibt es nur im [Lead-Fragebogen](/leads/lead-frageboegen).
- Rechtstexte erstellt und prüft Leadmode nicht.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Lead-Fragebögen](/leads/lead-frageboegen)
- [Website & SEO](/leads/website-und-seo)
- [Lead-Webhook](/leads/lead-webhook)
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# Lead-Fragebögen
Mehrstufige Fragebögen bauen, die Besucher Schritt für Schritt zu Lead und Terminbuchung führen.
Ein Lead-Fragebogen führt Besucher Schritt für Schritt durch eine Seite nach der anderen, jeweils mit einer Frage oder Aufgabe und einem Fortschrittsbalken. Er eignet sich für Terminanfragen, Quiz und Bewerbungen. Du findest ihn im Menü unter **Marketing → Lead-Fragebögen**.
Anlegen, KI-Entwurf, Standardangaben, Rechtliches, Veröffentlichen, Versionen, eigene Adresse, Leads und Auswertung funktionieren genauso wie bei [Landingpages](/leads/landingpages). Lies dort die Schritte nach. Diese Seite beschreibt, was beim Lead-Fragebogen anders ist.
Rechte wie bei Landingpages: Modul CRM, und zum Anlegen, Bearbeiten, Veröffentlichen und Löschen die Projektleitung des Projekts oder ein Organisationsadmin. Mit einem Partner-Zugang ist der Bereich nicht freigegeben.
## Aufbau [#aufbau]
Ein Lead-Fragebogen besteht aus **Seiten**. Jede Seite hat eine **Art**: Startseite, Schritt oder Ergebnis. Links im Editor ordnest du die Seiten an. Für jede Seite legst du fest:
- **Name** der Seite,
- **Art** (Startseite, Schritt, Ergebnis),
- **Danach weiter zu**: standardmäßig die nächste Seite in der Reihenfolge, oder eine bestimmte andere Seite.
Mit dem Schalter **Fortschritt anzeigen** blendest du den Fortschrittsbalken ein oder aus.
## Bausteine [#bausteine]
Zusätzlich zu den Bausteinen der Landingpage (Text, Bild, Knopf, Liste, Video, Zähler, Bewertung, Trennlinie, Abschnitt) gibt es:
- **Frage**: Mit **Antworten** (mindestens zwei, höchstens zehn). Du wählst, ob eine Antwort das Weiterspringen auslöst („Eine Antwort (springt sofort weiter)“) oder ob mehrere möglich sind („Mehrere Antworten“). Jede Antwort kann auf eine eigene nächste Seite zeigen. **Antwort ist Pflicht** macht die Frage verbindlich.
- **Formular**: Es legt den Lead an. Du wählst die Felder (Name, E-Mail, Telefon und weitere, höchstens zehn), markierst Pflichtfelder und legst die Beschriftung des Absenden-Knopfs und einen Hinweis darunter fest. Ohne E-Mail oder Telefon erreicht der Lead niemanden.
- **Terminbuchung**: Siehe unten.
## Regeln [#regeln]
Auf jeder Seite kannst du unter **Regeln** festlegen, wohin es je nach Antworten weitergeht. Eine Regel hat eine oder mehrere **Bedingungen** (Frage und Antwort) und ein Ziel. Du wählst, ob **alle** Bedingungen zutreffen müssen oder **eine** genügt. Die erste zutreffende Regel bestimmt die nächste Seite. Ziele einzelner Antworten gehen vor. Regeln brauchen mindestens eine Frage im Lead-Fragebogen.
## Terminbuchung [#terminbuchung]
Der Baustein **Terminbuchung** bucht einen Termin am Lead. Davor braucht der Lead-Fragebogen ein Formular, denn das legt den Lead an, auf den sich der Termin bezieht. Was der Baustein tut, hängt vom Projekt ab:
- **Buchung im Leadmode-Kalender:** Besucher buchen nur zu freien Zeiten. Du wählst die **Terminart**. Dauer, Puffer und Arbeitszeiten stehen unter **Einstellungen → Standards → Termine**, und die Terminart muss dort auf „Buchbar“ stehen. Die Termine gehen an die dem Lead-Fragebogen zugewiesene Person, sonst verteilen sie sich auf das Team des Projekts. Dem Projekt muss mindestens ein aktiver Vertriebler zugeordnet sein, und der Kalender muss für die Organisation freigeschaltet sein. Sonst lässt sich der Lead-Fragebogen nicht veröffentlichen. Siehe [Termine buchen](/kalender-und-planung/termine-buchen).
- **Buchung im Kalender des Kunden:** Bucht das Projekt im Kalender des Kunden, etwa über Calendly, öffnet sich nach dem Formular dieser Kalender in einem neuen Tab, mit schon eingetragenem Namen und E-Mail-Adresse. Der Lead steht sofort im Projekt. Ob der Besucher dort wirklich bucht, sieht Leadmode nicht. Wähle deshalb unter **Danke-Seite beim Kalender des Kunden** eine Seite, die nicht „Termin eingetragen“ behauptet. Den Kalenderlink pflegst du in der Projektbearbeitung unter „Kalender des Kunden“. In der Auswertung erscheinen geöffnete Kalender getrennt von gebuchten Terminen.
Die **Beschriftung des Knopfs** ändert den Text auf dem Knopf, der den Kalender öffnet oder die gewählte Zeit bucht.
## Verknüpfung mit anderen Fragebögen [#verknüpfung-mit-anderen-fragebögen]
Ein Link oder Knopf im Editor kann auf einen anderen Lead-Fragebogen zeigen. Leadmode weist darauf hin, wenn der Ziel-Fragebogen nicht mehr existiert oder nicht online ist, und bietet an, die Adresse zu übernehmen, wenn sie sich geändert hat.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Landingpages](/leads/landingpages)
- [Lead-Webhook](/leads/lead-webhook)
- [Website & SEO](/leads/website-und-seo)
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# Lead-Quellen und Lead-Suche
Anbieter wie Google Places, Apollo und Hunter verbinden und damit neue Leads recherchieren und in ein Projekt übernehmen.
Mit einer Lead-Quelle recherchierst du neue Unternehmen oder Ansprechpartner direkt in Leadmode und übernimmst das Ergebnis in den normalen Import. Der Zugang wird einmal von einem Admin eingerichtet, die Suche starten danach alle, die in dem Projekt importieren dürfen.
**Zugang einrichten** brauchst du das Recht „Lead-Quellen und Integrationen“ (Admins haben es immer) und das Modul CRM. **Suchen** darfst du in jedem Projekt, in dem du das Recht „Import und Export“ auf Stufe „Importieren“ hast. Siehe [Rollen und Rechte](/einrichtung/rollen-und-rechte).
## Anbieter [#anbieter]
| Anbieter | Findet |
| --- | --- |
| Google Places | Lokale Betriebe nach Branche, Suchbegriff und Ort mit Adresse, Telefon, Website und Bewertung |
| Apollo | Unternehmen oder Ansprechpartner nach Stichwort, Ort, Größe und mehr |
| Hunter | E-Mail-Kontakte zu Firmen-Domains oder Firmennamen |
Die Anbieter berechnen ihre Abrufe nach ihren eigenen Tarifen. Leadmode zeigt die Kosten und Grenzen je Anbieter in der Einstellung an, bevor du suchst.
## Zugang einrichten [#zugang-einrichten]
Gehe zu **Einstellungen → Anbindungen → Lead-Quellen**.
Wähle bei „Lead-Quelle“ den Anbieter. Verbundene Anbieter sind mit „verbunden“ markiert.
Klicke bei „Anleitung“ auf den Hilfetext. Er führt dich Schritt für Schritt zum API-Schlüssel beim Anbieter.
Trage den **API-Schlüssel** ein und klicke auf **Speichern**. Der Schlüssel wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt. Bei einem gespeicherten Zugang lässt du das Feld leer, wenn der Schlüssel bleiben soll.
Klicke auf **Verbindung testen**. Der Test nutzt einen Abruf, der nach Angabe der Anbieter nichts kostet, und speichert nichts. Du siehst „Verbindung erfolgreich“ oder „Verbindung fehlgeschlagen“ mit einer Erklärung.
Mit **Zugang entfernen** löschst du den Schlüssel aus der Organisation. Dein Konto beim Anbieter bleibt bestehen.
Wichtig zu den Schlüsseln:
- **Google Places:** Du brauchst ein Google-Cloud-Projekt mit Abrechnung und aktivierter „Places API (New)“. Die alte „Places API“ reicht nicht.
- **Apollo:** Der Schlüssel muss als „Master key“ angelegt sein. Ohne Master-Key lehnt Apollo die Abfragen ab.
- **Hunter:** Der Schlüssel steht in Hunter im Profilmenü unter „API“.
## Leads recherchieren [#leads-recherchieren]
Gehe zu **Import / Export → Leads recherchieren**. Wähle oben ein Projekt. Ist noch keine Quelle verbunden, führt ein Link zu den Einstellungen.
Wähle die **Lead-Quelle**. Die Eingabefelder passen sich dem Anbieter an.
Fülle die Felder aus. Pflichtfelder sind mit * markiert (bei Google Places die Orte). Unter **Weitere Filter** klappst du zusätzliche Filter auf, gruppiert nach Abschnitt. Die Zahl neben „Weitere Filter“ zeigt, wie viele aktiv sind, und mit „Weitere Filter zurücksetzen“ leerst du sie.
Lies den Hinweis zu Kosten unter den Filtern und klicke auf **Suche starten**. Die Suche läuft Schritt für Schritt, solange das Fenster offen ist. Mit **Abbrechen** hältst du sie an.
Das Ergebnis erscheint unter **Suchergebnisse** als Karte mit Zeilen, befüllten Spalten, Dauer und gegebenenfalls den Kosten beim Anbieter. Was du damit tun kannst:
- **Zur Zuordnung übernehmen**: Die Zeilen gehen in den Importassistenten (Schritt „Zuordnen“). Von dort läuft alles wie bei einer Datei, mit Prüfung und Dublettenabgleich. Siehe [Import und Export](/leads/import-und-export).
- **CSV herunterladen**: Du bekommst die Treffer als Datei.
- **Fortsetzen** oder **Erneut versuchen**: Eine unterbrochene Suche setzt du fort. Die bisher gefundenen Zeilen bleiben erhalten.
- **Löschen**: Entfernt das Suchergebnis.
Suchergebnisse werden nur zeitweise gespeichert. Auf der Karte steht „Gespeichert bis“ mit dem Datum, danach löscht Leadmode das Ergebnis automatisch. Nimm deshalb übernommene Leads zeitnah in den Import.
## Was die Anbieter bieten [#was-die-anbieter-bieten]
**Google Places** sucht nach festen Branchen (mehrfach wählbar), zusätzlichen Suchbegriffen und Orten (Stadt, Region oder Postleitzahl, mehrere mit Komma). Weitere Filter: nur genau diese Branchen, Mindestbewertung, Mindestanzahl Bewertungen, nur Betriebe mit Website oder Telefonnummer, jetzt geöffnet, Preisniveau. Insgesamt sind höchstens 1.000 Treffer möglich, je Kombination aus Branche und Ort liefert Google höchstens 60.
**Apollo** sucht nach „Unternehmen“ oder „Ansprechpartner“. Es gibt höchstens 500 Treffer je Suche. Die Unternehmenssuche liefert Name, Telefon, Website und LinkedIn, aber keine Adresse und keine Branche. Die Personensuche ist kostenlos, liefert aber ohne Freischaltung keine E-Mail-Adressen und nur gekürzte Nachnamen. Mit **E-Mail-Adressen freischalten** und einer Obergrenze schaltest du E-Mails frei; das kostet bei Apollo. Im Gratis-Tarif von Apollo sind unter anderem Umsatz, Technologien, Stellenangebote und Finanzierung gesperrt. Solche Filter tragen die Markierung „Bezahlter Tarif“.
**Hunter** sucht über eine oder mehrere Domains (je Zeile) oder über Firmennamen, höchstens 100. Du filterst nach Art der Adressen (persönlich, allgemein oder alle), Ebene und Abteilungen und begrenzt die Kontakte je Domain. Optionen wie „Nur geprüfte Adressen“, Mindest-Vertrauenswert, „Nur mit Namen“ oder „Nur mit Position“ filtern nach dem Abruf.
## Grenzen [#grenzen]
- Die Kosten entstehen beim Anbieter, nicht in Leadmode. Prüfe den Tarif dort.
- Läuft das Kontingent beim Anbieter aus, bricht die Suche ab und behält die bisherigen Treffer.
- Eine Suche läuft nur, solange das Fenster geöffnet ist; ein Abbruch lässt sich fortsetzen.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Import und Export](/leads/import-und-export)
- [Instantly](/leads/instantly)
- [Lead-Webhook](/leads/lead-webhook)
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# Lead-Webhook
Eine Webhook-Adresse anlegen, über die Formulare, Anzeigen oder Automatisierungen Anfragen als Leads in ein Projekt schicken.
Mit dem Lead-Webhook schickt ein anderes System neue Anfragen an Leadmode, zum Beispiel ein Website-Formular, eine Meta- oder Google-Anzeige oder ein Ablauf in Make, Zapier oder n8n. Daraus wird im gewählten Projekt ein Lead samt Aufgabe „Neuer Lead – anrufen“. Diese Seite beschreibt die Bedienung. Technische Einzelheiten zu Format, Antworten und Fehlern stehen unter [Webhooks](/schnittstellen/webhooks).
Du findest die Verwaltung unter **Einstellungen → Anbindungen → Weitere Anbindungen → Webhooks**. Die Kachel **Allgemeiner Lead-Eingang** führt zu „Lead-Eingang (Webhook)“.
Du brauchst das Modul CRM und Zugriff auf „Weitere Anbindungen“, also das Recht „Lead-Quellen und Integrationen“ (Admins haben es immer). Siehe [Rollen und Rechte](/einrichtung/rollen-und-rechte).
## Adresse anlegen [#adresse-anlegen]
Klicke auf **Erste Adresse anlegen** (später **Weitere Adresse anlegen**).
Vergib einen **Namen**, zum Beispiel „Landingpage Herbst“, und wähle das **Projekt, in dem die Leads landen**.
Wähle die **Quelle**: Website-Formular, Meta Ads (Facebook, Instagram), Google Ads, LinkedIn, Webinar, Empfehlung, Warme Anfrage oder Sonstige. Die **Herkunftsklasse** (Kalt, Warm, Website) stellt sich passend dazu ein, du kannst sie ändern.
Klicke auf **Anlegen**.
Die Karte der Adresse zeigt Projekt, Quelle, Herkunft, die Zahl der Eingänge und den Zeitpunkt des letzten Eingangs.
## Adresse und Geheimnis [#adresse-und-geheimnis]
Das Feld **Webhook-Adresse (POST)** enthält die vollständige Adresse, die dein anderes System aufruft. Sie enthält ein **geheimes Token**: Wer die Adresse kennt, kann Leads einliefern. Gib sie nur an Systeme weiter, die Leads senden sollen. Mit **Kopieren** übernimmst du sie in die Zwischenablage.
- **Neue Adresse erzeugen** ersetzt das Token. Die bisherige Adresse funktioniert sofort nicht mehr. Trage die neue in allen angebundenen Systemen ein.
- Der Schalter **Aktiv / Pausiert** hält die Adresse an, ohne sie zu löschen. Ein Testlead lässt sich nur bei aktiver Adresse senden.
- **Löschen** entfernt die Adresse. Systeme, die weiter senden, erhalten dann einen Fehler. Bereits angelegte Leads bleiben.
## Anleitung zum Einrichten [#anleitung-zum-einrichten]
Unter der Adresse hilft dir ein Block mit drei Reitern: **Make · Zapier · n8n**, **Website-Formular** und **cURL**. Jeder zeigt ein fertiges Beispiel mit deiner Adresse, das du mit „Anleitung kopieren“ übernimmst. Mit **Anleitung für KI kopieren** erzeugst du einen fertigen Text mit Adresse, Feldern, Beispiel und Antworten, den du deiner KI oder deinem Automatisierungswerkzeug gibst.
Gesendet werden darf JSON oder ein normales Formular. Gängige Feldnamen wie Name, Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Firma, Nachricht und utm_* erkennt Leadmode selbst. Das Format von Meta Lead Ads versteht es ebenfalls. **E-Mail oder Telefon ist Pflicht**, sonst wird die Anfrage abgelehnt.
## Testen [#testen]
Klicke auf **Testlead senden**. Leadmode legt einen Testlead im Projekt an. Du findest ihn dort unter „Testlead Webhook“. Unter **Letzte Eingänge** siehst du die letzten Anfragen mit Zeitpunkt, den erkannten Kontaktdaten und einem Ergebnis:
| Ergebnis | Bedeutung |
| --- | --- |
| Neuer Lead | Es wurde ein Kontakt samt Aufgabe angelegt. |
| Erneute Anfrage | Eine bekannte Person hat sich noch einmal gemeldet. |
| Erneute Anfrage (Aufgabe schon offen) | Wie oben, die Aufgabe war schon offen. |
| Abgelehnt | Die Anfrage wurde nicht übernommen. Der Grund steht darunter. |
Dieselbe Anfrage zweimal zu senden ergibt keinen zweiten Lead.
## Felder zuordnen [#felder-zuordnen]
Erkennt Leadmode ein Feld nicht, steht es unter **Felder ohne Zuordnung im letzten Eingang**. Wähle bei jedem Feld ein Ziel oder „Nicht verwenden“. Mögliche Ziele sind Name, Vorname, Nachname, Firma, E-Mail, Telefon, Position, Website, Straße, PLZ, Ort, Nachricht, „Eigene Lead-ID“ und die UTM-Angaben. Die Zuordnung gilt für alle künftigen Eingänge dieser Adresse.
## Webhook für eine Landingpage oder einen Lead-Fragebogen [#webhook-für-eine-landingpage-oder-einen-lead-fragebogen]
Für jede [Landingpage](/leads/landingpages) und jeden [Lead-Fragebogen](/leads/lead-frageboegen) gibt es eine eigene Adresse. Sie legst du entweder in der Übersicht der Webhooks (kurz „Anlegen“ in der Liste des Bereichs) oder bei der Seite unter **Verwalten → Externe Anbindung (Webhook)** an. Antworten darüber landen wie Antworten der Seite als Lead im Projekt und zählen in der Auswertung der Seite. Die KI-Anleitung enthält in diesem Fall auch die Fragen.
## Grenzen [#grenzen]
- Jede Adresse gehört zu genau einem Projekt.
- Ohne E-Mail-Adresse und ohne Telefonnummer wird keine Anfrage angenommen.
- Wer die Adresse kennt, kann Leads einliefern. Erneuere sie, wenn sie ungewollt weitergegeben wurde.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Webhooks (technische Beschreibung)](/schnittstellen/webhooks)
- [Landingpages](/leads/landingpages)
- [Import und Export](/leads/import-und-export)
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# Website & SEO
Eine eigene Adresse für Landingpages und Lead-Fragebögen einrichten, per DNS-Eintrag verbinden und Seiten daran hängen.
Hier verbindest du eine eigene Adresse (zum Beispiel `termin.meine-firma.de`) mit Leadmode. Deine Landingpages und Lead-Fragebögen erscheinen dann unter dieser Adresse statt unter der Standardadresse. Du findest die Seite im Menü unter **Marketing → Website & SEO**.
Du brauchst das Modul CRM. Eine **Website hinzufügen oder entfernen** dürfen nur Organisationsadmins. Seiten anhängen und lösen darf die Projektleitung des Projekts der Seite (und ein Organisationsadmin). Alle anderen sehen die Seite. Mit einem Partner-Zugang ist der Bereich nicht freigegeben. Siehe [Rollen und Rechte](/einrichtung/rollen-und-rechte).
Diese Seite verwaltet Adressen. Einstellungen für Suchmaschinen wie Titel oder Beschreibung einer Seite gibt es hier nicht.
## Website verbinden [#website-verbinden]
Beim ersten Besuch steht „Verbinde deine Website“. Trage bei **Adresse deiner Website** die Adresse ein, zum Beispiel `termin.meine-firma.de`, und klicke auf **Verbinden**. Später fügst du weitere über **Website hinzufügen** an.
Die Website erscheint mit dem Status **Wartet auf Verbindung** und einer Anleitung für den DNS-Eintrag beim Anbieter deiner Domain.
Lege bei deinem Domain-Anbieter einen Eintrag vom Typ **CNAME** an. **Name** und **Ziel** zeigt Leadmode dir mit Kopieren-Knöpfen an. Wähle bei „Wo liegt deine Domain?“ deinen Anbieter (IONOS, Strato, GoDaddy, All-Inkl, Cloudflare, Namecheap, Hostinger, Hetzner oder „Anderer Anbieter“), dann erscheint eine Schritt-für-Schritt-Anleitung. Die Bezeichnungen beim Anbieter können leicht abweichen.
Klicke auf **Verbindung prüfen**. Sobald der Eintrag gefunden wird, steht der Status auf **Verbunden**. DNS-Änderungen brauchen manchmal etwas Zeit. Prüfe dann später erneut. Steht unter der Anleitung ein Hinweis, sagt er, was Leadmode gefunden hat.
Wir empfehlen eine Unteradresse wie `termin.meine-firma.de`. Deine bestehende Website bleibt dadurch unverändert. Nicht jeder Anbieter erlaubt den Eintrag auf der Hauptadresse selbst.
Typische Stolperstellen: Als Name gehört nur der Teil vor deiner Domain in den Eintrag (zum Beispiel `termin`, nicht `termin.meine-firma.de`), und das Ziel schreibst du ohne `https://` und ohne Schrägstrich.
## Seiten an die Website hängen [#seiten-an-die-website-hängen]
Auf der Karte der Website listet „Seiten auf dieser Website“ alle verbundenen Seiten mit Adresse. Es gibt zwei Wege:
- **Seite verbinden** auf der Karte: Wähle eine Landingpage oder einen Lead-Fragebogen und den **Namen in der Adresse**. Leer lassen bedeutet, die Seite liegt auf der Startseite der Adresse. Ist diese schon belegt, schlägt Leadmode den Namen der Seite vor.
- **Eigene Domain** im Editor einer Landingpage oder eines Lead-Fragebogens: Dort wählst du die Website und den Namen in der Adresse und klickst auf **Verbinden**. Siehe [Landingpages](/leads/landingpages).
Eine Seite ist unter der Adresse erreichbar, sobald die Website verbunden und die Seite veröffentlicht ist. Mit dem Lösen-Symbol bei einer Seite hängst du sie wieder ab. Sie bleibt dann unter ihrer Standardadresse online.
Eine Website entfernst du mit dem Papierkorb-Symbol. Verbundene Seiten bleiben bestehen und sind danach unter ihrer Standardadresse erreichbar.
## Grenzen [#grenzen]
- Das Zertifikat für `https://` entsteht, sobald der DNS-Eintrag erkannt wurde.
- Die Anleitungen der Domain-Anbieter sind sinngemäß beschrieben. Die Oberflächen der Anbieter können abweichen.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Landingpages](/leads/landingpages)
- [Lead-Fragebögen](/leads/lead-frageboegen)
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# Arbeitslisten
Mit der Arbeitsliste Kontakt für Kontakt abarbeiten: fällige Leads, Phasen, Zähler und der Weg zum nächsten Lead.
Die **Arbeitsliste** ist die Warteschlange deiner nächsten Kontakte in einem Projekt. Sie folgt dem Vertriebsablauf des Projekts und zeigt links, wie viele Kontakte in welcher Phase und welchem Status stehen und wie viele davon jetzt dran sind.
Du öffnest sie auf drei Wegen:
- Seitenleiste → **CRM-Pipelines** aufklappen → ein Projekt wählen.
- Projektseite → **Arbeitsliste** oder **Kontakte bearbeiten**.
- Auf der Projektseite in der Übersicht auf eine Zahl im Block **Arbeit** (Fällige Leads, Neu, In Bearbeitung, Alle Leads) oder auf einen Kontakt unter **Nächste Leads** klicken.
Du siehst und bearbeitest Kontakte eines Projekts mit mindestens der Stufe „Ansehen“ im Bereich „Kontakte und Arbeitsliste“. Zum Dokumentieren brauchst du „Bearbeiten“.
## Aufbau der Arbeitsansicht [#aufbau-der-arbeitsansicht]
Die Ansicht hat drei Spalten: links die **Arbeitsliste**, in der Mitte die Kontaktliste, rechts die Kontaktkarte. Auf schmalen Fenstern ist die Arbeitsliste eingeklappt. Dann zeigt die Kopfzeile der Kontaktliste den Namen der gewählten Liste. Mit **Arbeitslisten einblenden** öffnest du die Liste wieder und mit **Arbeitslisten einklappen** (Symbol oben in der Arbeitsliste) schließt du sie. Deine Wahl bleibt je Projekt erhalten.
## Die Listen [#die-listen]
| Liste | Was sie zeigt |
| --- | --- |
| **Alle fälligen Leads** | Die Arbeit, die jetzt anrufbar ist. |
| **Gesamte Leads** | Der ganze Bestand des Projekts. |
| **Eine Phase** (zum Beispiel Neu, Kontaktierung) | Die Phasen kommen aus dem Vertriebsablauf des Projekts. Klappe eine Phase auf. **Alle** zeigt alle Kontakte der Phase, darunter steht jeder Status (Unterphase) mit seiner Zahl. |
| **N× nicht erreicht** | Unter Status wie „Nicht erreicht“ siehst du zusätzlich die Versuche: „1× nicht erreicht“, „2× nicht erreicht“ und so weiter. |
Neben jeder Zahl steht in Gelb, wie viele dieser Kontakte schon fällig sind. Die Zahlen aktualisieren sich von selbst, wenn sich im Projekt etwas ändert.
### Wann ein Lead „fällig“ ist [#wann-ein-lead-fällig-ist]
Ein Kontakt steht in **Alle fälligen Leads**, wenn alle Punkte zutreffen:
- Er steht nicht in den Phasen „Gewonnen“ oder „Verloren“. Abgeschlossene Kontakte, auch Registrierte, sind nie fällig.
- Er ist nicht gesperrt, seine Telefonnummern sind nicht gesperrt und die Kontaktfolge ist nicht pausiert.
- Seine Fälligkeit ist erreicht oder er hat noch keine.
- Er hat keine Zuständigkeit oder ist dir zugewiesen.
- Er hat mindestens einen nutzbaren Telefonkanal.
- Das Zeitfenster für Kontakte (Einstellung der Kontaktfolge des Projekts) ist offen.
Vereinbarte Rückrufe stehen vorn, danach folgen die Leads nach Fälligkeit. In den übrigen Listen sortiert Leadmode nach der nächsten Fälligkeit.
Hat das Projekt in der Kontaktfolge die Einstellung „Erst nach den E-Mails anrufen“, fehlen Leads in **Alle fälligen Leads**, die die eingestellte Mailstufe noch nicht erreicht haben, außer vereinbarten Rückrufen.
## Filtern [#filtern]
Über der Kontaktliste grenzt **Zuständigkeit filtern** die Liste und die Zähler ein: **Alle**, **Meine** oder **Ohne Zuständigkeit**. **Herkunft filtern** zeigt nur Kalt, Warm oder Website. Mit **Kontakte suchen** durchsuchst du die gewählte Liste. Zur Suche siehe [Kontakte](/projekte-und-kontakte/kontakte#suche).
## Kontakt für Kontakt arbeiten [#kontakt-für-kontakt-arbeiten]
Wähle **Alle fälligen Leads** und klicke den ersten Kontakt an.
Rufe an, schreibe eine E-Mail oder buche einen Termin, siehe [Anrufen](/telefonie/anrufen) und [Postfach](/e-mail/postfach).
Klicke auf **Dokumentieren**, wähle das Ergebnis und klicke auf **Speichern und nächster Lead**. Bei Ergebnissen wie „Nicht erreicht“ geht es mit den Knöpfen unter **Sofort speichern** mit einem Klick. Siehe [Kontakt dokumentieren](/projekte-und-kontakte/kontakt-dokumentieren).
Leadmode öffnet den nächsten Kontakt **derselben Liste**. Gibt es keinen mehr, steht dort „Keine weiteren fälligen Kontakte.“
Mit den Pfeilen **Vorheriger Kontakt** und **Nächster Kontakt** gehst du in der Reihenfolge der Liste vor und zurück. Wer Anrufe ganz ohne Klicks aneinanderreihen will, nutzt den [Power Dialer](/telefonie/power-dialer). Er wählt den nächsten Lead selbst.
## Nächste Leads auf der Projektseite [#nächste-leads-auf-der-projektseite]
In der **Übersicht** der Projektseite zeigt der Block **Nächste Leads** die nächsten sechs anrufbaren Kontakte mit Firma, Phase und Fälligkeit („Fällig“, ein Zeitpunkt oder „Jederzeit“). Ein Klick öffnet den Kontakt in der Arbeitsansicht. Ist gerade nichts fällig, steht dort ein Hinweis, neue Leads zu importieren oder später wiederzukommen, siehe [Import und Export](/leads/import-und-export).
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Kontakt dokumentieren](/projekte-und-kontakte/kontakt-dokumentieren)
- [Power Dialer](/telefonie/power-dialer)
- [Vertriebsablauf](/einrichtung/vertriebsablauf)
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# Aufgaben
Aufgaben und Wiedervorlagen am Kontakt anlegen und in der Inbox als Liste oder Board verwalten.
Eine Aufgabe ist ein Vorhaben mit Frist, etwa ein Rückruf, eine Mail oder eine Datenprüfung. Sie gehört zu einem Projekt, oft zu einem Kontakt. Ergebnisse wie „Rückruf vereinbart“ legen Aufgaben von selbst an. Du kannst sie aber auch von Hand anlegen. Alle Aufgaben siehst du in der Seitenleiste unter **Übersicht → Inbox**.
Aufgaben am Kontakt anlegen brauchen die Stufe „Bearbeiten“ im Projektbereich „Kontakte und Arbeitsliste“. Eine Aufgabe einer anderen Person zuweisen oder ändern darf die Projektleitung (Stufe „Leiten“). Sonst bearbeitest und erledigst du nur deine eigenen. Aufgaben und Listen anderer Mitarbeitender siehst du mit dem Recht „Auswertungen des Teams“ (Ansehen).
## Eine Aufgabe am Kontakt anlegen [#eine-aufgabe-am-kontakt-anlegen]
Öffne den Kontakt in der Arbeitsansicht, Reiter **Bearbeitung**, Block **Aufgaben und Wiedervorlagen**.
Klicke auf **Neue Aufgabe**.
Fülle das Formular aus (Tabelle unten) und klicke auf **Aufgabe anlegen**.
| Feld | Bedeutung |
| --- | --- |
| Ansprechpartner | „Firma / gesamter Kontakt“ oder eine bestimmte Person. |
| Aufgabe | Titel, Pflicht. |
| Beschreibung | Freitext, lässt sich auch einsprechen. |
| Fällig | Datum und Uhrzeit. Vorbelegt ist in einer Stunde. |
| Art | Aufgabe, Anruf, E-Mail, Termin, Wiedervorlage, Daten prüfen oder Sonstiges. |
| Priorität | Niedrig, Normal, Hoch oder Dringend. |
| Zuständig | Nur für die Projektleitung sichtbar. Sonst bist du selbst zuständig. |
Die nächste offene Aufgabe zeigt Leadmode oben auf der Karte als **Fällig:**. Dort änderst du auch direkt die Wiedervorlage. Links auf der Karte stehen die offenen Aufgaben mit einem Häkchen zum Erledigen. Überfällige sind rot markiert.
## Aufgaben bearbeiten und abschließen [#aufgaben-bearbeiten-und-abschließen]
In der Aufgabenliste am Kontakt hat jede Aufgabe einen Kreis zum **Erledigen**. Ein erneuter Klick öffnet sie wieder. Weitere Knöpfe:
- **Aufgabe bearbeiten** (Stift) öffnet das Formular.
- **Starten** setzt die Aufgabe auf „In Arbeit“, **Offen** setzt sie zurück.
- **Absagen** sagt die Aufgabe nach einer Rückfrage ab. Sie bleibt im Verlauf des Kontakts. Mit dem Pfeil **Aufgabe wieder öffnen** holst du sie zurück.
Der Status einer Aufgabe ist Offen, In Arbeit, Erledigt oder Abgesagt. Aufgaben, die aus einem Kalendertermin entstanden sind, lassen sich nur dort ändern: Der Knopf **Termin öffnen** führt in den Kalender.
## Die Inbox [#die-inbox]
Die Inbox hat zwei Ansichten, die du oben wählst: **Fälligkeit** und **Listen**.
### Ansicht „Fälligkeit“ [#ansicht-fälligkeit]
Die Ansicht „Meine Aufgaben“ zeigt deine Aufgaben nach Frist, mit einem Countdown. Darüber filterst du:
| Filter | Werte |
| --- | --- |
| Aufgabenfilter | Offene Aufgaben, Alle Aufgaben, Fällig, Geplant, Erledigt, Abgesagt |
| Aufgabenart filtern | Alle Arten oder eine der sieben Arten |
| Projektfilter | Alle Projekte oder ein Projekt |
| Mitarbeiter filtern | Meine Aufgaben oder eine andere Person (nur mit dem Recht „Auswertungen des Teams“) |
Ein Klick auf „Projekt · Kontakt“ unter einer Aufgabe öffnet den Kontakt. **Weitere Aufgaben** lädt mehr nach.
### Ansicht „Listen“ [#ansicht-listen]
Die Listenansicht ist ein Board wie bei Google Tasks. Jede Liste ist eine Spalte.
- **Aufgabe hinzufügen** legt in einer Liste schnell eine Aufgabe an: Titel eintippen, optional **Heute**, **Morgen** oder **Datum und Uhrzeit** wählen, **Hinzufügen**.
- Die Standardliste eines Projekts trägt den Untertitel „Aufgaben aus Anrufen und Terminen“. Sie sammelt, was bei Anrufen und Terminen entsteht. Außerdem gibt es **persönliche** Listen („Nur für mich“), **Projektlisten** und, mit dem Recht „Auswertungen des Teams“, **Mitarbeiterspalten** mit allen Aufgaben einer Person über alle Projekte.
- **Neue Liste erstellen** legt eine Liste an. Du wählst unter **Gehört zu** „Nur für mich (persönlich)“, ein Projekt oder „Mitarbeiter“.
- Ziehe Aufgaben mit der Maus in eine andere Liste oder an eine andere Stelle. Alternativ wählst du im Menü der Aufgabe **In Liste verschieben**.
- Der Stern **Markiert** hebt Aufgaben hervor. Links filterst du mit **Markiert**.
- In der linken Leiste wählst du **Alle Aufgaben**, **Projekte**, **Persönlich** oder **Mitarbeiter** und blendest unter **Listen** einzelne Spalten ein oder aus. **Filter hinzufügen** speichert einen eigenen Filter nach Projekt, Priorität, Frist oder markierten Aufgaben.
- Das Menü einer Liste bietet **Sortieren nach** (Meine Reihenfolge, Frist, Zuletzt markiert, Titel), **Nach links verschieben**, **Nach rechts verschieben**, **Umbenennen**, **Alle erledigten Aufgaben löschen** und **Liste löschen**. Erledigte Aufgaben klappst du unter **Erledigt** auf.
Aufgaben ohne Kontakt (aus dem Board) löschst du über das Menü mit **Löschen**. Aufgaben an einem Kontakt sagst du ab.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Kontakt dokumentieren](/projekte-und-kontakte/kontakt-dokumentieren)
- [Kalender](/kalender-und-planung/kalender)
- [Oberfläche im Überblick](/start/oberflaeche)
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# Dateien und Ablage
Dateien am Kontakt und im Projekt hochladen, in Ordnern ordnen, ansehen und verschieben; Standardordner und Vorlagen.
Leadmode hat zwei Ablagen für Dateien: eine **am Kontakt** und eine **am Projekt**. Beide funktionieren gleich. Die Projektablage hat zusätzlich Unterordner.
- Kontakt: Kontaktkarte → Reiter **Dateien**.
- Projekt: Projektseite → Reiter **Dateien**, siehe [Projekte](/projekte-und-kontakte/projekte#die-projektseite).
**Lesen** (öffnen, herunterladen) darfst du mit der Stufe „Ansehen“ im Bereich „Dateien“ (Projektablage) beziehungsweise „Kontakte und Arbeitsliste“ (Kontaktablage). **Hochladen, verschieben, löschen und Ordner verwalten** brauchen „Bearbeiten“. Mehr unter [Team und Kontingent](/projekte-und-kontakte/projekt-team-und-kontingent).
## Eine Datei hochladen [#eine-datei-hochladen]
Öffne den Reiter **Dateien** am Kontakt oder Projekt.
Klicke auf **Datei hochladen** und wähle die Datei. Alternativ ziehst du Dateien vom Rechner in den Bereich. Zieh sie auf einen Ordner, landen sie dort.
Um direkt in einen Ordner hochzuladen, klicke am Ordner auf das Plus **Datei in „Ordnername“ hochladen**.
Eine Datei darf höchstens 10 MB groß sein. Erlaubt sind PDF, Textformate (TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML), Bilder (PNG, JPG, WebP) und Büroformate (DOCX, XLSX, PPTX, ODT, ODS, ODP).
Am Kontakt kannst du über **Zuordnung** eine Datei einem bestimmten Ansprechpartner zuordnen und danach filtern. „Firma / alle Ansprechpartner“ zeigt alles.
## Mit Dateien arbeiten [#mit-dateien-arbeiten]
Jede Datei zeigt ihre Größe und vier Knöpfe:
| Knopf | Wirkung |
| --- | --- |
| Öffnen (Auge) | Zeigt das Dokument in einer Vorschau an. |
| Herunterladen | Lädt die Datei auf deinen Rechner. |
| Verschieben | Öffnet „Datei verschieben“. Wähle den **Zielordner** („Ohne Ordner“ oder einen Ordner) und klicke auf **Verschieben**. Du kannst die Datei auch per Maus auf einen Ordner ziehen. |
| Löschen | Löscht die Datei nach einer Rückfrage. |
## Ordner verwalten [#ordner-verwalten]
Klicke auf **Ordner für diesen Kontakt verwalten** (am Kontakt) oder **Ordner verwalten** (am Projekt).
Gib einen **Ordnernamen** ein (bis 120 Zeichen).
Am Projekt wählst du bei **Übergeordneter Ordner** die Ebene: „Oberste Ebene“ oder einen bestehenden Ordner. Es gibt bis zu vier Ebenen. Am Kontakt sind die Ordner flach.
Klicke auf **Erstellen**.
Mit dem Stift benennst du einen Ordner um, mit dem Papierkorb löschst du ihn. Beim Löschen verschwinden auch seine Unterordner, die **Dateien bleiben erhalten** und liegen danach ohne Ordner. Neben jedem Ordner steht die Zahl seiner Dateien.
## Standardordner [#standardordner]
Damit nicht jedes Projekt und jeder Kontakt von vorn beginnt, legt deine Organisation Standardordner fest unter **Einstellungen → Vertrieb → Standards**, siehe [Standards](/einrichtung/standards):
- **Standardordner für Kontakte:** gelten für alle Kontakte.
- **Standardordner für Projekte:** jedes Projekt erhält sie beim ersten Öffnen der Dateien. Hat ein Projekt noch keine Ordner, kannst du sie mit **Standards laden** holen.
- **Standardordner für Mitarbeiter:** für Personalunterlagen. Siehe [Mitarbeiter](/team/mitarbeiter).
Wer Standards später entfernt, löscht damit keine vorhandenen Ordner und Dateien.
## Vorlagen [#vorlagen]
Im Reiter **Vorlagen** der Projektseite pflegst du die E-Mail-Vorlagen dieses Projekts. Wie sie aufgebaut sind, steht unter [E-Mail-Vorlagen](/e-mail/vorlagen). Der Reiter **Lernlog** sammelt, was das Team über das Projekt gelernt hat. Schreibe dort nur Projektwissen, keine Angaben zu einzelnen Personen.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Kontakt bearbeiten](/projekte-und-kontakte/kontakt-bearbeiten)
- [Standards einrichten](/einrichtung/standards)
- [E-Mail-Vorlagen](/e-mail/vorlagen)
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# Kontakt bearbeiten
Die Kontaktkarte, Stammdaten, Ansprechpartner, Kanäle, eigene Felder und Einstellungen eines Kontakts pflegen.
Ein Klick auf einen Kontakt in der Liste öffnet die **Kontaktkarte**. Links stehen Name, Website, Telefon, E-Mail, Phase und Status, die offenen Aufgaben und alle Ansprechpartner. Rechts liegen die Aktionen und sieben Reiter. Wie du Anrufe, Notizen und Phasenwechsel festhältst, steht unter [Kontakt dokumentieren](/projekte-und-kontakte/kontakt-dokumentieren).
Bearbeiten darfst du mit der Stufe „Bearbeiten“ im Projektbereich „Kontakte und Arbeitsliste“. Ohne sie bleiben die Knöpfe ausgegraut und zeigen, was fehlt. Siehe [Team und Kontingent](/projekte-und-kontakte/projekt-team-und-kontingent).
## Die Reiter der Kontaktkarte [#die-reiter-der-kontaktkarte]
| Reiter | Inhalt |
| --- | --- |
| Verlauf | Alle Anrufe, Ergebnisse, Termine, Notizen, Aufgaben und Änderungen in zeitlicher Folge. |
| Stammdaten | Alle ausgefüllten Angaben und die Ansprechpartner mit ihren Kanälen. Unter „Technisch“ stehen Kartei-ID und Kontakt-ID. |
| Bearbeitung | Zuständigkeit, Phase, Unterphase, Werte, Abschlussgrund und die Aufgaben. Nur in der Arbeitsansicht eines Projekts. |
| Felder | Die eigenen Felder mit ihren Werten. |
| E-Mails | Der E-Mail-Verkehr mit dem Kontakt, siehe [Postfach](/e-mail/postfach). |
| Dateien | Dateien des Kontakts, siehe [Dateien und Ablage](/projekte-und-kontakte/dateien). |
| Einstellungen | Herkunft und Anrufaufnahme. |
Mit den Pfeilen **Vorheriger Kontakt** und **Nächster Kontakt** wechselst du in der Reihenfolge der Liste. Das Tastatursymbol öffnet die Tastenkürzel, siehe [Tastenkürzel](/hilfe/tastenkuerzel).
Oben in der Aktionsleiste stehen **E-Mail**, **Termin** und die Telefonknöpfe, in der Arbeitsansicht außerdem **Dokumentieren** und **Notiz**. Telefonieren beschreibt [Anrufen](/telefonie/anrufen), E-Mails schreiben das [Postfach](/e-mail/postfach). Einen **Termin** buchst du im Kalender des Projekts. Hat das Projekt einen externen Kalender, öffnet sich dessen Buchungslink mit den Kontaktdaten. Gibt es zusätzlich persönliche Links, wählst du zwischen **Projektkalender** und dem Link einer Person. Mehr dazu unter [Termine buchen](/kalender-und-planung/termine-buchen).
## Stammdaten ändern [#stammdaten-ändern]
Öffne den Kontakt und klicke oben links auf der Karte auf **Bearbeiten**.
Ändere die Felder (Tabelle unten).
Klicke auf **Speichern**. Mit **Abbrechen** verwirfst du die Änderungen.
| Feld | Hinweis |
| --- | --- |
| Art | Unternehmen oder Person. Ein Wechsel entfernt die Ansprechpartner samt ihren Kanälen und leert die Werte der eigenen Felder. |
| Firma | Bei einem Unternehmen der Name und Pflicht. Bei einer Person die zugehörige Firma. |
| Vorname, Nachname, Position | Nur bei Personen. Bei älteren Kontakten ohne getrennte Namen steht zusätzlich „Bisheriger Name“. |
| Website, Straße, Postleitzahl, Ort, Land | Adressdaten. Die Website ergänzt Leadmode zu einer vollständigen Adresse. |
| Branche, Bundesland / Kanton / Region | Freie Angaben. |
| Beziehungstyp | Keine Angabe, Interessent, Direktkunde, Partner, Sonstige. |
| Leadquelle | Zum Beispiel Manuell, Website, Meta Ads, Google Ads, Empfehlung, Import. |
| Herkunftsdetails, Kampagne | Freie Angaben zur Herkunft. |
| Anrede, Rolle / Zuständigkeit, Sprache, Erreichbarkeitsfenster | Nur bei Personen. |
| Persönlichkeitstyp (DISC), Persönlichkeitsnotiz | Nur bei Personen. Manuelle Angaben, keine automatische Bewertung. |
| Eigene Felder | Felder, die deine Organisation oder das Projekt angelegt hat. Siehe unten. |
| Kontaktsperre | Schalter für den ganzen Kontakt. Mit Sperre wird der Kontakt weder angerufen noch angeschrieben. |
### Kanäle und Ansprechpartner [#kanäle-und-ansprechpartner]
Unter **Kontaktdaten** (bei Unternehmen **Kontaktdaten der Firma**) pflegst du die Kanäle der Firma:
- Mit **Festnetz**, **Mobil** oder **E-Mail** (jeweils mit Plus) fügst du einen Kanal hinzu. Beim Verlassen des Feldes bringt Leadmode Nummern und Adressen in eine einheitliche Schreibweise. Rot markierte Kanäle musst du vor dem Speichern korrigieren.
- Der **Stern** markiert den Kanal als **Bevorzugt**. Je Kanalart und Person gibt es einen bevorzugten Kanal.
- Der Pfeil nach unten öffnet **Weitere Einstellungen**: **Bezeichnung** (zum Beispiel „Zentrale“ oder „Direktwahl“), der Schalter **Aktiv**, **Kontaktsperre** und Pfeile, die den Kanal nach oben oder unten schieben.
- Der Papierkorb entfernt den Kanal.
Bei einem Unternehmen folgt der Block **Ansprechpartner**:
1. Klicke auf **Ansprechpartner hinzufügen** und öffne die Zeile.
2. Trage **Vorname**, **Nachname** und **Position** ein und füge Kanäle hinzu.
3. Unter **Weitere Angaben** stehen die persönlichen Stammdaten und die eigenen Felder für Personen.
4. Mit dem Schalter **Hauptansprechpartner** bestimmst du die Hauptperson. Sie trägt in der Liste das Kennzeichen „Haupt“.
5. **Kontaktsperre** sperrt nur diese Person samt ihren Kanälen. Sie erscheint dann als „Gesperrt“.
Eine einmal gesetzte Sperre an Ansprechpartner oder Kanal lässt sich im Formular nicht wieder zurücknehmen, und gesperrte Einträge lassen sich dort nicht entfernen. Ein Ansprechpartner kann auch beim Dokumentieren, bei Notizen, Aufgaben und Dateien als Bezug gewählt werden.
## Eigene Felder [#eigene-felder]
Eigene Felder legen Admins und Projektleitungen unter **Einstellungen → Vertrieb → Kontaktfelder** an, siehe [Kontaktfelder](/einrichtung/kontaktfelder). Beim Import können sie ebenfalls entstehen, siehe [Import und Export](/leads/import-und-export). Felder der Organisation gelten in allen Projekten, Projektfelder nur im jeweiligen Projekt und sind mit dem Kennzeichen „Projekt“ markiert.
- Ausfüllen kannst du sie im Formular unter **Eigene Felder** und für Ansprechpartner unter **Weitere Angaben**.
- Der Reiter **Felder** zeigt alle Werte passend zum Typ der Felder (Link, Ja/Nein, Zahl, Datum). Er nennt, wie viele Felder befüllt sind. Mit **Leere Felder anzeigen** blendest du auch unbefüllte Felder ein. Bei vielen Feldern hilft **Feld suchen**.
- Beim [Übertragen in ein anderes Projekt](/projekte-und-kontakte/kontakte#einen-kontakt-in-ein-anderes-projekt-übertragen) wählst du die auszufüllenden Werte einzeln aus.
## Einstellungen [#einstellungen]
Im Reiter **Einstellungen** stellst du zwei Dinge ein, sofern du den Kontakt bearbeiten darfst:
- **Herkunft:** Kalt (selbst recherchiert, gekauft oder importiert und aktiv angerufen), Warm (hat sich gemeldet oder ist bekannt, etwa Empfehlung, Bestand, Rückfrage) oder Website (kommt über Formular oder Anzeige herein). Die Herkunft bestimmt, in welchem Block des Dashboards der Kontakt zählt, siehe [Dashboard](/auswertung/dashboard).
- **Anrufe aufnehmen:** Schalter für alle neuen Anrufe bei diesem Kontakt. Mehr unter [Aufzeichnungen](/telefonie/aufzeichnungen).
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Kontakte](/projekte-und-kontakte/kontakte)
- [Kontakt dokumentieren](/projekte-und-kontakte/kontakt-dokumentieren)
- [Kontaktfelder einrichten](/einrichtung/kontaktfelder)
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# Kontakt dokumentieren
Ergebnisse, Notizen, Phasen und Zuständigkeit festhalten und Termine, E-Mail und Telefon vom Kontakt aus nutzen.
Hier hältst du fest, was mit einem Kontakt passiert ist, und steuerst, wo er im Vertriebsablauf steht. Alle Knöpfe findest du auf der Kontaktkarte in der **Arbeitsansicht eines Projekts**. Wie du dorthin kommst, steht unter [Kontakte](/projekte-und-kontakte/kontakte).
Dokumentieren, Notizen und Phasenwechsel brauchen die Stufe „Bearbeiten“ im Projektbereich „Kontakte und Arbeitsliste“. Kontakte **zuweisen** dürfen nur Projektleitungen (Stufe „Leiten“) und Organisationsadmins. Ohne Recht sind die Knöpfe ausgegraut und nennen den Grund.
## Ein Ergebnis dokumentieren [#ein-ergebnis-dokumentieren]
Nach einem Anruf, Termin oder einer Mail speicherst du ein **Ergebnis**. Es landet im Verlauf und kann die Phase, den Status und Folgeaufgaben verändern. Welches Ergebnis was auslöst, bestimmt der Vertriebsablauf, siehe [Vertriebsablauf](/einrichtung/vertriebsablauf).
Klicke auf der Kontaktkarte auf **Dokumentieren**. Nach einem Anruf öffnet sich der Dialog mit dem beendeten Anruf vorbelegt.
Wähle oben die **Dokumentationsart**: **Anrufergebnis**, **Chancenergebnis** oder **E-Mail-Ergebnis**.
Wähle eine **Ergebnisgruppe** und darin das **Ergebnis**. Hat die Gruppe mehr als sechs Ergebnisse, blätterst du mit **Weitere Ergebnisse**.
Fülle die Felder, die das Ergebnis verlangt (Tabelle unten). Optional wählst du den **Ansprechpartner** und schreibst eine **Gesprächsnotiz**.
Klicke auf **Speichern**, oder auf **Speichern und nächster Lead**, um direkt den nächsten Kontakt der gewählten Arbeitsliste zu öffnen.
| Dokumentationsart | Ergebnisgruppen |
| --- | --- |
| Anrufergebnis | Nicht erreicht, Gatekeeper, Entscheider gesprochen, Sonstiges |
| Chancenergebnis | Closing und Angebot, Übergabe, Registrierung, Kunde |
| E-Mail-Ergebnis | Mail: Interesse, Mail: Rückfrage, Mail: Absage, Mail: Sonstiges |
Es erscheinen nur Gruppen und Ergebnisse, die der Ablauf des Projekts kennt. Welche Ergebnisse es gibt, legt deine Organisation fest.
Je nach Ergebnis fragt der Dialog zusätzlich:
| Feld | Wann |
| --- | --- |
| Untertyp (optional): Keine Angabe, Mailbox, Besetzt | bei „Nicht erreicht“ |
| Dokumentierte Rufnummer | bei einem Anrufergebnis, wenn der Kontakt Rufnummern hat |
| Bestätigte Buchung | wenn das Ergebnis einen gebuchten Termin zählt; Termine, die Leadmode automatisch erkannt hat, sind gekennzeichnet |
| Termin für | bei Rückruf oder Wiedervorlage; Datum und Uhrzeit |
| Sperrumfang: Dieser Kanal, Telefon, Alle Kanäle | bei Ergebnissen, die den Kontakt sperren |
| Angebotswert (€), Auftragswert (€) | bei Angebot und Auftrag |
| Grund, Nachweis | wenn das Ergebnis sie verlangt; bei Pflicht ohne Zusatz „(optional)“ |
Ist der ganze Kontakt gesperrt, kannst du kein neues Ergebnis dokumentieren.
### Sofort-Ergebnisse [#sofort-ergebnisse]
Rechts neben **Dokumentieren** steht die Gruppe **Sofort speichern**. Ihre Knöpfe, zum Beispiel „Nicht erreicht“, speichern das Ergebnis mit einem Klick, nehmen den beendeten Anruf mit und springen zum nächsten Lead der Arbeitsliste. Sie erscheinen für Ergebnisse ohne Pflichtangabe und ohne Folgetermin. Tastenkürzel für alle Aktionen findest du unter [Tastenkürzel](/hilfe/tastenkuerzel). Läuft der [Power Dialer](/telefonie/power-dialer), wählt er den nächsten Lead selbst.
### Registrierung [#registrierung]
Hat das Projekt Ergebnisse der Gruppe „Registrierung“, erscheint zusätzlich **Registrierung dokumentieren**. Der Dialog bietet zwei Wege: „Ich habe ihn registriert“ und „Er hat sich selbst registriert“. Leadmode lässt je Firma nur eine Registrierung zu.
### Ein Ergebnis korrigieren [#ein-ergebnis-korrigieren]
Im Reiter **Verlauf** steht an Ergebnissen der Knopf **Korrigieren**. Er öffnet den Dialog „Ergebnis korrigieren“. Wähle das richtige Ergebnis und trage einen **Korrekturgrund** ein. Das alte Ergebnis bleibt sichtbar, durchgestrichen und mit dem Grund. Ein Termin lässt sich so nicht korrigieren.
## Notizen [#notizen]
Klicke auf **Notiz**. Die Karte wechselt zum Verlauf und öffnet das Notizfeld. Wähle optional den Ansprechpartner (Standard: „Firma / gesamter Kontakt“), schreibe den Text und klicke auf **Speichern**. **Schließen** klappt das Feld zu, ein angefangener Text bleibt erhalten.
## Der Verlauf [#der-verlauf]
Der Reiter **Verlauf** zeigt jeden Eintrag mit Zeit, Person, Rolle, in der sie handelte, und Projekt. Du kannst nach Kategorien filtern: **Anrufe**, **Notizen**, **Ergebnisse und Termine**, **Aufgaben** und **Änderungen**. Bei gebuchten Terminen gibt es **WhatsApp**, um die Terminbestätigung als Nachricht zu teilen. Ältere Einträge lädst du nach.
## Phase, Status und Zuständigkeit [#phase-status-und-zuständigkeit]
Die Phase sagt, wo der Kontakt im Verkauf steht (zum Beispiel Neu, Kontaktierung, Erstgespräch, Gewonnen). Der Status ist die Unterphase, zum Beispiel „Rückruf vereinbart“. Beides siehst und änderst du oben links auf der Karte:
- **Phase:** und **Status:** sind Auswahlfelder. Eine Änderung speichert sofort. Bei „Gewonnen“ und „Verloren“ wechselt Leadmode zum Reiter **Bearbeitung**: Dort trägst du den Abschlussgrund ein und speicherst mit **Stand speichern**.
- **Fällig:** zeigt die nächste Wiedervorlage. Ein Klick öffnet **Fällig am** mit **Speichern**.
- Ein Knopf **Von „A“ in die nächste Phase „B“ übertragen** schiebt den Kontakt eine Phase weiter.
Der Reiter **Bearbeitung** zeigt dasselbe ausführlich:
| Feld | Bedeutung |
| --- | --- |
| Zuständig | Wer den Kontakt bearbeitet. „Nicht zugewiesen“ ist möglich. |
| Phase, Unterphase | Stand im Vertriebsablauf. |
| Erwartungswert (€) | Wert der Chance. Leer: der Standardwert des Projekts. |
| Auftragswert (€) | Nur in der Phase „Gewonnen“. |
| Abschlussgrund | Pflicht bei „Gewonnen“ und „Verloren“. |
Klicke auf **Stand speichern**. Solange Änderungen ungespeichert sind, sperrt Leadmode die Schnellauswahl oben. Phasen der Nachbearbeitung (nach dem Abschluss) sind erst wählbar, wenn der Kontakt „Gewonnen“ ist.
### Kontakte zuweisen [#kontakte-zuweisen]
Ein neuer Kontakt hat keine Zuständigkeit. Die Regeln:
- **Projektleitung und Admins** weisen jeden Kontakt jeder Person im Projekt zu und können die Zuweisung aufheben.
- **Alle anderen** übernehmen einen freien Kontakt für sich. Sie können ihn nur sich selbst zuweisen, die Zuweisung an eine andere Person nicht ändern und nicht aufheben. Eine andere Phase als „Neu“ setzen sie erst, nachdem sie den Kontakt selbst übernommen haben.
In die Arbeitsliste „Alle fälligen Leads“ kommen nur freie oder dir zugewiesene Kontakte, siehe [Arbeitslisten](/projekte-und-kontakte/arbeitslisten).
## Aufgaben am Kontakt [#aufgaben-am-kontakt]
Im Reiter **Bearbeitung** findest du **Aufgaben und Wiedervorlagen** mit **Neue Aufgabe**. Links auf der Karte stehen die offenen Aufgaben des Kontakts mit einem Häkchen zum Erledigen. Alles dazu unter [Aufgaben](/projekte-und-kontakte/aufgaben).
## Termin, E-Mail und Telefon [#termin-e-mail-und-telefon]
- **Termin** öffnet die Buchung, siehe [Termine buchen](/kalender-und-planung/termine-buchen).
- **E-Mail** öffnet das Fenster zum Schreiben, siehe [Postfach](/e-mail/postfach). Bei gesperrtem Kontakt fehlt der Knopf.
- Die Telefonknöpfe und die Nummern in der Ansprechpartnerliste rufen an, siehe [Anrufen](/telefonie/anrufen).
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Kontakt bearbeiten](/projekte-und-kontakte/kontakt-bearbeiten)
- [Arbeitslisten](/projekte-und-kontakte/arbeitslisten)
- [Vertriebsablauf einrichten](/einrichtung/vertriebsablauf)
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# Kontakte
Kontakte finden, filtern, anlegen und in ein anderes Projekt übertragen; Firma und Ansprechpartner verstehen.
Jeder Kontakt gehört genau einem Projekt. Du erreichst die Kontakte auf zwei Wegen:
- **Unternehmen → Kontakte** zeigt Kontakte aus allen Projekten, auf die du Zugriff hast.
- Die **Arbeitsansicht eines Projekts** zeigt nur dessen Kontakte, mit Arbeitslisten und weiteren Filtern. Du öffnest sie in der Seitenleiste unter **CRM-Pipelines** (Projekt anklappen und auswählen) oder auf der Projektseite mit **Arbeitsliste** beziehungsweise **Kontakte bearbeiten**. Details stehen unter [Arbeitslisten](/projekte-und-kontakte/arbeitslisten).
Kontakte **ansehen** darfst du mit der Stufe „Ansehen“ im Projektbereich „Kontakte und Arbeitsliste“. **Anlegen, bearbeiten, löschen und übertragen** brauchen die Stufe „Bearbeiten“. Ohne sie sind die Knöpfe ausgegraut und nennen den Grund. Siehe [Team und Kontingent](/projekte-und-kontakte/projekt-team-und-kontingent).
## Die Kontaktliste [#die-kontaktliste]
Links steht die Liste, rechts die Kontaktkarte. Ein Klick auf einen Kontakt öffnet die Karte, **Zur Liste** bringt dich zurück. Jede Zeile zeigt Namen, Projekt und Firma. In der Arbeitsansicht kommen die aktuelle Phase als Chip und die nächste Fälligkeit dazu.
### Suche [#suche]
Das Feld **Kontakte suchen** sucht in Name, Firma, E-Mail, Telefonnummer sowie in allen Ansprechpartnern und Kanälen eines Kontakts. Dazu gilt:
- Gib ein bis fünf Wörter ein. Bei mehr Wörtern erscheint „Bitte ein bis fünf Suchwörter eingeben.“
- Es genügt der Wortanfang: „sim“ findet „Simon“.
- Mehrere Wörter müssen im selben Feld stehen, etwa im selben Namen oder in derselben E-Mail-Adresse.
- Telefonnummern findest du in jeder Schreibweise. „+49 170 1234567“, „0170 1234567“ und „1234567“ finden dieselbe Nummer. Ein Stück aus der Mitte einer Nummer findet sie nicht.
- Gibt es keine genauen Treffer, zeigt Leadmode ähnliche. Darüber steht „Ähnliche Treffer“.
### Filter [#filter]
| Filter | Wo | Werte |
| --- | --- | --- |
| Projekt filtern | Kontaktliste unter Unternehmen | Alle Kontakte oder ein Projekt |
| Zuständigkeit filtern | Arbeitsansicht | Alle, Meine, Ohne Zuständigkeit |
| Herkunft filtern | Arbeitsansicht | Alle Herkünfte, Kalt, Warm, Website |
| Arbeitsliste | Arbeitsansicht | Fällige Leads, Phase oder Status, siehe [Arbeitslisten](/projekte-und-kontakte/arbeitslisten) |
Hinter den Werten der Zuständigkeit zeigt Leadmode, wie viele Kontakte passen. Die **Herkunft** (Kalt, Warm, Website) legst du je Kontakt fest, siehe [Kontakt bearbeiten](/projekte-und-kontakte/kontakt-bearbeiten#einstellungen). Sie bestimmt, in welchem Block des Dashboards der Kontakt zählt.
## Firma und Ansprechpartner [#firma-und-ansprechpartner]
Ein Kontakt hat eine **Art**:
- **Unternehmen** hat einen Firmennamen und beliebig viele Ansprechpartner (bis zu 50).
- **Person** ist ein einzelner Mensch mit Vor- und Nachname, optional mit Firma und Position.
Telefonnummern und E-Mail-Adressen heißen **Kanäle** (Festnetz, Mobil, E-Mail, bis zu 100 je Kontakt). Zentrale Nummer und allgemeine E-Mail gehören zur Firma. Direktwahl, Mobilnummer und E-Mail gehören zum jeweiligen Ansprechpartner. Auf der Kontaktkarte links siehst du alle Ansprechpartner mit ihren Kanälen. Vom Kanal aus rufst du mit **Anrufen** an oder schreibst mit **E-Mail**.
Eine **Kontaktsperre** kannst du für den ganzen Kontakt, für einen Ansprechpartner oder für einen einzelnen Kanal setzen. Gesperrte Kanäle erscheinen durchgestrichen und werden nicht angerufen oder angeschrieben. Wie du die Struktur pflegst, steht unter [Kontakt bearbeiten](/projekte-und-kontakte/kontakt-bearbeiten).
Ansprechpartner zählen nicht als eigene Kontakte. Phase, Zuständigkeit und Abschluss gehören immer zum ganzen Kontakt.
## Einen Kontakt anlegen [#einen-kontakt-anlegen]
Klicke auf **Kontakt anlegen** (oben rechts).
Wähle das **Projekt**. In der Arbeitsansicht ist das Projekt vorgegeben. Projekte, in denen du nichts bearbeiten darfst, sind nicht wählbar.
Wähle die **Art** (Unternehmen oder Person) und fülle die Stammdaten aus. Bei einem Unternehmen ist die **Firma** Pflicht.
Trage unter Kontaktdaten Kanäle und, bei Unternehmen, **Ansprechpartner** ein.
Klicke auf **Speichern**.
Viele Kontakte auf einmal bringst du per Import in ein Projekt, siehe [Import und Export](/leads/import-und-export).
## Einen Kontakt in ein anderes Projekt übertragen [#einen-kontakt-in-ein-anderes-projekt-übertragen]
Mit **Kontakt übertragen** erzeugst du im Zielprojekt eine eigenständige Kopie. Du findest den Eintrag im Menü **Weitere Aktionen** (drei Punkte) oben rechts auf der Kontaktkarte. Das Menü erscheint, wenn es mindestens ein anderes Projekt gibt, in dem du Kontakte bearbeiten darfst.
Wähle das **Zielprojekt**. Leadmode prüft dort auf Dubletten. Gibt es eine mögliche Dublette, steht ein Hinweis mit den Namen da und die Übertragung ist gesperrt. Prüfe den Kontakt dann zuerst im Zielprojekt.
Wähle unter **Stammdaten**, was mitkommt: Ansprechpartner, Kontaktkanäle und jedes ausgefüllte Stammdatenfeld einzeln. Der Name wird immer übernommen. Unter **Eigene Felder** wählst du die ausgefüllten eigenen Felder einzeln aus.
Klicke auf **Kontakt übertragen**.
Die Kopie hat eigene Kennungen. **Nicht** übernommen werden Projektstatus, Zuständigkeiten, Notizen und Aktivitäten. Eine Kontaktsperre bleibt erhalten. Das Original bleibt im alten Projekt. Beide Kontakte erscheinen oben auf der Karte als Projektbezüge: Ein Klick auf den Namen eines anderen Projekts wechselt zum zugehörigen Kontakt.
## Einen Kontakt löschen [#einen-kontakt-löschen]
Öffne den Kontakt, klicke auf **Bearbeiten** und dann unten auf **Löschen**. Du bestätigst den Dialog „Kontakt löschen?“. Der Kontakt und seine manuellen Feldwerte werden dauerhaft gelöscht, Kopien in anderen Projekten bleiben erhalten. Dafür brauchst du die Stufe „Bearbeiten“ im Projekt.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Kontakt bearbeiten](/projekte-und-kontakte/kontakt-bearbeiten)
- [Kontakt dokumentieren](/projekte-und-kontakte/kontakt-dokumentieren)
- [Arbeitslisten](/projekte-und-kontakte/arbeitslisten)
- [Kontaktfelder einrichten](/einrichtung/kontaktfelder)
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# CRM-Pipelines
Den Vertriebsablauf eines Projekts als Phasen sehen, Kontakte je Phase öffnen und den Ablauf pro Projekt anpassen.
Die Seite **CRM-Pipelines** zeigt die Phasen des Vertriebsablaufs mit der Zahl der Kontakte je Phase. Eine Phase beschreibt, wo ein Kontakt im Verkauf steht, zum Beispiel Neu oder Angebot. Die Seitenleiste führt unter dem Eintrag **CRM-Pipelines** außerdem die Projekte auf. Ein Klick auf ein Projekt öffnet dessen Arbeitsansicht, siehe [Arbeitslisten](/projekte-und-kontakte/arbeitslisten).
Ansehen darf jeder mit Zugriff auf das Projekt. **Ablauf bearbeiten** braucht im Projekt im Bereich „Ablauf und Ergebnisse“ die Stufe „Ändern“. Das hat die Projektleitung. Den Standard für die ganze Organisation ändert, wer das Recht „Organisation und Standards“ hat.
## Begriffe [#begriffe]
| Begriff | Bedeutung |
| --- | --- |
| Phase | Wo ein Kontakt im Verkauf steht, zum Beispiel Neu, Erstgespräch, Gewonnen, Verloren. |
| Unterphase (Status) | Was in der Phase gerade ansteht, zum Beispiel „Rückruf vereinbart“ oder „Angebot versendet“. |
| Bereich | **Vertrieb** ist der Verkauf. **Nach Abschluss** ist die Betreuung nach dem Gewinn, etwa Onboarding. |
| Closing | Phasen mit Angebotsgespräch oder Angebot. Chancen in diesen Phasen zählen in Finanzen und in der Prognose. |
Wie ein Kontakt von Phase zu Phase kommt, steht unter [Kontakt dokumentieren](/projekte-und-kontakte/kontakt-dokumentieren). Welches Ergebnis in welche Phase führt, stellst du in den Einstellungen unter „Aktion und Folgen“ ein, siehe [Vertriebsablauf](/einrichtung/vertriebsablauf).
## Phasen und Kontakte ansehen [#phasen-und-kontakte-ansehen]
Wähle oben rechts das **Projekt**. **Alle Projekte** zählt die Kontakte aus allen Projekten, auf die du Zugriff hast. Gleichnamige Phasen werden zusammengezählt.
Links stehen die Phasen mit Anzahl der Kontakte und Unterphasen. Klicke auf eine Phase.
Rechts erscheinen die Kontakte der Phase. Mit **Kontakte in der Phase suchen** suchst du nach Name, Firma, E-Mail oder Telefon. Mit **Kontakte sortieren** wählst du Neueste zuerst, Älteste zuerst oder Nächste Fälligkeit. **Zuständigkeit filtern** zeigt Alle Zuständigen, Meine Kontakte oder Ohne Zuständigkeit.
Ein Klick auf einen Kontakt öffnet ihn in der Arbeitsansicht seines Projekts.
## Den Ablauf eines Projekts ändern [#den-ablauf-eines-projekts-ändern]
Ein Projekt verwendet zunächst den **Organisationsstandard**. Sobald du dort etwas speicherst, bekommt das Projekt einen **eigenen Ablauf**. Andere Projekte und der Standard bleiben unverändert.
Wähle das Projekt (nicht „Alle Projekte“) und klicke auf **Ablauf bearbeiten**. Bist du auf „Alle Projekte“, wählst du das Projekt im Auswahlfeld. Dort sind Projekte, die du nicht ändern darfst, gesperrt.
Ziehe eine Phase am Griff, um die Reihenfolge zu ändern. Mit der Tastatur verschiebst du den fokussierten Griff mit Pfeil hoch oder runter.
Klicke eine Phase an, um sie zu bearbeiten:
- **Phasenname**,
- **Bereich** (Vertrieb oder Nach Abschluss),
- **Closing** (Kein Closing oder Angebotsgespräch beziehungsweise Angebot),
- **Unterphase** mit dem Plus, um Zwischenstände hinzuzufügen,
- **Phase entfernen**. Das speichert nur, wenn keine Kontakte mehr in der Phase oder Unterphase stehen.
Mit **Phase hinzufügen** legst du eine neue Phase an. Sie landet vor „Gewonnen“.
Klicke auf **Ablauf speichern**. Ohne Änderung ist der Knopf grau.
Es gelten diese Regeln:
- Die Kernphasen (zum Beispiel Neu, Gewonnen, Verloren) bleiben erhalten. Du kannst nur ihren Namen ändern.
- Phasen im Bereich **Nach Abschluss** müssen im Ablauf hinter **Gewonnen** stehen.
- Jede Phase und Unterphase braucht einen Namen.
- Wurde der Ablauf zwischenzeitlich anderswo geändert, bleibt dein Entwurf erhalten. Mit **Entwurf verwerfen und laden** holst du den neuen Stand.
Mit **Standard verwenden** (oben rechts, nur bei eigenem Ablauf) wirfst du den eigenen Ablauf des Projekts weg. Das Projekt folgt danach wieder dem Organisationsstandard. Dafür müssen alle verwendeten Phasen und Unterphasen im Standard vorhanden sein.
Den **Organisationsstandard** bearbeitest du als Organisationsadmin unter **Einstellungen → Vertrieb → Vertriebsablauf**, siehe [Vertriebsablauf](/einrichtung/vertriebsablauf). Beim Anlegen eines Projekts wählst du eine Vorlage, siehe [Projekte](/projekte-und-kontakte/projekte#ein-neues-projekt-anlegen).
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Vertriebsablauf einrichten](/einrichtung/vertriebsablauf)
- [Arbeitslisten](/projekte-und-kontakte/arbeitslisten)
- [Kontakt dokumentieren](/projekte-und-kontakte/kontakt-dokumentieren)
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# Team und Kontingent
Wer im Projekt mit welcher Funktion arbeitet, was die Funktion erlaubt und wie das Stundenkontingent zählt.
Das Team eines Projekts und sein Stundenkontingent stellst du im Dialog **Projekt bearbeiten** ein. Du öffnest ihn über den Stift in **Unternehmen → Projekte** oder mit **Projekt bearbeiten** auf der Projektseite, siehe [Projekte](/projekte-und-kontakte/projekte).
## Team: Projektbesetzung [#team-projektbesetzung]
Im Block **Projektbesetzung** legst du je Person eine **Funktion** fest. Die Funktion gilt nur in diesem Projekt. Eine Person reicht zum Start.
Das Team ändern darf, wer das Recht „Projekte verwalten“ hat oder im Projekt Projektleitung ist (Bereich „Projekt bearbeiten“).
Klicke bei **Projektbesetzung** auf **Person hinzufügen**.
Wähle bei **Funktion** eine der vier Funktionen (Tabelle unten).
Wähle bei **Mitarbeiter** die Person. Jede Person kommt im Projekt nur einmal vor. Hat ihr Berechtigungsprofil eine Standardfunktion, übernimmt Leadmode sie.
Klicke auf **Speichern**.
Mit **Entziehen** nimmst du eine Person aus dem Projekt. Beim Speichern muss jede Zeile mit einer anderen Person besetzt sein.
### Die vier Funktionen [#die-vier-funktionen]
| Funktion | Gedacht für |
| --- | --- |
| Projektleitung | Leitet das Projekt: weist Kontakte zu, ändert Ablauf, Besetzung und Vergütung. |
| Vertriebler | Bearbeitet Kontakte, ruft an, bucht Termine. |
| Reservevertriebler | Wie Vertriebler, darf aber Dateien nur lesen. |
| Lesen | Sieht Kontakte, Termine und Dateien, ändert nichts. |
Was die Funktion in den sieben Projektbereichen höchstens erlaubt:
| Bereich | Projektleitung | Vertriebler | Reservevertriebler | Lesen |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| Kontakte und Arbeitsliste | Leiten | Bearbeiten | Bearbeiten | Ansehen |
| Kalender | Leiten | Bearbeiten | Bearbeiten | Ansehen |
| Ablauf und Ergebnisse | Ändern | Ansehen | Ansehen | Ansehen |
| Berichte und Prüfung | Verwalten | Kein Zugriff | Kein Zugriff | Kein Zugriff |
| Import und Export | Importieren | Importieren | Importieren | Exportieren |
| Dateien | Bearbeiten | Bearbeiten | Ansehen | Ansehen |
| Projekt bearbeiten | Erlaubt | Kein Zugriff | Kein Zugriff | Kein Zugriff |
Es gilt immer der niedrigere Wert aus der Funktion und dem Berechtigungsprofil der Person. Eine Projektleitung mit dem Profil „Lesen“ kann also nichts ändern. Zu den Profilen siehe [Rollen und Rechte](/einrichtung/rollen-und-rechte).
### Einschränken [#einschränken]
Neben einer besetzten Zeile steht **Einschränken**. Dort senkst du einzelne Bereiche nur für diese Person in diesem Projekt unter das, was die Funktion erlaubt. Pro Bereich wählst du „Wie Funktion: …“ oder eine niedrigere Stufe. Höher geht es nicht. Dafür wählst du eine andere Funktion. Die Zahl neben dem Knopf zeigt, wie viele Bereiche du eingeschränkt hast.
## Vergütung [#vergütung]
Wie das Projekt gegenüber dem Auftraggeber abgerechnet wird und was Mitarbeitende im Projekt verdienen, steht unter [Vergütung](/team/verguetung). Im Dialog **Projekt bearbeiten** findest du rechts **Vergütung bearbeiten**. Der Reiter **Vergütung** auf der Projektseite zeigt den Verdienst je Person und ist nur mit dem Recht „Vergütung“ sichtbar.
## Kontingent [#kontingent]
Das Kontingent sind die Stunden je Monat, die der Auftraggeber im Projekt erwarten darf. Du stellst es unter **Projekt bearbeiten → Kontingent bearbeiten** ein. Der Knopf braucht im Projekt die Stufe „Leiten“ im Bereich Kalender. Ohne diese Stufe siehst du nur den Fortschritt. Der Dialog hat drei Reiter.
### Reiter „Kontingent“ [#reiter-kontingent]
| Feld | Bedeutung |
| --- | --- |
| Stunden / Monat | Monatliches Kontingent. Leer oder 0 heißt: kein Kontingent. |
| Zählweise | Welche Zeit auf das Kontingent zählt. |
| Abrechnung endet am Kontingent | Der Stundensatz der Vergütung berechnet höchstens die Stunden des Kontingents. Nur möglich, wenn das Projekt einen monatlichen Stundensatz hat und das Kontingent zählt wie die Vergütung. Andernfalls nennt der Schalter den Grund. |
Die **Zählweise** hat fünf Werte:
| Zählweise | Es zählt |
| --- | --- |
| Wie die Vergütung (Standard) | Die Zeit, nach der der Stundensatz abgerechnet wird. Ohne Stundensatz zählen die berichteten Anrufblöcke. |
| Berichtete Anrufblöcke | Dauer der abgeschlossenen Anrufblöcke laut Blockbericht, abzüglich Gratiszeit. |
| Gemessene Arbeitszeit | Zeiten, die Leadmode aus Anrufen, Dokumentation und E-Mail misst und die nach der Zeitregel des Projekts zählen. |
| Gesprächszeit (netto) | Nur die Zeit, in der ein Gespräch geführt wurde. |
| Anrufzeit (brutto) | Vom Wählen bis zum Auflegen, auch wenn niemand abnimmt. |
### Reiter „Planung“ [#reiter-planung]
**Bericht vor weiterer Planung:** Ist der Schalter an, sind neue Telefonieblöcke gesperrt, solange ein vergangener Block keinen Bericht hat.
### Reiter „Zeitmessung“ [#reiter-zeitmessung]
Hier legst du fest, welche Zeit Leadmode misst (Anrufzeit, Dokumentationszeit, E-Mail-Zeit) und was als Arbeitszeit zählt, samt Obergrenzen je Abschnitt. Diese Regeln wirken nur, wenn die Zählweise „Gemessene Arbeitszeit“ ist, direkt oder über die Vergütung. Mehr dazu unter [Zeiterfassung](/kalender-und-planung/zeiterfassung).
Klicke danach auf **Speichern**. Ein Punkt am Reiter zeigt ungespeicherte Änderungen.
### Wo du das Kontingent siehst [#wo-du-das-kontingent-siehst]
- In der **Übersicht** der Projektseite als Ring mit Prozentwert und „X Std. von Y Std. im Monat“, dazu „geplant“ und „Kulanz“, wenn vorhanden. Grün ist im Rahmen, gelb ab 80 %, rot ab 100 %.
- In der Projektliste in der Spalte Kontingent.
- Im Kalender als Übersicht der Projektkontingente.
## Aktionen [#aktionen]
Eine **Aktion** ist ein Zeitraum mit festem Stundenziel, zum Beispiel 20 Stunden in vier Wochen. Solange sie läuft, zählt dieses Ziel statt des Monatskontingents. Du findest sie auf der Projektseite im Reiter **Aktionen**. Anlegen, Bearbeiten und Beenden dürfen Organisationsadmins und die Projektleitung.
Klicke auf **Neue Aktion** (oder **Erste Aktion anlegen**).
Trage **Nummer**, optional eine **Bezeichnung** (zum Beispiel „Herbstkampagne“), **Beginn**, **Ende** und das **Stundenziel** ein.
Optional: **Puffer** in Stunden oder Prozent (Stunden, die über das Ziel hinaus noch in Ordnung sind) und **Zielzahl Termine** (gelegte Erstgespräche, die in der Aktion erreicht werden sollen).
Klicke auf **Speichern**.
Jede Aktion zeigt einen Balken mit Ziel, Geleistet, Eingeplant, Noch offen, Puffer und Überschritten. Läuft sie, kannst du sie mit **Beenden** (Grund eintragen) vorzeitig abschließen. Bisherige Zeiten und Berichte bleiben. Eine Aktion, die noch nicht begonnen hat, lässt sich **Löschen**.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Projekte](/projekte-und-kontakte/projekte)
- [Vergütung](/team/verguetung)
- [Zeiterfassung](/kalender-und-planung/zeiterfassung)
- [Rollen und Rechte](/einrichtung/rollen-und-rechte)
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# Projekte
Ein Projekt anlegen, bearbeiten und die Projektseite mit ihren Reitern verstehen.
Ein Projekt gehört zu einem Kundenauftrag. Alle Kontakte, Aufgaben, Termine und Berichte hängen an einem Projekt. Du findest die Liste in der Seitenleiste unter **Unternehmen → Projekte**.
Projekte **anlegen** und **löschen** darf nur, wer das Recht „Projekte verwalten“ hat (Organisationsadmin). Ein bestehendes Projekt **bearbeiten** darf, wer dort Projektleitung ist oder das Recht „Projekte verwalten“ hat. Mehr dazu: [Rollen und Rechte](/einrichtung/rollen-und-rechte).
## Die Projektliste [#die-projektliste]
Oben stehen Kennzahlen über alle Projekte: Projekte, Fällige Leads, Neue Leads, Anwahlen, Erreichbarkeit und Termine. Darunter suchst du mit **Projekte suchen…** nach einem Projekt. Findet die Suche nichts Genaues, erscheint der Hinweis „Ähnliche Treffer“ über der Liste.
Die Tabelle zeigt je Projekt die Spalten Fällig, Neu, Leads, Anwahlen, Termine und Kontingent. Ein Klick auf den Projektnamen öffnet die [Projektseite](#die-projektseite). Der Stift neben dem Namen öffnet **Projekt bearbeiten**. Ihn siehst du nur, wenn du das Projekt bearbeiten darfst. „Weitere laden“ blättert weiter, wenn du viele Projekte hast.
Das **Systemprojekt** legt Leadmode selbst an. Dort landen Kontakte ohne eigenes Projekt, zum Beispiel unbekannte Anrufer. Es lässt sich nicht löschen.
## Ein neues Projekt anlegen [#ein-neues-projekt-anlegen]
Klicke auf **Neues Projekt** (oben rechts) oder, bei leerer Liste, auf **Neues Projekt erstellen**.
**Projekt:** Trage Projektname und Kunde ein. Beides ist Pflicht. Die Geschäftsführung und eine Projektfarbe sind optional. Die Farbe erscheint in der Seitenleiste.
**Ablauf:** Wähle eine Vorlage für den Vertriebsablauf: „Standardablauf“ (der Ablauf deiner Organisation) oder eine der Vorlagen „Full Cycle“, „Opening und Erstgespräch“, „Kaltakquise“, „E-Mail-Support“. Eigene Vorlagen deiner Organisation stehen ebenfalls zur Auswahl. Später passt du den Ablauf pro Projekt an, siehe [Vertriebsablauf](/einrichtung/vertriebsablauf) und [CRM-Pipelines](/projekte-und-kontakte/pipelines).
**Vergütung:** Wähle, wie das Projekt gegenüber dem Auftraggeber abgerechnet wird: Keine, Nach Stunden, Pro Termin, Pro Lead, Erfolgsprovision, Pauschale oder Mischform. Bei einem Modell kommt der Schritt **Konditionen** dazu, in dem du die Preise einträgst. Die Details stehen unter [Vergütung](/team/verguetung).
**Kontingent:** Trage die Stunden je Monat ein oder lass das Feld leer, wenn es kein Kontingent gibt. Siehe [Team und Kontingent](/projekte-und-kontakte/projekt-team-und-kontingent).
**Team:** Wähle mindestens eine Person und ihre Funktion. Du selbst bist als Projektleitung vorbelegt. Weitere Personen fügst du mit **Person hinzufügen** an.
**Termine:** Entscheide, ob du im Kalender hier im CRM („Nein, im CRM-Kalender“) oder im Buchungskalender des Kunden buchst („Ja, im Kalender des Kunden“). Im zweiten Fall wählst du den Kalenderanbieter und trägst den **Link zum Buchungskalender** ein. Optional sendet Leadmode eine Terminbestätigung und eine Terminerinnerung an den Kontakt.
Mit **Weitere Optionen** kommen zwei optionale Schritte dazu: **Wert** (Standardwert je Chance in Euro) und **Zeitmessung** (welche Zeit als Arbeitszeit zählt).
Klicke auf **Projekt anlegen**.
Kann Leadmode Vergütung, Kontingent oder Zeitmessung nach dem Anlegen nicht speichern, steht das Projekt trotzdem. Du bekommst einen Hinweis und trägst die Angabe im Projekt nach.
## Ein Projekt bearbeiten [#ein-projekt-bearbeiten]
Öffne **Projekt bearbeiten**, entweder über den Stift in der Projektliste oder auf der Projektseite. Links stehen die Stammdaten, rechts drei Knöpfe zu den Konfigurationen.
| Feld oder Knopf | Bedeutung |
| --- | --- |
| Projektname, Kunde, Geschäftsführung (optional) | Stammdaten des Projekts. |
| Eigener Vertrieb | Nur für Admins. Das Projekt dient der Akquise deiner eigenen Organisation statt einem Auftraggeber. Dashboard und Ranking zeigen dafür eine eigene Sicht, Kundenprojekte erscheinen dort nicht. |
| Dashboard-Ansicht | Nur für Admins. „Automatisch (aus der Art des Projekts)“ oder eine feste Ansicht. |
| Standardwert je Chance (optional) | Euro-Wert jeder neuen Chance, solange du keinen eigenen einträgst. Ändert sich der Wert, kannst du ihn mit „Auf offene Chancen ohne eigenen Wert anwenden“ auch auf offene Chancen übertragen. |
| Externer Kalender | Wie beim Anlegen: Buchungslink des Kunden, Anbieter, Bestätigung, Erinnerung. Pro Mitarbeiter lässt sich ein eigener Link hinterlegen. |
| Projektfarbe | Farbe in der Seitenleiste. „Keine“ entfernt sie. |
| Projektbesetzung | Wer mit welcher Funktion im Projekt arbeitet. Siehe [Team und Kontingent](/projekte-und-kontakte/projekt-team-und-kontingent). |
| Vergütung bearbeiten | Abrechnungsmodell und Konditionen. Braucht das Recht „Projekt bearbeiten“ im Projekt. |
| Kontingent bearbeiten | Stunden, Zählweise, Planung und Zeitmessung. Braucht im Projekt die Stufe „Leiten“ im Bereich Kalender. |
| Berichte bearbeiten | Briefing und Befundtypen für die Auswertung, siehe [Berichte](/auswertung/berichte). |
Mit **Speichern** übernimmst du die Änderungen.
### Ein Projekt löschen [#ein-projekt-löschen]
Ein Organisationsadmin (Recht „Projekte verwalten“) findet in **Projekt bearbeiten** unten links **Projekt löschen**. Das Projekt, seine Kontakte, Aufgaben und Zuordnungen werden dauerhaft gelöscht. Kopien von Kontakten in anderen Projekten bleiben erhalten. Das Systemprojekt lässt sich nicht löschen.
## Die Projektseite [#die-projektseite]
Ein Klick auf ein Projekt öffnet die Projektzentrale. Oben stehen der Projektname, der Kunde und diese Knöpfe:
- **Zurück zu den Projekten** (Pfeil links),
- **Exportieren** exportiert Kontakte des Projekts, siehe [Import und Export](/leads/import-und-export),
- **Projekt bearbeiten**,
- **Kontakte bearbeiten** und darunter **Arbeitsliste** öffnen die Arbeitsansicht mit der Kontaktliste, siehe [Arbeitslisten](/projekte-und-kontakte/arbeitslisten).
„Exportieren“ und „Projekt bearbeiten“ sind für dich ausgegraut, wenn dir im Projekt das Recht „Projekt bearbeiten“ fehlt.
### Reiter [#reiter]
| Reiter | Inhalt | Recht im Projekt |
| --- | --- | --- |
| Übersicht | Arbeit, Kontingent, Nächste Leads, Aktivität der Woche, Team, letzte Berichte | alle |
| Aktionen | Zeiträume mit festem Stundenziel, siehe [Team und Kontingent](/projekte-und-kontakte/projekt-team-und-kontingent#aktionen) | alle |
| Blockberichte | Berichte zu abgeschlossenen Telefonieblöcken | alle |
| Berichte | Berichte erstellen und lesen, siehe [Berichte](/auswertung/berichte) | Berichte und Prüfung: Ansehen |
| Tagesreport | Dein Tagesreport über die Projekte des Tages | alle |
| Lernlog | Sammlung dessen, was das Team über das Projekt gelernt hat (nur Projektwissen, keine Angaben zu einzelnen Personen) | alle, Schreiben mit Dateien: Bearbeiten |
| Vorlagen | E-Mail-Vorlagen dieses Projekts, siehe [E-Mail-Vorlagen](/e-mail/vorlagen) | alle |
| Dateien | Dateiablage des Projekts, siehe [Dateien und Ablage](/projekte-und-kontakte/dateien) | alle, Hochladen: Bearbeiten |
| Prüfablage | Befunde aus Berichten prüfen; ein Zähler zeigt offene Befunde | Berichte und Prüfung: Ansehen |
| Auftraggeber-Sheet | Prüfzahlen für den Auftraggeber | Berichte und Prüfung: Ansehen |
| Mitarbeiter | Auswertung je Person im Projekt | Projekt bearbeiten |
| Vergütung | Verdienst je Person aus den gezählten Leistungen, nur für Organisationsadmins | Recht „Vergütung“ |
| Berichtseinstellungen | Einstellungen der Berichte | Projekt bearbeiten |
Reiter, für die dir das Recht fehlt, sind ausgegraut. Mit dem **Stift** neben den Reitern blendest du Reiter, die du nicht brauchst, mit dem Auge-Symbol aus oder wieder ein. Die Auswahl gilt für dich in allen Projekten. Mindestens ein Reiter bleibt sichtbar.
### Die Übersicht [#die-übersicht]
- **Arbeit:** Fällige Leads („Jetzt anrufbar“), Neu, In Bearbeitung und Alle Leads. Ein Klick öffnet die passende Arbeitsliste.
- **Kontingent:** Ring mit dem Anteil der verbrauchten Stunden. Mehr unter [Team und Kontingent](/projekte-und-kontakte/projekt-team-und-kontingent).
- **Nächste Leads:** die sechs nächsten anrufbaren Kontakte. Ein Klick öffnet den Kontakt, „Kontakte bearbeiten“ die ganze Arbeitsansicht.
- **Aktivität · KW:** Anwahlen, Erreichbarkeit, Entscheider und Termine der Kalenderwoche, mit Vergleich zur Vorwoche. Mit den Pfeilen wechselst du die Woche.
- **Team:** Zahl der Projektleitungen und der Mitarbeitenden.
- **Berichte:** die letzten vier Berichte, mit **Bericht erstellen**.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Team und Kontingent](/projekte-und-kontakte/projekt-team-und-kontingent)
- [Kontakte](/projekte-und-kontakte/kontakte)
- [Vergütung](/team/verguetung)
---
# MCP einrichten
Schritt für Schritt die KI-Schnittstelle mit Claude, ChatGPT, Codex oder einem anderen MCP-Programm verbinden.
Du verbindest ein KI-Programm mit Leadmode, indem du dort die Adresse des MCP-Servers einträgst und dich anmeldest. Die Adresse findest du unter **Einstellungen → Anbindungen → Weitere Anbindungen → KI-Schnittstelle (MCP)**.
Die Menüs deines KI-Programms können anders heißen als unten beschrieben. Entscheidend sind die Adresse und die Anmeldung.
## Voraussetzungen [#voraussetzungen]
- Das Modul „mcp“ ist für deine Organisation freigeschaltet (Freischaltung durch den Betreiber der Plattform).
- Du bist Mitglied der Organisation. Die KI arbeitet mit deinen Rechten.
## Schritte [#schritte]
Öffne die Seite „KI-Schnittstelle (MCP)“.
Lass „Ansicht für diese Verbindung“ ohne Häkchen. Dann gilt die schlanke Ansicht: Die KI sieht fünf Hilfswerkzeuge und sucht sich die passenden Werkzeuge selbst. Nur wenn dein KI-Programm mit vielen Werkzeugen gut zurechtkommt, wählst du Bereiche, zum Beispiel „Kontakte und Firmen“; die Adresse wird dann um `?bereiche=…` ergänzt.
Kopiere die Adresse mit „Adresse kopieren“.
Trage die Adresse in deinem KI-Programm ein (siehe unten).
Melde dich an. Beim ersten Verbinden öffnet das Programm ein Anmeldefenster des Leadmode-Anmeldeservers. Melde dich mit deinem Leadmode-Konto an.
## Im KI-Programm eintragen [#im-ki-programm-eintragen]
Im Terminal:
```bash
claude mcp add --transport http leadmode ""
```
Danach meldest du dich beim ersten Aufruf an.
Füge in den Einstellungen einen eigenen Connector beziehungsweise MCP-Server hinzu und trage die kopierte Adresse ein.
Füge in den Einstellungen einen eigenen Connector beziehungsweise MCP-Server hinzu und trage die kopierte Adresse ein. Das Programm muss Streamable HTTP und die Anmeldung per OAuth unterstützen.
Als Hilfe gibt es den Knopf „Anleitung für KI kopieren“. Er kopiert einen fertigen Text mit Adresse, Eintragen, Werkzeugen und Rechten, den du dem KI-Programm geben kannst.
## Wie die Anmeldung läuft [#wie-die-anmeldung-läuft]
Das KI-Programm findet den Anmeldeserver selbst: Ein Aufruf ohne Anmeldung wird mit einem Hinweis auf die Anmelde-Metadaten beantwortet. Die Anmeldung läuft als OAuth über den Anmeldeserver von Leadmode (dasselbe Konto wie in der Oberfläche). Danach arbeitet das Programm mit deinen Rechten.
## Hinweise [#hinweise]
- ChatGPT, Codex und andere Programme nutzen dieselbe Adresse wie jedes MCP-Programm.
Zum Prüfen bittest du die KI, mit `run_read` die Projekte (`projects_list`) aufzulisten. Löschen führt sie nur nach deiner Bestätigung aus.
Wenn die Verbindung nicht klappt, frage den Betreiber.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [KI-Schnittstelle (MCP)](/schnittstellen/mcp)
- [Überblick](/schnittstellen/ueberblick)
---
# KI-Schnittstelle (MCP)
Was die KI-Schnittstelle ist, was sie kann, welche Rechte gelten und wo ihre Grenzen liegen.
Mit der KI-Schnittstelle (MCP) verbindest du eine KI wie Claude, ChatGPT oder Codex mit Leadmode. Die KI liest und bearbeitet dann Kontakte, Aufgaben, Termine, Auswertungen und mehr. Du findest die Seite unter **Einstellungen → Anbindungen → Weitere Anbindungen → KI-Schnittstelle (MCP)**.
Voraussetzung ist das Modul „mcp“. Die Freischaltung nimmt der Betreiber der Plattform vor. Die Einrichtung selbst steht unter [MCP einrichten](/schnittstellen/mcp-einrichten).
## Rechte: die KI darf nicht mehr als du [#rechte-die-ki-darf-nicht-mehr-als-du]
Jedes Werkzeug ruft intern dieselben Funktionen auf wie die Oberfläche, mit der Anmeldung der Person, die sich verbunden hat. Es gelten Rolle, Berechtigungsprofil, Projektzugehörigkeit, Modulschalter, Prüfungen und Grenzen wie in Leadmode selbst. Was du dort nicht darfst, lehnt auch der Server ab. Mehr zu den Rechten: [Rollen und Rechte](/einrichtung/rollen-und-rechte).
Schreibende Werkzeuge stehen jedem Mitglied offen, soweit es die Aktion in der Oberfläche ausführen darf. Jeder Schreibaufruf und jeder Löschaufruf steht im Protokoll, auch ein gescheiterter. Lesen wird nicht protokolliert.
## Adresse [#adresse]
Die Adresse des MCP-Servers zeigt die Einstellungsseite im Feld „Adresse des MCP-Servers“, mit dem Knopf „Adresse kopieren“. Sie hat die Form:
```text
https:///api/organizations//mcp
```
Der Server nutzt Streamable HTTP und antwortet nur auf POST.
## Zwei Ansichten: schlank und direkt [#zwei-ansichten-schlank-und-direkt]
Alle Werkzeuge zusammen (etwa 430) würden den Kontext einer KI schon füllen, bevor sie etwas getan hat. Deshalb bietet derselbe Server zwei Ansichten. Auf der Einstellungsseite steht dazu der Bereich „Ansicht für diese Verbindung“.
### Schlank (Standard) [#schlank-standard]
Die Adresse ohne Zusatz zeigt der KI nur fünf Hilfswerkzeuge. Damit sucht sie das passende Werkzeug, schlägt es nach und führt es aus.
| Hilfswerkzeug | Aufgabe |
| --- | --- |
| `tools_find` | Sucht unter allen Werkzeugen nach Stichwort, Bereich und Art (liest, schreibt, löscht). Ohne Angaben kommt eine Bereichsübersicht. |
| `tools_describe` | Zeigt für bis zu fünf Werkzeuge die volle Beschreibung und die genauen Eingaben. |
| `run_read` | Führt ein lesendes Werkzeug aus. |
| `run_write` | Führt ein schreibendes Werkzeug aus. |
| `run_delete` | Führt ein löschendes Werkzeug aus, nur nach Bestätigung. |
So läuft es ab: Die KI sucht mit `tools_find`, schaut das Werkzeug mit `tools_describe` an und ruft es mit `run_read`, `run_write` oder `run_delete` auf, mit dem Werkzeugnamen und seinen Eingaben. Meist beginnt sie mit `run_read` und `projects_list`. Liest, schreibt und löscht sind getrennt, damit dein KI-Programm sie unterscheiden und Rückfragen richtig stellen kann. Ruft die KI ein Werkzeug über die falsche Ausführung auf, etwa Löschen über `run_read`, weist der Server das mit einem Hinweis ab. Bei falschen Eingaben kommt das Schema in der Fehlermeldung mit.
Rechte und Protokoll sind dieselben wie bei einem direkten Aufruf. Im Protokoll steht das eigentliche Werkzeug, zum Beispiel `mcp.contacts_create`.
### Direkt (`?bereiche=…`) [#direkt-bereiche]
Hängst du `?bereiche=` mit den gewünschten Bereichen an die Adresse, getrennt durch Kommas (zum Beispiel `?bereiche=kontakte,arbeit`), sieht die KI genau diese Werkzeuge einzeln. `projects_list` ist immer dabei. Das ist nur für KI-Programme sinnvoll, die mit vielen Werkzeugen gut zurechtkommen. `?bereiche=alle` zeigt alle Werkzeuge und ist sehr groß (etwa 135.000 Token). Ein unbekannter Bereich führt zu einem Fehler.
Auf der Einstellungsseite wählst du die Bereiche per Häkchen, die Adresse oben passt sich an. Ohne Häkchen bleibt es bei der schlanken Ansicht. Die Zahl hinter dem Bereich ist die Zahl der Werkzeuge.
| Bereich (`bereiche=`) | Anzeige | Werkzeuge | Etwa Token | Inhalt |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| `projekte` | Projekte | 1 | gering | Projektliste |
| `kontakte` | Kontakte und Firmen | 26 | 15.000 | Kontakte und Firmen suchen, ansehen, anlegen, ändern; Verlauf, Ablauf-Stufen, Ergebnisse, Aufgaben je Kontakt, eigene Felder |
| `leads` | Leads, Importe, Quellen | 39 | 11.000 | Importe, Lead-Suchen, Instantly, Webhooks je Projekt, Google Sheets |
| `arbeit` | Aufgaben, Termine, Planung, Telefonie, Personal | 130 | 35.000 | Aufgaben und Listen, Kalender und Termine, Buchungseinstellungen, Zeitmessung und Berichte, Einsatzplanung und Urlaub |
| `auswertung` | Auswertung, Berichte, Vergütung | 54 | 28.000 | Dashboard, Ranking, Berichte, Gesprächsanalyse, Vergütung, Export, KI-Nutzung ansehen |
| `einrichtung` | Projekte verwalten, Team, Rechte, Abläufe | 64 | 15.000 | Projekte, Team und Einladungen, Berechtigungsprofile, Ergebniskatalog, Ablaufvorlagen, Partner-Zugang, Organisations- und Profileinstellungen |
| `mail` | Postfach, Vorlagen, Chat, Support | 54 | 12.000 | Postfach lesen und senden, Mails je Kontakt, Absender, E-Mail-Vorlagen, Chat, Support-Chat |
| `marketing` | Funnel, Landingpages, Website | 22 | 5.000 | Lead-Fragebögen und Landingpages, Website-Adressen |
| `ablage` | Ablage und Dokumente | 17 | 4.000 | Ordner, Dateien, Dokumente als PDF |
| `abrechnung` | Abrechnung (nur Entwürfe) | 24 | 11.000 | Kunden, Artikel, Angebote, Aufträge, Rechnungsentwürfe |
Die Token-Zahlen sind Schätzungen.
### Beispiele für Werkzeugnamen [#beispiele-für-werkzeugnamen]
Namen folgen dem Muster `_`. Die vollständige Liste mit Titel und Art siehst du auf der Einstellungsseite unter „Was die KI damit kann“, nach Bereichen aufklappbar. Jedes Werkzeug ist dort als „Liest“, „Schreibt“ oder „Löscht (mit Bestätigung)“ gekennzeichnet.
| Bereich | Beispiele |
| --- | --- |
| Projekte | `projects_list` |
| Kontakte | `contacts_list`, `contacts_get`, `contacts_create`, `contacts_update`, `contacts_add_activity`, `contacts_task_create`, `contacts_delete` |
| Leads | `imports_run`, `leads_start_search`, `instantly_overview`, `webhooks_list`, `webhooks_create`, `webhooks_send_test`, `sheets_export` |
| Arbeit | `tasks_list`, `tasks_create`, `tasks_set_status`, `calendar_create_event`, `calendar_suggest_slots`, `planning_overview` |
| Auswertung | `dashboard_get`, `ranking_get`, `reports_create`, `analysis_list_findings`, `compensation_my_earnings` |
| Einrichtung | `project_create`, `members_list`, `invitations_create`, `permissions_list_profiles`, `flow_get_template`, `outcomes_get_standard` |
| Mail | `mailbox_list_messages`, `mail_send`, `mail_list_templates`, `chat_send_message`, `support_get_messages` |
| Marketing | `funnels_list`, `funnels_ai_draft`, `funnels_publish`, `website_create` |
| Ablage | `files_list`, `files_read_text`, `documents_create`, `library_create_folders` |
| Abrechnung | `billing_list_documents`, `billing_create_draft`, `billing_add_draft_lines`, `billing_record_offer_decision` |
## Löschen nur mit Bestätigung [#löschen-nur-mit-bestätigung]
Löschende Werkzeuge haben ein Pflichtfeld `confirm`, das `true` sein muss. In der schlanken Ansicht laufen sie nur über `run_delete`, das für das KI-Programm als zerstörerisch gekennzeichnet ist. Die KI soll sie nur nach ausdrücklicher Bestätigung von dir aufrufen. Bestätige solche Schritte in deinem KI-Programm bewusst.
## Was bewusst nicht möglich ist [#was-bewusst-nicht-möglich-ist]
- Rechnungen ausstellen, versenden oder stornieren, Zahlungen erfassen, Freigaben. Rechnungen entstehen nur als Entwurf.
- Zahlungen, die Organisation löschen, Demo-Organisation, Plattform-Verwaltung.
- Alles, was Geheimnisse setzt oder ausgibt: API-Schlüssel, Twilio-Zugangsdaten, App-Passwörter, Webhook-Adressen und Buchungslinks mit Token.
- Anrufe auslösen, Mithören, Audio sowie Datei-Up- und -Downloads.
## Grenzen [#grenzen]
- Höchstens 60 Aufrufe je Person und Minute; danach kommt eine Meldung, kurz zu warten.
- Eine Anfrage darf höchstens 20 Nachrichten bündeln. Antworten werden auf 100.000 Zeichen gekürzt.
- Der Server bietet nur Werkzeuge, keine MCP-Ressourcen und keine Vorlagen-Prompts.
- Programme, die von einer anderen Internetseite aus (Browser) aufrufen, werden abgewiesen, sofern die Seite nicht Leadmode selbst ist.
- Prüfe Ergebnisse, bevor du dich darauf verlässt: Eine KI kann Eingaben falsch verstehen. Schreibende Werkzeuge ändern echte Daten.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [MCP einrichten](/schnittstellen/mcp-einrichten)
- [Überblick](/schnittstellen/ueberblick)
- [Webhooks](/schnittstellen/webhooks)
---
# Überblick
Welche Wege es gibt, Daten in Leadmode hinein und wieder heraus zu bekommen.
Leadmode hat drei Wege für Daten und Automatisierung. Welcher passt, hängt davon ab, wer die Daten liefert.
| Weg | Richtung | Wofür | Wo findest du ihn |
| --- | --- | --- | --- |
| Import und Export | Datei rein und raus | Listen als Tabelle laden, Ergebnisse als Datei holen | [Import und Export](/leads/import-und-export) |
| Webhooks | andere Systeme liefern an Leadmode | Anfragen aus Formularen, Anzeigen, Make, Zapier, n8n oder einer KI; Bewerbungen aus Jobportalen | Einstellungen → Anbindungen → Weitere Anbindungen → „Webhooks“ |
| KI-Schnittstelle (MCP) | eine KI liest und bearbeitet | Claude, ChatGPT, Codex oder ein anderes Programm arbeitet mit deinen Daten und Rechten | Einstellungen → Anbindungen → Weitere Anbindungen → „KI-Schnittstelle (MCP)“ |
## Webhooks [#webhooks]
Ein Webhook ist eine Adresse, an die ein anderes System Daten schickt. Aus jeder Anfrage wird ein Lead im Projekt (oder eine Bewerbung im Recruiting-Board). Es gibt Adressen für ein Projekt, für einen Lead-Fragebogen, für eine Landingpage und für Bewerbungen. Mehr dazu unter [Webhooks](/schnittstellen/webhooks).
## KI-Schnittstelle (MCP) [#ki-schnittstelle-mcp]
Über MCP verbindest du eine KI mit Leadmode. Standardmäßig sieht die KI nur fünf Hilfswerkzeuge, mit denen sie Werkzeuge sucht und ausführt; alternativ gibst du ihr Bereiche direkt. Sie handelt mit genau deinen Rechten, nicht mit mehr. Mehr dazu unter [KI-Schnittstelle (MCP)](/schnittstellen/mcp) und [MCP einrichten](/schnittstellen/mcp-einrichten).
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Lead-Webhook](/leads/lead-webhook)
- [Landingpages](/leads/landingpages)
- [Recruiting](/team/recruiting)
- [Rollen und Rechte](/einrichtung/rollen-und-rechte)
---
# Webhooks
Adressen, über die andere Systeme Leads und Bewerbungen an Leadmode senden, mit Aufbau, Antworten und Grenzen.
Webhooks sind Adressen, an die ein anderes System per POST Daten schickt, zum Beispiel ein Website-Formular, eine Meta- oder Google-Anzeige, Make, Zapier, n8n oder deine KI. Du findest sie unter **Einstellungen → Anbindungen → Weitere Anbindungen → Webhooks**.
Das Modul CRM muss aktiv sein. Adressen für Projekte, Lead-Fragebögen und Landingpages legt die Projektleitung oder ein Organisationsadmin an. Gesendete Leads entstehen im Namen der Person, die die Adresse angelegt hat, solange sie Mitglied der Organisation ist.
## Welche Adressen es gibt [#welche-adressen-es-gibt]
Die Seite „Webhooks“ zeigt Kacheln. Je Kachel legst du Adressen an.
| Kachel | Wohin die Anfragen gehen |
| --- | --- |
| Allgemeiner Lead-Eingang | als Lead in ein Projekt, ohne Seite oder Stelle |
| Lead-Fragebögen | als Antwort eines deiner Lead-Fragebögen; zählt in dessen Auswertung |
| Landingpages | als Anfrage einer deiner Landingpages; zählt in deren Auswertung |
| Bewerbungen | als Bewerbung auf eine Stelle oder als Initiativbewerbung ins Recruiting-Board, Stufe „Neu“ |
Bei Lead-Fragebögen, Landingpages und Bewerbungen zeigt die Liste je Eintrag den Stand („Nicht eingerichtet“, „Webhook aktiv“, „Pausiert“) und die Zahl der Eingänge. Mit **Anlegen** erzeugst du die Adresse. Danach kopierst du mit **Adresse** die URL oder mit **Anleitung für KI** einen fertigen Text für deine KI. **Details** öffnet die Seite, auf der die Adresse verwaltet wird: den Lead-Fragebogen oder die Landingpage (Bereich „Externe Anbindung (Webhook)“) beziehungsweise die Stelle im Recruiting.
Pro Lead-Fragebogen, Landingpage und Stelle gibt es höchstens eine Adresse. Für ein Projekt kannst du mit **Weitere Adresse anlegen** beliebig viele erzeugen, zum Beispiel eine je Quelle.
## Die Adresse und das Geheimnis [#die-adresse-und-das-geheimnis]
Die Adresse enthält ein geheimes Token. Weitere Zugangsdaten sind nicht nötig. Gib die Adresse nur an Systeme weiter, die senden sollen.
```text
Leads: POST https:///api/public/leads//
Bewerbungen: POST https:///api/public/applications//
```
Die fertige Adresse kopierst du aus der Oberfläche. Mit **Neue Adresse erzeugen** wird das Token ersetzt; die alte Adresse funktioniert sofort nicht mehr, und du musst die neue in allen Systemen eintragen. Mit dem Schalter (Aktiv oder Pausiert) pausierst du eine Adresse. Beim Löschen erhalten sendende Systeme einen Fehler; bereits angelegte Leads und Bewerbungen bleiben.
## Leads senden [#leads-senden]
`Content-Type: application/json` oder `application/x-www-form-urlencoded`. Größe bis 200 KB. Browser-Formulare auf anderen Seiten dürfen die Adresse aufrufen.
```bash
curl -X POST 'https:///api/public/leads//' \
-H 'Content-Type: application/json' \
-d '{ "name": "Anna Beispiel", "email": "anna@beispiel.de", "phone": "0171 1234567", "company": "Beispiel GmbH", "message": "Bitte um Rückruf", "externalId": "anfrage-4711" }'
```
### Felder [#felder]
Pflicht ist `email` oder `phone`. Alles andere ist freiwillig. Gängige Namen wie Vorname, Nachname, Telefon, Firma oder Nachricht erkennt Leadmode selbst, ebenso das Format von Meta Lead Ads.
| Feld | Bedeutung |
| --- | --- |
| `name` oder `firstName` und `lastName` | Name |
| `email`, `phone` | E-Mail, Telefon |
| `company`, `jobTitle`, `website` | Firma, Position, Website |
| `street`, `postalCode`, `city` | Anschrift |
| `message` | Freitext, Anliegen |
| `externalId` | eigene Kennung der Anfrage, verhindert Doppelte bei Wiederholung |
| `utm_source`, `utm_medium`, `utm_campaign`, `utm_term`, `utm_content` | Herkunft der Anzeige |
Alle weiteren Felder hängt Leadmode als Zeilen „Feld: Wert“ an die Nachricht an (bis zu 30 Felder). Ungültige E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Websites lässt Leadmode weg, statt den Lead zu verwerfen. Bleibt weder eine gültige E-Mail noch eine Telefonnummer übrig, wird die Anfrage abgelehnt.
Erkennt Leadmode ein Feld nicht, ordnest du es im Projekt-Lead-Eingang unter „Felder ohne Zuordnung im letzten Eingang“ einem Ziel zu oder wählst „Nicht verwenden“. Die Zuordnung gilt für alle künftigen Eingänge. Unter „Letzte Eingänge“ siehst du die letzten 20 Anfragen mit dem, was erkannt wurde. Mit **Testlead senden** schickst du einen Testlead („Testlead Webhook“), den du später löschen kannst.
### Antworten [#antworten]
| Antwort | Bedeutung |
| --- | --- |
| `201` `{"status":"created"}` | Neuer Lead angelegt, mit Aufgabe „Neuer Lead – anrufen“ |
| `200` `{"status":"returning"}` | Die Person gibt es im Projekt schon (gleiche E-Mail-Adresse, ohne E-Mail die gleiche Telefonnummer). Leadmode legt am bestehenden Kontakt die Aufgabe „Erneute Anfrage – zurückrufen“ an, aber keine zweite Karte. |
| `200` `{"status":"duplicate"}` | Genau diese Anfrage kam schon an. Nichts doppelt angelegt. |
| `422` `{"status":"rejected","error":"…"}` | Keine gültige E-Mail und keine gültige Telefonnummer; die Meldung nennt den Grund |
| `400` | Daten weder als JSON noch als Formular |
| `404` | Adresse ungültig, pausiert oder gelöscht |
| `429` | Zu viele Anfragen; später erneut senden |
### Doppelte Anfragen [#doppelte-anfragen]
Leadmode merkt sich die Anfragen je Adresse. Mit `externalId` zählt allein diese Kennung. Ohne sie vergleicht Leadmode den Inhalt (Felder mit Zeit- oder Datumsangaben bleiben dabei außen vor). Dieselbe Anfrage zweimal zu senden ist daher unschädlich.
### Herkunftsklasse und Quelle [#herkunftsklasse-und-quelle]
Jeder Lead bekommt eine Herkunftsklasse: **Kalt**, **Warm** oder **Website**. Beim Anlegen einer Projekt-Adresse wählst du **Quelle** (zum Beispiel „Website-Formular“, „Meta Ads (Facebook, Instagram)“, „Google Ads“, „LinkedIn“, „Webinar“, „Empfehlung“, „Warme Anfrage“, „Sonstige“) und **Herkunftsklasse**; die Quelle schlägt eine passende Klasse vor. Bei Lead-Fragebögen und Landingpages kommen Projekt, Quelle, Herkunft und Zuständiger von der Seite. Wer die neuen Aufgaben bekommt, richtet sich nach dem eingestellten Zuständigen, sonst nach der Projektleitung.
## Bewerbungen senden [#bewerbungen-senden]
Gleiche Technik, andere Adresse und andere Felder. Auf der Stelle im Recruiting findest du sie unter „Externe Anbindung (Webhook)“ mit **Webhook-Adresse anlegen**. Siehe auch [Recruiting](/team/recruiting).
```bash
curl -X POST 'https:///api/public/applications//' \
-H 'Content-Type: application/json' \
-d '{ "firstName": "Lena", "lastName": "Bergmann", "email": "lena@beispiel.de", "phone": "+49 30 123456", "message": "Ich bewerbe mich als Telefonvertriebler.", "file": { "name": "Lebenslauf.pdf", "content": "" } }'
```
| Feld | Bedeutung |
| --- | --- |
| `firstName` und `lastName` (oder `name`) | Pflicht |
| `email` | Pflicht |
| `phone` | freiwillig |
| `message` | Anschreiben, freiwillig |
| `file` | freiwillig: `name` und `content` (Base64). PDF, Word, Bilder und OpenDocument bis 5 MB. Bei Formular-Übertragung ohne Datei. |
Weitere Felder landen als Zeilen „Feld: Wert“ in der Notiz der Bewerbung.
| Antwort | Bedeutung |
| --- | --- |
| `201` `{"status":"created"}` | Bewerbung angelegt |
| `200` `{"status":"duplicate"}` | Dieselbe E-Mail hat sich in den letzten 30 Tagen schon auf diese Stelle beworben |
| `422` | Angaben unvollständig; die Meldung nennt, was fehlt |
| `400` | Datei leer, zu groß oder falscher Dateityp |
| `404` | Adresse ungültig, pausiert, gelöscht oder die Stelle ist nicht mehr offen |
| `429` | Zu viele Anfragen |
## Grenzen [#grenzen]
- Leads: höchstens 120 Anfragen je Minute und Absender-Adresse und 600 je zehn Minuten je Webhook-Adresse. Wiederholt ungültige Adressen sperren den Absender zeitweise.
- Bewerbungen: höchstens 300 Anfragen je zehn Minuten je Adresse.
- Leadmode speichert je Lead-Adresse die letzten 20 Eingänge zur Ansicht.
- Es gibt nur eingehende Webhooks.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Überblick](/schnittstellen/ueberblick)
- [Lead-Webhook](/leads/lead-webhook)
- [Landingpages](/leads/landingpages)
- [Lead-Fragebögen](/leads/lead-frageboegen)
---
# Einrichtungs-Checkliste
Die Checkliste „Einrichtung“ führt Admins und Mitarbeiter durch die ersten Schritte.
Die Checkliste liegt in der Seitenleiste unten links über deinem Profil, als Eintrag **Einrichtung** mit einer Zahl für die noch offenen Pflichtschritte. Sind alle Pflichtschritte erledigt, verschwindet der Eintrag.
## Willkommensdialog beim ersten Start [#willkommensdialog-beim-ersten-start]
Als Admin siehst du beim allerersten Start den Dialog **Von wo kommst du?**. Wähle dein bisheriges System, dann zeigt Leadmode, wie du deine Kontakte übernimmst, und „Zum Import“ führt dich dorthin. Mit **Ich fange neu an** oder **Später** schließt du ihn. Die Checkliste bleibt erreichbar.
## Die Schritte für Admins [#die-schritte-für-admins]
Ein Klick auf einen Schritt öffnet die passende Seite. Das Häkchen setzt Leadmode selbst, sobald der Schritt erledigt ist. Der Dialog schätzt den Gesamtaufwand mit „Voraussichtlich 15–25 Min.“.
| Schritt | Wo er dich hinführt | Pflicht |
| --- | --- | --- |
| Team einrichten | Einstellungen → Organisation → Mitarbeiter | ja, kann übersprungen werden |
| Erstes Projekt anlegen | Projekte | ja |
| Kontakte importieren | Import / Export | ja, kann übersprungen werden |
| Ersten Kontakt bearbeiten | ein Kontakt deines Projekts | ja |
| E-Mail-Fußzeile festlegen | Einstellungen → E-Mail → Aussehen und Signatur | ja |
| Eigenes Postfach verbinden | Einstellungen → E-Mail → Mein E-Mail-Account | ja |
| Telefonie verbinden | Einstellungen → Anbindungen → Telefonie | optional |
| Abrechnungsdaten ausfüllen | Einstellungen → Organisation → Abrechnungsdaten | optional, nur wenn das Finanzmodul aktiv ist |
- **Team einrichten** gilt als erledigt, sobald du jemanden eingeladen hast; solange die Einladung nicht angenommen ist, steht „Einladung offen“ dabei.
- Wer allein arbeitet oder keine Dateien importieren will, klickt bei „Team einrichten“ oder „Kontakte importieren“ auf **Überspringen**. Der Schritt zählt dann als erledigt, trägt „Übersprungen“, und **Rückgängig** nimmt es zurück.
- Offene Schritte erscheinen auch als gelbe Zahl am jeweiligen Punkt der Einstellungen.
## Weitere Hilfen im Dialog [#weitere-hilfen-im-dialog]
- **Mit KI einrichten:** Der KI-Assistent führt dich Schritt für Schritt durch alles, was noch offen ist.
- **Demo testen:** du probierst Leadmode in einer [Demo-Organisation](/einrichtung/demo-organisation) mit Beispieldaten aus, ohne etwas einzurichten.
- **Daten aus anderem System übernehmen:** öffnet noch einmal den Willkommensdialog zur Wahl deines bisherigen Systems.
- **Passkey einrichten:** erscheint, solange du keinen hast.
- **Später** schließt den Dialog. **Loslegen** springt zum nächsten offenen Schritt.
## Die Schritte für Mitarbeiter [#die-schritte-für-mitarbeiter]
Mitarbeiter sehen nur zwei Schritte, Zeitbedarf etwa 2 bis 4 Minuten:
1. **Zum ersten Kontakt:** Erledigt, sobald du einen Kontakt bearbeitet hast. Hast du noch keinen, weist dir ein Admin ein Projekt mit Kontakten zu.
2. **Passkey einrichten:** optional.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Organisation](/einrichtung/organisation)
- [Mitarbeiter einladen](/einrichtung/mitarbeiter-einladen)
- [Oberfläche](/start/oberflaeche)
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# Erste Schritte
Von der Registrierung bis zur ersten eigenen Organisation in Leadmode.
Eine Organisation ist dein Arbeitsbereich in Leadmode: Sie hat eigene Mitarbeiter, Projekte, Kontakte und Einstellungen. Du legst sie bei der Registrierung an. Wer eingeladen wird, tritt einer bestehenden Organisation bei.
## Registrieren und Organisation anlegen [#registrieren-und-organisation-anlegen]
Du findest die Registrierung auf der Anmeldeseite unter „Registrieren“.
Trage **Vorname**, **Nachname**, **E-Mail** und im Feld **Organisation** den Namen deiner neuen Organisation ein. Wird die Anmeldung mit Google angeboten, kannst du stattdessen deren Knopf nutzen. Danach gibst du Vorname, Nachname und Organisation an und bestätigst deine E-Mail ebenfalls mit einem sechsstelligen Code.
Klicke auf **Code senden**. Leadmode schickt einen sechsstelligen Code an deine E-Mail-Adresse.
Gib den **Bestätigungscode** ein und lege ein **Passwort** fest. Es braucht mindestens 12 Zeichen.
Setze den Haken bei den Nutzungsbedingungen. Mit ihm bestätigst du auch, dass deine Organisation die erforderlichen Rechte an ihren Leads, Kontakten und Aufnahmen hat.
Klicke auf **E-Mail bestätigen**. Du bist danach angemeldet und in deiner neuen Organisation.
Kam der Code nicht an, wartest du kurz und klickst auf „Code erneut senden“. Der Knopf zeigt einen Countdown, solange ein neuer Code noch nicht möglich ist. Mit „Zur Anmeldung“ gehst du zurück.
Wer eine Organisation registriert, ist deren **Admin**. Mehr zu Rollen: [Rollen und Begriffe](/start/rollen-und-begriffe).
## Zur Organisation eingeladen werden [#zur-organisation-eingeladen-werden]
Eingeladene bekommen eine E-Mail mit einem Link. Der Link zeigt den Namen der Organisation und die eingeladene Adresse.
- **Neues Konto:** Gib Vorname, Nachname und ein Passwort (mindestens 12 Zeichen) ein und klicke auf „Konto erstellen“. Danach meldest du dich an.
- **Du hast schon ein Konto** mit dieser Adresse: Melde dich an und klicke auf „Einladung annehmen“. Bist du mit einem anderen Konto angemeldet, wechselst du mit „Konto wechseln“ oder „Anderes Konto verwenden“.
Ist der Link abgelaufen oder zurückgezogen, bittet du den Admin, dich erneut einzuladen. Das Einladen beschreibt [Mitarbeiter einladen](/einrichtung/mitarbeiter-einladen).
## Passkey einrichten [#passkey-einrichten]
Solange du keinen Passkey hast, zeigt die Seitenleiste unten den Knopf **Passkey einrichten**. Damit meldest du dich künftig ohne Passwort an. Der Schritt ist freiwillig.
## Mehrere Organisationen [#mehrere-organisationen]
Gehörst du zu mehreren Organisationen, wechselst du mit dem Pfeil neben deinem Namen unten in der Seitenleiste („Organisation wechseln“). Siehe [Oberfläche](/start/oberflaeche).
## Wie es weitergeht [#wie-es-weitergeht]
Beim ersten Start siehst du als Admin einen Willkommensdialog („Von wo kommst du?“). Danach führt dich die [Einrichtungs-Checkliste](/start/einrichtung-checkliste) durch die ersten Schritte.
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# Oberfläche
Wie Leadmode aufgebaut ist: Seitenleiste mit Bereichen, Einstellungen mit Gruppen, Chat und Fußleiste.
Links steht die **Seitenleiste**. Mit ihr wechselst du zwischen den Bereichen. Alles andere, was du einrichtest, liegt in den **Einstellungen** (Zahnrad unten in der Seitenleiste).
## Seitenleiste [#seitenleiste]
Sie ist in drei Bereiche gegliedert. Was du nicht brauchst, kannst du ausblenden (siehe [Menü und Design](/einrichtung/menue-und-design)).
| Bereich | Menüpunkte |
| --- | --- |
| Übersicht | Dashboard, Inbox, Kalender, Einsatzplanung, Ranking, Aufzeichnungen |
| Unternehmen | CRM-Pipelines (ausklappbar, mit deinen Projekten), Import / Export, Projekte, Kontakte, Mitarbeiter, Finanzen |
| Marketing | Landingpages, Lead-Fragebögen, Website & SEO, Werbeanzeigen, Social Media |
Darunter steht einzeln **Akademie**.
- **CRM-Pipelines** klappt deine Projekte auf. Ein Klick auf ein Projekt öffnet dessen Arbeitsbereich. Du kannst die Reihenfolge der Projekte per Drag and drop ändern.
- Kleine Zähler an **Inbox** und **Mitarbeiter** zeigen, was offen ist.
- Menüpunkte, für die dir ein Recht fehlt, bleiben sichtbar, sind aber grau. Beim Überfahren steht, was fehlt. Das gilt zum Beispiel für **Finanzen** ohne das Recht „Finanzen“. Rechte vergibt ein Admin ([Rollen und Rechte](/einrichtung/rollen-und-rechte)).
- Die Seitenleiste lässt sich einklappen („Seitenleiste einklappen“), dann bleiben nur die Symbole. Die Breite änderst du durch Ziehen am Rand, ein Doppelklick stellt sie zurück.
## Fußleiste der Seitenleiste [#fußleiste-der-seitenleiste]
Unten in der Seitenleiste, von oben nach unten:
- Dein Name und der Name der Organisation. Gehörst du zu mehreren Organisationen, wechselst du mit dem Pfeil daneben („Organisation wechseln“). Demo-Organisationen sind violett markiert.
- **Einrichtung**, solange Pflichtschritte offen sind ([Checkliste](/start/einrichtung-checkliste)).
- **Passkey einrichten**, solange du keinen hast.
- **Einstellungen** (Zahnrad), der Schalter für Hell, Gemischt und Dunkel, **Ausloggen** und das Ein-/Ausklappen der Leiste.
## Einstellungen [#einstellungen]
Die Einstellungen haben links eine Liste mit sieben Gruppen. Gesperrte Punkte sind grau und erklären beim Überfahren, welches Recht fehlt. Wer kein Admin ist, sieht oben einen Hinweis „dein Profil: …“.
| Gruppe | Punkte |
| --- | --- |
| Konto | Account, Power Dialer, Verdienst |
| Organisation | Organisationseinstellungen, Mitarbeiter, Rollen und Rechte, Abrechnungsdaten, Demo |
| Belege | Gestaltung |
| Vertrieb | Vertriebsablauf, Standards, Kontaktfelder |
| E-Mail | Mein E-Mail-Account, E-Mail-Vorlagen, Aussehen und Signatur, E-Mails verwalten |
| Anbindungen | Telefonie, Lead-Quellen, Weitere Anbindungen, Textanalyse, Audioanalyse, Berichte |
| Darstellung | Menü, Design |
Ein Admin landet zuerst bei „Mitarbeiter“, alle anderen bei „Account“. Eine gelbe Zahl neben einem Punkt zeigt einen offenen Einrichtungsschritt.
## Chat [#chat]
Unten rechts öffnet der Knopf „Chats öffnen“ den Chat mit deinem Team. Wo es einen Support gibt, schaltest du unten im Chat zwischen „Team-Chat“ und „Support“ um ([Support-Chat](/hilfe/support-chat)).
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Rollen und Begriffe](/start/rollen-und-begriffe)
- [Tastenkürzel](/hilfe/tastenkuerzel)
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# Rollen und Begriffe
Wer in Leadmode was darf und was Projekt, Kontakt, Ergebnis, Pipeline, Vertriebsablauf bedeuten.
## Rollen in der Organisation [#rollen-in-der-organisation]
Jede Person hat in einer Organisation genau eine von drei Rollen:
| Rolle | Wer | Was sie darf |
| --- | --- | --- |
| Admin | Wer die Organisation anlegt, und alle, die ein Admin dazu macht | Alles. Nur Admins laden ein, vergeben Rollen und Profile, entfernen Mitarbeiter und löschen die Organisation. |
| Mitarbeiter | Eingeladene Kolleginnen und Kollegen | Das, was ihr **Berechtigungsprofil** erlaubt, und in Projekten, was ihre **Funktion im Projekt** erlaubt. |
| Mitbetrachter | Externe Partner und Endkunden | Nur die Projekte und Bereiche, die ein Admin freigibt, meist Berichte und Kennzahlen. |
Beim Befördern mit „Zum Admin machen“ weist Leadmode darauf hin, dass sich die Admin-Rolle in der Mitarbeiterliste nicht zurücknehmen lässt.
### Berechtigungsprofile [#berechtigungsprofile]
Ein Mitarbeiter hat ein Profil. Es legt fest, welche Bereiche er nutzen darf (zum Beispiel Finanzen, Telefonie, Recruiting) und wie weit seine Rechte in Projekten höchstens reichen. Drei Profile liefert Leadmode mit: **Vertriebsmitarbeiter** (Vorgabe), **Teamleitung** und **Betrachter**. Du kannst sie anpassen und eigene anlegen. Details: [Rollen und Rechte](/einrichtung/rollen-und-rechte).
### Funktion im Projekt [#funktion-im-projekt]
Zusätzlich hat jeder Mitarbeiter in jedem Projekt, in dem er mitarbeitet, eine Funktion:
| Funktion | Gedacht für |
| --- | --- |
| Projektleitung | Steuert das Projekt, weist Kontakte zu, prüft Berichte |
| Vertrieb | Bearbeitet Kontakte, ruft an, bucht Termine |
| Reserve | Wie Vertrieb, springt ein |
| Lesen | Sieht, ändert nichts |
Wirksam ist immer das **Niedrigste** aus Profil, Funktion und einer eventuellen Einschränkung für diese Person im Projekt.
## Begriffe [#begriffe]
**Projekt.** Ein Auftrag oder eine Kampagne, in der du Kontakte bearbeitest, zum Beispiel für einen Auftraggeber. Ein Projekt hat ein Team mit Funktionen, einen Vertriebsablauf, Kontakte, Termine und Dateien. Siehe [Projekte](/projekte-und-kontakte/projekte).
**Kontakt.** Ein Lead, den du bearbeitest. Ein Kontakt gehört zu einem Projekt und steht dort in einer Phase. Siehe [Kontakte](/projekte-und-kontakte/kontakte).
**Firma und Ansprechpartner.** Ein Kontakt kann eine Firma sein, die mehrere Ansprechpartner hat. Jeder Ansprechpartner hat Namen, Position und eigene E-Mail- und Telefonkanäle. Eine Person ohne Firma gibt es ebenfalls. Phase, Zuständigkeit und Abschluss gehören zum Kontakt, nicht zu den einzelnen Ansprechpartnern.
**Ergebnis.** Was du nach einem Gespräch oder einer Mail festhältst, zum Beispiel „Rückruf vereinbart“ oder ein Terminergebnis. Ein Ergebnis steuert, in welche Phase der Kontakt wechselt, wann er wieder auftaucht und was in Kennzahlen und Ranking gezählt wird.
**Pipeline und Phase.** Die Pipeline („CRM-Pipelines“) zeigt für ein Projekt die Phasen, durch die Kontakte laufen, zum Beispiel Neu, Kontaktierung, Erstgespräch, Qualifiziert, Gewonnen, Verloren. Innerhalb einer Phase gibt es Unterphasen wie „Rückruf“ oder „Nicht erschienen“.
**Vertriebsablauf.** Das Regelwerk dahinter: welche Phasen und Unterphasen es gibt, welche Ergebnisse in welcher Phase zur Wahl stehen und was danach automatisch passiert. Du wählst für jedes Projekt eine Vorlage und passt sie bei Bedarf an. Siehe [Vertriebsablauf](/einrichtung/vertriebsablauf).
**Organisation.** Dein Arbeitsbereich mit eigener Datenhaltung. Siehe [Organisation](/einrichtung/organisation).
**Demo-Organisation.** Eine Kopie mit Beispieldaten zum Ausprobieren. Siehe [Demo-Organisation](/einrichtung/demo-organisation).
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Mitarbeiter einladen](/einrichtung/mitarbeiter-einladen)
- [Oberfläche](/start/oberflaeche)
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# Mein Verdienst
Sieh als Mitarbeiter, was sich aus deinen gezählten Leistungen nach deinen Vergütungsregeln ergibt.
**Mein Verdienst** zeigt dir, wie viel sich aus deinen gezählten Leistungen in einem Monat nach den Sätzen ergibt, die deine Organisation für dich hinterlegt hat. Du findest die Seite unter **Einstellungen → Konto → Verdienst**. Sie steht jeder Person offen, auch Admins. Jede Person sieht nur sich selbst.
Der Verdienst ist eine Vorschau. Er ist keine Lohnabrechnung und keine Auszahlung. Ein laufender Monat ist vorläufig: Korrekturen, Prüfungen und spätere Absagen können Beträge noch ändern.
## Was die Seite zeigt [#was-die-seite-zeigt]
Oben wechselst du mit den Pfeilen **Voriger Monat** und **Nächster Monat** den Monat. Der aktuelle Monat ist der späteste, den du öffnen kannst.
Für jedes Projekt, in dem eine Vergütungsregel für dich gilt, erscheint ein Block mit:
- dem Projektnamen und dem **Betrag** des Projekts,
- dem Zeitraum und dem Hinweis „laufender Zeitraum, vorläufig“, solange er nicht abgeschlossen ist,
- einer Kurzbeschreibung der Regel (zum Beispiel Stundensatz oder Betrag je Termin) und der Herkunft der Regel: **eigene Regel im Projekt**, **Standard des Projekts** oder **Standard der Person**,
- den **Positionen** mit ihrem Betrag, zum Beispiel „Termin stattgefunden“ mit Menge,
- möglichen Hinweisen, etwa wenn ein Betrag durch eine Grenze begrenzt wurde.
Gibt es mehr als einen Block, steht darunter die **Summe**. Fehlt eine Regel oder gibt es im Monat noch keine Leistung, steht „Für diesen Zeitraum gilt keine Vergütungsregel oder es gibt noch keine Leistung.“ Frage dann bei deiner Organisation nach, ob für dich eine Regel hinterlegt ist.
## Wie die Zahl entsteht [#wie-die-zahl-entsteht]
Die Regeln hinterlegen Organisationsadmins und Personen mit dem Recht „Vergütung“ (siehe [Vergütung](/team/verguetung#mitarbeitervergütung)). Das System zählt deine Leistungen im gewählten Zeitraum und wendet die genaueste Regel an. Welche Leistung dir zugerechnet wird, hängt von deiner Rolle am Vorgang ab: Einen vereinbarten Termin bekommt, wer ihn gelegt hat; ein gehaltenes Gespräch bekommt, wer es durchgeführt hat; Stundenbasen zählen deine eigenen Zeiten. Die Zahlen entsprechen der Zählweise im [Dashboard](/auswertung/dashboard).
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Vergütung](/team/verguetung)
- [Mitarbeiter](/team/mitarbeiter)
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# Mitarbeiter
Das Team, die Personalakte mit Fragebogen, Verträgen und Dateien, Vorlagen und deine eigenen Unterlagen auf der Seite Mitarbeiter.
Die Seite **Mitarbeiter** fasst alles zusammen, was mit Personen im Team zu tun hat. Du findest sie in der Seitenleiste unter **Unternehmen → Mitarbeiter**. Oben stehen fünf Reiter:
| Reiter | Wofür | Wer ihn nutzt |
| --- | --- | --- |
| Team | Mitarbeiterliste, offene Einladungen, Personalakte | Recht „Team“, die Akte nur mit „Personalakten und Verträge“ |
| Recruiting | Bewerber-Board, siehe [Recruiting](/team/recruiting) | Recht „Recruiting“ oder „Personalakten und Verträge“ |
| Stellen | Stellen und Karriereseite, siehe [Recruiting](/team/recruiting) | wie Recruiting |
| Vorlagen | Vertragsvorlagen und Personalfragebogen | Recht „Personalakten und Verträge“ |
| Meine Unterlagen | dein Personalfragebogen und deine Verträge | alle |
Reiter, die du nicht nutzen darfst, bleiben sichtbar, sind aber grau und nennen das fehlende Recht. Organisationsadmins haben alle Rechte. Wie du Rechte vergibst, steht unter [Rollen und Rechte](/einrichtung/rollen-und-rechte). Ein kleiner Zähler am Reiter **Recruiting** zeigt neue Bewerbungen, am Reiter **Meine Unterlagen** offene Aufgaben für dich.
## Team [#team]
Die Liste zeigt jede Person mit Namen, E-Mail-Adresse und Rolle (Admin oder das Berechtigungsprofil, zum Beispiel „Vertriebsmitarbeiter“). Du erkennst dich am Schild „Du“. Darunter stehen die Projekte der Person mit ihrer Funktion im Projekt: Projektleitung, Vertriebler, Reservevertriebler oder Lesen. Eine Person ohne Projekt zeigt „Kein Projekt zugeordnet“. Mit dem Recht „Personalakten und Verträge“ erscheinen dazu Kennzeichen für den Stand der Akte („Fragebogen offen“, „Fragebogen abgegeben“, „Wartet auf Bestätigung“, „Recruiting“).
### Mitarbeiter hinzufügen [#mitarbeiter-hinzufügen]
Der Knopf **Mitarbeiter hinzufügen** (Recht „Personalakten und Verträge“) legt Personalakte und Einladung in einem Schritt an. Im Dialog trägst du E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname, Beschäftigungsart und das Berechtigungsprofil ein und entscheidest mit **Personalfragebogen anfordern**, ob die Person einen Fragebogen ausfüllen soll. Nur Admins wählen andere Profile als „Vertriebsmitarbeiter“; Mitbetrachter lädst du in den Einstellungen ein. Alles dazu steht unter [Mitarbeiter einladen](/einrichtung/mitarbeiter-einladen).
Admins sehen oberhalb der Liste die **Offenen Einladungen** mit den Ständen „Wird gesendet“, „Gesendet“, „Fehlgeschlagen“ oder „Abgelaufen“. Daneben gibt es **Erneut senden** und **Zurückziehen**. Nimmt die Person die Einladung an, wird sie automatisch zum aktiven Mitarbeiter, ihre Akte bleibt erhalten.
## Personalakte [#personalakte]
Mit **Akte öffnen** (Recht „Personalakten und Verträge“) öffnest du die Akte einer Person. **Team** oben links bringt dich zurück zur Liste. Rechts oben öffnen **Vergütung** die Konditionen der Person (siehe [Vergütung](/team/verguetung)) und **Arbeitszeit** ihre Arbeitstage und Zeiten. Die Akte hat vier Reiter.
### Übersicht [#übersicht]
Links steht die **Einrichtung** als Checkliste. Sie wird aus vorhandenen Daten abgeleitet und speichert nichts doppelt:
| Punkt | Erledigt, wenn |
| --- | --- |
| Konto | die Person die Einladung angenommen hat |
| Personalfragebogen | er abgegeben oder übernommen ist |
| Vertrag | mindestens ein Vertrag bestätigt ist |
| Projekt | die Person einem Projekt zugeordnet ist |
| Vergütung | eine Vergütungsregel für die Person hinterlegt ist |
| Telefonnummer | ihr eine Nummer zugewiesen ist |
| Postfach | ein Postfach verbunden ist |
Offene Punkte haben, wo möglich, einen Knopf (zum Beispiel **Anfordern**, **Erstellen**, **Hinterlegen**). Projekte ordnest du im Projekt zu, Telefonnummern und Postfächer unter Einstellungen.
Rechts steht die **Verwaltung**:
- **Beschäftigungsart**: Angestellt, Freier Mitarbeiter, Minijob, Werkstudent oder Praktikant. Sie bestimmt, welche Angaben der Personalfragebogen abfragt.
- **Projekte** der Person.
- **Berechtigungsprofil** (nicht bei Admins). Das Profil legt fest, welche Bereiche die Person nutzen darf. Ändern dürfen es nur Admins.
- **Zum Admin machen** und **Entfernen** (nur Admins). Die Admin-Rolle kann hier nicht zurückgenommen werden. Wer entfernt wird, verliert sofort den Zugriff auf die Organisation.
### Personalfragebogen [#personalfragebogen]
Ist noch kein Fragebogen angefordert, steht dort **Fragebogen anfordern**. Danach siehst du die Antworten und entscheidest:
- **Bearbeiten**: Angaben ergänzen oder korrigieren, dann **Speichern**.
- **Übernehmen**: Der abgegebene Fragebogen gilt als geprüft.
- **Wieder öffnen**: Die Person kann ihn erneut bearbeiten.
Der Stand heißt „Fragebogen offen“, „Fragebogen abgegeben“ oder „Fragebogen übernommen“. Welche Angaben es gibt, hängt von der Beschäftigungsart ab. Es gibt Abschnitte für persönliche Daten, Anschrift und Kontakt, Bankverbindung, Steuer, Sozialversicherung, Beschäftigung und für Freie die selbstständige Tätigkeit (zum Beispiel Gewerbeanmeldung, Steuernummer, USt-IdNr.). Sensible Angaben wie IBAN, Steuer-ID und Sozialversicherungsnummer sind in der Datenbank verschlüsselt gespeichert und vor der Abgabe auf Formfehler geprüft (zum Beispiel die IBAN-Prüfsumme).
### Verträge [#verträge]
Mit **Vertrag erstellen** wählst du eine **Vorlage** (nur aktive Vorlagen, die zur Beschäftigungsart passen oder für alle gelten), prüfst den **Titel** und füllst die abgefragten Felder aus. Name, Anschrift, Geburtsdatum, Startdatum, Position und Beschäftigungsart setzt das System aus Akte und Fragebogen ein. Mit **Vorschau** siehst du das PDF, mit **Bereitstellen** geht der Vertrag an die Person.
Jeder Vertrag hat einen Stand:
| Stand | Bedeutung |
| --- | --- |
| Wartet auf Bestätigung | Der Vertrag liegt bei der Person. Du kannst ihn **Zurückziehen**. |
| Bestätigt | Die Person hat „Gelesen und bestätigt“ gewählt, mit Zeitpunkt |
| Zurückgezogen | Du hast ihn vor der Bestätigung zurückgenommen |
Mit **Ansehen** öffnest du das PDF. Die Bestätigung ist ein Vermerk im System. Sie ersetzt keine qualifizierte elektronische Signatur. Ob ein Vertrag rechtlich so ausreicht, klärst du selbst.
### Dateien [#dateien]
Der Reiter **Dateien** zeigt die Personalunterlagen der Person, also Dokumente, die du zu ihr ablegst. Sie liegen in einer eigenen Personal-Dateibibliothek.
## Vorlagen [#vorlagen]
Der Reiter **Vorlagen** (Recht „Personalakten und Verträge“) hat zwei Bereiche.
### Vertragsvorlagen [#vertragsvorlagen]
Mit **Vorlage** legst du eine neue an, ein Klick auf eine bestehende öffnet sie. Der Schalter **Aktiv/Inaktiv** nimmt eine Vorlage aus der Auswahl. Im Dialog:
- **Name** und **Gilt für**: „Alle Beschäftigungsarten“ oder eine einzelne.
- **Vertragstext**: Die Texte schreibst du selbst. **Beispieltext einfügen** liefert einen Startpunkt. `#` und `##` am Zeilenanfang sind Überschriften, eine Leerzeile trennt Absätze, ein `-` beginnt eine Aufzählung.
- **Platzhalter einfügen**: Vollständiger Name, Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Straße, PLZ, Ort, Anschrift, Geburtsdatum, Position, Beschäftigungsart, Startdatum, Name der Organisation, Heutiges Datum. Diese füllt das System aus.
- **Eigenes Feld**, zum Beispiel „Honorar“, fügt einen Platzhalter ein, den du beim Erstellen des Vertrags selbst ausfüllst. Bekannte Felder sind Vergütung, Honorar, Sonstiges, Probezeit und Wochenstunden.
Der Briefkopf und das Erscheinungsbild des PDFs kommen aus den [Abrechnungsdaten](/finanzen/abrechnungsdaten).
### Personalfragebogen [#personalfragebogen-1]
Hier legst du fest, welche Angaben abgefragt werden. Jeder Abschnitt (zum Beispiel „Bankverbindung“, „Steuer“) lässt sich aufklappen. Je Angabe gibt es zwei Schalter: **Abfragen** und **Pflicht**. Ein Schloss kennzeichnet sensible Angaben. Mit **Frage** ergänzt du bis zu 15 **Eigene Fragen** (Antwortart Text, Datum oder Ja / Nein, mit Pflicht-Schalter). Sie erscheinen im Abschnitt „Weitere Angaben“. Speichern kannst du über die Leiste am unteren Rand.
## Meine Unterlagen [#meine-unterlagen]
Hier siehst du, was für dich bereitliegt. Gibt es nichts, steht dort „Aktuell liegt nichts für dich vor“.
- **Personalfragebogen**: Eine Zeile zeigt, wie viele Pflichtangaben du ausgefüllt hast. **Entwurf speichern** sichert deinen Stand, **Abgeben** prüft deine Angaben und schickt den Fragebogen an die Personalverwaltung. Danach siehst du deine Antworten unter „Meine Angaben“, bis die Verwaltung ihn übernimmt oder wieder öffnet.
- **Verträge**: Mit **Ansehen** öffnest du den Vertrag als PDF, mit **Gelesen und bestätigt** bestätigst du ihn.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Recruiting](/team/recruiting)
- [Vergütung](/team/verguetung)
- [Mitarbeiter einladen](/einrichtung/mitarbeiter-einladen)
- [Rollen und Rechte](/einrichtung/rollen-und-rechte)
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# Partner-Zugang
Externe Mitbetrachter einladen, ihnen Projekte und Bereiche freigeben und verstehen, was sie sehen dürfen und was nie.
Ein **Mitbetrachter** (Partner) ist eine externe Person, die ausgewählte Projekte und Berichte deiner Organisation unter ihrem eigenen Namen sieht, zum Beispiel ein Auftraggeber oder eine Agentur. Er ist kein Mitarbeiter: Er hat keine Projektmitgliedschaft und erreicht keine normalen Seiten von Leadmode. Dieser Zugang ist Admins vorbehalten.
## Arten [#arten]
| Art | Projekte | Bereiche | Gedacht für |
| --- | --- | --- | --- |
| Partner-Leitung | mehrere | Überblick, Berichte, Kennzahlen | Agentur oder Leitung, die mehrere Projekte betreut |
| Endkunde | genau eines | Überblick, Berichte | Auftraggeber eines Projekts |
Du kannst die Art später ändern. Von „Partner-Leitung“ zu „Endkunde“ geht es nur, wenn nicht mehr als ein Projekt und keine Kennzahlen freigegeben sind.
## Einladen [#einladen]
Öffne **Einstellungen → Organisation → Mitarbeiter**. Der Bereich **Mitarbeiter einladen** enthält das Formular.
Trage die **E-Mail-Adresse** ein und wähle die Rolle **Mitbetrachter**.
Wähle die **Art** (Partner-Leitung oder Endkunde) und trage optional einen **Namen nach außen** ein. Das ist der Name, den der Partner statt deiner Organisation sieht.
Klicke auf **Einladen**. Die Einladung gilt sieben Tage. In der Liste der Einladungen steht die Rolle mit der Art, zum Beispiel „Mitbetrachter (Endkunde)“. Wer schon Mitarbeiter ist, kann nicht Partner werden.
Der Partner meldet sich an und sieht danach nur den Partnerbereich. Nach der Einladung gibst du Projekte frei, denn zunächst sieht er nichts.
## Zugang verwalten [#zugang-verwalten]
Unter **Einstellungen → Organisation → Mitarbeiter** steht weiter unten der Bereich **Mitbetrachter** mit allen Partnern: Name, Art, E-Mail und die freigegebenen Projekte. **Zugang verwalten** öffnet je Partner einen Dialog.
| Einstellung | Wirkung |
| --- | --- |
| Art | Partner-Leitung oder Endkunde |
| Name nach außen | Ersetzt den Namen deiner Organisation in allem, was der Partner sieht |
| Logo | PNG oder JPEG bis 256 KiB. **Logo hochladen** und **Entfernen**. Das Logo erscheint nur beim Partner und in seinen PDFs |
| Zugang aktiv | Sperrt oder entsperrt den Partner sofort |
| Projekte | Freigabe je Projekt und je Bereich |
| Zugriffe | Protokoll der Zugriffe und Freigabeänderungen |
| Partner entfernen | Beendet den Zugang sofort, löscht Freigaben und Logo. Eine neue Einladung ist möglich |
### Freigaben [#freigaben]
Im Abschnitt **Projekte** schaltest du je Projekt „… freigeben“ ein. Danach wählst du die Bereiche: **Berichte** und, nur bei Partner-Leitung, **Kennzahlen**. Der Bereich „Überblick“ kommt automatisch dazu. Ein Endkunde kann nur ein Projekt sehen; sobald eines freigegeben ist, sind die anderen gesperrt. Änderungen wirken sofort, auch wenn der Partner gerade angemeldet ist.
### Zugriffsprotokoll [#zugriffsprotokoll]
Der Abschnitt **Zugriffe** zeigt neueste zuerst, was der Partner gelesen hat (Berichtsliste, Bericht, PDF, Paket, Kennzahlen), jede Änderung seiner Freigaben und jeden verweigerten Zugriff, jeweils mit Zeit und Projekt. **Mehr laden** zeigt ältere Einträge.
## Was der Partner sieht [#was-der-partner-sieht]
Der Partnerbereich hat eine eigene Kopfzeile mit deinem „Namen nach außen“ (sonst „Partnerbereich“) und dem Logo, dazu **Abmelden**. Bei mehreren Projekten wählt der Partner oben das Projekt, bei mehreren Bereichen wechselt er zwischen **Berichte** und **Kennzahlen**.
### Berichte [#berichte]
Der Partner sieht nur Berichtsarten für den Kunden (Wochenbericht, Infomail-Liste, E-Mail-Auswertung) und nur Berichte im Stand „Freigegeben“ oder „Übergeben“. Je Bericht kann er **Ansehen**, das **PDF** laden und das **Paket** (ZIP mit Bericht, Betreff, Text für die Mail, CSV-Beilagen und PDF) laden. Die Schutzregeln für externe Empfänger aus [Berichte](/auswertung/berichte) gelten auch hier: keine Aussagen über Mitarbeitende, keine CRM- oder Lead-Probleme, keine Zeitangaben ohne ausdrückliche Freigabe. Ein Endkunde bekommt Zeitangaben nie.
### Kennzahlen [#kennzahlen]
Nur Partner-Leitung sieht Kennzahlen. Nach Wahl von „Von“ und „Bis“ und **Anzeigen** erscheinen Zahlen zu Anwahlen, Erreichbarkeit, Entscheidern, Terminquote, weiteren Buchungen, Qualifizierung, Show-Rate, Re-Terminierung, Closing 1 und 2, Absagen, Verschiebungen und durchgeführten Settings, mit Zähler und Nenner. Termine erscheinen nur als Zahlen. Telefonstunden, Gatekeeper-Technik, Leadbestand, Wiedervorlagen, offene Termine und Zuweisungen bleiben intern. Die Zählweise entspricht dem [Dashboard](/auswertung/dashboard).
### Was nie freigegeben wird [#was-nie-freigegeben-wird]
Kontakte und Leads, Notizen, Aufnahmen und Transkripte, Team und Mitarbeiter, Abrechnung, Kalender, Aufgaben, Chat, Vergütung, Import und Einstellungen. Dafür gibt es keine Freigabe. Auch den Ergebnisexport erreicht ein Partner nicht.
## Name nach außen [#name-nach-außen]
Der „Name nach außen“ ersetzt den Namen deiner Organisation in der Oberfläche des Partners, in Berichtsanzeige, PDF, Dateinamen und ZIP sowie in der Einladung (Betreff, Text und Annahmeseite). Das gilt nur für Namen. Was ein Mitarbeiter in einen Berichtstext schreibt, ohne die Organisation zu nennen, bleibt stehen.
## Grenzen [#grenzen]
- Die Einladungs-Mail kommt von der Plattform. Sie nennt den „Namen nach außen“, aber Absender und Link zeigen auf die Plattform, und die Anmeldeseite ist die der Plattform. Eine eigene Domain je Partner gibt es nicht.
- Ein Partner versendet nichts. Er gibt Bericht, PDF und Paket selbst weiter.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Mitarbeiter einladen](/einrichtung/mitarbeiter-einladen)
- [Berichte](/auswertung/berichte)
- [Rollen und Rechte](/einrichtung/rollen-und-rechte)
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# Recruiting
Bewerber im Board führen, Stellen anlegen, die öffentliche Karriereseite einschalten und sie in deine Website einbetten.
Recruiting führt Bewerber vom ersten Kontakt bis zur Einladung als Mitarbeiter. Du findest es auf der Seite **Unternehmen → Mitarbeiter** in den Reitern **Recruiting** (Bewerber-Board) und **Stellen** (Stellen und Karriereseite).
Beide Reiter brauchen das Recht „Recruiting“ oder „Personalakten und Verträge“. Ohne eins davon sind sie grau und nennen das fehlende Recht. Bestimmte Aktionen verlangen „Personalakten und Verträge“, sie sind unten gekennzeichnet. Mehr dazu unter [Rollen und Rechte](/einrichtung/rollen-und-rechte).
## Bewerber-Board [#bewerber-board]
Das Board hat vier Spalten: **Neu**, **Gespräch**, **Zusage** und **Onboarding**. Jede Karte zeigt Namen, Position und Quelle, die Beschäftigungsart und wie lange die Person in der Stufe steht. Die Zahl neben dem Spaltentitel nennt die Karten in der Spalte. Neue Bewerbungen zeigt außerdem ein Zähler am Reiter **Recruiting**.
- **Karten ziehen**: Ziehe eine Karte in eine andere Spalte, um die Stufe zu ändern. Das Onboarding erreichst du nur über **Einladen**, nicht durch Ziehen. Eine Person im Onboarding bleibt dort, bis sie die Einladung annimmt.
- **Absagen**: Abgesagte Bewerber stehen unter **Absagen (N)**. **Anzeigen** und **Ausblenden** klappen die Liste auf und zu.
### Bewerber hinzufügen [#bewerber-hinzufügen]
Klicke auf **Bewerber hinzufügen** und fülle die Felder aus: Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Quelle, Position, Gewünschter Start, Beschäftigungsart und Stufe. Es genügt ein Name oder eine E-Mail-Adresse. Mit **Anlegen** speicherst du.
### Bewerber öffnen [#bewerber-öffnen]
Ein Klick auf eine Karte öffnet den Bewerber. Du findest dort:
- **Notiz zur Bewerbung** und alle Felder zum Ändern, **Speichern** sichert sie.
- **Anhänge**, zum Beispiel den Lebenslauf, mit **Herunterladen**.
- **Verlauf**: alle Schritte der Person (angelegt, Stufenwechsel, Fragebogen, Einladung). Mit **Notiz hinzufügen** und **Hinzufügen** ergänzt du eine Notiz.
- **Kontakt öffnen**, wenn die Bewerbung zusätzlich als Kontakt im CRM angelegt wurde (siehe unten). Dort kannst du dokumentieren, anrufen und Termine planen.
- **Absagen**: Du vermerkst die Absage (mit Rückfrage „Absage vermerken?“). Die Person wandert in die Absagen.
- **Einladen** beziehungsweise **Erneut einladen**: Das System fragt „Als Mitarbeiter einladen?“. Mit **Einladung senden** geht die Einladung raus, die Person kommt ins Onboarding und der Personalfragebogen wird angefordert. Wer die Einladung annimmt, wird automatisch aktiver Mitarbeiter und erscheint im Reiter **Team**. Einladen und die Stufe Onboarding setzen nur Personen mit dem Recht „Personalakten und Verträge“.
- **Löschen**: Löscht die Akte mit ihrem Verlauf endgültig („Bewerber löschen?“). Auch das braucht „Personalakten und Verträge“.
Personen mit nur dem Recht „Recruiting“ pflegen Bewerber, sehen aber nie Fragebögen, Verträge oder Akten aktiver Mitarbeiter. Aktive Mitarbeiter pflegen nur Personen mit dem Recht „Personalakten und Verträge“.
## Stellen und Karriereseite [#stellen-und-karriereseite]
Im Reiter **Stellen** legst du Stellen an und schaltest die öffentliche Karriereseite ein.
### Karriereseite [#karriereseite]
Im Abschnitt **Karriereseite** steht das Schild „Öffentlich“ oder „Aus“. Die Einstellungen speichern Personen mit dem Recht „Personalakten und Verträge“:
| Einstellung | Wirkung |
| --- | --- |
| Karriereseite aktiv | Offene Stellen sind über die Adresse ohne Anmeldung sichtbar |
| Initiativbewerbung | Bewerbungen ohne konkrete Stelle zulassen |
| Bewerber als Kontakt anlegen | Jede Bewerbung entsteht zusätzlich als Kontakt in einem Projekt (siehe unten) |
| Standardprojekt für Bewerber | Zielprojekt für Initiativbewerbungen und Stellen ohne eigenes Projekt. Ohne Auswahl gilt das „Systemprojekt“ |
| Überschrift, Einleitung | Texte oben auf der Karriereseite |
Speichern kannst du über die Leiste am unteren Rand. Solange die Seite öffentlich ist, zeigt die Liste die Links **Alle Stellen** und, bei eingeschalteter Initiativbewerbung, **Initiativbewerbung**, jeweils mit **Kopieren** und **Öffnen**.
### Stellen [#stellen]
Mit **Stelle** legst du eine neue Stelle an. Im Dialog trägst du Titel, Beschäftigungsart, Ort und Beschreibung ein. Der Schalter **Offen für Bewerbungen** entscheidet, ob die Stelle auf der Karriereseite erscheint. In der Liste siehst du je Stelle die Beschäftigungsart, den Ort und die Zahl der Bewerbungen. Der Schalter **Offen/Pausiert** pausiert eine Stelle, **Link kopieren** (Kopier-Symbol) kopiert ihre Adresse. Bei eingeschalteter Kontaktanlage wählst du je Stelle ein **Projekt für Bewerber dieser Stelle**. Die Adresse der Stelle entsteht aus dem Titel und bleibt beim Umbenennen gleich. **Löschen** entfernt die Stelle (Recht „Personalakten und Verträge“).
### Was Bewerber sehen [#was-bewerber-sehen]
Die Karriereseite ist öffentlich unter `/jobs/` erreichbar. Sie zeigt die Überschrift und die offenen Stellen. Eine Stelle hat eine eigene Seite mit dem Formular **Jetzt bewerben**. Das Formular fragt Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Nachricht und Lebenslauf ab (PDF, Word, OpenDocument oder Bild, bis 5 MB). Danach erscheint „Danke, deine Bewerbung ist angekommen.“ Pausierte Stellen und eine ausgeschaltete Karriereseite sind nicht erreichbar.
Eine Bewerbung landet als Karte in der Spalte **Neu**, mit Quelle „Bewerbungslink“ oder „Initiativbewerbung“ und der Stelle als Position. Doppelte Bewerbungen derselben Adresse auf dieselbe Stelle innerhalb von 30 Tagen werden abgefangen, ohne dass die Person einen Fehler sieht. Das System schickt keine automatische Bestätigungsmail an Bewerber.
### Bewerber als Kontakte [#bewerber-als-kontakte]
Ist **Bewerber als Kontakt anlegen** eingeschaltet, erzeugt jede Bewerbung über die Karriereseite zusätzlich einen Kontakt (Herkunft „Website“, Leadquelle „Bewerbung: …“). Das Zielprojekt ist das Projekt der Stelle, sonst das Standardprojekt der Karriereseite, sonst das Systemprojekt. Manuell angelegte Bewerber erzeugen keinen Kontakt.
### Auf der Website einbinden [#auf-der-website-einbinden]
Ist die Karriereseite öffentlich, erscheint neben der Überschrift der Knopf **Einbetten**. Der Dialog „Auf der Website einbinden“ bietet:
- **Dunkles Design** und **Akzentfarbe** (mit **Zurücksetzen**),
- **Empfohlen: Skript** (die Höhe passt sich dem Inhalt an) oder **Alternativ: iframe** (feste Mindesthöhe),
- **Kopieren** für den jeweiligen Code.
Alternativ verlinkst du einfach auf die Adresse der Karriereseite.
### Bewerbungen per Webhook [#bewerbungen-per-webhook]
Bewerbungen kannst du auch über eine Webhook-Adresse aus anderen Systemen entgegennehmen, für Initiativbewerbungen im Abschnitt **Initiativbewerbungen per Webhook**, für eine einzelne Stelle in der Stelle selbst. Aufbau und Grenzen beschreibt [Webhooks](/schnittstellen/webhooks).
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Mitarbeiter](/team/mitarbeiter)
- [Mitarbeiter einladen](/einrichtung/mitarbeiter-einladen)
- [Webhooks](/schnittstellen/webhooks)
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# Vergütung
Festlegen, wie ein Projekt gegenüber dem Auftraggeber abgerechnet wird, Rechnungsentwürfe aus Leistungen erzeugen und Vergütungsregeln für Mitarbeitende pflegen.
Leadmode kennt zwei Arten von Vergütung, die denselben Rechenkern und dieselben Bausteine nutzen:
- **Projektvergütung**: Was die Organisation dem Auftraggeber für ein Projekt berechnet. Daraus entsteht eine **Leistungsabrechnung** mit Rechnungsentwurf.
- **Mitarbeitervergütung**: Was eine Person für ihre Leistung erhält. Daraus entsteht eine Vorschau auf den **Verdienst**, keine Lohnabrechnung und keine Auszahlung.
Leadmode rechnet hier nur Beträge aus gezählten Leistungen aus. Welche Verträge, Steuern oder arbeitsrechtlichen Folgen sich daraus ergeben, klärst du selbst, zum Beispiel mit deiner Steuerberatung.
## Projektvergütung festlegen [#projektvergütung-festlegen]
Beim Anlegen eines Projekts gibt es die Schritte **Vergütung** (Modell) und **Konditionen**. Bei einem bestehenden Projekt findest du sie unter **Unternehmen → Projekte**, Projekt wählen, **Projekt bearbeiten**, Zeile **Vergütung**, Knopf **Vergütung bearbeiten**. Das Recht „Projekt bearbeiten“ im Projekt (Projektleitung) oder Organisationsadmin ist nötig. Ohne Recht ist der Knopf grau.
### Modell wählen [#modell-wählen]
Du wählst ein Modell als Karte. Jedes Modell setzt passende Bausteine ein, deren Beträge du dann einträgst. Mit **Anderes Modell wählen** wechselst du später.
| Modell | Bedeutung |
| --- | --- |
| Keine Abrechnung | Intern oder ohne Abrechnung gegenüber einem Auftraggeber |
| Nach Stunden | Der Auftraggeber zahlt einen Stundensatz für die geleistete Zeit |
| Pro Termin | Ein fester Betrag je vereinbartem oder stattgefundenem Termin |
| Pro Lead | Ein fester Betrag je qualifiziertem Lead |
| Erfolgsprovision | Ein Prozentsatz oder Festbetrag, wenn der Auftraggeber einen Abschluss erzielt |
| Monatspauschale | Ein fester Betrag je Abrechnungszeitraum |
| Mischform | Mehrere Bausteine kombinieren, zum Beispiel Pauschale plus Prämie je Termin |
### Bausteine und Konditionen [#bausteine-und-konditionen]
Mit **Baustein hinzufügen** ergänzt du Bausteine, mit **Entfernen** nimmst du sie wieder heraus. Zu jedem Baustein gehört eine **Bezeichnung auf der Rechnung**.
| Baustein | Einstellungen |
| --- | --- |
| Pauschale | Betrag je Monat oder Woche, unabhängig von Leistung und Zeit |
| Stundensatz | Stundensatz, **Welche Zeit zählt?**, **Runden auf** (Minute genau, 5, 15, 30 Minuten, Stunde), **Rundungsart** (Angefangene Einheit aufrunden oder Kaufmännisch runden), Mindestzeit, Höchstzeit |
| Pro Leistung | Preis je Einheit, Mindestmenge, Höchstmenge, **Staffelpreis**, **Spätere Absagen abziehen** |
| Erfolgsprovision | Prozent vom Auftragswert, Festbetrag je Abschluss, Wartefrist in Tagen, Mindest- und Höchstbetrag je Abschluss, **Zurückgenommene Abschlüsse abziehen** |
**Welche Zeit zählt?** beim Stundensatz:
| Zeitbasis | Bedeutung |
| --- | --- |
| Berichtete Anrufblöcke | Dauer der abgeschlossenen Anrufblöcke laut Blockbericht, abzüglich Gratiszeit |
| Gemessene Arbeitszeit | Zeiten aus Anrufen, Dokumentation und E-Mail, die nach der Zeitregel des Projekts zählen |
| Gesprächszeit (netto) | Nur die Zeit, in der ein Gespräch geführt wurde |
| Anrufzeit (brutto) | Vom Wählen bis zum Auflegen, auch wenn niemand abnimmt |
Leistungen bei „Pro Leistung“ sind:
| Leistung | Gezählt wird |
| --- | --- |
| Termin vereinbart | der erste bestätigte Setting-Termin einer Chance, sobald er im Kalender gebucht ist. Fällt der letzte Versuch aus oder wird abgesagt, zählt er nicht mehr |
| Termin stattgefunden | das erste gehaltene Setting-Gespräch einer Chance. Nicht erschienene und abgesagte Termine zählen nicht |
| Closing-Gespräch gehalten | jedes gehaltene Gespräch in der Closing-Phase |
| Qualifizierter Lead | die erste als qualifiziert dokumentierte Chance |
Jede Leistungsart kommt höchstens einmal vor. Die Zählung entspricht dem [Dashboard](/auswertung/dashboard). Eine **Staffel** wirkt „Gestuft“ (jede Stufe gilt nur für ihre Einheiten) oder als „Gesamtmenge“ (die erreichte Stufe gilt für alle Einheiten); bis zu zehn Stufen sind möglich.
Die **Erfolgsprovision** rechnet vom Auftragswert der gewonnenen Chance, den du beim Ergebnis „Angebot angenommen“ einträgst. Ohne Auftragswert wird eine prozentuale Provision nicht abgerechnet, sondern als Hinweis gemeldet; ein Festbetrag braucht keinen Wert. Die **Wartefrist** gibt an, wie lange ein Abschluss noch zurückgenommen werden kann, bevor er abgerechnet wird.
Im Block **Zeitraum und Grenzen** legst du fest:
- **Abrechnungszeitraum**: Monatlich oder Wöchentlich (Montag bis Sonntag),
- **Obergrenze** je Zeitraum: Mehr wird nicht berechnet,
- **Mindestbetrag** je Zeitraum: Weniger wird aufgefüllt.
Mit dem Schalter **Abrechnung endet am Kontingent** in den Kontingent-Einstellungen des Projekts berechnet der Stundensatz höchstens die Stunden des Monatskontingents (siehe [Projekte](/projekte-und-kontakte/projekte)).
### Gilt ab [#gilt-ab]
Unter **Gilt ab** wählst du, ob die neue Fassung im **Aktuellen Zeitraum** oder im **Nächsten Zeitraum** beginnt. Eine Änderung gilt nie rückwirkend für bereits abgerechnete Zeiträume. Leistungen vor dem Beginn der Fassung werden nicht abgerechnet. Frühere Fassungen bleiben unter **Frühere Fassungen** erhalten. **Speichern** ist erst aktiv, wenn du etwas geändert hast; bei jedem Baustein musst du einen Betrag eintragen.
## Leistungsabrechnung [#leistungsabrechnung]
Abgerechnet wird unter **Finanzen → Belege → Leistungsabrechnung**.
Wähle oben das **Projekt**. Gibt es noch keine Vergütung, steht dort „Für dieses Projekt ist keine Vergütung hinterlegt“.
Prüfe die Vorschau „Abrechnung“ mit dem Zeitraum im Titel: Positionen mit Menge, Einzelpreis und Betrag, die Summe und mögliche Hinweise. Ist der Zeitraum noch nicht abgeschlossen, zeigt die Vorschau den bisherigen Stand und du kannst erst danach abrechnen.
Wähle bei **Rechnung an** den Rechnungskunden. Der Kunde muss mit diesem Projekt angelegt sein (siehe [Kunden und Artikel](/finanzen/kunden-und-artikel)), sonst zeigt das System den Hinweis „Kein Rechnungskunde für dieses Projekt“.
Klicke auf **Abrechnen und Rechnungsentwurf erstellen**. Der Entwurf öffnet sich als normale Rechnung, die du bearbeiten, ausstellen und versenden kannst (siehe [Rechnungen](/finanzen/rechnungen)).
Gibt es nichts zu berechnen, heißt der Knopf **Zeitraum ohne Betrag abschließen**, damit die Folge der Zeiträume nicht reißt. Unter **Bisherige Abrechnungen** stehen alle Abrechnungen mit Betrag, Rechnungsnummer und Stand.
Es gelten diese Regeln:
- Es wird immer der nächste Zeitraum direkt nach der letzten Abrechnung abgerechnet, als ganzer, abgeschlossener Zeitraum. Alle noch nicht abgerechneten Leistungen bis zu seinem Ende gehören dazu, auch nachträglich erfasste. Jede Leistung wird höchstens einmal verrechnet.
- **Rückbuchung**: Entfällt eine bereits abgerechnete Leistung später (Absage, Korrektur, zurückgenommener Abschluss) und ist der Schalter für den Abzug eingeschaltet, mindert sie die nächste Abrechnung. Was nicht verrechnet werden kann, bleibt offen und wird später abgezogen.
- **Höchstmenge**: Leistungen über der Grenze gelten als abgegolten und werden nicht in den nächsten Zeitraum übertragen.
- **Obergrenze und Mindestbetrag** wirken je Zeitraum. Positionen übernehmen den Steuersatz der Abrechnungsdaten und lassen sich im Entwurf ändern.
- **Verwerfen**: Verwirfst du den Rechnungsentwurf, wird die Abrechnung zurückgenommen und die Leistungen werden wieder frei. Eine ausgestellte Rechnung bleibt bestehen; Korrekturen laufen über eine Rechnungskorrektur.
### Rechte [#rechte]
Die Vorschau sehen die Projektleitung und Organisationsadmins. Abrechnen darf, wer das Finanzrecht „Belege ausstellen“ hat. Ohne das Recht zeigt das System den Hinweis „Abrechnen kann nur, wer das Finanzrecht „Ausstellen“ hat“. Die Vergütung eines Projekts sehen Mitglieder ohne diese Rechte nicht.
## Mitarbeitervergütung [#mitarbeitervergütung]
Hier legst du fest, was eine Person für ihre Leistung erhält. Die Bausteine, Modelle und Einstellungen sind dieselben wie bei der Projektvergütung. Du brauchst das Recht „Vergütung“ (Organisationsadmins haben es immer). Es gibt drei Wege:
- Auf der Seite **Mitarbeiter** in der Personalakte der Knopf **Vergütung** (siehe [Mitarbeiter](/team/mitarbeiter)),
- **Einstellungen → Organisation → Mitarbeiter** mit dem Knopf **Vergütung** je Person,
- In der Projektzentrale der Reiter **Vergütung** mit **Konditionen bearbeiten** (Standard für das Team des Projekts).
Der Dialog **Vergütung** hat zwei Reiter:
- **Konditionen**: Bei **Gilt für** wählst du den Bereich. Im Personenmodus sind das „Alle Projekte (Standard der Person)“ oder „Nur im Projekt …“, im Projektmodus „Alle im Projekt ohne eigene Regel“ oder „Nur …“ (eine Person). Dann wählst du das Modell, trägst Konditionen ein, wählst **Gilt ab** und speicherst. Unter „Hinterlegte Regeln“ siehst du alle bestehenden Regeln.
- **Verdienst**: Mit den Pfeilen wechselst du den Monat. Die Liste zeigt je Projekt die Positionen und die Summe.
Es gilt die genaueste Regel: eigene Regel der Person im Projekt, sonst Standard des Projekts, sonst Standard der Person. Fassungen sind versioniert und gelten ab Beginn eines Zeitraums.
### Wer bekommt welche Leistung? [#wer-bekommt-welche-leistung]
| Leistung | Gehört |
| --- | --- |
| Termin vereinbart | der Person, die den Termin gelegt hat |
| Termin stattgefunden und Closing-Gespräch gehalten | der durchführenden Person |
| Qualifizierter Lead | der Person, die im Eintrag die Rolle hat |
| Abschluss | der Person, die das letzte gehaltene Closing-Gespräch durchgeführt hat, sonst dem Verantwortlichen der Chance |
| Stundenbasen | den Blöcken und Zeitabschnitten der Person |
Der Verdienst ist eine Vorschau aus den aktuell gültigen Leistungen eines Zeitraums. Ein laufender Zeitraum ist vorläufig, spätere Absagen mindern den Betrag sofort. Jede Person sieht ihren eigenen Verdienst unter [Mein Verdienst](/team/mein-verdienst).
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Mein Verdienst](/team/mein-verdienst)
- [Rechnungen](/finanzen/rechnungen)
- [Projekte](/projekte-und-kontakte/projekte)
- [Zeiterfassung](/kalender-und-planung/zeiterfassung)
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# Anrufen
Aus einem Kontakt oder über den Telefon-Bereich anrufen, im Gespräch Stummschaltung, Tastenfeld und Geräte nutzen und das Ergebnis dokumentieren.
Angerufen wird im Browser, über deine zugewiesene Nummer. Voraussetzung: Das Telefonie-Modul ist aktiv und dir ist eine Nummer zugewiesen (siehe [Nummern zuweisen](/telefonie/nummern-zuweisen)). Der Browser fragt beim ersten Anruf nach dem Mikrofon.
## Aus einem Kontakt anrufen [#aus-einem-kontakt-anrufen]
Öffne einen Kontakt in der Projektarbeit. Im Kopf steht der Knopf **Anrufen**. Du kannst ihn nur nutzen, wenn der Kontakt eine Telefonnummer hat, du im Projekt schreiben darfst und der Kontakt nicht gesperrt ist. Alternativ klickst du auf eine Telefonnummer im Kontaktkopf oder in der Ansprechpartnerliste. Das startet denselben Anruf, nicht den des Betriebssystems.
Hat der Kontakt mehrere Nummern, wähle sie in der Auswahl **Rufnummer auswählen**.
Hast du mehrere eigene Nummern, wähle in **Anrufen mit …**, mit welcher du anrufst. Ohne gemerkte Wahl fragt ein Dialog **Mit welcher Nummer anrufen?**. Die Wahl wird für die nächsten Anrufe gemerkt.
Ist beim Kontakt die Aufnahme eingeschaltet, erscheint die Frage **Liegt die Zustimmung zur Aufnahme vor?**. **Ja, mit Aufnahme** startet den Anruf mit Aufnahme, **Nein, ohne Aufnahme** ohne. Mehr dazu unter [Aufzeichnungen](/telefonie/aufzeichnungen).
Klicke auf **Anrufen** und sprich, sobald der Kunde abnimmt.
Hast du keine Nummer, erscheint **Dir ist noch keine Nummer zugewiesen** mit dem Weg zu den Einstellungen. Es kann immer nur ein Anruf laufen. Läuft schon einer, steht am Knopf **Es läuft bereits ein Anruf mit …**.
## Im Gespräch [#im-gespräch]
Während des Anrufs zeigt die Kopfleiste oben den Namen, die Nummer, den Status und die Gesprächsdauer. Der Status wechselt von **Verbindung wird aufgebaut** über **Wählt …** und **Klingelt …** zu **Im Gespräch**. Die Gesprächsdauer läuft ab dem Moment, in dem der Kunde abnimmt. Ein Klick auf den Namen springt zum Kontakt.
| Knopf | Wirkung |
| --- | --- |
| Mikrofon-Symbol (**Stumm schalten**) | Schaltet dein Mikrofon stumm oder wieder ein. Der Knopf wird rot, solange du stumm bist. |
| **Tastenfeld** | Öffnet das Tastenfeld im Telefon-Bereich. |
| **Audioeinstellungen** | Öffnet Mikrofon und Ausgabe. |
| **Weiterleiten** | Gibt das Gespräch weiter (siehe unten). |
| **Auflegen** | Beendet den Anruf. |
Ein laufendes Gespräch endet, wenn du die Seite neu lädst oder schließt. Der Browser fragt vorher nach.
### Weiterleiten [#weiterleiten]
**Weiterleiten** öffnet **Anruf weiterleiten** mit einer Suche (**Mitarbeiter oder Ziel suchen**). Du kannst das Gespräch an einen **Mitarbeiter**, an ein gespeichertes Ziel unter **Gespeicherte Ziele** oder an eine **Andere Nummer** geben. Das Feld für andere Nummern gibt es nur, wenn ein Admin freie Nummern erlaubt hat. Die Ziele pflegst du unter [Nummern zuweisen](/telefonie/nummern-zuweisen). Bei Anrufen, die als Konferenz laufen (siehe [Mithören](/telefonie/mithoeren)), ist Weiterleiten nicht möglich.
## Der Telefon-Bereich [#der-telefon-bereich]
Unten rechts, links neben dem Assistenten, sitzt der Telefon-Knopf. Er öffnet auf jeder Seite einen Bereich unter der Kopfleiste. Mit dem Pfeil unten oder **Escape** klappst du ihn wieder ein.
**Ohne Anruf** zeigt er:
- **Rufnummer:** deine Absendernummer. Hast du mehrere, wählst du sie in **Anrufen mit …**.
- **Nummer wählen …:** ein freies Feld. Gib eine Rufnummer ein, im Ausland mit Ländervorwahl, und klicke auf den Hörer-Knopf **Anrufen**. Deutsche Nationalnummern werden mit +49 gewählt. Ungültige Nummern lehnt Leadmode ab (**Rufnummer ungültig**).
- **Mikrofon** und **Ausgabe:** Auswahl der Geräte. Unter dem Mikrofon zeigt ein Pegel, ob dein Mikrofon Ton liefert. Steht dort **Mikrofon nicht freigegeben**, erlaube den Zugriff im Browser.
**Im Gespräch** zeigt er je nach Knopf das **Tastenfeld** oder die Audioeinstellungen. Das Tastenfeld sendet Wähltöne, etwa für Ansagen wie „Drücken Sie die 1“. Ziffern, Stern und Raute kannst du auch auf der Tastatur tippen, solange kein Eingabefeld den Fokus hat.
Die Wahl von Mikrofon und Ausgabe merkt sich Leadmode für dich und wendet sie sofort an, auch mitten im Gespräch und wenn du ein Headset ansteckst. Die Auswahl der Ausgabe gibt es nur in Browsern, die das unterstützen (zum Beispiel Chrome und Edge).
### Anrufe mit freier Nummer [#anrufe-mit-freier-nummer]
Ein Anruf über das Feld **Nummer wählen …** hat weder Kontakt noch Projekt. Er wird nie aufgezeichnet, taucht nicht im Kontaktverlauf auf und zählt nicht als Arbeitszeit. Er ist nur für dich sichtbar und läuft direkt, nicht als Konferenz.
## Nach dem Anruf [#nach-dem-anruf]
Nach dem Auflegen öffnet Leadmode den Kontakt in der Projektarbeit und den Dialog **Anruf dokumentieren**. Du siehst oben den Zeitpunkt des Anrufs. Der Dialog öffnet erst, wenn der Anbieter das Gesprächsende gemeldet hat, das kann einige Sekunden dauern.
Wähle eine **Ergebnisgruppe** und darunter das **Ergebnis**. Welche Ergebnisse es gibt, hängt vom Projekt ab. Mit **Weitere Ergebnisse** blätterst du.
Bei **Nicht erreicht** kannst du optional den Untertyp **Keine Angabe**, **Mailbox** oder **Besetzt** wählen.
Fülle die Felder aus, die das Ergebnis verlangt, zum Beispiel einen Termin (**Termin für**) oder eine **Bestätigte Buchung**. Hat der Kontakt mehrere Nummern, kannst du die **Dokumentierte Rufnummer** wählen.
Klicke auf **Speichern** oder auf **Speichern und nächster Lead**.
Schließt du den Dialog, kannst du später im Kontakt auf **Dokumentieren** klicken. Hast du das Ergebnis falsch gesetzt, korrigierst du es über **Ergebnis korrigieren** mit einem Korrekturgrund. Wie Ergebnisse im Projekt festgelegt werden, steht in [Kontakt bearbeiten](/projekte-und-kontakte/kontakt-bearbeiten).
## Anrufverlauf am Kontakt [#anrufverlauf-am-kontakt]
Im Reiter **Verlauf** des Kontakts erscheinen die Gespräche zusammen mit den übrigen Aktivitäten, nach Datum absteigend. Zu jedem Anruf stehen Status (zum Beispiel **Gespräch beendet**, **Nicht erreicht**, **Besetzt**, **Anruf fehlgeschlagen**), Dauer in Sekunden, Zeitpunkt und der Mitarbeiter. Eingehende Anrufe sind mit **Eingehend** gekennzeichnet, verpasste mit **Verpasster Anruf**. Mit dem Filter **Anrufe** blendest du alles andere aus. Audio und Transkript hängen direkt am Anruf.
## Typische Fehler [#typische-fehler]
| Meldung | Ursache |
| --- | --- |
| Das Twilio-Konto ist inaktiv | Meist ist das Guthaben aufgebraucht. Ein Admin lädt es bei Twilio auf. |
| Bitte wähle oben aus, mit welcher Nummer du anrufen möchtest | Du hast mehrere Nummern und noch keine gewählt. |
| Dir ist noch keine Telefonnummer zugewiesen | Ein Admin muss dir eine Nummer zuweisen. |
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Power Dialer](/telefonie/power-dialer)
- [Eingehende Anrufe](/telefonie/eingehende-anrufe)
- [Aufzeichnungen](/telefonie/aufzeichnungen)
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# Aufzeichnungen
Wie Anrufe aufgenommen werden, welche Zustimmungsfrage es gibt und wie du Aufnahmen abspielst und transkribierst.
Anrufe können aufgezeichnet werden. Aufnahmen hörst du am Kontakt im **Verlauf** und gesammelt auf der Seite **Aufzeichnungen** (Menü **Übersicht → Aufzeichnungen**). Diese Seite beschreibt nur, was Leadmode tut. Welche Zustimmung du für Aufnahmen brauchst, entscheidest du selbst.
## Wann ein Anruf aufgenommen wird [#wann-ein-anruf-aufgenommen-wird]
Ob aufgenommen wird, hängt vom Kontakt ab.
- **Pro Kontakt:** Im Kontakt, Reiter **Einstellungen**, steht der Schalter **Anrufe aufnehmen** (**Ja** / **Nein**). Er gilt für alle neuen Anrufe bei diesem Kontakt. Neue Kontakte haben ihn eingeschaltet.
- **Ausgehender Anruf:** Ist der Schalter an, fragt Leadmode vor dem Anruf **Liegt die Zustimmung zur Aufnahme vor?**. **Ja, mit Aufnahme** startet den Anruf mit Aufnahme, **Nein, ohne Aufnahme** ohne. Ist der Schalter aus, fragt Leadmode nicht und nimmt nicht auf. Deine Antwort wird zum Anruf gespeichert.
- **Power Dialer:** Die Frage kommt vor jedem Anruf, du kannst sie in den Einstellungen abschalten. Dann wird ohne Aufnahme gewählt (siehe [Power Dialer](/telefonie/power-dialer)).
- **Eingehender Anruf:** Aufgenommen wird, wenn genau ein Kontakt zur Nummer passt und bei ihm der Schalter an ist, oder wenn der Anrufer unbekannt ist. Eine Zustimmungsfrage gibt es hier nicht (siehe [Eingehende Anrufe](/telefonie/eingehende-anrufe)).
- **Freie Nummer:** Anrufe über das Feld **Nummer wählen …** werden nie aufgenommen.
Aufgenommen wird auf zwei Kanälen: dein Teil und der Teil des Kunden getrennt. Deshalb kann Leadmode Sprechanteile und ein Gespräch mit Sprecherwechsel anzeigen.
## Aufnahme abspielen [#aufnahme-abspielen]
Nach dem Auflegen meldet der Anbieter die Aufnahme erst später. Am Anruf im Verlauf steht solange **Aufnahme wird verarbeitet**, danach **Aufnahme wird gespeichert**. Sobald sie bereit ist, erscheint ein Audioplayer.
Der Player zeigt Wellenformen beider Seiten (du oben, der Kontakt unten), Abspielen und Pausieren, die Wiedergabeposition und die Geschwindigkeit, die du mit einem Klick wechselst. Darunter stehen die geschätzten Sprechanteile. Wurde beim Speichern Stille entfernt, nennt der Player die entfernte Zeit. Die gespeicherte Aufnahme kann deshalb kürzer sein als das Gespräch. Schlägt das Laden fehl, hilft **Aufnahme erneut laden**.
## Aufbewahrung [#aufbewahrung]
An jeder Aufnahme steht, wann sie gelöscht wird, zum Beispiel **Wird in 5 Tagen gelöscht**. Die Farbe wechselt von grün über gelb zu rot, wenn die Frist näher rückt. Nach Ablauf verschwindet der Player, bis zur Löschung im Speicher steht **Abgelaufen · Löschung ausstehend**. Gespräch und Notizen bleiben erhalten. Die Frist beträgt nach der Voreinstellung für neue Aufnahmen 7 Tage; die genaue Restzeit zeigt Leadmode an der Aufnahme. Auf der Seite **Aufzeichnungen** weist eine Warnzeile auf Aufnahmen hin, die in den nächsten 7 Tagen ablaufen.
## Transkript und Audioanalyse [#transkript-und-audioanalyse]
Transkribieren kann, wer im Projekt schreiben darf. Am Player steht der Knopf **Audio analysieren**. Er startet die Audioanalyse; dabei werden **beide Kanäle** transkribiert. Der Status erscheint darunter: **Transkription wartet …**, **Beide Kanäle werden transkribiert …** oder **Transkription fehlgeschlagen** (dann **Audio erneut analysieren**). Die Analyse hängt von den Einstellungen der Audioanalyse ab (siehe [KI-Analysen](/ki/analysen)).
Ist das Transkript fertig, steht die Schaltfläche **Erfolgreich transkribiert**. Sie klappt das Gespräch auf, als Dialog mit Sprecherwechsel. Das Symbol daneben kopiert das Transkript (**Transkript kopieren**). Sind keine Wörter erkannt, steht dort **Keine Sprache erkannt**.
Erkennt die Analyse einen Termin, zeigt Leadmode über dem Transkript **Erkannter Termin**. Er lässt sich per **WhatsApp** oder im **Projektchat** teilen und, wenn ein externer Kalender verbunden ist, mit **Im Kalender nachtragen** eintragen. Der Hinweis dort gilt: KI kann Fehler machen.
## Die Seite Aufzeichnungen [#die-seite-aufzeichnungen]
**Übersicht → Aufzeichnungen** hat oben einen Umschalter **Aufzeichnungen** / **Live**. Die Ansicht **Live** ist für Admins mit dem Recht **Telefonie einrichten** (siehe [Mithören](/telefonie/mithoeren)); ohne das Recht ist sie gesperrt.
In der Ansicht **Aufzeichnungen** wählst du den Zeitraum und filterst nach **Projekt** und **Mitarbeiter**. Du siehst die Aufnahmen der Projekte, auf die du Zugriff hast. Der **Überblick** zeigt:
| Kachel | Inhalt |
| --- | --- |
| **Aufnahmen** | Anzahl im Zeitraum |
| **Gesprächszeit** | Summe der Aufnahmedauer |
| **Transkribiert** | Aufnahmen mit Transkript von allen |
| **Eigener Sprechanteil** | Geschätzter Sprechanteil der Mitarbeiter in den gezeigten Aufnahmen. Darunter steht, wie viele Aufnahmen ausgewertet wurden. |
Darunter listet **Aufnahmen** jede Aufnahme mit Name, Mitarbeiter, Projekt und Zeit, mit Dauer, Sprechanteil und einem Symbol, wenn ein Transkript vorliegt. Ein Klick klappt die Zeile auf: Player, **Transkript anzeigen** / **Transkript ausblenden** und **Kontakt öffnen**. Mit **Weitere Aufnahmen** lädst du nach. Testaufnahmen sind mit **Test** markiert.
## Grenzen [#grenzen]
Es gibt kein Herunterladen der Audiodatei, nur das Abspielen in Leadmode und das Kopieren des Transkripts.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Anrufen](/telefonie/anrufen)
- [Mithören, Flüstern und Mitsprechen](/telefonie/mithoeren)
- [KI-Analysen](/ki/analysen)
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# Eingehende Anrufe
Wie eingehende Anrufe im Web klingeln, einem Kontakt zugeordnet und aufs Handy weitergeleitet werden.
Eingehende Anrufe klingeln in Leadmode, solange du angemeldet bist und die Seite offen ist. Voraussetzung ist eine **Twilio-Nummer** mit eingehenden Anrufen, die dir zugewiesen ist (siehe [Telefonie einrichten](/telefonie/einrichten) und [Nummern zuweisen](/telefonie/nummern-zuweisen)). Eine eigene Handy- oder Festnetznummer, die bei Twilio nur als Absender bestätigt ist, empfängt keine Anrufe.
Leadmode meldet sich beim Anbieter an, sobald du die Organisation öffnest. Ohne Telefonie-Modul oder ohne Nummer passiert nichts.
## Wer klingelt in welcher Reihenfolge [#wer-klingelt-in-welcher-reihenfolge]
Ruft jemand eine Nummer der Organisation an, sucht Leadmode Kontakte mit der Nummer des Anrufers. Danach klingeln die Mitarbeiter in Stufen:
1. die Vertriebler des passenden Projekts,
2. die Ausweichvertriebler,
3. der Projektleiter,
4. alle übrigen Mitarbeiter mit Zugang zur Nummer.
Leere Stufen entfallen, Betrachter klingeln nie. Passt kein Projekt, klingeln alle mit Zugang zur Nummer. Innerhalb einer Stufe ist die Reihenfolge zufällig, damit jeder gleich oft drankommt. Pro Stufe klingeln höchstens zehn Personen.
Jede Stufe klingelt zuerst im Web. Hat jemand eine **Weiterleitung aufs Handy** eingestellt, klingelt danach sein Handy etwa 15 Sekunden. Nimmt bis etwa 60 Sekunden niemand an, gilt der Anruf als verpasst und erscheint am Kontakt als **Verpasster Anruf**.
## Die Klingelanzeige [#die-klingelanzeige]
Bei einem Anruf erscheint oben ein Fenster **Eingehender Anruf** mit der Rufnummer des Anrufers.
- **Annehmen** nimmt den Anruf an. Er läuft dann wie jeder andere Anruf in der Kopfleiste (siehe [Anrufen](/telefonie/anrufen)).
- **Ablehnen** weist ihn ab.
- **Weiterleiten** gibt den klingelnden Anruf an einen Kollegen, ein gespeichertes Ziel oder eine Nummer weiter.
- Läuft bei dir schon ein Anruf, ignoriert Leadmode den zweiten.
### Kontakt zuordnen [#kontakt-zuordnen]
Unter der Nummer schlägt Leadmode Kontakte vor, die zur Nummer passen. Es zeigt nur Projekte, die du lesen darfst. Klicke einen Vorschlag an, um den Anruf dem Kontakt zuzuordnen. Mit **Kontakt suchen** suchst du über alle deine Projekte nach einem Namen (ab zwei Zeichen). Ist der Anrufer unbekannt, legt **Neuen Kontakt anlegen** einen Kontakt nur mit der Rufnummer im Systemprojekt der Organisation an und ordnet den Anruf zu.
Hast du den Anruf angenommen, ohne zuzuordnen, bleibt das Fenster **Kontakt zuordnen** offen, bis du einen Kontakt gewählt hast. Nach der Zuordnung hängen Gespräch, Aufnahme und Transkript wie bei jedem anderen Kontakt an ihm. Nach dem Gespräch gilt dasselbe wie nach einem ausgehenden Anruf: der Kontakt öffnet sich, und du dokumentierst das Ergebnis.
## Weiterleitung aufs Handy [#weiterleitung-aufs-handy]
Die Weiterleitung stellst du unter **Einstellungen → Anbindungen → Telefonie → Weiterleitung aufs Handy** ein: **Meine Handynummer** und optional die **Wartezeit in Sekunden** (10 bis 60). Die Wartezeit bestimmt, wie lange es im Web klingelt, bevor dein Handy dran ist. Ohne eigene Wartezeit gilt die der Organisation, Vorgabe 10 Sekunden. Eine Push-Benachrichtigung auf dem Handy gibt es nicht: Das Handy klingelt als normaler Anruf.
Nimmt auch das Handy nicht an, endet der Anruf als verpasst.
## Aufnahme eingehender Anrufe [#aufnahme-eingehender-anrufe]
Ein eingehender Anruf wird aufgezeichnet, wenn genau ein Kontakt zur Nummer passt und bei ihm **Anrufe aufnehmen** eingeschaltet ist, oder wenn der Anrufer unbekannt ist. Bei mehreren Treffern wird nicht aufgezeichnet. Eine Einwilligungsabfrage wie beim ausgehenden Anruf gibt es hier nicht.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Aufzeichnungen](/telefonie/aufzeichnungen)
- [Nummern zuweisen](/telefonie/nummern-zuweisen)
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# Telefonie einrichten
Ein Twilio-Konto mit Leadmode verbinden, Nummern einrichten und die Verbindung prüfen.
Telefonie richtest du unter **Einstellungen → Anbindungen → Telefonie** ein. Die Seite heißt **Unsere Nummern**. Du brauchst dafür das Recht **Telefonie einrichten** (Stufe **Verwalten**, siehe [Rollen und Rechte](/einrichtung/rollen-und-rechte)). Wer es nicht hat, sieht die Bereiche **Live-Mithören** und **Anrufprotokolle** gesperrt.
## Wie Telefonie in Leadmode funktioniert [#wie-telefonie-in-leadmode-funktioniert]
Alle Anrufe laufen über dein eigenes Twilio-Konto und werden dort abgerechnet. Leadmode ruft im Browser an, es braucht kein Tischtelefon. Ohne Twilio-Konto mit aktiver Zahlungsart funktioniert Telefonie nicht. Solange noch keine Nummer eingerichtet ist, zeigt die Seite diesen Hinweis oben an.
Der Hinweis hat einen Knopf **Anleitung**. Er öffnet eine Schrittfolge für Twilio:
1. Konto bei Twilio anlegen, E-Mail-Adresse und Telefonnummer bestätigen.
2. Auf ein bezahltes Konto umstellen, Zahlungsmittel hinterlegen und Guthaben aufladen.
3. In der Twilio Console unter **Voice → Settings → Geo permissions** das Zielland freigeben, zum Beispiel **Germany**.
4. Auf der Startseite der Console unter **Account Info** die **Account SID** und den **Auth Token** kopieren.
5. Optional eine Twilio-Nummer kaufen (**Phone Numbers → Manage → Buy a number**). Deutsche Nummern verlangen von Unternehmen einen Nachweis, den Twilio prüft.
Der Knopf **Bei Twilio registrieren** öffnet die Registrierung.
Eine eigene Handy- oder Festnetznummer, die du bei Twilio nur als Absender bestätigst, taugt nur für ausgehende Anrufe. Eingehende Anrufe kommen dort nicht bei Twilio an. Für eingehende Anrufe brauchst du eine Twilio-Nummer.
## Nummer hinzufügen (Einrichtungsassistent) [#nummer-hinzufügen-einrichtungsassistent]
Mit **Nummer hinzufügen** startet ein Assistent mit vier Schritten: **Name**, **Konto**, **Nummern**, **Fertig**. Ist noch keine Nummer vorhanden, startet er direkt.
**Name:** Gib optional einen Namen ein, zum Beispiel „Vertrieb Berlin“. Der Name erscheint später in der Auswahl vor dem Anruf und bei der Zuweisung. Ist schon ein Twilio-Konto verbunden, wählst du hier auch **Neues Twilio-Konto verbinden** oder **Zugangsdaten übernehmen von …**. Bei der Übernahme musst du nichts neu eintragen, und der Assistent springt zu **Nummern laden**.
**Konto:** Wähle die **Region** (Standard ist die Region Irland) und trage **Account SID** und **Auth Token** ein. Die Account SID beginnt mit AC und hat 34 Zeichen. Beide müssen aus der gewählten Region stammen. Die Werte werden verschlüsselt gespeichert. Klicke auf **Nummern laden**.
**Nummern:** Leadmode listet die Nummern deines Twilio-Kontos (höchstens die ersten 100). Zu jeder steht, ob es eine Twilio-Nummer oder eine als Absender bestätigte eigene Nummer ist und ob eingehende Anrufe möglich sind oder die Nummer **Nur ausgehend** funktioniert. Wähle eine oder mehrere Nummern. Bereits eingerichtete Nummern sind gesperrt. Dann klicke auf **Nummer einrichten** (bei mehreren: „n Nummern einrichten“).
**Fertig:** Der Assistent zeigt je Nummer, was bei Twilio eingerichtet wurde. Mit **Zur Nummer** oder **Zur Übersicht** geht es weiter.
Beim Einrichten legt Leadmode bei Twilio selbst einen API Key und eine TwiML App an und trägt die Adressen für Anrufe und Status ein. Es löscht dort nichts und startet keinen Anruf.
### Eigene Nummer bestätigen [#eigene-nummer-bestätigen]
Steht deine Nummer nicht in der Liste, wähle **Eigene Nummer verifizieren**. Gib die Nummer mit Ländervorwahl ein (zum Beispiel +49 …) und klicke auf **Verifizierung starten**. Twilio ruft die Nummer an. Nimm den Anruf an und gib den angezeigten Code über die Telefontasten ein. Danach klicke auf **Ich habe den Code eingegeben**. Ist die Nummer bestätigt, wird sie automatisch ausgewählt. Aufnahme, Konferenz und Mithören funktionieren wie bei einer Twilio-Nummer, eingehende Anrufe nicht (siehe Hinweis oben).
## Eine eingerichtete Nummer ansehen und ändern [#eine-eingerichtete-nummer-ansehen-und-ändern]
In der Liste **Nummern** steht je Nummer der Anbieter, der Name, die Absendernummer, die Zuweisung und der Status **Eingerichtet** oder **Unvollständig**. Ein Klick öffnet die Detailansicht. Bei Twilio-Nummern zeigt sie drei Schritte:
| Schritt | Inhalt |
| --- | --- |
| **Twilio-Konto** | Region, Account SID und Auth Token. **Zugangsdaten ändern** öffnet das Formular, **Speichern und einrichten** übernimmt die Änderung. Bei einem anderen Konto oder einer anderen Region trägst du den Auth Token neu ein. |
| **Absendernummer** | Die Nummer, von der aus angerufen wird. Bei einer nicht bestätigten Nummer bietet der Schritt **Eigene Nummer verifizieren** an. |
| **Anbindung an das CRM** | Zeigt, ob TwiML App und Adressen bei Twilio stimmen. **Einrichten** oder **Erneut verknüpfen** richtet sie neu ein. |
Oben kannst du den **Namen der Nummer** ändern und mit **Speichern** sichern. **Erneut prüfen** liest den Stand bei Twilio neu. **Nummer entfernen** nimmt die Nummer aus Leadmode (siehe unten). Wie du die Nummer Mitarbeitern zuweist, steht unter [Nummern zuweisen](/telefonie/nummern-zuweisen).
## Verbindung testen [#verbindung-testen]
Bei einer eingerichteten Nummer steht in der Aktionsspalte **Verbindung testen**. Der Test prüft mit lesenden Anfragen bei Twilio den API Key, den Auth Token, die TwiML App und die Absendernummer. Er speichert nichts und startet keinen Anruf. Jede Prüfung zeigt **Erfolgreich**, **Fehler** oder **Offen**. Das grüne Label **Eingerichtet** heißt nur, dass die Zugangsdaten vollständig gespeichert sind, nicht, dass die Verbindung geprüft ist.
Unvollständige Angaben kannst du als Zwischenstand speichern. Die Nummer heißt dann **Unvollständig**, und unter dem Formular steht, was noch fehlt.
## Guthaben [#guthaben]
Sobald eine Nummer eingerichtet ist, zeigt die Liste das Twilio-Guthaben (**Guthaben …**). Nummern desselben Kontos teilen es. Unter 5 Einheiten steht **bald aufladen**, bei null **bitte aufladen**. Darunter empfiehlt ein Hinweis, bei Twilio die automatische Aufladung einzuschalten. **Twilio-Abrechnung öffnen** führt dorthin, **Guthaben aktualisieren** liest den Stand neu. Ist das Konto leer, meldet ein Anruf, dass das Twilio-Konto inaktiv ist, meist wegen aufgebrauchten Guthabens.
## Nummer entfernen [#nummer-entfernen]
**Nummer entfernen** (in der Detailansicht) fragt nach. Danach ist die Nummer aus der Organisation entfernt, die Zuweisungen entfallen, und niemand kann mit ihr anrufen. Bisherige Gespräche und Aufnahmen bleiben erhalten. Dein Twilio-Konto bleibt bestehen. Nutzen andere Nummern dieselbe TwiML App, weist der Dialog darauf hin.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Nummern zuweisen](/telefonie/nummern-zuweisen)
- [Anrufen](/telefonie/anrufen)
- [Eingehende Anrufe](/telefonie/eingehende-anrufe)
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# Mithören, Flüstern und Mitsprechen
Als Admin laufende Anrufe live verfolgen, dem Mitarbeiter zuflüstern oder mitsprechen.
Admins können laufende Anrufe ihrer Mitarbeiter live verfolgen. Dafür laufen die Anrufe des Mitarbeiters als Konferenz, der Admin schaltet sich als zusätzlicher Teilnehmer dazu. Du brauchst das Recht **Telefonie einrichten** (siehe [Rollen und Rechte](/einrichtung/rollen-und-rechte)).
## Konferenz je Mitarbeiter einschalten [#konferenz-je-mitarbeiter-einschalten]
Unter **Einstellungen → Anbindungen → Telefonie → Weitere Einstellungen → Live-Mithören** steht die Liste **Mitarbeiter**. Schalte bei jedem Mitarbeiter, dessen Gespräche du mithören willst, den Schalter neben seinem Namen ein (er steht für „Anrufe als Konferenz“).
- Die Einstellung gilt ab dem nächsten Anruf des Mitarbeiters. Ein bereits laufender Anruf ändert sich nicht.
- Konferenzminuten kosten bei Twilio etwas mehr als ein einfacher Anruf. Teilnehmer, die mithören, kommen zu den Gesprächsminuten dazu.
- Nur ausgehende Anrufe im Web laufen als Konferenz. Eingehende Anrufe sind nicht zuschaltbar. Bei Konferenz-Anrufen ist außerdem das Weiterleiten nicht möglich.
## Mithören [#mithören]
Öffne **Übersicht → Aufzeichnungen** und wähle oben **Live**.
Die Liste **Laufende Anrufe** zeigt jeden Anruf mit Name, Mitarbeiter, Status (**Klingelt** oder **Im Gespräch**), der Zahl der Mithörenden und der Dauer. Ist gerade kein Anruf aktiv, steht dort **Gerade läuft kein Anruf**.
Klicke bei einem Anruf auf **Mithören**. Du hörst zu, ohne dass dich jemand hört.
Mit **Verlassen** gehst du wieder aus dem Gespräch. Endet der Anruf, endet auch das Mithören.
Bei Anrufen, die nicht als Konferenz laufen, steht stattdessen **Nicht zuschaltbar**. Läuft bei dir selbst ein Anruf, ist **Mithören** gesperrt, ebenso wenn du schon bei einem anderen Anruf mithörst.
## Modus wechseln [#modus-wechseln]
Sobald du zugeschaltet bist, wählst du den Modus:
| Modus | Wer hört dich | Wofür |
| --- | --- | --- |
| **Zuhören** | Niemand | Nur zuhören. Das ist der Start. |
| **Nur Mitarbeiter darf mich hören** | Nur der Mitarbeiter, der Kunde nicht | Flüstern, also dem Mitarbeiter etwas zurufen. |
| **Mitsprechen** | Alle | Du sprichst im Gespräch mit. |
Der Wechsel gilt sofort. Das Zuschalten, die Moduswechsel und das Verlassen werden im Prüfprotokoll vermerkt.
## Grenzen [#grenzen]
- Nur Admins mit dem Recht **Telefonie einrichten** sehen die Ansicht **Live**.
- Die Zahl der Mithörenden steht in der Liste der Admins, zum Beispiel „2 hören mit“.
- Die Aufnahme legt Kunde und Mitarbeiter auf getrennte Kanäle.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Aufzeichnungen](/telefonie/aufzeichnungen)
- [Nummern zuweisen](/telefonie/nummern-zuweisen)
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# Nummern zuweisen
Nummern einzelnen Mitarbeitern zuweisen, Weiterleitungen und Weiterleitungsziele pflegen und Anrufprotokolle von Twilio laden.
Eine neue Nummer ist zunächst niemandem zugewiesen. Erst mit einer Zuweisung kann ein Mitarbeiter mit ihr anrufen. Alles hier findest du unter **Einstellungen → Anbindungen → Telefonie**.
## Nummern zuweisen [#nummern-zuweisen]
Zuweisen darf, wer das Recht **Telefonie einrichten** hat. Öffne in der Liste **Nummern** die Nummer. Der Bereich **Zugewiesen an** erscheint, sobald die Nummer gespeichert ist.
- **Allen Mitarbeitern zuweisen:** Der Schalter gibt die Nummer der ganzen Organisation frei.
- **Mitarbeiter auswählen:** Ohne den Schalter hakst du einzelne Mitarbeiter ab. Zu jedem steht, ob er schon eine andere Nummer hat (**Hat bereits: …**) oder **Noch keine Nummer**.
Änderungen gelten sofort, ein extra Speichern gibt es nicht. Eine Nummer kann mehreren Mitarbeitern zugewiesen sein, ein Mitarbeiter kann mehrere Nummern haben. In der Liste zeigt die Spalte die Avatare, **Alle Mitarbeiter** oder **Nicht zugewiesen**. Ist eine eingerichtete Nummer niemandem zugewiesen, weist die Liste mit einem Hinweis darauf hin, dass sie nicht für Anrufe nutzbar ist.
Auch Admins brauchen eine Zuweisung, wenn sie selbst anrufen wollen.
### Mehrere Nummern pro Mitarbeiter [#mehrere-nummern-pro-mitarbeiter]
Hat ein Mitarbeiter eine Nummer, ruft er ohne Rückfrage damit an. Hat er mehrere, fragt Leadmode vor dem ersten Anruf, **Mit welcher Nummer anrufen?**, und merkt sich die Wahl für die nächsten Anrufe. Du änderst sie jederzeit in der Auswahl **Anrufen mit …** neben dem Anrufen-Knopf. Leadmode wählt nie selbst eine Nummer aus. Mehr dazu unter [Anrufen](/telefonie/anrufen).
Hat ein Mitarbeiter gar keine Nummer, erscheint beim Anrufen ein Hinweis. Admins kommen mit **Zu den Telefonie-Einstellungen** direkt hierher, andere Mitarbeiter sollen einen Admin fragen.
### Weitere Nummer auf demselben Konto [#weitere-nummer-auf-demselben-konto]
Im Einrichtungsassistenten wählst du im ersten Schritt **Zugangsdaten übernehmen von …**. Dann trägst du nichts neu ein. Siehe [Telefonie einrichten](/telefonie/einrichten).
## Weiterleitung aufs Handy [#weiterleitung-aufs-handy]
Unter **Weitere Einstellungen → Weiterleitung aufs Handy** stellst du ein, dass eingehende Anrufe auf deinem Handy klingeln, wenn sie im Web niemand annimmt. Das kann jeder Mitarbeiter für sich einstellen.
| Feld | Bedeutung |
| --- | --- |
| **Meine Handynummer** | Die Nummer, die klingeln soll, mit Ländervorwahl. |
| **Wartezeit in Sekunden** | So lange klingelt es bei dir im Web, bevor dein Handy dran ist. 10 bis 60 Sekunden. Leer lassen heißt: Wert der Organisation. |
| **Wartezeit der Organisation** | Nur für Admins. Gilt für alle ohne eigene Wartezeit. Vorgabe 10 Sekunden. |
Wie das beim eingehenden Anruf abläuft, steht unter [Eingehende Anrufe](/telefonie/eingehende-anrufe).
## Weiterleitungsziele [#weiterleitungsziele]
Unter **Weitere Einstellungen → Weiterleitungsziele** legst du Nummern an, an die du ein laufendes Gespräch weitergeben kannst, zum Beispiel eine Zentrale. Trage eine **Bezeichnung** und eine **Nummer** ein und klicke auf **Ziel hinzufügen**. Mit dem Papierkorb entfernst du ein Ziel.
- Normale Mitarbeiter legen eigene Ziele an.
- Admins können mit dem Schalter **Für die ganze Organisation** ein Ziel für alle anlegen. Solche Ziele tragen den Zusatz „Organisation“, und nur Admins entfernen sie.
- Der Schalter **Freie Nummern beim Weiterleiten erlauben** (nur Admins) legt fest, ob beim Weiterleiten auch eine beliebige Nummer eingegeben werden darf.
Weiterleiten selbst machst du im Gespräch mit dem Knopf **Weiterleiten** (siehe [Anrufen](/telefonie/anrufen)).
## Anrufprotokolle von Twilio [#anrufprotokolle-von-twilio]
Unter **Weitere Einstellungen → Anrufprotokolle** holst du die Gesprächsprotokolle direkt von Twilio, zum Beispiel für Prüfungen und Abrechnungskontrollen. Der Bereich braucht das Recht **Telefonie einrichten** und mindestens eine eingerichtete Twilio-Nummer.
Hake unter **Nummern** die gewünschten Nummern an (**Alle auswählen** / **Keine auswählen**).
Wähle den **Zeitraum** mit **Von** und **Bis** oder mit **Letzte 7 Tage**, **Letzte 30 Tage**, **Letzte 90 Tage**. Die Tage gelten in deutscher Zeit, höchstens ein Jahr.
Klicke auf **Protokolle von Twilio laden**.
Exportiere das Ergebnis mit **Als CSV exportieren** oder **Als JSON exportieren**.
Die Tabelle zeigt Start, Dauer, Nummer, Richtung, Von, Nach, Status und Kosten sowie oben die Summe aus Gesprächszeit und Kosten. Sie zeigt höchstens die neuesten 200 Gespräche, der Export enthält alle geladenen. Gibt es mehr Gespräche, als Leadmode abruft, steht ein Hinweis, einen kürzeren Zeitraum zu wählen. Der Abruf wird im Prüfprotokoll von Leadmode vermerkt.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Telefonie einrichten](/telefonie/einrichten)
- [Anrufen](/telefonie/anrufen)
- [Mithören, Flüstern und Mitsprechen](/telefonie/mithoeren)
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# Power Dialer
Eine Arbeitsliste automatisch Lead für Lead abtelefonieren, mit Zähler, Pause, Reservierung und eigenen Einstellungen.
Der Power Dialer ruft die Leads einer Arbeitsliste nacheinander an. Du telefonierst und dokumentierst, den Rest erledigt er: nächsten Lead suchen, Kontakt öffnen, nach einem Zähler wählen. Du startest ihn in der Projektarbeit, die Einstellungen stehen unter **Einstellungen → Konto → Power Dialer**.
Voraussetzungen: eine zugewiesene Nummer (siehe [Nummern zuweisen](/telefonie/nummern-zuweisen)) und Schreibrecht im Projekt.
## Starten [#starten]
Öffne ein Projekt in der Projektarbeit und wähle die Arbeitsliste, die du abtelefonieren willst. Der Lauf arbeitet die Leads dieser Liste ab.
Klicke in der Kopfleiste auf **Power Dialer starten**. Der Knopf erscheint nur, wenn kein Anruf läuft.
Hast du mehrere Nummern, fragt Leadmode **Mit welcher Nummer soll der Power Dialer anrufen?**. Die Nummer gilt für den ganzen Lauf. Ohne Nummer erscheint die Meldung, dass dir keine Rufnummer zugewiesen ist.
Der Power Dialer wählt standardmäßig nur Leads, die dir zugewiesen sind. Mit der Einstellung **Auch Leads ohne Zuständigkeit anwählen** nimmt er auch Leads ohne Zuständigen. Leads anderer Mitarbeiter, gewonnene oder verlorene Leads und Leads ohne anrufbare Nummer überspringt er.
## Ablauf eines Laufs [#ablauf-eines-laufs]
In der Kopfleiste zeigt der Power Dialer einen Ring mit den verbleibenden Sekunden, den Titel, den Namen des Leads und die Zahl der in diesem Lauf dokumentierten Anrufe.
| Phase | Anzeige | Was passiert |
| --- | --- | --- |
| Suchen | **Nächster Lead wird gesucht …** | Leadmode reserviert den nächsten Lead und öffnet seine Kartei. |
| Zähler | **Anruf in … s** | Der Zähler läuft herunter. In den letzten drei Sekunden und beim Anwählen kann ein Ton erklingen. |
| Anruf | **Anruf läuft** oder **Wartet auf Zustimmung** | Leadmode wählt. Bei Aufnahme fragt er zuerst nach der Zustimmung (siehe unten). |
| Dokumentieren | **Bitte dokumentieren** | Nach dem Auflegen öffnet sich die Dokumentation. Danach geht es automatisch weiter. |
| Pause | **Pausiert** | Siehe Steuerung. |
Die Zeit vor dem ersten Anruf und zwischen Dokumentation und nächstem Anruf stellst du in den Einstellungen ein. Zählt ein Lead als dokumentiert, zählt er genau einmal.
## Steuerung [#steuerung]
- **Pausieren** / **Weiter:** hält den Zähler an oder setzt ihn fort.
- **Lead überspringen:** nur möglich, solange der Zähler läuft oder die Dokumentation offen ist. Überspringst du in der Dokumentation, meldet Leadmode, dass sie noch fehlt.
- **Power Dialer beenden:** beendet den Lauf.
- Ein Klick auf den Namen öffnet den aktuellen Lead in der Kartei.
Der Zähler steht außerdem still, wenn der Tab im Hintergrund ist (**Tab im Hintergrund**, abschaltbar), die Verbindung fehlt (**Keine Verbindung**), die Zustimmung offen ist (**Wartet auf Zustimmung**) oder gerade ein anderer Anruf läuft (**Anderer Anruf läuft**). Öffnest du von Hand einen anderen Lead, läuft der Zähler nicht einfach weiter.
Schließt du die Dokumentation, ohne zu speichern, beendet das den Lauf. Vorher kommt eine Warnung. Kommt ein Anruf nicht zustande, pausiert der Power Dialer am selben Lead.
### Zustimmung zur Aufnahme [#zustimmung-zur-aufnahme]
Hat der Lead die Aufnahme eingeschaltet, fragt der Power Dialer vor jedem Anruf **Liegt die Zustimmung zur Aufnahme vor?**. Antwortest du nicht, wählt er nicht, sondern pausiert. Mit der Einstellung **Vor jedem Anruf nach der Zustimmung zur Aufnahme fragen (aus: ohne Aufnahme)** schaltest du die Frage aus. Dann wählt er bei solchen Leads grundsätzlich ohne Aufnahme.
## Reservierung [#reservierung]
Damit zwei Mitarbeiter nie denselben Lead anrufen, reserviert der Power Dialer jeden Lead für dich, sobald er ihn auswählt. Die Reservierung hält Leadmode im Hintergrund am Leben. Sie verfällt etwa 45 Sekunden, nachdem dein Tab sie nicht mehr verlängert, zum Beispiel nach einem Absturz. Wird eine abgelaufene Reservierung von einem Kollegen übernommen, sucht der Power Dialer einen neuen Lead (**Die Reservierung des Leads ist abgelaufen**). Bis zum Ablauf sperrt eine Reservierung auch einen Neustart.
- Pro Person läuft nur ein Power Dialer. Ein zweites Fenster meldet **Der Power Dialer läuft bereits in einem anderen Fenster**.
- Lädst du die Seite neu, setzt der Power Dialer am selben Lead fort. War der Lead inzwischen vergeben oder schon dokumentiert, macht er mit dem nächsten weiter und sagt es dir.
- Reißt die Verbindung zu Leadmode länger ab, beendet sich der Power Dialer, sobald kein Gespräch mehr läuft.
- Findet er keinen Lead, nennt die Meldung den Grund, etwa dass die Leads anderen zugewiesen sind oder gerade ein Kollege sie bearbeitet.
## Einstellungen [#einstellungen]
Unter **Einstellungen → Konto → Power Dialer**. Die Einstellungen gelten nur für dich, auf jedem Gerät. Änderungen sicherst du über die Leiste am unteren Rand. **Auf Standard zurücksetzen** stellt die Vorgaben wieder her.
| Einstellung | Vorgabe | Bereich |
| --- | --- | --- |
| **Vor dem ersten Anruf** | 5 Sekunden | 0 bis 30 |
| **Nach der Dokumentation bis zum nächsten Anruf** | 10 Sekunden | 3 bis 120 |
| **Pause nach Leads ohne Gespräch in Folge (0 = nie)** | 0 | 0 bis 50 |
| **Signalton bei den letzten drei Sekunden und beim Anwählen** | an | |
| **Zähler anhalten, wenn der Tab im Hintergrund ist** | an | |
| **Auch Leads ohne Zuständigkeit anwählen** | aus | |
| **Vor jedem Anruf nach der Zustimmung zur Aufnahme fragen (aus: ohne Aufnahme)** | an | |
Bei der Pause nach mehreren Leads ohne Gespräch hält der Power Dialer an und meldet **Kurze Pause**. Mit **Weiter** machst du fort.
## Siehe auch [#siehe-auch]
- [Anrufen](/telefonie/anrufen)
- [Aufzeichnungen](/telefonie/aufzeichnungen)